بخشی از مقاله
فرایند اختتام قرارداد در مدیریت پروژه
چکیده:
عدم وجود سیستمی منسجم و مدون در پروژه هاي مختلف و قراردادهاي مربوطه سبب شده است مراحل پایانی اجـراي پـروژه هـا و اقدامات ستادي مربوطه همواره با مشکلات متعددي مواجه باشد و سبب مختومه نشدن قراردادها، طولانی شدن رسیدگی به قراردادهاي بـاز و به تبع آن تشدید و بغرنج شدن مسائل و مباحث میان طرفین قرارداد گردد.
در این مقاله با پرداختن به رویکرد استاندارد مدیریت پروژه PMI و جایگاه فرایند اختتام قرارداد در فرایندهاي مدیریت پروژه، سعی در ارائه و معرفی چارچوبی مدون هستیم تا در قالب آن، مباحث قراردادي تعریف شده در شرایط پیمان هر سازمان بـه طـرز سیـستماتیک و منسجم، برآورده و قابل پیگیري جهت اختتام قراردادها باشند. فرایندي که به عنوان یکی از مهمترین مراحل امور قراردادي، اساساً بـازنگري و مستند سازي اجراي کلیه ملزومات قراردادي است و سبب می گردد با انجام اقدامات مدیریتی قراردادهـا و حـل و فـصل مـسائل موجـود، ضمن بررسی وضعیت اجراي کلیه مفاد و شرائط قراردادي، نسبت به صدور پرداختهاي نهائی اقدام گردد.
فرایند ارائه شده در این مقاله شامل دو جزء اصلی است: بررسی اتمام فیزیکی قرارداد و پیگیري مراحل اختتام قـرارداد. از آنجـا کـه رویه هاي مربوط به این فرایند در هر سازمان بستگی زیادي به نوع قراردادهاي آن دارد لذا سعی شده است چارچوب ارائه شده نـسبتاً جـامع ارائه گردد اگرچه به جهت پیچیده تر بودن قراردادهاي از نوع ساخت، تمرکز بیشتر بر این نوع قراردادها می باشد.
مقدمه
در حال حاضر یکی از مهمترین معضلات مراحل پایانی پروژه هاي مختلـف، مباحـث قـراردادي و مراحـل اتمـام و مختومـه نمـودن قراردادهاي اجرائی می باشد. با کمی بررسی در خصوص پروژه هاي خاتمه یافته در بخشهاي مختلف از جمله عمرانی، صـنعتی و ... مـشاهده می گردد که عمده پروژه هاي مذکور علیرغم گذشت سالها از اتمام آنها، هنوز مسائل و مباحث قراردادي آنها حـل و فـصل نگردیـده اسـت و صورت وضعیت قطعی پیمانکاران تنظیم و پرداخت نشده است. ضمن اینکه جنبه هاي مختلف حقوقی و قانونی قرارداد نیز به طـور کامـل بـه کارفرما تحویل نگردیده است. در بررسی دلایل این امر مشخصاً می توان به عدم وجود سیستمی منسجم و نظام مند جهت پیگیري و مختومه نمودن مباحث قراردادي که در آن نقشها و مسئولیتهاي طرفهاي درگیر کاملاً مشخص و تعریف شده بوده باشد، اشاره کرد. لذا تلاش در جهت تعریف و ایجاد چارچوبی مدون براي این مرحله از اجراي پروژه ها بسیار راهگشا خواهد بود.
در نظام استاندارد مدیریت پروژه PMI ، آخرین فرایند از فرایندهاي پنجگانه مدیریت پروژه فرایند اختتام اسـت. فراینـد اختتـام بـه عنوان پنجمین فرایند در دوره حیات مدیریت پروژه پس از فرایندهاي آغازین، طراحی، اجرا و کنترل ، متضمن اجراي کامل سیستم مدیریت پروژه است و در انتهاي هر پروژه یا هر فاز از دوره حیات آن، فرایند اختتام قابل پیگیري است. اختتام پروژه ، فرایندي اسـت کـه فعالیتهـاي اجرائی یک پروژه در چارچوبی مدون، مختومه و اقدامات ستادي لازم جهت اتمام پروژه و انتقال محصول یا خدمات پروژه به بهره بـردار بـه انجام می رسد.
