بخشی از مقاله
مقدمه:
اطلاعات همانند خوني است كه در كالبد سازمان جريان مي‌يابد و به آن حيات مي‌بخشد، اطلاعات مي‌تواند فرايند تصميم‌گيري را در مورد ساختار، تكنولوژي و نوآوري تغذيه نمايد، و همچنين اطلاعات همانند يك رگ حياتي است كه سازمان را به عرضه كنندگان مواد اوليه و مشتريان متصل مي‌سازد، توسعه فن‌آوري اطلاعات مانند كامپيوترها و وسايل ارتباط الكترونيكي ماهيت بسياري از كارهاي دفتري را دگرگون كرده‌اند، شبكه‌هاي كار در خانه و خودكار شدن، امكان محدود كردن بعضي بخشها و كاهش تعداد كاركنان سازمان را فراهم آورده‌اند. از اين پديده‌ها (فن‌آوري اطلاعات) ممكن است چنين استنباط شود كه سازمانهاي بزرگ كوچكتر مي‌شوند و گرايش بسوي انواع انعطاف‌پذيرتر و كوچكتر سازمان نيرومندتر مي‌شود.
فن‌آوري اطلاعات همچنين مي‌تواند منجر به تغييرات نسبتاً وسيعي در سطح بين‌المللي باشد. زيرا اين فنآوريهاي اطلاعاتي و كامپيوترها مي‌توانند تاثير شديدي بر عملكردهاي اقتصادي و اجتماعي و مناسبات جهاني داشته باشند. هم در پيش‌بينيهاي خوشبينانه از نظر ابعاد مثبت تاثيرات فن‌آوري اطلاعات بر شيوه‌هاي زندگي و هم در بدبينيهاي موجود نسبت به تاثيرات مخرب آن عناصري از واقعيت نهفته است، به هر تقدير، بر بازار كار و شيوه زندگي تاثير خواهد نهاد. در حال حاضر فن‌آوري اطلاعات مهمترين مساله‌اي نيست كه يك كشور بخصوص با آن روبرو باشد بلكه تجلي آن بعنوان سريع‌التغيرترين عامل اقتصاد بسياري از كشورها، مساله‌ساز است. اين فن‌آوري به سرعت در حال بهسازي و ارتقاست و هزينه‌ها با سرعت قابل توجه كاهش مي‌يابند.
دامنه كاربرد آن بسيار وسيع است و در غالب صنايع تاثيرات آن بر قيمت تمام شده محصول از نظر سهم هزينه‌هاي مربوط به نيروي انساني از اهميت بسيار برخوردار است.
همچنين كاربرد اين فنآوريهاي اطلاعاتي در سازمانها در حكم يكي از منابع و دارائيهاي با ارزش سازماني است و انتخاب و تعيين استراتژي صحيح براي كاربرد آن ضروري است.
البته در مرحله اول اين مطلب براي بسياري از مديران سازمانها چندان پذيرفتني نيست و برخورد با اطلاعات در حكم منبعي همپايه همچون نيروي انساني، مواد اوليه، منابع مالي و … و گاه مهمتر از اين‌ها، امر راحتي نيست. حتي براي بسياري از مديران سطح اجرايي نيز، تلقي عنصري غير ملموس در حكم منبع اصلي امكانات حياتي، مشكل است.
اما اگر درست توجه كنيم مي‌بينيم كه چطور اين عناصر غير ملموس، بر بالا رفتن بهره‌وري و سوددهي هر سازماني و بهينه‌سازي اتخاذ تصميمات مديران راهبردي تاثير مي‌گذارند. اطلاعات در حيات هر سازماني مي‌تواند نقش مهمي را بعهده داشته باشد. در واقع اطلاعات وسيله‌اي است كه امكان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را براي مديريت فراهم مي‌آورد. اطلاعات در سازمان غالباً به شكل موثري اداره نمي‌شود و با وجود آنكه در بسياري از سازمانها، اطلاعات با فن‌آوري پيشرفته همراه شد و نظامهاي پيچيده خودكار براي خدمات اطلاعات و همچنين نظامهاي خودكار دفتري و اداري در سطح وسيع به كار گرفته مي‌شوند، هنوز در مورد مسئله مديريت اين نظامها و مراكز خدمات اطلاعاتي و چگونگي و ميزان كاربرد اين فن‌آوريها و مديريت منابع اطلاعاتي بحث و بررسي دقيق و مفصلي نشده يا اجرا نگرديده است.
مي‌توان اولين گام براي كاربرد فنآوريهاي اطلاعاتي را آگاهي مديران از ارزش بالقوة آن دانست. همان طوري كه با فعالتر شدن مديريت، بكارگيري اصول و علوم آن ساده‌تر گرديد، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به كاربرد فنآوريهاي اطلاعاتي و نيز نقش‌آفريني اطلاعات در تصميمات و استراتژيهاي مديريتي و چگونگي بهره‌گيري از آن آگاه‌تر خواهيم شد.
