بخشی از مقاله
خلاصه
برنامهریزی استراتژیک به مفهوم برنامهریزی آینده یک سازمان است، یعنی جهتی که سازمان میخواهد در آن جهت حرکت کند و برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات برای هر سازمان، سندی است که معماری اطلاعات سازمان را در پرتو ملاحظات استراتژیک مانند ماموریت، اهداف و اولویت های سازمان تعیین کرده و برنامه اجرایی لازم برای دستیابی به سیستم ها و پایگاههای اطلاعاتی را در سطح سازمان تعیین میکند.
به عبارت دیگر، برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات منشور و برنامه کلان سازمان در زمینه سیستمهای اطلاعاتی و به طور کلی، فناوری اطلاعات است. هدف این مقاله بررسی ضرورت برنامه ریزی استراتژیک در فناوری اطلاعات است. و میتوان نتیجه گرفت با انتخاب راهکار های مناسب فناوری اطلاعات ، میتوان فرآیندهای سطوح پایین را در ساختار استراتژی کلان پیکربندی نمود و به یکدیگر متصل کرد.
1. مقدمه
امروزه فناوری ارتباطات و اطلاعات یکی از ویژگیهای مهم عصر اطلاعات به شمار میرود که امکان طراحی اشکال جدید سازمانی، سیستم های کنترلی جدید، باز مهندسی فرآیندهای سازمانی و مانند اینها را فراهم ساخته است . فناوری اطلاعات به ما کمک میکند دیوارهایی را فرو بریزیم که وظایف، محلهای جغرافیایی و سطوح مدیریتی را از هم جدا میکنند و به ما اجازه میدهد شبکه جدیدی از روابط بین اعضای سازمان به وجود آوریم. در حال حاضر کشورهای جهان از لحاظ به کارگیری سطح فناوری در مراحل مختلف قرار دارند و متناسب با آن از ساخت اجتماعی متفاوتی نیز برخوردار هستند بنابراین ضروری است با برنامهریزی توسعهای مناسب از قابلیت های سیستمها و فناوری های اطلاعاتی در نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی کشور خود بکوشیم.
از سویی، ارزشهای فناوری اطلاعات در یک سازمان زمانی محقق خواهد شد که برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات با اهداف و نیازمندی های سازمان هم راستا شود. چنانچه فناوری اطلاعات در جهت ماموریت ها و اهداف کاری سازمان بکار گرفته نشود، آنگاه راهحلهای ارائه شده توسط آن داری ارزش بسیار ناچیز و محدودی خواهد بود. افزیش اثر بخشی فناوری اطلاعات در صورت درک درست و مستند سازی اهداف، ماموریتها، فرآیندهای کاری و نیازهای سازمان صورت خواهد پذیرفت.
.2 برنامه ریزی استراتژیک
طبق نظر پیتر دراکر “ برنامه ریزی استراتژیک، فرآیند پیوسته ای از تصمیمات سیستماتیک و ریسک پذیر و با حداکثر دانش و آگاهی از نتایج آینده است که به طور سیستماتیک تلاشها و کوشش هایی را که برای انجام این تصمیم ها مورد نیاز است را سازماندهی می کند و نتایج این تصمیم گیری ها را در مقابل انتظارات ، از طریق بازخورد سیستماتیک و سازمان دهی شده اندازه گیری می کند. برنامه ریزی استراتژیک، فرآیندی است که در آن مقاصد، اهداف و برنامه ها تنظیم و اجرا می شوند .
