بخشی از مقاله
شناسایی و دسته بندی عوامل بحرانی موفقیت پروژه های عمرانی
خلاصه
صنعت ساخت و ساز یک نوع تجارت رقابتی همراه با ریسک زیاد به حساب میآید که با مشکلات بسیاری همچون همکاری ضعیف، عدم اعتماد و ارتباط غیر موثر که منجر به روابط ناسازگار بین طرفین میشود، مواجه میباشد. بنابراین شناسایی و تحلیل عوامل موفقیت در این پروژههای از اولویتهای موجود در این صنعت به شمار میرود. عوامل بحرانی موفقیت، عوامل یا فاکتورهایی هستند که یک مدیر پروژه باید آنها را شناسایی و کنترل کند. شناخت این عوامل موجب "موفقیت" پروژه شده و عدم تأمین آنها احتمال "شکست" پروژه را افزایش می دهد . از آنجایی که هر سازمان، ماموریتی دارد که دلیل وجودی، مسیر و جهت آنرا مشخص می کند، رسیدن به ماموریت نیازمند مشارکت کل سازمان است، همچنین اهداف بلندمدت وکیفی باید در جهت ماموریت باشد. اما در بسیاری از سازمانها علیرغم شروع خوب و با اتکاء بر یک روش یا مدل اجرایی پس از گذشت مدت زمان و صرف هزینه های زیاد به علت عدم توجه مدیران و برنامه ریزان سازمان به مجموعه ای از عوامل تاثیرگذار بر روند اجراء، برنامهها منتهی به شکست می شوند که علاوه بر صرف هزینه و زمان، مقاومت سازمان به تغییرات بعدی و انگیزه مدیران وکارکنان کاهش می یابد. این عوامل تاثیرگذار که برای تحقق ماموریت سازمان و محقق شدن اهداف آن لازم است، عوامل بحرانی موفقیت هستند، که از یک طرف استراتژیهای کوتاه مدت سازمان را تدوین می کنند و از طرف دیگر، شناسایی شایستگیها یکی از منابع تدوین استراتژی های اصلی سازمان بوده و سازمان را به سوی کسب یک شایستگی محوری هدایت می کند. از این رو در پژوهش حاضر به بررسی فاکتورهای موفقیت در پروژههای ساخت و ساز پرداخته خواهد شد.
کلمات کلیدی: فاکتورهای بحرانی موفقیت، موفقیت پروژه، مدیریت ساخت و ساز، مدیریت موفق پروژه.
.1 مقدمه
در دنیای رقابتی امروز، تعریف مجموعه ای از عوامل بحرانی موفقیت و تهیه چک لیستی جهت ارزیابی عملکرد پیمانکار در پروژه های عمرانی به ویژه صنعت ساخت و ساز، یک نیاز برای کارفرمایان در صنعت ساخت می باشد. خروجی های متداول از قبیل انجام پروژه مطابق زمان بندی، در چارچوب مالی تعیین شده و با کیفیت موردنظر، نیازهای اولیه کارفرما می باشند و دیگر نمی توانند معیاری برای تعیین عملکرد خوب پیمانکار شناخته شوند و عوامل زیادی تحت عنوان
عوامل بحرانی موفقیت وجود دارند که به عنوان ورودی پروژه عمل می نمایند و می توانند منجر به خروجی مطلوب برای پروژه که همان مطابقت با برنامه زمانبندی، هزینه و کیفیت می باشند، شوند. در نتیجه آن دسته از پیمانکارانی که تمایل دارند در بازار رقابتی امروز جایگاهی داشته و برای مدت طولانی با کارفرمایان همکاری و تعامل داشته باشند باید به این عوامل بحرانی موفقیت اهمیت دهند. فاکتورهای بحرانی موفقیت و شایستگی های سازمانی، از ارکان جدایی پذیر نظام های مدرن مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک به شمار می روند. از یک طرف، یکی از ارکان سیستم های مشهور مدیریت عملکرد استراتژیک، شناسایی فاکتورهای بحرانی موفقیت و مشخص کردن جایگاه آن در کارت امتیازی