تكنولوژي (فن‌آوري) :
تكنولوژي يكي از عوامل موثر و تعيين كننده در ساختار سازماني است و تغييرات و تحولات تكنولوژيكي باعث پيدايش صنايع و مشاغل جديد و از بين رفتن يا بي‌اهميت شدن بعضي از صنايع و مشاغل قبلي مي‌گردد. بنابراين ورود تكنولوژي به سازمان محدوديتها و فرصتهايي را پديد مي‌آورد كه از جميع جهات بر سازمان تاثير مي‌گذارد. تكنولوژي تركيب جديدي از تلاش انسان، ماشينها و تجهيزات و روشهاي انجام كار را ايجاد مي‌كند كه نيازمند آمادگي سازمان در جهت پذيرش و انتخاب تركيب صحيح مي‌باشد. در مفهوم واقعي تكنولوژي، اتفاق نظر كامل وجود ندارد. برداشتهاي متفاوت از تاثير تكنولوژي در سازمان شده است همچين سطوح تجزيه و تحليل تاثير تكنولوژي در سازمان نيز متفاوت بوده است و عده‌اي كل سازمان را بعنوان استفاده كنندگان تكنولوژيهاي متفاوت و حتي عده‌اي ديگر فرد را بعنوان يك واحد تاثيرپذير تكنولوژي مورد بررسي قرار داده‌اند.
به همين جهت تعريف واحدي از تكنولوژي ارائه نشده است.
به هر حال، تكنولوژي عبارتي است كه براي هر نوع سازماني قابل كاربرد است. سازمانها همگي اعم از صنعتي و خدماتي از تكنولوژي استفاده مي‌كنند. همه سازمانها به اين منظور بوجود آمده‌اند كه تغييري را در «شيء» بوجود آورند و ايجاد اين تغيير مستلزم داشتن تكنولوژي است. البته شيء مذكور حتما نبايد داراي شكل ظاهري و مادي باشد،
بلكه مي‌تواند شامل مواردي مثل اطلاعات، نمادها و حتي افراد نيز باشد. محسوس و ملموس بودن يا نبودن شيء مورد تغيير در سازمان، تاثيري در مفهوم و اهميت تكنولوژي به طور عام ندارد به عبارت ديگر بعنوان عامل موثر هماهنگي كه در يك پالايشگاه نفت مورد بررسي قرار مي‌گيردبه همان نحو نيز در يك موسسه بيمه مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرد.(Scott . Bedeian . 1986)
تكنولوژي در جهان پيشرفته امروز، همان گنج پر ارزشي است كه نوع بشر پس از قرن‌ها تلاش براي دانستن و كاربرد دانشها براي زندگي بهتر و آسانتر بدست آورده است و در يك كلام مي‌توان گفت تكنولوژي دستاورد دانش است. (هوا كيميان، 1374، ص 20)
علم، صنعت و تكنولوژي مي‌توانند جامعه و جهان را متحول كنند تا آن حد كه پايه‌گذار تحولهاي تاريخي باشند و جوامع بشري را از دوراني به دوران ديگر، با ويژگي‌هاي كاملا متفاوت انتقال دهند. «ژان ـ ژاك سروان ـ شرايبر» نويسنده كتاب (تكاپوي جهاني)از لحظه‌هاي استثنايي و دگرديسي جوامع سخن مي‌گويد كه پيشرفت تكنولوژي زمينه‌ساز آن خواهد بود. شرايبر مي‌گويد «ما در لحظه‌اي استثنايي از دگرديسي جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگي مي‌كنيم، لحظه‌اي كه نظير آن در طول قرن‌ها كمتر پيش مي‌آيد. … شرايبر براي اثبات اين سخن به پيشگفتار كتاب «تكاپوي آمريكا» استناد مي‌كند.
پنج قرن پيش، رابله و سروانتز، بر پايه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزايش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقي را به لرزه در آوردند. زير و رو شدن فنون در ساختهاي اجتماعي و الگوي ذهني جامعه قرون وسطي شكاف ايجاد كرد. اين ضربه «نوزايش» را بوجود آورد.