البته فرآیندهای تنظیم و اجرا هر دو تدریجی و پیوسته اند. مقیاس زمانی برای برنامه های استراتژیک حدود سه سال است و بیشتر از پنج سال نخواهد بود، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح کلی تری در نظر گرفته می شود اما باید به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند به تغییرات پاسخ دهد .برنامه ریزی استراتژیک بصورت برنامه ریزی جامع و در شکل ابتدای اش در دهه 1960 آغاز شد. هدف اولیه و اصلی از اجرای برنامه ریزی استراتژیک کنترل کل سازمان بود .[1]
1 . 2 ضرورت استفاده از مدیریت استراتژیک
با نگاهی دقیق به مفهوم مدیریت استراتژیک میتوان به ضرورت استفاده از آن پی برد. با توجه به تغییرات محیطی که در حال حاضر شتاب زیادی به خود گرفته است و پیچیده شدن تصمیمات سازمانی، لزوم بکارگیری برنامهای جامع برای مواجهه با اینگونه مسائل بیشتر از گذشته ملموس میشود. این برنامه چیزی جز برنامه استراتژیک نیست. مدیریت استراتژیک با تکیه بر ذهنیتی پویا، آیندهنگر، جامعنگر و اقتضایی راه حل بسیاری از مسائل سازمانهای امروزی است.
پایه های مدیریت استراتژیک بر اساس میزان درکی است که مدیران از شرکتهای رقیب، بازارها، قیمتها، عرضهکنندگان مواد اولیه، توزیعکنندگان، دولتها، بستانکاران، سهامداران و مشتریانی که در سراسر دنیا وجود دارند قرار دارد و این عوامل تعیینکنندگان موفقیت تجاری در دنیای امروز است. پس یکی از مهمترین ابزارهایی که سازمانها برای حصول موفقیت در آینده میتوانند از آن بهره گیرند »مدیریت استراتژیک« خواهد بود.[1]
.3× برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات
برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات برای هر سازمان، سندی است که معماری اطلاعات سازمان را در پرتو ملاحظات استراتژیک مانند ماموریت، اهداف و اولویت های سازمان تعیین کرده و برنامه اجرایی لازم برای دستیابی به سیستمها و پایگاههای اطلاعاتی را در سطح سازمان تعیین میکند. به عبارت دیگر، برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات منشور و برنامه کلان سازمان در زمینه سیستمهای اطلاعاتی و به طور کلی، فناوری اطلاعات است.
به بیان سادهتر برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات عبارت است از فرآیند شناسایی یک پرتفولیویی از برنامه های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر که به سازمان در تحقق اهداف تجاریاش یاری میرساند. به عبارت دیگر برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی عبارت است از فرآیند جستجوی برنامههای کاربردی از سیستمهای اطلاعاتی استراتژیک که سازمان را قادر به کسب مزیت رقابتی کند .[2]
3. 1 دلایل رویکرد سازمان به برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات
· انسجام ملاحظات سیستم های اطلاعاتی در فرآیند برنامهریزی سازمان
· برنامهریزی برای مدیریت اثربخش و بلندمدت و بهینه سازی اثرات اطلاعات، سیستمهای اطلاعاتی و فناوری اطلاعات
· ادغام تمام اشکال دستی، کامپیوتری و ارتباطات
· تاکید بر مشکلاتی نظیر آگاهی اندک مدیران، موانع ارتباطی و رویکردهای سازمانی مشکلآفرین
2 .3 فرآیند برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات
در فرآیند برنامهریزی استراتژیک سازمان به سه سئوال باید پاسخ داده شود:
1. در حال حاضر وضعیت ارائه خدمات مرتبط با فناوری اطلاعات سازمان چگونه است؟
2. وضعیت اینگونه خدمات چگونه باید باشد؟
3. بهترین مسیر حرکت به سمت وضعیت مطلوب چیست؟
بر اساس نظریات محققان فرآیند برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات شامل مراحل زیر میشود:
شروع و آمادگی: در این مرحله مدیریت یک سیستم برنامهریزی را ساماندهی میکند و وظایف پروژه و نقش ها را تعریف میکند. یک مسئول پروژه انتظارات پروژه را برای تیم برنامهریزی تشریح میکند به طوری که همه اعضاء از قلمرو و اهداف پروژه آگاهی پیدا کنند.
