بخشی از مقاله


کارکردهای مدیریت سبد پروژه ها در سازمان های دولتی مجری ساخت و ساز (مطالعه موردی سازمان نوسازی مدارس)


خلاصه

پروژه، طرح و سبد از مفاهیمی هستند که در دنیای ساخت و سازهای مهندسی و در جهت مدیریت هرچه بهتر فعالیت های عمرانی، به کار برده می شوند؛ سازمان ها بدین گونه می کوشند تا علاوه بر صرفه جویی در هزینه ها و کاستن از زمان اجرا، به افزایش کیفیت کارها و بالا رفتن رضایت مندی ذینفعانشان، دست یابند. امروزه، در فضای پروژه های عمرانی با سازمان هایی روبرو هستیم که همزمان چندین پروژه را در دست اجرا دارند که این مساله چالش های جدی مدیریتی، برای آنها به وجود آورده است و دیگر، روش های سنتی جوابگوی نیازها و الزامات آنها در برآورده سازی اهدافشان نمی باشد. سازمان نوسازی مدارس، به عنوان مجری طرح های عمرانی وزارت آموزش و پرورش، سالانه ساخت صدها فضای آموزشی، پرورشی و ورزشی را به عهده دارد؛ این در حالی است که تعداد معدودی از این پروژه ها، در زمان مناسب به بهره برداری کامل رسیده و به وزارت آموزش و پرورش تحویل می گردد و تعداد زیادی نیمه کاره مانده و با تامین اعتبار در طی چندین سال متوالی و گاه به صورت منقطع، بالاخره قابل استفاده خواهد شد. این مساله، نیازمند بازنگری کلی در نحوه تخصیص اعتبار، انتخاب و اولویت بندی مناسب پروژه ها و نیز مدیریت یکپارچه و هماهنگ آنها می باشد. در این پژوهش کوشیده شده است کارکردهای مدیریت سبد پروژه ها، در حل این مشکلات مورد بررسی و مداقه قرار گیرد.

کلمات کلیدی: مدیریت سبد پروژه، سازمان نوسازی مدارس، ضرورت، کارکردها

.1 مقدمه

در کشور ما، پروژه های بسیاری توسط سازمان های دولتی و غیر دولتی در حال اجرا می باشند . در این بین، شمار قابل توجهی از این سازمان ها، با توجه به رسالت و اهداف راهبردی خود، مسئولیت اجرا و مدیریت همزمان تعداد زیادی از پروژه ها و طرح ها را به عهده می گیرند؛ با توجه به پیچیدگی ها و شرایط متغیر موجود، کسب اطمینان از اینکه این

 

پروژه ها در مسیر صحیح، انتخاب، اجرا و هدایت می شوند و در راستای راهبردهای سازمان هستند یا خیر، یکی از مهم ترین چالش هایی است که فراروی مدیران این شرکت ها می باشد.[1]

از سوی دیگر کمبود منابع مالی، انسانی و سازمانی سبب می شود اولویت بندی پروژه ها، به امری ضروری برای سازمان ها تبدیل گردد؛ به گونه ای که عدم توجه به این مساله و استفاده ناصحیح از منابع، خسارات زیادی را به آنها تحمیل کرده و علاوه بر افزایش هزینه ها و کاهش بهره وری و کارایی در سازمان، نارضایتی ذینفعان پروژه ها را نیز به همراه داشته است.

مدیریت سبد پروژه1یکی از جدیدترین روش هایی است که در مدیریت پروژه ها در تجارت و کسب و کار امروزی استفاده می شود. مدیریت سبد پروژه روشی مطمئن است که شرکت ها به کار می بندند تا منابع کمیاب خود را با بیشترین ارزش خروجی ممکن به کار گیرند و باعث حرکت سازمان به سمت تعالی شوند. این رویکرد، برگرفته از دانش مدیریت پروژه است، با این مضمون که در این سیستم، مدیریت بر ترکیبی از پروژه ها با اهداف و شرایط خاص منظور می شود و سطحی بالاتر از مدیریت پروژه در سازمان تلقی می گردد.