شرايبر ابراز اميدواري مي‌كند كه اين بار تحول جهان به گونه‌اي باشد كه همه جوامع از دستاوردهاي آن براي رفاه و بهرورزي بهره گيرند. او مي‌گويد «البته اراده و حماسه را نبايد از ماشين‌هاي كوچكي كه مردمان سواحل اقيانوس آرام يكي پس از ديگري به خدمت ذكاوت انسانها در مي‌آورند، انتظار داشت. اگر قرار است و بايد جامعه اطلاعات كه هم اكنون جانشين جامعه صنعتي فرو پاشيده مي‌شود، به اشتغال كامل استعدادهاي همه بيانجامد و درهاي آينده را بر روي ما و پنج ميليارد انسان ديگر پيش از پايان نفت، بگشايد، يك انقلاب اجتماعي آنهم همين امروز ضروري است…»
با اين تفاسير باز بنظر مي‌رسد كه هنوز نمي‌توان تعريف جامعي را از تكنولوژي ارائه داد ما در اين پژوهش پس از بررسي تعاريف متعدد از تكنولوژي تعريف هنري مينتزبرگ از تكنولوژي را جامع‌تر يافتيم مينتز برگ تكنولوژي را عبارت از ابزاري مي‌داند كه براي دگرگون كردن «وارده ياin Put » به «ستاده يا Out Put» در هستة عملياتي بكار مي‌رود. مجموع تكنولوژيهاي مورد استفاده در سازمان، نظام فني سازمان را تشكيل مي‌دهند كه شامل سه تكنولوژي، انساني، ماشيني و روشهاي انجام كار مي‌باشد. (مينتز برگ، 1371 ص 17)
همانطور كه در صفحات پيشين اشاره كرديم تكنولوژي يكي از عوامل تاثيرگذار بر ساختار سازماني است. و از نخستين سالهاي انقلاب صنعتي آنچه نقطه همگرايي صاحب نظران قرار گرفت، فن‌آوري و پيشرفتهاي آن بود كه ضميمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثير فن‌آوري بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهاي قرن بيستم تحقيقات قابل ملاحظه‌اي به منظور شناخت ماهيت و عوامل موثر در فن‌آوري صورت گرفته است در اينجا ما به چند نمونه اشاره خواهيم كرد:
1- پژوهش وود وارد :
خانم جون وود وارد (1971 ـ 1916 م) استاد جامعه شناسي صنعتي دانشگاه علوم تكنولوژي امپريال دانشگاه لندن بود او تحقيقات خود را در دانشگاه ليورپول شروع كرد ولي اشتهارش را مرهون مطالعاتي است كه وي متعاقبا در سمت مديره واحد پژوهش‌هاي مناسبات انساني در دانشكده فني اسكس جنوب شرقي بر روي تكنولوژي و ساختار در شركتهاي توليدي بعمل آورده است. بعدها او و همكارانش، ضمن توسعه مطالعات ياد شده بر عمق آنها نيز افزودند. وود وارد و همكارانش حدود 100 شركت را مورد مطالعه قرار دادند كه اطلاعات بدست آمده از هر شركت با شركتهاي ديگر متفاوت بود شايد يكي از دلايل متفاوت بودن نتايج اندازه شركتها بود كه يكي شايد 10 كارمند و ديگري 100 كارمند داشت. (نمودار 1 ـ2)
وود وارد سازمانها را در سه گروه كلي فره‌مند، سنتي و بور و كراتيك جاي داد و در اين نوع طبقه‌بندي نكاتي از قبيل: سلسله مراتب اداري بين بالاترين و پايين‌ترين سطح، حيطة نظارت و يا ميانگين افرادي كه زير نظر يك سرپرست بكار اشتغال دارند، ميزان ابهام يا وضوح در شرح وظايف كاركنان، حجم مكاتبات و دستور العمل‌ها، ميزان تقسيم وظايف كارشناسان و متخصصين مورد نظر وي بودند. وود وارد درمي‌يابد كه سازمانها از نظر ويژگي‌هاي بالا با هم متفاوت هستند. مثلا در يكجا افراد تحت سرپرستي يك سرپرست خيلي كم بودند و در جايي ديگر شايد 80 تا 90 نفر. سلسله مراتب در واحدهاي توليدي از حداقل 2 تا حداكثر 8 رده مي‌رسيد و ارتباطات در جايي بكلي بصورت شفاهي انجام مي‌گرفت اما در جايي ديگر همين ارتباطات كلا بصورت كتبي صورت مي‌پذيرفت. او از خود پرسيد اين تفاوتها ناشي از چيست؟
گروه خانم وود وارد براي يافتن پاسخ به سوال فوق ابتدا فرض كردند كه ممكن است اندازه يا سوابق تاريخي سازمانها دليل اختلافشان باشد. اما به جوابي نرسيدند. ولي وقتي تفاوت بين فنون متفاوت توليد بررسي گرديد، معلوم شد واقعا فن‌آوري توليد با سلسله مراتب، حيطه نظارت و آن ويژگي‌هاي سازماني فوق الذكر ارتباط دارد. وود وارد و همكارانش ادعا نكردند كه فن‌آوري تنها عامل موثر در ساختار يك سازمان است همچنان كه نگفتند مديران نمي‌توانند بر ساختار سازمانها اثر بگذارند اما تاكيد كردند كه فن‌آوري در ساختار سازمان اثر عمده‌اي دارد.
نتايج اصلي تحقيقات خانم وود وارد بشرح ذيل مي‌باشد:
1ـ ساختار سازمان با فن‌آوري ارتباط دارد.
2ـ سلسله مراتب همراه با پيچيدگي فن‌آوري توليد بيشتر مي‌شود.
3ـ تعداد افراد تحت نظارت در توليد انبوه بيشترين ولي در توليد سفارشي و پيوسته پايين است.
4ـ هزينه نيروي كار همراه با افزايش پيچيدگي فن‌آوري كاهش مي‌يابد و از 36 درصد توليد سفارشي 34 درصد از كل هزينه‌هاي توليد در توليد انبوه به 14 درصد در توليد پيوسته مي‌رسد.
5 ـ نسبت كاركنان اداري و سرپرستي به كارگران ساعت مزد با پيچيدگي فن‌آوري كاهش مي‌يابد.
6ـ با پيچيدگي فن‌آوري سطح تحصيلات كاركنان بالا مي‌رود.
7 ـ با افزايش پيچيدگي فن‌آوري، حيطه نظارت مديريت سطح بالا افزايش مي‌يابد.
8 ـ سازمان توليد سفارشي و پيوسته انعطاف‌پذير است ولي در توليد انبوه شرح وظايف، مقررات و مسئوليتها دقيقا بايد رعايت شود.