شرکت است[1] و فاکتورهای بحرانی موفقیت، استراتژی های کوتاه مدت سازمان را تدوین می کنند و از طرف دیگر، شناسایی شایستگی ها یکی از منابع تدوین استراتژی های اصلی سازمان بوده و سازمان را به سوی کسب یک شایستگی محوری هدایت می کند. عوامل بحرانی موفقیت، عوامل یا فاکتورهایی هستند که یک مدیر پروژه باید آنها را شناسایی و کنترل کند. شناخت این عوامل موجب "موفقیت" پروژه شده و عدم تأمین آنها احتمال "شکست" پروژه را افزایش می دهد. این عوامل بحرانی وجود دارند و "خلق" نمی شوند و باید آنها را در لایه های مختلف سازمانی یا محیطی پروژه شناسایی و کشف کرد. مهمترین منابع استخراج این عوامل صنعت، سازمان و همچنین مدیران در سطوح مختلف سازمانی هستند. با شناسایی عوامل بحرانی موفقیت می توان سیستم های اطلاعاتی مفید و ضروری را برای تصمیم گیری در مراحل مختلف پروژه تهیه و موفقیت پروژه را در فازهای مختلف محقق نمود. رسیدن به اهداف استراتژیک صنعت، سازمان و پروژه در سطح بودجه و زمان تعیین شده و همچنین موفقیت طرف های مختلف پروژه با شناسایی و مدیریت عوامل بحرانی تضمین می شود.
.2 پیشینه تحقیق
از سال 1994، مشارکت پروژه ای در صنعت ساخت و ساز کشور هنگ کنک توانسته محبوبیت زیادی را کسب کند. تعدادی از فاکتورهای احتمالی که به موفقیت در شراکت کمک می کند، پا به ظهور نهاده اند و مستحق بررسی بیشتری نیز می باشند.
لاسو و گلدبرگ (2008)، در مقاله خود بررسی کاملی را در مورد پیشرفتمفهوم شراکت و مخصوصاً فاکتورهای بحرانی موفقیت در راستای پروژه های شراکتی از دیدگاه کشور هنگ کنگ شناسایی کرده اند. یک بررسی پرسشنامه ای به شرکت کنندگان پروژه و دارای تجربه عملی در شراکت داده شد تا نظرات طرفین، کارفرمایان مختلف، مشاوران و پیمانکاران در رابطه با فاکتورهای شراکتی موفقیت بررسی و ارزیابی شود. همچنین می توان استراتژی های موثری را برای عملکرد بهتر پروژه و مکانیزم های بهتر حل نزاع پیشنهاد داد. شراکت جزء اولین مرحله از توسعه در منطقه هنگ کنگ محسوب می شود و قواعد شراکتی بیشتری باید در طیف گسترده ای از صنعت ساخت و ساز اجرا شود، ترجحاًیبه عنوان پیش قرارداد به جای پس قرارداد. در نتیجه، مزیت های اجرا و عملکرد شراکتی را می توان بطور کامل محقق ساخت.
یو چونگ کوگ و پینگ کیت لو (2012)، به بررسی فاکتورهای بحرانی و مختلف موفقیت برای بخش های گوناگون پروژه های ساخت و ساز با اطلاعات بدست آمده از تخصص های مختلفی همچون مهندسان عمران و ساخت و ساز، مهندسان مکانیک و برق، معماران و نقشه برداران پرداختند. از روش سلسله مراتبی تحلیل برای قضاوت ذهنی 27 کارشناس در امر ساخت و ساز استفاده شد تا 10 تا از 67 مورد فاکتور بحرانی در موفقیت شناسایی شود تا جنبه های پروژه، تنظیمات قراردادی، شرکت کنندگان پروژه و فرآیند های متقابل نیز توصیف شود. نتایج بررسی اخیر نشان داد که مناسب بودن طرح ها و مشخصات فنی و مهارت مدیر پروژه دو تا از فاکتورهای موفقیت از میان 10 مورد فاکتور موفقیت با توجه به عملکرد برنامه زمانی، کیفیت، بودجه برای اقدامات معماری، مهندسی عمرانی و ساختمانی، مهندسی برق و مکانیک پروژه های ساخت و ساز می باشد.