از مهمترین بخشهاي فرایند اختتام پروژه، اختتام قرارداد است. فرایندي جهت تکمیل و تسویه حساب هر قرارداد، شامل حل وفصل هر قلم باز قراردادي و مختومه نمودن هر قرارداد اجرا شده در پروژه یا هر فاز از آن .[1] در فرایند اختتام قرارداد، به عنوان یک بخش از فراینـد تکمیل و نهائی سازي حسابهاي مالی و بودجه اي پروژه، گامهاي لازم در روند مختومه نمـودن قراردادهـا بطـور نظـام منـد و در چـارچوبی مشخص انجام می گردد و هدف آن " اطمینان از به انجام رسیدن کامل قراردادها مطابق با مفـاد، شـرائط و مشخـصات قـراردادي توسـط پیمانکاران " است .[2] قراردادهائی که با شرکتها و سازمانهاي بیرونی منعقد می گردد و در واقع محملی هستند جهت فراهم آوري پشتیبانی فنی، مشاوره و یا هر نوع خدمات قابل ارائه در طول اجراي پروژه که کارفرما به هر دلیلی نسبت به انجام آن خدمات توسـط عوامـل داخلـی تمایل ندارد.
فرایند اختتام قرارداد با توجه به نوع قرارداد می تواند ساده یا پیچیده باشد. با این حال بطور کلی، عناصر اصلی ایـن فراینـد مـی توانـد شامل:
- اتمام فیزیکی قرارداد
- حل و فصل کلیه اختلاف نظرها و تصویب مقادیر نهائی کار
- اجراي اقدامات حقوقی و اداري قرارداد
- انجام ممیزیهاي قراردادي و مالی
2
- تسویه حساب نهائی باشد.
به منظور مختومه نمودن یک قرارداد، گردآوري همه مستندات مربوطه براي بررسی مهم و ضروري است. این مستندات شامل همه توافقنامه هاي اولیه و مستندات پشتیبانی آن همچون: برنامه زمانبندي، تغییرات قراردادي و گزارشات عملکردي خواهد بود. این اسناد می بایست بطور دقیق جهت اطمینان از عدم وجود موارد تحقق نیافته که می تواند به عنوان مسئولیتهاي قراردادي تلقی گردند، مورد بررسی واقع شود. یک بررسی دقیق از پروژه و اسناد قراردادي می بایست در برگیرنده اهداف کلیدي طرح، اقلام فیزیکی تحویلی پروژه، اسناد، مدارك قراردادي و ... باشد .[3]
نقطه شروع در فرایند اختتام قرارداد، زمانی است که قرارداد به لحاظ فیزیکی به اتمام رسیده باشد به عبارت دیگر ارائه اقلام قابل تحویل یا خدمات پروژه به پایان رسیده باشد. از طرف دیگر، یک قرارداد زمانی مختومه و به پایان می رسد که تمامی پرداختها، تسویه حسابها و فعالیتهاي اداري مربوطه به انجام رسیده باشند. آنچه که در اجراي این فرایند بسیار حائز اهمیت است هماهنگی کامل میان دفتر قراردادها، دفتر مالی، دفتر برنامه ریزي، دفتر ممیزي و همچنین پیمانکار است .[4]
اجزاء اصلی فرآیند اختتام قرارداد
اجزاء اصلی فرایند اختتام قرارداد و مستندات مربوطه، در برخی قراردادها از جمله قراردادهاي ساخت (construction) شامل موارد ذیل می تواند باشد :[5]
- ارسال همه مستندات لازم توسط پیمانکار. شامل اقلامی چون:
- گزارشات نهائی اتمام کار
- لیست قطعات یدکی
- گارانتی اقلام تحویلی قرارداد
- نقشه هاي کارگاهی و عین ساخت
- دستورالعملهاي بهره برداري و نگهداري
- کاتالوگها و بروشورهاي مربوطه
- انجام کلیه بازرسی ها (و آزمایشات تأئیدي در صورت لزوم) توسط دفتر مدیریت پروژه کارفرما، به همراه مستندات مربوطه
- تصویب مقادیرنهائی کار
- تصویب کلیه تغییرات و ادعاهاي قراردادي و مقادیر نهائی تحویل شده
- تعیین/وصول خسارات تسویه شده
- تسویه حساب همه پیمانکاران فرعی توسط پیمانکار اصلی
- اجراي ممیزي هزینه براي قراردادهاي با هزینه قابل افزایش1 و رفع موارد مبهم در صورت وجود.