به مجموعه ای از پروژه ها که در یک واحد اقتصادی و تحت اهداف استراتژیک یکسان و منابع مشترک، در حال ادامه فعالیت هستند، یک سبد پروژه گفته می شود. مقدار منابع سازمان ها عموما محدود بوده و پروژه ها تحت مدیریت یکسان برای جذب این منابع محدود و کمیاب با یکدیگر رقابت می کنند. در واقع سبد، نمایانگر مجموعه ای از پروژه ها در سازمان در یک مقطع خاص زمانی است که بر اهداف استراتژیک سازمان تأثیر می گذارندو متقابلاً از آن تأثیر می پذیرند. بنابراین انتخاب درست پروژه ها و ایجاد ترکیب درستی از آنها برای سبد پروژه های سازمان و مدیریت جمعی و هماهنگ آنها به عنوان یکی از اصلی ترین و مهم ترین وظایف مدیران سازمان محسوب می شود، تا این اطمینان در آنها ایجاد شود که سازمان در حالی که با محدودیت منابع و قابلیت ها درگیر بوده، می تواند به استراتژی ها و راهبردهای مورد نظر خود نیز دست پیدا کند.[2]

سازمان نوسازی مدارس از بزرگترین مجریان پروژه های عمرانی می باشد که سالانه صدها پروژه آموزشی، پرورشی و ورزشی مربوط به وزارت آموزش و پرورش را طراحی و اجرا می نماید. متاسفانه انبوه پروژه های نیمه کاره، فاصله زمانی زیاد بین شروع پروژه ها و به بهره برداری رسیدن آنها، مشکلات و ایرادات مشابه و تکراری در پروژه ها و مسائلی از این دست، لزوم بازنگری در نحوه تخصیص بودجه و انتخاب پروژه ها و نیز مدیریت آنها را نمایان می سازد.

هدف اساسی از انجام این تحقیق مطرح کردن مفهوم مدیریت سبد پروژه ها، برای شناساندن آن و مورد توجه قرار گرفتن آن در سازمان ها می باشد .می کوشیم تا با شناسایی کارکردهای این مفهوم در مدیریت هر چه بهتر پروژه ها در سازمان نوسازی مدارس، در جهت بهره گیری بهتر و کاراتر از منابع ملی و کمک به کاهش هزینه ها، بالا رفتن کیفیت پروژه ها و افزایش رضایت مندی معلمان و دانش آموزان که بهره برداران نهایی پروژه های این سازمان می باشند، گام برداریم.

.2 نگاهی به ادبیات موضوع پژوهش

1-2 پروژه و مدیریت پروژه

راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه*2، پروژه را تلاشی موقت، برای ایجاد یک محصول یا خدمت می داند.[14] برخی از ویژگی های پروژه ها شامل منحصر به فرد و غیر تکراری بودن، دارا بودن درجه ای از عدم قطعیت، تاریخ های آغاز و پایان

 

طرح ریزی شده، داشتن سازمان و اختصاص کارکنان به آن و امکان بروز تغییرات در طول روند اجرایی پروژه، می باشد.[15]

مدیریت پروژه نیز بدین صورت تعریف شده است: به کارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیک های مرتبط با فعالیت های پروژه، جهت تامین نیازمندی های پروژه.[14]

2-2 طرح و مدیریت طرح

طرح، مجموعه ای از پروژه های مرتبط و هماهنگ با یکدیگر است که برای هدف خاصی تعریف شده اند؛ به طوری که اگر این پروژه ها به تنهایی و بدون ارتباط و هماهنگی با یکدیگر تعریف و اجرا می شدند، دستیابی به آن هدف امکان پذیر نبود.