با اینکه فاکتورهای گوناگونی شناسایی شده اند که برای یک فرآیند مختصر سازی موفقیت آمیز حائز اهمیت هستند، به نظر می رسد تعدادی از تحقیقات یک بررسی جامعه را با استفاده از تحلیل فاکتور انجام داده اند تا بطور سیستماتیک دیدگاه های متخصصان در زمینه اهمیت نسبی فاکتور بحرانی موفقیت در فرآیند مختصر سازی طبقه بندی کنند. یک بررسی در کشور هنگ کنگ، انگلستان، آمریکا و استرالیا انجام شد تا نظرات متخصصان ساخت و ساز درباره فاکتورهای بحرانی موفقیت برای مختصر سازی پروژه ساخت و ساز را جمع آوری کنند. از طریق تحلیل فاکتور، اعتبار و تحلیل های معتبر سازی، هفت نوع فاکتور بحرانی موفقیت شناسایی شد: (1) کسب و کار کارفرما، سازمان، و نیازمندی های پروژه ؛ (2) نیازمندی های سهام داران ؛ (3) دانش، تجربه، و پیش زمینه فرهنگی سهامداران ؛ ( 4 )تصمیم گیری و مهارت های مدیریتی مدیران عالی رتبه پروژه ؛ (5) صلاحیت تیم طراحی ؛ (6) علاقه یکسان سهامداران ؛ و (7) فرآیند مختصر سازی.
شاید مشارکت یکی از خلاقانه ترین پیشرفت ها در انجام هرچه کارآمدتر پروژه و کاهش اختلافات در ساخت و ساز به حساب بیاید. مشارکت می تواند مبنای درستی را برای دستیابی به موقعیت برد - برد و اجرای چارچوب کاری مربوط به همکاری ارائه کند. فاکتورهای گوناگونی در رابطه با موفقیت در مشارکت شناسایی شده اند. وی تانگ چن، تانگ – تسان چن (2008)، با بررسی خود سعی داشتند فاکتورها را براساس میزان اهمیت شان در رابطه با موفقیت از هم متمایز سازند.
از طریق یک بررسی پرسشنامه ای با رهبری شرکت کنندگان پروژه و با تجربه مشارکتی مستقیم، نظرات طرفین مختلف قرارداد، از جمله کارمندان دولتی، صاحبان، طراحان و پیمانکاران، در رابطه با فاکتورهای بحرانی موفقیت در مشارکت ساخت و ساز کشور تایوان ارزیابی شدند. با استفاده از تکنیک تحلیل فاکتور، 19 فاکتور بحرانی موفقیت در چهار شاخه تقسیم بندی می شوند، که مهمترین شاخه همان فرهنگ مشارکت در تیم، به دنبال آن هدف بلند مدت کیفی، اهداف سازگار و تقسیم منابع می باشند. این نتایج نشان می دهد که مالکان پروژه، طراحان، پیمانکاران، و سایر بخش های مربوطه که مستقی یماًا غیر مستقیم در این کار دخالت داشته باشند همگی بطور قابل توجهی بر موفقیت شراکت ساخت و ساز تاثیر می گذارند. در نتیجه شراکت موفق در ساخت و ساز نیازمند تلاش مشترک از سوی تمامی طرفین فعال در قرارداد می باشد.