9 ـ ارتباطات كتبي بخصوص در توليد انبوه بيش از ارتباطات كتبي در توليد سفارشي و پيوسته است.
10 ـ تقسيم كار و تخصص در توليد انبوه شديد است.
11 ـ علي‌رغم نياز به كنترل شديدتر در توليد انبوه، فاصله مديريت با سرپرستي بيشتر است.
(رحمان سرشت، 1377، ص 134 ـ 132)
لازم به يادآوري است كه خانم وود وارد شركتهاي مورد مطالعه خويش را به سه دسته ذيل تقسيم كرد:
1 ـ توليد تك محصولي و دسته‌هاي كوچك : كه اين شركتها معمولا به صورت كارگاه هستند و سفارشات اندك مي‌گيرند و بر طبق خواست مشتري عمل مي‌كنند و در نتيجه استفاده بسياري زيادي از دستگاههاي پيشرفته و مكانيزه ندارند.
2 ـ توليد انبوه و دسته‌هاي بزرگ : كه يك نوع فرايند توليد يا ساخت است كه از قطعات استاندارد استفاده مي‌كند و سيستم توليد نسبتا طولاني است.
3 ـ فرايند توليد مستمر : در فرايند توليد مستمر همه كارها بوسيله دستگاههاي پيشرفته و مكانيزه انجام مي‌شود. در اين فرايند چيزي بنام شرع يا متوقف ساختن دستگاه وجود ندارد. (دفت، 79، ص 211 ـ 207)
نمودار (1 ـ 2) طبقه‌بندي وود وارد از صد شركت برتيانيا بر اساس سيستم توليد.
منبع: (وود وارد، به نقل از دفت، 1379، ص 209)
2 ـ پژوهش، درك پيوو و گروه آستن:
اين گروه سازمانها را آنچه كه هستند مورد مشاهده و مطالعه قرار دادند. آنان در تحقيقاتشان ويژگيهايي از قبيل هدف، مالكيت، فن‌آوري، اندازه و وابستگي سازماني را مطالعه كردند، تا اثر آنها را بر ميزان و شدت ساخت ارادي، وظايف كاركنان و تمركز اختيارات در سازمان آشكار سازند. معلوم گشت مالكيت و فن‌آوري هيچ كدام بر ساختار سازماني اثر قابل ذكري نمي‌نهند! مالكيت دولتي يا خصوصي چه محدود به يك خانواده كوچك يا گسترده در بين جمع بزرگي از افراد غير مربوط به هم و نيز فن‌آوري توليد هيچ تغيير محسوس در قالبمندي فعاليتهاي اعضاي سازمان و تمركز اختيارات سازماني بوجود نمي‌آورد. طبعاً اين يافتة علمي حتي نتايج حاصل از تحقيقات خانم وود وارد را قابل تعمق‌تر و ارزش و اعتبار آن را محدود مي‌كند.
عواملي كه بر ساختار سازماني اثر گذاشته و مي‌گذارد اندازه سازمان و اتكا يا وابستگي آن به سازمانهاي ديگر است. هر قدر سازمان بزرگتر شود احتمال اينكه شمار تخصصهاي مورد نياز آن فزوني يابد بيشتر خواهد شد و هر قدر سازمان بزرگتر شود (يعني تعداد كاركنان آن افزايش يابد) نياز به كنترل امور از طريق تدوين و اعمال راهكارهاي استاندارد و استفاده از دستورالعملها و چارچوبهاي مشخص بيشتر خواهد شد. هر قدروابستگي سازمان به تعدادي از اشخاص حقيقي و حقوقي اعم از سهامداران، فروشندگان مواد اوليه، خريداران محصولات تمام شده بيشتر باشد براي تصميم‌گيري از آزادي عمل كمتري برخوردار خواهد بود حتي اگر به يك سازمان وابسته اختيار تصميم‌گيري در بعضي موارد داده شود باز تصميمات در درون خود حالتي متمركز خواهد داشت و بطور غير متمركز قابل اتخاذ نخواهد بود.
3 ـ مطالعات جيمز تامپسون:
تامپسون در مطالعات تئوريك خود به بررسي و طبقه‌بندي فنآوريهاي موجود پرداخته است به نظر تامپسون در ساختار سازماني فن‌آوري كه داراي نقش كليدي است، فن‌آوري اساسي است. فن‌آوري اساسي عبارتست از فرايندي كه براي تبديل درون داد به برون داد و عودت آن به محيط، بكار مي‌رود. (رابنيز، ص 162)
تامپسون فن‌آوري را به صورت ذيل
طبقه‌بندي مي‌كند:
1 ـ فن‌آوري پيوسته مستمر: اگر وظايف عمليات بطور متوالي با هم وابستگي متقابل داشته باشند، فن‌آوري پيوسته خواهد بود. در فن‌آوري ميانجي روابط بين فعاليتها بصورت روابط متقابل مكمل و يا تمام كننده مي‌باشد. يعني فعاليت الف بايد قبل از فعاليت ب انجام شده و فعاليت ب پس از تكميل به فعاليت ج منتهي خواهد شد. خطوط توليد شركتهايي كه بصورت انبوه بوده از نوع فن‌آوري مستمر استفاده مي‌كنند.