وظیفه مدیریت طرح، مدیریت مجموعه ای از پروژه های مرتبط، برای دستیابی به اهداف طرح می باشد. لازم به ذکر است که هر دسته ای از پروژه ها تشکیل یک طرح نمی دهند و برای این منظور لازم است پروژه ها با یکدیگر مرتبط باشند و در راستای رسیدن به یک هدف خاص تعریف و اجرا شوند.[7]

3-2 سبد و مدیریت سبد پروژه ها

دسته ای از پروژه ها و طرح ها که برای مدیریت موثرتر آنها در جهت رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان گرد هم آورده می شوند، یک سبد را تشکیل می دهند.[7]

می توان گفت سبد، مجموعه ای از پروژه ها، طرح ها و یا سایر راهکارهایی است که به منظور تسهیل مدیریت موثر آنها و برآوردن اهداف استراتژیک کسب و کار در کنار یکدیگر قرار گرفته اند و این الزام وجود ندارد که به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط باشند. وظیفه مدیر سبد این است که مجموعه طرح ها و پروژه هایی که تحت عنوان یک سبد به وی سپرده شده است را به گونه ای مدیریت کند که منجر به دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان شوند. در یک طرح لازم است تمام پروژه ها، با یکدیگر برای رسیدن به هدف خاصی در ارتباط باشند، اما در سبد چنین شرطی لازم نیست. نقطه مشترک پروژه ها در یک طرح، هدف نهایی طرح است اما در سبد نقطه مشترک پروژه ها منابع لازم برای اجرایشان است. مدیران طرح و پروژه، متمرکز بر انجام درست کار هستند و مدیران سبد، بر روی انجام کار درست تمرکز دارند.[7] در واقع، مدیریت سبد پروژه به عنوان یک فرایند تصمیم گیری پویا که در آن لیست پروژه های سازمان، دائما بازبینی و به روز می شوند، تعریف می گردد. در این فرایند پروژه های جدید، ارزیابی، انتخاب و اولویت بندی می شوند و پروژه های موجود تسریع، متوقف و یا تغییر اولویت پیدا می کنند و بدین ترتیب منابع به پروژه های فعال، تخصیص می یابند. [16]

انبوه پروژه های سازمانی و پیچیدگی های تصمیم گیری پیرامون آنها موجب می شود مدیریت و رهبری پروژه، چالش های ویژه خود را داشته باشد. از این رو به منظور استفاده مطلوب از فرصت ها و دارایی های سازمان، لازم است مدیران با استقرار سیستم مدیریت جامع چندوجهی، سبد پروژه سازمان را تشکیل دهند و با لحاظ توجیه های مناسب اقتصادی، فنی و اجتماعی آن را به انجام برسانند. همچنین، کمبود منابع موجب می شود مدیران همواره به دنبال انتخاب تعدادی از پروژه های ممکن به منظور اجرا یا اولویت بندی باشند.[5]

4-2 فرایندها و حوزه های دانش مدیریت سبد پروژه در استاندارد PMI-2013
از دیدگاه استاندارد مدیریت سبد موسسه PMI، مدیریت سبد را می توان در انواع سازمان ها به اجرا گذاشت. یک سبد، مجموعه ای از اجزا شامل، طرح ها، پروژه ها یا عملیات است که به صورت گروهی و برای دستیابی به اهداف راهبردی

 

مدیریت می شوند. ممکن است اجزای سبد لزوما به هم وابستگی نداشته و یا اهداف مرتبط به هم را دنبال نکنند. اجزای سبد قابلیت کمی سازی دارند، بدین معنا که قابل سنجش، رتبه بندی و اولویت بندی هستند.

دلیل وجودی سبد، دستیابی به یک یا چند هدف یا راهبرد سازمانی است. رابطه بین سبدها، طرح ها و پروژه ها به گونه ای است که سبد به مجموعه ای از پروژه ها، طرح ها و زیرسبدها و عملیات ارجاع می شود که به منظور تسهیل مدیریت موثر آن کار و همچنین برآوردن اهداف راهبردی کسب و کار، گروه بندی شده اند. طرح ها نیز در درون یک سبد گروه بندی می شوند و متشکل از زیرطرح ها، پروژه ها یا عملیاتی هستند که به روشی هماهنگ و در جهت حمایت از سبد مدیریت می شوند. تک پروژه هایی که درون و یا بیرون از طرح هستند نیز بخشی از سبد به حساب می آیند. هرچند امکان دارد که پروژه ها یا طرح های درون سبد به هم وابسته نبوده و یا مستقیما به هم مرتبط نباشند، آنها در مرتبه بالاتری و به واسطه سبد سازمان به برنامه راهبردی سازمان پیوند داده می شوند.