- صورت وضعیت نهائی
- تأئیدیه تسویه حساب کلی از سوي پیمانکار2
(که موجب ترخیص کامل کارفرما از همه ادعاها/مسئولیتهاي قراردادي خواهد شد.)
- موافقت ضامن(وثیقه گذار) براي ترخیص پرداخت نهائی به پیمانکار
- پرداخت نهائی
- تهیه گزارش عملکرد پیمانکار3
- تهیه و تنظیم گزارش اختتام قرارداد4
3
اتمام فیزیکی قرارداد
چنانکه اشاره گردید فرآیند اختتام قرارداد پس از اتمام فیزیکی قرارداد آغاز می گردد. یک قرارداد در دو حالت بـه صـورت فیزیکـی اتمام یافته تلقی می گردد :[6]
-1 پیمانکار همه خدمات و اقلام قابل تحویل مربوطه تحت شرائط قرارداد را مورد تحویل و تائید کارفرما قرار داده باشد. این اقلام شامل مواردي همچون: گزارشات، قطعات یدکی، اسناد گارانتی، مدارك بیمه گذاري ( در مواردي کـه مفـاد قـرارداد قیـد شـده باشد) و … میباشد. اگرچه برخی از این اقلام ممکن است قابل قیمت گذاري به عنوان جزئی قابل پرداخت در قرارداد نباشـند، اما ارائه آنها لازم بوده و قرارداد تا تحویل کامل آنها، بطور فیزیکی اتمام نمی یابد.
-2 کارفرما نسبت به فسخ قرارداد به پیمانکار دستور توقف صادر نماید.
روند بررسی و تأئید اتمام فیزیکی یک قرارداد را به شرح ذیل می توان بیان نمود:
مراحل کلی :
- تکمیل فیزیکی قرارداد و اعلام از سوي پیمانکار
- بررسیهاي اولیه
- بازرسیهاي نهائی
- تأئید اتمام فیزیکی
- صدور تأئیدیه جهت آغاز مراحل اختتام قرارداد
شرح مراحل :
- تکمیل فیزیکی قرارداد و اعلام از سوي پیمانکار در تکمیل فیزیکی قرارداد، عمده موارد ذیل می بایست مدنظر واقع گردند :[7] -1 تکمیل عملیات اجرائی قرارداد
-2 ارائه مدارك و مستندات لازم طبق قرارداد. همچون:
نقشه هاي عین ساخت و کارگاهی دستورالعملهاي بهره برداري و نگهداري لیست قطعات یدکی گارانتی اقلام و تجهیزات تحویلی مدارك بیمه گذاري
پیمانکار می بایست پس از اطمینان از تکمیل مفاد قرارداد، جهت مراحل بعدي نسبت به اعلام کتبی به کارفرما اقدام می نماید.
- بررسی اولیه:
معمولا، مسئولیت تأئید تکمیل فیزیکی قرارداد (صحه گذاري بر اینکه کارها مطابق مفاد قرارداد انجام و کامل گردیده اند و قـرارداد آماده انجام مراحل اختتام می باشد) بر عهده مدیر پروژه است .[5] جهت بررسیهاي فوق، تهیه و بکارگیري چک لیـستی کـه نـشان دهنـده وضعیت مرور، بررسی و تأئیدات همه اقلام تحویلی موردنظر باشد، لازم است.
با اعلام کتبی پیمانکار مبنی بر اتمام فیزیکی قرارداد، بررسی اولیه در خصوص اجراي بندهاي قراردادي و موارد عمده صـورت مـی گیرد و در صورت وجود نواقص عمده، موارد به پیمانکار جهت تکمیل اعلام می گردد.