2 ـ فن‌آوري واسطه‌اي: تامپسون فن‌آوري واسطه‌اي را نوعي فن‌آوري كه مشتري را به دستاورد سازمان پيوند مي‌دهد تعريف كرده است. ويژگي مهم اين فن‌آوري وابستگي متقابل فعاليتهاست. در اين فن‌آوري روابط بين فعاليتها بصورت وابستگي متقابل پشت سر هم مي‌باشد. در سازمانهايي كه از اين نوع فن‌آوري استفاده مي‌شود، استاندارد كردن كارها و برنامه‌ريزي ابزار هماهنگي محسوب مي‌شود.
3 ـ فن‌آوري متمركز (فشرده): سومين گروه فن‌آوري از ديدگاه تامپسون، فن‌آوري متمركز است. فن‌آوري متمركز دادن پاسخ متعارف به مجموعه متنوعي از شرايط گوناگون و موارد استفاده اقتضايي است. فعاليتها در اين نوع فن‌آوري به طور متقابل به هم وابسته هستند. به علت وجود اين وابستگي متقابل، نياز است تا ارتباط چند جانبه، درك متقابل پرسنل از يكديگر، توانايي برخورد با مشكلات از ديد ديگران در اين سازمانها وجود داشته باشد. روابط بين عوامل سازماني با انواع فن‌آوري ذكر شده در
جدول (1 ـ 2) بطور خلاصه آمده است. (رابنيز، 1380، ص 163 ـ 160)
نوع فن‌آوري نوع رابطه بين فعاليتها اطلاعات و نقش آن در تصميم‌گيري پيچيدگي سازماني لازم نوع هماهنگي لازم
فن‌آوري پيوسته رديفي متوسط متوسط برنامه
فن‌آوري واسطه‌اي مكمل كم كم استاندارد كردن
فن‌آوري فزاينده چندسويه زياد زياد تعديل متقابل
جدول (1 ـ 2) روابط بين عوامل سازماني با انواع فن‌آوري
تعريف فن‌آوري اطلاعات:
فن‌آوري اطلاعات واژه‌اي است كه در بر گيرنده دو موضوع محاسبات و ارتباطات مي‌باشد. تعابير مختلفي از اين واژه ارائه شده است، در يكي از تعابير، به پردازش اطلاعات اداري محدود شده است و در تعبير ديگر به كاربرد رايانه در امور توليدي مانند استفاده از آدم واره‌ها و كنترل‌هاي از راه دور اشاره دارد. (مومني، 1372، ص 191)
«اصطلاح فن‌آوري اطلاعات براي توصيف فن‌آوريهايي بكار مي‌رود كه ما را در ضبط ذخيره‌سازي، پردازش، بازيابي، انتقال از طريق فاكس، ميكروگرافها ارتباطات از راه دور، همچنين فنآوريهاي قديمي‌تر بايگاني اسناد، ماشين‌هاي محاسباتي مكانيكي، چاپ و حكاكي را در بر مي‌گيرد. (بهان، هولمز، 1377، ص 5)
فن‌آوري اطلاعات بر بكارگيري سيستمهاي اطلاعات، ارتباطات و سيستمهاي مكانيزاسيون اداري بنام كامپيوتر تاكيد دارد. (تهراني، تدين، 1379، ص 9)
مي‌توان گفت فن‌آوري اطلاعات در تعريف محدودش به جنبه‌هاي مرتبط با فن‌آوري يك سيستم اطلاعاتي اشاره دارد و شامل: سخت‌افزار، بانك اطلاعاتي، شبكه‌هاي نرم‌افزار و ديگر ابزارها مي‌باشد در اين تعريف فن‌آوري اطلاعات: مي‌توان بعنوان يك زير سيستم، سيستم اطلاعاتي در نظر گرفته شود. برخي مواقع فن‌آوري اطلاعات را مترادف سيستمهاي اطلاعاتي نيز بكار مي‌برند و يا حتي مي‌توان بعنوان يك مفهوم گسترده‌تر، در بر گيرنده چندين سيستم اطلاعاتي، كاربران و مديريت بكار رود.(Turban & others,1996. P:9)
در تعريف ديگري گفته شده است كه فن‌آوري اطلاعات يك طبقه‌بندي وسيع از تكنيكهاي ارتباطات است كه سريعا به چگونگي ارتباط مديران اثر مي‌گذارد و شامل دستگاه ضبط نوارهاي ويدئويي، وسايل و خدمات پاسخگويي تلفني، سيستمهاي تلويزيوني مدار بسته و دستگاه پست تصويري مي‌باشد.(Lewis & others. 1995, P:392)
در يك جمع‌بندي كلي فن‌آوري اطلاعات را مي‌توان نقطه همگرايي الكترونيك، پردازش داده و ارتباطات دور برد دانست. اين همگرايي دو جنبه دارد: نخست از ميان رفتن فاصله‌ها و در نتيجه قرار گرفتن رايانه‌هاي سابقا مجزا از هم در يك شبكه گسترده جهاني، و دوم رايانه‌اي شدن سيستمهاي ارتباطات دور برد كه باعث ايجاد ظرفيتهاي جديدي، در انتقال صدا و تصوير مي‌شود. اين همگرايي دو وجهي ابزارهاي جديدي را براي گردآوري، ذخيره‌سازي، پردازش، سازمان‌دهي، انتقال و نمايش اطلاعات در اختيار انسان قرار مي‌دهد. (فرنه، 1375، ص 132)