مدیریت سبد تضمین می کند که روابط متقابل بین طرح ها و پروژه ها شناسایی شده و منابع (به عنوان مثال افراد، تجهیزات و سرمایه) بر طبق اولویت های سازمان تخصیص داده می شوند. تمرکز طرح ها بر روی دستیابی به مجموعه خاصی از منافع مورد انتظار است که توسط اهداف و راهبردهای سازمان تعیین شده اند، در حالی که اغلب پروژه ها به دنبال خلق تحویل شدنی هایی هستند که از اهداف سازمانی ویژه ای حمایت می کنند و ممکن است بخشی از طرح بوده و یا نباشند.
مدیریت سبد، مدیریت هماهنگ یک یا چند سبد به منظور دستیابی به اهداف و راهبردهای سازمان بوده و مشتمل بر فرایندهای سازمانی به هم مرتبطی است که سازمان به واسطه آنها منابع داخلی محدود خود را ارزیابی، انتخاب، اولویت بندی و تخصیص می دهد تا به بهترین وجه، راهبردهای سازمان شامل چشم انداز، ماموریت و ارزش ها را به سرانجام برسانند.

مدیریت سبد، از طریق انتخاب طرح ها و پروژه های صحیح، اولویت بندی کار و تامین منابع مورد نیاز، می تواند با راهبردهای سازمان هم راستا شود. مدیریت طرح نیز اجزای پروژه ای و طرحی خود را هماهنگ نموده و وابستگی های درونی آنها را به منظور تحقق منافع خاصی مدیریت می نماید. مدیریت پروژه، برنامه هایی را برای تحویل آن محدوده ای از کار تدوین نموده و اجرا می کند که از اهداف طرح یا سبد بالادست خود و راهبردهای سازمان مشتق شده است.

این استاندارد مفروض می دارد که سازمان دارای اهداف و راهبرد مشخص مشتمل بر بیانیه های ماموریت، چشم انداز و همچنین آرمان ها، اهداف و راهبردهایی برای دستیابی به چشم انداز می باشد.[13]

1-4-2 گروه های فرایندی مدیریت سبد
فرایندهای مدیریت سبد از دیدگاه استاندارد مدیریت سبد PMI-2013 به شرح زیر می باشد:

- گروه فرایندی تعریف کننده: متشکل از فرایندهایی است که برای تدوین چگونگی پیاده سازی راهبرد و اهداف سازمانی در یک سبد، تدوین برنامه راهبردی سبد، تدوین ساختار و نقشه راه سبد، تعریف و تنفیذ یک سبد یا زیرسبد و تدوین و توسعه برنامه مدیریت سبد و برنامه های فرعی آن اجرا می شوند.

- گروه فرایندی هم راستاساز: متشکل از فرایندهایی برای مدیریت و بهینه سازی سبد است. این گروه فرایندی، چگونگی دسته بندی، ارزیابی، انتخاب، اصلاح یا حذف اجزای سبد و مدیریت آنها در سبد را تعیین می کند. فرایندهای این گروه، سازمان را قادر به تدوین روشی ساختارمند برای هم راستا سازی مجموعه اجزای سبد با راهبرد سازمانی می سازد.

- گروه فرایندی تنفیذ و کنترل: این گروه فرایندی متشکل از فرایندهایی برای تعیین چگونگی تنفیذ سبد و تامین راهبری سبد می باشد و شامل گام ها و فعالیت های فرایندی است که برای رهنمون ساختن کل سبد در جهت برآورده کردن سنجه های تعریف شده توسط سازمان، مورد نیاز می باشند. گروه فرایندی تنفیذ و کنترل، نحوه نظارت بر تغییرات

 

راهبردی از طریق پی گیری و بازبینی شاخص های عملکردی در جهت هم راستایی را تعیین نموده؛ اجزای سبد را تنفیذ کرده و ارزش های حاصل از سبد برای سازمان شامل پیشنهادات و بهترین تجارب عملی برای برنامه ریزی صحیح تر راهبردی در آینده را اعتبارسنجی می نماید.[13]