ایده مشترکی در میان محققان وجود دارد که مهمترین دلایل موفقیت پروژه را می توان به وجود یا عدم وجود ویژگی های خاص در پروژه نسبت داد، یعنی همان فاکتورهای بحرانی موفقیت و به دلیل تاثیراتشان روی کارایی پروژه، نیازمند توجه خاص از سوی مدیریت به این فاکتور های می باشند. زوهر و همکاران (2012)، تمایزی را بین فاکتورهای بحرانی موفقیت و براساس سوابق سازمانی شرکت کنندگان پروژه قائل شدند. این بررسی به متخصصان فعال در ساخت و ساز پیشنهاد داده شد تا لیستی از 53 فاکتور احتمالی را تهیه کنند. این متخصصان شامل افرادی چون مهندس عمران/ساختمان، معمار، مهندس مکانیک، مهندسان برق، و نقشه بردار ها می شدند که در سمت مشاور، مدیر و پیمانکار و با تجربه کار کردن در کشورهای توسعه یافته مثل کانادا، انگلستان و آمریکا و همچنین کشورهای در حال توسعه یعنی پاکستان، عربستان صعودی و امارات فعالیت داشته اند. نتایج حاصل از این بررسی به شرح زیر است؛ پرسنل پیمانکاری از اهمیت بازبینی سایت برای عملکرد کیفی آگاه هستند، همچنین آن را برای حفظ نقدینگی (عملکرد بودجه) نیز بسیار ضروری می دانند که به نوبه خود بر سودآوری نیز (عملکرد برنامه زمانی) تاثیر می گذارد و همچنین اهمیت به آموزش از سوی مدیران برای عملکرد های بودجه و برنامه زمانی نشان می دهد که مدیریت ساخت و ساز یک سری فعالیت های روزمره و عادی محسوب نمیشود، چراکه ذاتاً پیچیده و نوآورانه است .
فاکتورهای بحرانی موفقیت و شایستگی های سازمانی، از ارکان جدایی ناپذیر نظام های مدرن مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک به شمار می روند. بسیاری از استراتژیست ها با درک کلیات و مفاهیم فاکتورهای بحرانی موفقیت و شایستگی ها و بر پایه قضاوت های ذهنی و تجربی، به ارائه رویکردهایی در زمینه استخراج فاکتورهای بحرانی موفقیت و شکست می پردازند. عدم وجود یک مدل جامع، کامل و سیستماتیک به طوری که اولا با سایر اجزای نظام مدیریت استراتژیک هماهنگ باشد و ثانیا بصورت یکپارچه و همزمان به شناسایی فاکتورهای بحرانی موفقیت و شایستگی ها بپردازد و ثالثا
اجرایی و کاربردی باشد به عنوان یک محرک اصلی باعث شد که محمد سیروس و همکارانش ( (2006، به انجام تحقیق علمی و کاربردی در این زمینه بپردازند. در طراحی مدل جدید سعی شد تا با انجام تعدیلاتی، شناسایی فاکتورهای بحرانی موفقیت و شایستگی های استراتژیک بومی سازی شود. نتایج حاصل از این مطالعات میدانی منجر به توسعه یک مدل یکپارچه شد.