- بررسی و بازرسیهاي تکمیلی:
در صورت تأئید بررسیهاي اولیه، بررسیها و بازرسیهاي تکمیلی در دستور کار قرار می گیرد.
در این مرحله، هدف اصلی انجام بازرسیهاي نهائی با در نظر گرفتن طراحی تجهیزات(نقشه ها و مشخصات فنی)، تضمین کیفیت، نتایج آزمایشگاهی،مستندات مورد نیاز، و استانداردهاي ایمنی که تأئید نهائی اجراي فیزیکی قرارداد را برآورده می سازد، می باشد.
هنگامی که پروژه آماده بازرسیهاي نهائی تشخیص داده شد، مدیر پروژه با اعلام اتمام کلی پروژه یا یکـی از بخـشهاي اصـلی آن، درخواست بازرسیهاي نهائی را به دستگاه کارفرما ارائه می کند. سپس دستگاه کارفرما و مدیر پروژه، نسبت به برنامه ریزي یک تاریخ نهائی براي تکمیل بازرسیها و همچنین تعیین و انتخاب یک تیم بازرسی اقدام می نمایند.
البته باید توجه داشت که بازرسی نهائی و تأئید پروژه می تواند بصورت یکجا براي کل پروژه و یا بطور مجزا براي بخشهاي اصـلی پروژه انجام شود. در هر زمان که بخشهاي اصلی پروژه به اتمام می رسند، بازرسی نهائی آن مـی توانـد بـه انجـام برسـد و ایـن مـسلما در مقایسه با بازرسی نهائی پروژه بطور یکجا، سبب استفاده مطلوب از زمان، ظرفیتهاي آزاد منابع و نیروها خواهد شد. براي ارجاع فرم بازرسـی نهائی پروژه و تأئیدیه آن، می بایست تمامی بخشهاي اصلی پروژه این رویه را طی نموده باشند.
تیم بازرسی شامل نمایندگانی از :
- مدیر پروژه
- پیمانکار
- دستگاه کارفرما
- مهندسین مشاور
- سازمان حفاظت و محیط زیست
- بهره بردار
- و …
می تواند باشد. این تیم، پروژه را از لحاظ فاکتورهایی چون کامل بودن اجرا، خطاها، نقائص، کیفیت، عملکرد و مستندات، بر مبنـاي اسـناد و مدارك طراحی و استانداردهاي ایمنی بازرسی خواهد نمود.
شرائط لازم براي تأئید اتمام فیزیکی قرارداد را می توان به صورت ذیل برشمرد :[7] -1 همه کارها و عملیات اجرائی به درستی انجام شده باشند.
-2 همه کارها ملزومات کیفیتی را دارا باشند.
-3 همه اقلام تحویلی مورد نیاز طبق قرارداد فراهم شده باشند.(نقشه هاي عین ساخت، نتایج آزمایـشگاهی، دسـتورالعمل نگهـداري و تعمیرات،غیره)
-4 آزمایشها و بررسیهاي لازم براي اطمینان از مطابقت کامل مشخصات فنی، نقشه ها و موارد تغییر، در صـورت وجـود، انجـام شـده باشد.
-5 همه اقلام تجهیز سازمانی که بر اساس قرارداد حاصل گردیده، بطور کامل تشریح شده باشند. - تأئید اتمام فیزیکی نتایج بررسیهاي تیم بازرسی شامل گزینه هاي ذیل است:
-1 تأئید.
پروژه ملزومات قراردادي را بطور کامل برآورده ساخته است. -2 تائید مشروط.
پروژه بطور کلی ملزومات قراردادي را برآورده ساخته است با این حال برخی اقلام جزئی که تأثیر مهم و عمده اي بر عملکـرد مطلـوب سیستم یا تجهیزات نخواهد داشت، دچار نقائصی هستند که می بایست تکمیل گردند. لیستی از این اقلام باقیمانده در فرمی بـا عنـوان پانچ لیست1 تهیه می گردد و مدیر پروژه، مسئولیت پیگیري، هماهنگی و تأئید تکمیل آیتمهاي پانچ لیست را بر عهده دارد.