2-4-2 حوزه های دانشی مدیریت سبد پروژه ها

این حوزه ها شامل مدیریت راهبردی، حاکمیت، عملکرد، ارتباطات و ریسک می باشد:
- مدیریت راهبردی سبد شامل فرایندهایی برای تدوین برنامه راهبردی سبد، منشور سبد و نقشه راه سبد و همچنین ارزیابی

æ مدیریت هم راستایی این سه تحویل شدنی با راهبرد و اهداف سازمان می باشد. سبدها یا مجموعه کارها باید در برابر

به روزرسانی های راهبرد سازمان اعتبارسنجی شوند تا اطمینان حاصل شود که با ماموریت، اهداف و آرمان های رو به رشد سازمان سازگارند.

برنامه راهبردی سبد باید در بر دارنده مدل یا رویکردی برای اولویت بندی باشد که راهنمای تصمیمات جاری در امور اضافه نمودن، لغو کردن یا تغییر اجزای سبد بوده و همچنین راهنمای اولویت بندی و موازنه ترکیب اجزای سبد در طول زمان باشد. منشور سبد به منظور تنفیذ مدیر سبد برای تخصیص منابع سبد به اجزای آن و اجرای فرایندهای مدیریت سبد تهیه می شود. در واقع منشور سبد سندی است که مدیر سبد را به طور رسمی برای تخصیص منابع سبد و اجزای آن تنفیذ می کند. نقشه راه سبد خروجی برنامه ریزی سطح کلان سبد است که کلیه اجزای مورد نیاز سبد برای حصول راهبرد و اهداف سازمانی را به طور گرافیکی نمایش می دهد. این نقشه راه همچنین می تواند نقشه سطح کلان اولویت بندی سبد در طول زمان را در بر بگیرد. این نقشه، مبنای اولیه تدوین وابستگی های داخلی و خارجی سبد را به گونه ای شکل می دهد که بتوان آنها را مورد پیگیری قرار داد.

- فرایندهای حوزه دانش مدیریت حاکمیت سبد شامل راهبری سبد و چگونگی برنامه ریزی برای تعریف، بهینه سازی و تنفیذ سبد به منظور پشتیبانی از کلیه فعالیت های مربوط به تصمیم گیری بدنه حاکمیتی است. مدیریت حاکمیت سبد تضمین می نماید که به منظور شناسایی فرصت ها و تهدیدها، ارزیابی تغییرات، وابستگی ها و تاثیرات، انتخاب، اولویت بندی و زمان بندی تامین سرمایه و همچنین دستیابی به اهداف عملکردی، تحلیل سرمایه گذاری انجام می شود. منابع محدود نیز به منظور انعکاس اولویت های راهبردی در سراسر سبد موازنه می شوند. اجزایی که منفعت کمتری دارند از سبد حذف می شوند تا سازمان بتواند منابعش را بر روی اجزای با اولویت بالاتر سبد که ارزش بیشتری را حاصل می کنند، متمرکز کند.

- هدف از اجرای مدیریت سبد تعیین ترکیب بهینه و تعیین توالی پروژه های پیشنهادی به منظور حصول راهبرد و اهداف سازمانی به بهترین وجه ممکن می باشد. مدیریت عملکرد سبد عبارت از برنامه ریزی، سنجش و نظارت نظام مند بر ارزش سازمانی سبد از طریق دستیابی به این اهداف راهبردی می باشد. به علاوه، فرایند مدیریت عملکرد، مدیریت تامین منابع کلیدی از قبیل منابع مالی، دارایی ها و منابع انسانی را به منظور تضمین بازگشت بهینه سرمایه گذاری بر عهده می گیرد.
- حوزه دانش مدیریت ارتباطات سبد شامل فرایندهایی برای تدوین برنامه مدیریت ارتباطات سبد و مدیریت اطلاعات سبد می باشد. انتخاب راهبرد ارتباطات بر روی برآوردن مهم ترین نیازهای اطلاعاتی ذینفعان متمرکز است به گونه ای که تصمیمات سبد به طور موثری اتخاذ شده و اهداف سازمانی محقق شود. فرایند مدیریت اطلاعات سبد مشتمل بر جمع آوری، تحلیل، ذخیره و انتقال اطلاعات سبد به ذینفعان بر طبق نیاز آنها و با فواصل زمانی مشخص می باشد.