از آنجایی که هر سازمان، ماموریتی دارد که دلیل وجودی، مسیر و جهت آن را مشخص می کند، رسیدن به ماموریت نیازمند مشارکت کل سازمان است همچنین اهداف بلندمدت وکیفی باید در جهت ماموریت باشد. اما در بسیاری از سازمان ها علی رغم شروع خوب و با اتکا بر یک روش یا مدل اجرایی پس از گذشت مدت زمان و صرف هزینه های زیاد به علت عدم توجه مدیران و برنامه ریزان سازمان به مجموعه ای از عوامل تاثیرگذار بر روند اجرا، برنامه ها منتهی به شکست می شوند که علاوه بر صرف هزینه و زمان، مقاومت سازمان به تغییرات بعدی و انگیزه مدیران و کارکنان کاهش می یابد. این عوامل تاثیرگذار که برای تحقق ماموریت سازمان و محقق شدن اهداف آن لازم است، عوامل بحرانی موفقیت هستند که از یک طرف استراتژی های کوتاه مدت سازمان را تدوین می کنند و از طرف دیگر شناسایی شایستگی ها یکی از منابع تدوین استراتژی سازمان بوده و سازمان را به سوی کسب یک شایستگی محوری هدایت می کند. محمد امینی و همکارانش (2005)، با استفاده از روش توصیفی- تحلیلی عوامل بحرانی موفقیت برنامه استراتژیک شرکت های عمرانی را در پنج گروه فرآیندهای کسب وکار، تکنولوژی، منابع و اطلاعات، نیروی انسانی و رهبری طبقه بندی کردند. یافته های پژوهش حاکی از آن است که عامل نیروی انسانی و شاخص های ارتقاء فرهنگ سازمانی، ساختارسازمانی مناسب جهت پیاده سازی برنامه استراتژیک، تناسب تکنولوژی با تقاضای بازار، آموزش روند، روش ها و چارچوب های برنامه ریزی استراتژیک، مشارکت دادن کارکنان در فرآیند برنامه ریزی استراتژیک، ارتقاء مهارت کارکنان جهت پیاده سازی برنامه استراتژیک جزء عوامل بحرانی موفقیت شرکت هستند و عامل منابع واطلاعات و شاخص های رضایتمندی کارفرما، ارتباط با کارفرما، در جریان قراردادن واحدهای سازمانی مربوط از مراحل پیشرفت کار پروژه، نظارت اثربخش برفرآیندهای پروژه، تخصیص بهینه منابع، توانایی تصمیم گیری بالای مدیران ارشد جزء شایستگی های سازمان شناسایی شدند.
عوامل بحرانی موفقیت، عوامل و فاکتورهایی هستند که یک مدیر پروژه باید آنها را شناسایی و کنترل کند. شناخت این عوامل موجب "موفقیت" پروژه می شود و عدم تامین آنها احتمال "شکست" پروژه را افزایش می دهد. عوامل بحرانی وجود دارند و خلق نمی شوند و باید آنها را در لایه های مختلف سازمانی یا محیطی پروژه شناسایی و کشف کرد. شاکری (2007)، به معرفی و شناسایی عوامل بحرانی می پردازد. با شناسایی عوامل بحرانی می توان سیستم های اطلاعاتی مفید و ضروری را برای تصمیم گیری در مراحل مختلف پروژه تهیه و موفقیت پروژه را در فازهای مختلف محقق نمود. رسیدن به اهداف استراتژیک صنعت، سازمان و پروژه در سطح بودجه و زمان تعیین شده و همچنین موفقیت طرف های مختلف پروژه با شناسایی و مدیریت عوامل بحرانی تضمین می شود .
اجرای پروژه ها در سازمان های پروژه محور، وابسته به عوامل متعددی است. چنانکه هر یک از این عوامل در موفقیت پروژه نقش مهمی ایفا می کنند. لذا ضرورت شناسایی عوامل موثر بر موفقیت با توجه به نیاز صنایع بسیار احساس می گردد. فراهانی دلجو و فتاحی در تحقیق خود به دنبال شناسایی عوامل موفقیت بحرانی جهت بهبود کیفیت اجرای پروژ های ساخت می باشد. بنابراین با بکارگیری و طراحی مدل کارت امتیازی متوازن ضمن تدوین استراتژی های متناسب با اهداف پروژه، عوامل موفقیت بحرانی در راستای تحقق اهداف استراتژیک و در چهارچوب مدل کات امتیازی متوازن شناسایی گردیده است.