پيشرفتهاي،حاصل در زمينه فن‌آوري اطلاعات را مي‌توان بي‌واسطه ناشي از پيشرفت اخير ميكرو الكترونيك دانست. زيرا نتايج علمي و مرتبط با فن‌آوري بدست آمده در عرصه ترانزيستورها، نيمه‌هاديها و مدارهاي يكپارچه ، و تراشه‌ها ، چنان بوده است كه امروزه نقش چسبي را دارد كه بخش‌هاي گوناگون سازمان را به يكديگر پيوند مي‌دهند. اين عامل همچون تيري در تركش مديريت بوده و همزمان ابزار كنترل و نوآوري است.(Turban, 1996. P:13)
تكنولوژي اطلاعات، امروزه از مدارهاي الكترونيكي براي پردازش اطلاعات استفاده مي‌كند. تكنولوژي اطلاعات جايگزين و يا مكمل توانايي‌هاي جسمي انسان شده است و اين مورد در مقايسه با تكنولوژي مكانيكي كه جايگزين توانايي‌هاي جسمي انسان است قابل توجه است، عده‌اي معتقدند كه تكنولوژي اطلاعات تنها براي فعاليتهايي قابل كاربرد است كه تحت عنوان «پردازش داده» و بايگاني اطلاعات قرار مي‌گيرند، در حالي كه عده‌اي ديگر هرگونه كاربرد و استفاده از تجهيزات الكترونيكي مانند رباتها در اتوماسيون توليد را نيز تحت عنوان تكنولوژي اطلاعات مي‌دانند. نظر منطقي ديگر آنست كه مفهوم تكنولوژي اطلاعات آن كاربردها و مواردي را در بر مي‌گيرد كه تا حدي در بر دارنده پردازش الكترونيكي داده‌هاست. (Child, 1984, P:20)
تاريخچه فن‌آوري اطلاعات:
تاريخچه فن‌آوري اطلاعات به چهار دوره اصلي تقسيم‌بندي مي‌گردد و هر يك به وسيله فن‌آوري اصلي كه در آن زمان براي حل مسائل مربوط به داده، پردازش، بازداد و ارتباطات بكار مي‌رفته متمايز مي‌گردد. اين چهار دوره عبارتند از:
عصر قبل از مكانيكي (1450 ـ 3000 قبل از ميلاد مسيح)
عصر مكانيكي (1840 ـ 1450 پس از ميلاد مسيح)
عصر الكترو مكانيكي (1940 ـ 1840 پس از ميلاد مسيح)
عصر الكترونيك (زمان حال ـ 1940 پس از ميلاد مسيح)
چگونگي ذخيره و نمايش اطلاعات بگونه‌اي كه دقيق و روشن و دائمي باقي بماند، از جمله مسائل اساسي بود كه انسانها در طي دوره ما قبل مكانيكي با آن روبرو بودند و با اختراع الفبا و اولين سيستمهاي نوشتاري و شمارش، ايجاد سيستمهاي شمارش 9 رقمي و سپس 10 رقمي، كاغذ، قلم، كتاب و كتابخانه به انسان امكان غلبه بر موانع و شناخت بهتر جهان اطراف را عطا نمود و به او اجازه داد به ثبت و انتقال ديده‌هايش بپردازد. اما زمان و هزينة زيادي مورد نياز بود و براي همه بهره‌گيري از اين امكانات ممكن نبود. مخترعين با بهره‌گيري از ابزارها و فن‌آوري موجود (چرخ زنده، محورها و قدرت انتقال مكانيكي بوسيله آنها) ماشين‌هايي را اختراع نمودند كه برخي كارها را كه انسان عادت داشت خودش انجام دهد به جاي او انجام مي‌داد. (عصر مكانيكي). با پيچيده‌تر شدن نيازهاي جوامع صنعتي، نياز به فن‌آوري قدرتمندتر براي پشتيباني از سيستمهاي اطلاعاتي پيشرفته افزايش مي‌يافت. دستيابي به روشهايي براي مهار الكتريسيته كليد پيشرفت در اين دوره (الكترو مكانيكي) بود و دانش و اطلاعات مي‌توانست تبديل به ضربات الكتريكي گردد. در طي 50 سال پس از عصر الكترو مكانيكي نياز به فن‌آوري سريع‌تر، قدرتمندتر و معتبرتر براي كمك به انطباق با تغييرات سريع دنياي اطراف. يك مساله كليدي بود و كشف فن‌آوري ديجيتال كه قادر بود اين نياز را مرتفع سازد پيشرفت اصلي اين دوره بود.