 

- مدیریت ریسک فرایندی ساختاریافته برای ارزیابی و تحلیل ریسک های سبد می باشد که با هدف سرمایه گذاری در فرصت های بالقوه و همچنین کاهش رویدادها، فعالیت ها یا شرایطی که اثر نامطلوبی بر سبد می گذارد، به اجرا گذاشته می شود. مدیریت ریسک های سبد چهار مرحله را شامل می شود: (1) ریسک ها شناسایی می شوند، (2) لیست ها تحلیل می شوند، (3) پاسخ به ریسک ها تدوین می شوند، (4) ریسک ها در خلال فرایند مدیریت ریسک سبد نظارت و کنترل می شود.[13]


5-2 آشنایی با سازمان نوسازی مدارس

سالانه در کشور ما صد ها پروژه عمرانی طراحی و اجرا می شود و میلیارد ها ریال توسط دستگاه های اجرایی، صرف ساخت و ساز می گردد. وزارت آموزش و پرورش فعالیت های مربوط به ساخت و تجهیز فضاهای آموزشی و پرورشی خود را از طریق سازمان نوسازی، توسعه و تجهیز مدارس کشور انجام می دهد. در واقع رئیس سازمان نوسازی مدارس، معاون عمرانی وزیر آموزش و پرورش می باشد.

سازمان نوسازی، توسعه و تجهیز مدارس کشور بر اساس قانون مصوب اردیبهشت ماه سال 1354 تاسیس شده و از اوایل سال 1355 فعالیت خود را آغاز نموده است. دامنه فعالیت های این سازمان از ساخت کامل یک مدرسه ، یک سالن ورزشی، یک نمازخانه و... تا تکمیل و تجهیز فضاهای آموزشی موجود می باشد. در بعضی مواقع، برخی از پروژه های ساخت و ساز مربوط به فضاهای فرهنگی و تربیتی مربوط به دستگاه های دیگر نیز جهت اجرا، به سازمان نوسازی مدارس ارجاع می گردد.
بودجه عمرانی ملی این وزارتخانه ، در سال 1392 به عنوان نمونه، به رقم13400 میلیارد ریال رسیده است. همچنین پیش بینی می شود اعتبارات استانی این وزارتخانه، به رقمی در حدود 7000میلیارد ریال برسد. به جز اعتبارات دولتی، صدها میلیارد ریال نیز توسط خیرین، به مدرسه سازی اختصاص می یابد و در اختیار این سازمان قرار می گیرد.

حذف مدارس فرسوده و فاقد استحکام، مقاوم سازی و بهسازی لرزه ای ساختمان های موجود، کاهش مدارس دونوبته و چند نوبته، احداث فضاهای مکمل در کنار مدارس موجود مانند سالن های ورزشی، نمازخانه، کتابخانه و ... از اهداف اصلی این سازمان طی سال های اخیر می باشد. در راستای رسیدن به این اهداف، پروژه های بسیاری تعریف و تصویب شده و توسط ادارات کل نوسازی مدارس استان ها، اجرا می گردد.

.3 روش تحقیق

در این پژوهش سعی گردید با بررسی ادبیات موضوع تحقیق و مرور تحقیقات گذشته و با توجه به مشاهدات و تجارب پژوهشگر در سازمان نوسازی مدارس و با استفاده از شیوه تحقیق عملی (Action Research) به تبیین اهمیت و ضرورت دیدگاه مدیریت سبد پروژه ها در این سازمان پرداخته و کارکردهای رویکرد مدیریت سبد در این سازمان دولتی عمرانی که مجری ساخت و سازهای مربوط به وزارت آموزش و پرورش می باشد، در جهت انتخاب، برنامه ریزی، هدایت و کنترل پروژه ها شناسایی گردد.

 

در متن اصلی مقاله به هم ریختگی وجود ندارد. برای مطالعه بیشتر مقاله آن را خریداری کنید