.3 معرفی عوامل بحرانی موفقیت
موفقیت واژه ای آشنا در محاورات روزمره انسان ها می باشد. با این وجود، همه انسان ها در رسیدن به آن توانمند نیستند. با ورود به عصر صنعت و اطلاعات که بسیاری از امور به شکل اجتماعی صورت می گیرند و تصمیم گیری های مناسب و درست در نهایت موجب خوشنودی بسیاری می گردد. رسیدن به موفقیت از اهمیت بالایی برخوردار است. لذا همواره مدیران و دست اندرکاران به دنبال بررسی و شناخت راهکارهای مناسب جهت حصول آن می باشند.
عوامل بحرانی موفقیت تعداد محدودی از حوزه ها هستند، که نتایج رضایت بخشی داشته و عملکرد رقابتی موفقی را بین افراد، گروه و سازمان تامین می کنند، عوامل بحرانی موفقیت حوزه های کلیدی محدودی هستند که در آن ها کارها باید درست پیش رود تا امور به درستی انجام شوند و اهداف مدیران محقق شود.[2]
مفهوم عوامل موفقیت توسط تعدادی از محققین در طول 30 سال گذشته و به خصوص توسط روکارت (1974) معرفی شده است. روکات ایده را از دنیل (1961) و آنتونی (1972) اخذ و عوامل موفقیت بحرانی را اینگونه تعریف نموده است: " تعداد محدودی از عملکردها است که اگر نتایج آن ها رضایت بخش باشد، عملکرد موفق سازمان یا پروژه را تضمین می کند. " . لیدکر و برونو (1984)، عوامل موفقیت را اینگونه معرفی می کنند: " مشخصات، وضعیت ها یا متغیرهایی که اگر به طور صحیح کنترل و مدیریت گردند و یا با موازین و معیارهای از قبل تعیین شده متناسب باشند، تاثیر عمده ای بر موفقیت یک سازمان برای رقابت در یک صنعت خاص و یا اجرای موفقیت آمیز یک پروژه توسط آن سازمان خواهند داشت". سلوین و پینتو (1987) ابراز داشتند: " عوامل بحرانی موفقیت ، عواملی هستند که اگر به دقت مورد توجه قرار گیرند، شانس اجرای پروژه را به طور زیادی بالا می برند." بنابراین، عوامل بحرانی موفقیت عواملی اساسی در یک فرایند سازمانی یا پروژه ای است که مدیران باید برای تحقق موفقیت آمیز آن روی آن ها تمرکز نمایند. به همین دلیل به آنها عوامل بحرانی موفقیت می گویند. یعنی موضوعاتی که برای موفقیت یک پروژه، بحرانی هستند. لفظ بحرانی به کار رفته به معنی آن است که اگر این موضوعات به درستی محقق نشوند، کل فرآیند موردنظر (انجام پروژه یا عملکرد سازمانی) با بحران مواجه می گردد. کلید موفقیت مدیران، شناسایی موضوعاتی است که واقعا شکست را با موفقیت، تعویض می کنند و در کمک به فرآیند برنامه ریزی سازمان و توسعه سیستم مدیریت پروژه ها استفاده می شوند.
.4 زمینه های پیدایش عوامل بحرانی موفقیت
تحقیقات نشان داده است که می توان عملکرد هر سازمان را متاثر از پنج منبع دانست که به طور طبیعی عوامل بحرانی موفقیت از این پنج منبع ناشی می شوند:[3]
-1 صنعت: هر صنعت مجموعه ای از عوامل بحرانی موفقیت را بوجود می آورد که به مشخصات هر صنعت بستگی دارد. هر سازمانی باید به این عوامل در صنعت مر بوطه توجه کند.
-2 استراتژی رقابتی و موقعیت صنعتی: هر سازمانی یک استراتژی عملکردی مخصوص به خود را دارد و یک موقعیت تجاری که این دو تعدادی از عوامل بحرانی موفقیت را تشکیل می دهند.