(laudon & others, 1996, PP:37 - 48)
نمودار زير منعكس كننده اين طبقه‌بندي است:
اولين سيستم شمارش (چرتكه) اولين سيستم نوشتاري و الفبا
1000 سال قبل از ميلاد قبل از ميلاد 3000
ابزارهاي اوليه: خاك رس (سفال)،پاپيروس ـ ني
مفهوم صفر و سيستم شمارش 10 رقمي اولين سيستم شمارش 9 رقمي اولين كتابها و كتابخانه‌ها
1000 بعد از ميلاد 100 بعد از ميلاد قبل از ميلاد 900
ماشين بافندگي جوزف ژاكار دستگاه چاپ نورنبرگ عصر مكانيكي
(1840-1450) ساخت كاغذ در اروپا
1800 1500 1450 بعد از ميلاد 1100
محاسبه‌گرهاي الكترومكانيكي شروع ارتباطات از راه دور عصر الكترومكانيكي (1940-1840) ماشين بابيج
1890 1880 1840 1820
اختراع تلفن و تلگراف
عصر الكترونيك (حال 1940) ماشين Mark Hollerith محاسبه‌گرهاي الكترومكانيكي
1940 1890
نسل چهارم رايانه‌ها نسل سوم رايانه‌ها نسل دوم رايانه‌ها نسل اول رايانه‌ها
حال 1979 1964 1959-1958
(2 ـ 2. نمودار تاريخچه فن‌آوري اطلاعات)
همانگونه كه در نمودار فوق نشان داده شده است. يكي از نخستين و مهمترين وسيله محاسبه‌اي كه در اختيار انسان بوده، انگشتان دست است. او از وسايل ابتدايي ديگري نظير دانه‌هاي شن، تكه‌هاي چوب و … نيزه بهره گرفته است. اما با پبشرفت زندگي اجتماعي اين وسايل و ابزارهاي اوليه بتدريج كارآيي خود را از دست دادند و انسان مجبور شد وسايل ديگري را ساخته و بكار گيرد. چرتكه يكي از قديمي‌ترين ابزارهايي است كه براي اين منظور ساخته شده و بكار گرفته شده است. در سال 1642 دانشمند جواني بنام بلز پاسكال اهل فرانسه براي رهانيدن خود و پدرش از زحمت محاسبات مربوط به دربار فرانسه، اولين ماشين حساب مكانيكي را كه به آن ماشين جمع زن مكانيكي لقب دادند، ساخت. استفاده از اين وسيله به علت حجم و وزن زياد آن عملا گسترش چنداني نيافت.
اما ايده بكار برده شده در آن مورد توجه لايب نيتز رياضيدان آلماني قرار گرفت. وي در سال 1671 ماشين محاسبه كاملتري ساخت كه علاوه بر اعمال جمع و تفريق قادر به انجام دادن محاسبات ضرب و تقسيم نيز بود. ضمن كاملتر شدن ماشين‌هاي محاسباتي مختران به دنبال يافتن وسيله‌اي بودند كه بتوان فرمانهايي را در آن ضبط و سپس به كمك آنها اعمال ماشين‌هاي مخصوص ديگر را كنترل كرد. باسيل بوشون توانست با استفاده از نوارهاي كاغذي سوراخ شده، كار ماشين‌هاي بافندگي را به گونه‌اي كنترل كند. با توسعه اين روش، كارخانه‌هاي بافندگي ماشين‌هاي كاملا خودكار در فرانسه ساخته شد كه بوسيله يك سري كارتهاي مقوايي سوراخ شده كنترل مي‌شد. ژوزف ژاكار در ساخت اين ماشينها سهم عمده‌اي داشت. (فتح‌آبادي و علاقه‌بند، 1375، ص 13 ـ 12)
در همين دوره چارلز بابيج استاد دانشگاه كمبريج، طرح‌هاي مختلف ساخت وسايل محاسباتي را با هم تركيب كرد تا به يك وسيله محاسباتي براي انجام اعمال رياضي پيچيده‌تر دست يابد و در دهة 1820 ماشيني را طرح كرد كه موتور تفاضلي ناميد. وي در دهة 1830 وسيلة ديگري را طراحي نمود كه از طريق كارتهاي سوراخ شده اطلاعات را دريافت مي‌نمود. و پس از انجام محاسبات لازم، داده‌ها و نتيج حاصله را چاپ مي‌نمود. اين ماشين داراي حافظه بوده، مي‌توانست. اعداد ورودي و نتايج محاسبات را ذخيره نمايد. وي اين دستگاه را موتور تحليلي ناميد. (Laund on and Others, Opcit, P.41)
كار اين ماشينها، اساس كار كامپيوترهاي امروزي گرديد. از اين رو بابيج را پدر رايانه‌هاي الكتونيكي گويند، بابيج در اثر محدوديتهاي فني و مهندسي آن دوره نتوانست ماشين‌هاي مورد نظر خود را تكميل كند. و بر اين اساس اين نوع رايانه‌ها هرگز ساخته نشدند.
(رحماني، 1376، ص 1)
در ادامه اين تلاشها شخصي بنام هرمان هولريث در اولين تلاش براي مكانيزه كردن كار آمارگيري شكست خورد. اما سرانجام به ساختن دستگاهي موفق گرديد كه او را به شهرت جهاني رساند. او ماشين جدول‌بندي الكترونيكي ساخت خود در سال 1986 آنرا به يك شركت فروخت. بعدا از ادغام اين شركت در چند شركت ديگر شركت I.B.M بوجود آمد. (فراخاني بهار، 1370، ص 27 ـ 23)
عصر الكترونيك عصر پيدايش تحولات چشمگيردر رايانه‌ها و ظهور نسل‌هاي جديدي از آنهاست به گونه‌اي كه در سالهاي حدود 1940 تاكنون شاهد عرضه چهار نسل از آنها مي‌باشيم:
الف) رايانه‌هاي نسل اول:
يكي از رايانه‌هايي كه در اين دوره ساخته شد، ايناك با 30 تن وزن كه 170 متر فضا را اشغال مي‌كرد و 1800 لامپ خلاء در آن بكار رفته بود. برخي از ويژگي‌هاي رايانه‌هاي نسل اول عبارت بودند از: حجم زياد، ظرفيت محدود حافظه، سرعت محدود، برنامه نويس به زبان ماشين، تك منظور بودن آنها، توليد گرما و حرارت زياد و نياز به دستگاههاي خنك كننده قوي، نياز به نيروي برق بالا و غير قابل اعتماد بودن.