تحلیل استراتژی: در این مرحله تیم برنامهریزی با مدیران مصاحبه میکند تا ساختار کاری، استراتژیها، فرآیندهای عمده و نیازهای اطلاعاتی سازمان را مستند کند. این اطلاعات سپس در قالب مجموعهای از استراتژی ها ترکیب میشوند که جهت استراتژیک سازمان را تعریف و پایه مدل سازمانی را ایجاد مینمایند.
ارزیابی فناوریاطلاعات فعلی: طی مرحله سوم، تیم برنامهریزی وضعیت سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی را مورد ارزیابی قرار میدهد تا اصلاحات کوتاه مدت برای سیستمهای موجود را پیشنهاد کند.
تحلیل عملیات سازمان: در این مرحله مستندسازی و اقدامات کاری در سطوح عملیاتی صورت میگیرد. تیم برنامهریزی با مدیران عملیاتی مصاحبه میکند تا نیازهای اطلاعاتی، فرآیندها و استراتژیهای سازمان را تشخیص دهد. این دادهها مدل حجمی سازمان را نشان میدهد. تیم آن را با نیازهای استراتژیک مدیران ارشد مقایسه میکند تا شکاف موجود بین نیازهای ادراکی مدریت ارشد و عملیات را نشان دهد. تیم کاری برنامههای کلیدی را برای مستندسازی ساز وکارها و فرآیندها به کار میگیرد.
تکمیل مدل سازمانی: در این مرحله مدل سازمانی را نهایی میکنند و با همکاری مدیریت ارشد، اصلاحات و موارد تکمیلی را مورد بررسی قرار میدهند. سپس تیم، مدل را مورد تحلیل قرار داده و زمینههای کاری را مشخص می کنند. با استفاده از برنامههای کلیدی، مدل به دست آمده به مدل های کاری در زمینهای مختلف تقسیم میشود و نهاتاًی استراتژیهای فرعی، واحد سازمانی دادهها و فرآیندهای کاری شکل میگیرد.
تعریف معماری اطلاعات: در مرحله ششم، تیم کاری معماری اطلاعات سازمانی را تعریف میکند که شامل سیستم های کاربردی، فناوری ها، داده ها و مدیریت سیستمهای اطلاعاتی در سازمان است. در این مرحله گام های اجرایی نیز فهرست میشوند.
طراحی برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات: در این مرحله، تیم برنامهریزی پروژه کوتاه مدت و بلند مدت را تعریف میکند. این مرحله شامل تعیین اولویت پروژهها و برآورد هزینههای هر یک از پروژههاست و بعد از تأیید بالاترین مقام سازمانی طراحی پروژههای اولویتدار شروع میشود.
بازبینی و ارزیابی: در مرحله هشتم، تیم برنامهریزی کار خودش را طی برنامهریزی مورد بازبینی و ارزیابی قرار میدهد. این ارزیابی فعالیتهای برنامهریزی آینده را تکمیل و یادگیری برنامهریزی موثر را ارتقاء میدهد.
3 .3 دست آوردهای برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات
به دنبال بهرهگیری از برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات دستاوردهای زیر برای سازمان محقق خواهد شد: [2]
1 .صرفه جویی در سرمایه گذاری در زمینه فناوری اطلاعات و هدفمند نمودن آن
2 .فرآهم سازی بستر مناسب بری پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه
3 .متحول شدن و نوسازی زیر ساختهای موجود فناوری اطلاعات سازمان در راستی هماهنگی با آخرین فناوریهای روز
4 .مسائلی که باید در برنامهریزی استراتژیک سیستمهای اطلاعاتی، مشخص شده و مورد بررسی قرار گیرند
5 .تشخیص فواصل و شکاف های وضعیت موجود با معماری مطلوب
6 .شناسایی و بررسی موانع
7 .طراحی گزینهها و جایگزینهای ممکن
8 .تحلیل مقایسهی جایگزینها و انتخاب گزینه برتر