-3عوامل محیطی: عواملی هستند که یک سازمان، کنترل کمی روی آن ها دارد. دو مورد آشکار از این عوامل، نوسانات اقتصادی و سیاست های ملی کشوری است .
-4 عوامل موقتی: عواملی هستند که برای یک دوره زمانی کوتاه یا مشخص، به یک اتفاق غیرمعمول، بحرانی شده اند .
-5 موقعیت مدیریتی: هر موقعیت مدیریتی، مجموعه ای از عوامل بحرانی موفقیت مروبطه را دارد. برای مثال همه مدیران ساخت در مورد کیفیت تولید، کنترل زمان و کنترل نقدینگی نگران هستند.
.5سلسله مراتب عوامل موفقیت بحرانی
در اجرای هر مجموعه ای از عوامل موفقیت بحرانی ها وجود دارند که باید شناسایی شوند. یک مدل سلسله مراتبی برای تمام عوامل موفقیت بحرانی در هر پروژه را می توان مطابق شکل 1 نشان داد که در آن چهار منشا اصلی پیدایش عوامل موفقیت بحرانی در هر سازمان یا پروژه به صورت هرمی عمل می کنند و هر یک متاثر از عوامل محیطی(خارجی) و همچنین عوامل موقتی نیز می باشند .
شکل-1 سلسله مراتب و منابع عوامل بحرانی موفقیت
.6 کارکردها و مزایای روش عوامل بحرانی موفقیت
پروژه یک سازمان موقتی است و مدیر پروژه به طور سنتی مسئول اجرای پروژه با توجه به سه شاخص از قبل تعیین شده زمان، هزینه و مشخصات پروژه در حال تغییر هستند. هر چقدر پروژه پیچیده تر می شود، مدیر پروژه از ابزارهای مدیریتی بیشتر و کاراتری استفاده می کند. از جمله این ابزارهای مدیریتی، مدیریت ریسک پروژه ها می باشد که به طور کلی مدیریت ریسک شامل 4 مرحله زیر است :[4]
-1 شناسایی ریسک: مشخص کردن ریسک های مربوط به پروژه و دسته بندی آن ها.
-2 کمی سازی ریسک: جدا کردن ریسک های مختلف با توجه به ضریب تاثیر آن ها بر پروژه.
-3 پاسخ به ریسک: استفاده از برنامه ریزی های احتمالی مناسب که در صورت وقوع ریسک تحت کنترل درآید. -4 کنترل ریسک: پاسخ به ریسک های آینده بر اساس تجربیات و درس های حاصل از برنامه های پاسخ به ریسک
گذشته.
روش عوامل بحرانی موفقیت و مدیریت ریسک نسبت به یکدیگر به خصوص در مرحله شناسایی همپوشانی دارند. اما تفاوت هایی نیز بین آن ها وجود دارد :[5]
- 1 دو روش تاکید متفاوتی روی نقش مدیر دارند. مدیریت ریسک افراد را، حداقل در مرحله شناسایی، به طور یکسان می بینند. المان های ریسک، بیشتر بر ریسک های فنی تاکید دارند و معمولا پرسنل فنی یا پرسنل کنترل پروژه را در نظر می گیرند و توجه کمتری نسبت به ریسک های سیاسی و مدیریتی دارند.
-2 مدیریت ریسک تمرکز زیادی روی برنامه ها و استراتژی ندارند که نگرانی های کلی مدیریت محسوب می شوند هنگامی که فعالیت های ریسک انجام شوند، همه چیز خوب پیش خواهد رفت.
-3 مدیریت ریسک بر عدم اطمینان و معمولا روی عدم قطعیت های منفی تمرکز دارد و بحرانی بودن در موفقیت پروژه توجه ندارند. گاهی مواردی که موفقیت پروژه را تعیین می کنند، مربوط به سازمان و مسائلی همچون خلاقیت و کار گروهی هستند و به مسائل فنی مربوط نمی شوند و بنابراین موارد مهم اهمیت برای کنترل پروژه نادیده گرفته می شوند.
بنابراین احساس می شود که روش عوامل موفقیت بحرانی ابزاری مدیریتی بهتری نسبت به مدیریت ریسک است. چرا که با روش عوامل موفقیت بحرانی می توان یک روند استاندارد شده برای شناسایی عوامل بحرانی موفقیت ها داشت. روش عوامل بحرانی موفقیت یک فرایند کاملی است که از تمرکز، ارتباط، اندازه گیری و شناسایی اطلاعات و بازخورد آن ها تشکیل شده است.
مزایای روش عوامل بحرانی موفقیت از قرار زیر است:
-1 می توانند ابهامات سازمانی را کاهش دهند. یعنی شناسایی مجموعه ای از عوامل بحرانی موفقیت می تواند نگرانی عدم تحقق اهداف سازمان را کم کند و به عنوان راهنمای جامع و کامل مدیران محسوب شود.
-2 قابل اطمینان تر از اهداف هستند. یک سازمان می تواند در تئوری مجموعه ای از اهداف را در نظر داشته باشد که دیدگاه های سازمان را برآورده کند. اما اگر این اهداف به طور ضعیف تعریف شده باشند، تضمینی برای رسیدن به آن ها وجود ندارد. عوامل بحرانی موفقیت صرف نظر از کیفیت اهداف تعیین شده، منعکس کننده آن چه هستند که مدیران برجسته، برای رسیدن به اهداف انجام می دهند.
-3 برای انعکاس محیط و وضعیت عملیاتی کنونی سازمان بسیار مناسب هستند. یعنی می توانند به عنوان یک صفحه رادار برای مدیران باشند و سازمان را زیر نظر داشته باشند.
-4 می توانند برای اصلاح مسیر ارزشمند باشند. هنگامی که این عوامل شناسایی شدند، مدیران ممکن است بفهمند که آنچه برای سازمان مهم است با آنچه برای سازمان مهم است با آنچه آنها فکر می کردند، متفاوت بوده و از عوامل بحرانی موفقیت برای اصلاح فعالیت های عملیاتی خود استفاده کنند.
مزایای شناسایی عوامل بحرانی موفقیت این است که به تمرکز روی مباحث و وظایف اصلی کمک می کند به راحتی با کارکنان ارتباط برقرار می کند. استفاده از عوامل بحرانی موفقیت به عنوان یک مسئله مجزا نمی تواند تفکر بحرانی استراتژیک را نشان دهد ولی زمانی که به همراه یک فرآیند طرح ریزی به کار گرفته شود، شناسایی عوامل بحرانی بسیار مهم است فرآیند شناسایی عوامل بحرانی موفقیت به مدیر کمک می کند تا عواملی می کند تا عواملی که باید بر آنها متمرکز شود را بشناسد .[6]
براساس نظریه روکارت، سه کارکرد اصلی روش عوامل بحرانی موفقیت عبارتند از :[7] -1 کمک به مدیران برای تعیین اطلاعات مورد نیاز.
-2 کمک به سازمان در فرآیند طرح ریزی کلی برای اهداف سالیانه، بلندمدت و استراتژیک. -3 کمک به سازمان در فرآیند طرح ریزی سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه.
در تحقیقی توسط دوبینز و دانلی، موارد استفاده از روش عوامل موفقیت بحرانی چنین عنوان شده اند: -1 شناسایی موارد مورد توجه مدیران اصلی.
-2 کمک به توسعه طرح های استراتژیک .
-3 شناسایی عوامل کلیدی در هر مرحله از طول عمر پروژه و دلایل صلی شکست پروژه. -4 ارزیابی اعتبار یک سیستم اطلاعات.
-5 شناسایی فرصت ها و تهدیدهای کار.
- 6 اندازه گیری کارآیی و توان افراد.