ب) رايانه نسل دوم:
پس از اختراع ترانزيستور نخستين رايانه تمام ترانزيستوري در سال 1958 ساخته شد. پيشرفت ديگري كه در همين دوره بوجود آمد پيدايش زبانهاي رايانه‌اي بود (اسمبلي، فرتون، كوبل). با استفاده از ترانزيستورها جاي لامپ خلاء از مصرف برق كاسته شد و حرارت و گرماي كمتري توليد شد. رايانه‌هاي اين نسل، افزون بر حجم و وزن كمتر، قابل اعتمادتر نيز بودند و به سرعت آنها نيز افزوده شده بود.
پ) رايانه‌هاي نسل سوم:
در اوايل دهة 1960 در نتيجه پيشرفتهاي اساسي در زمينه فن‌آوري مدارهاي الكتريكي، تغيير عمده‌اي در ساخت رايانه‌ها ايجاد گرديد. ساخت صفحات مدار مينياتوري كه جانشين مدارهاي حجيم آن زمان گرديدند سرعت انجام گرفتن اعمال رايانه‌اي را تا هزار برابر افزايش دادند. نسل سوم نسبت به نسل دوم اندازه‌اي كوچكتر داشتند. گرماي كمتري توليد مي‌نمودند، انرژي كمتري نيز مصرف مي‌نمودند و ضمن اينكه ظرفيت حافظه آنها افزايش يافته بود از حافظه كمكي نيز برخوردار بودند. رايانه‌هاي اين نسل همه منظوره بودند نه تك منظوره و توانايي انجام محاسبات پيچيده و طولاني و علاوه بر اين پردازش الفبايي را داشتند و در اين دوران بود كه ديسك سخت مغناطيسي نيز براي ضبط و ذخيره داده‌ها ساخته شد.
ج) رايانه‌هاي نسل چهارم:
اختراع تراشه‌هاي سيليكان يا مدارهاي مجتمع تحول بزرگي در ساخت رايانه‌ها ايجاد نمود. اين تراشه‌ها به اندازه‌اي كوچك هستند كه چندين عدد از آنها در سر يك انگشت جا مي‌گيرد و هر يك مي‌تواند جايگزين هزاران ترانزيستور شده، حاوي هزاران قلم داده و دستور برنامه باشد. ساخت ميني‌رايانه‌ها، حافظه جانبي بنام ديسك نرم لرزان يا ديسك، ريز پردازند‌‌‌ه‌ها و واحد پردازش مركزي در رايانه‌هاي نسل چهارم تحولي ايجاد نمود. (فتح‌آبادي و علاقه‌بند، همان، ص 13 ـ 6)
بطور كلي مي‌توان گفت، در دهه 1950 رايانه‌ها صرفا كاربرد علمي داشتند و علاوه بر بزرگ و پر هزينه بودن مشكل برنامه‌ريزي نيز وجود داشت.
در دهه 1960 عملاً رايانه‌ها در سازمانها بكار گرفته شدند و كاربردهايي در قسمتهاي حسابداري و مالي و در فعاليتهاي حجيم يا محاسبات ساده مثل ارائه فيش‌هاي حقوقي پيدا نمودند و سيستم رايانه‌اي مشهور در اين دور، سيستم پردازش داده‌ها بود علاوه بر اين سيستمهاي رايانه‌اي بصورت متمركز بودند و از زبانهاي سطح بالا مثل فورترن استفاده شد.
پس از آن در دهه 1970 به لحاظ سخت‌افزاري شاهد وقايعي مثل به بازار آمدن ميني‌رايانه‌ها مي‌باشيم. سيستمهاي اطلاعاتي مديريت، سيستم حمايت از تصميم و مفاهيم مديريت بانك اطلاعات معرفي گرديدند و شبكه‌هاي توزيعي توسعه يافتند. همچنين ميكرو رايانه‌ها نيز در اين دهه عرضه شدند. دهه 1980 اطلاعات بعنوان يكي از منابع در كنار ساير منابع شناخته شد و ميكرو رايانه‌ها بعنوان ابزار كسب و كار پذيرفته شدند و بسته‌هاي نرم‌افزاري پر قدرتي براي ميكرو رايانه‌ها معرفي شدند. همچنين ضمن مطرح شدن شبكه‌هاي محلي و منطقه‌اي تلاشهايي نيز در جهت ايجاد سيستمهاي خبره صورت گرفت. همچنين سيستمهاي اطلاعاتي استراتژيك، سيستمهاي خبره، اتوماسيون اداري و كنفرانس از راه دور در اين دهه مطرح شدند.
مولفه‌هاي فن‌آوري اطلاعات:
سخت‌افزار: سخت‌افزار اصطلاحي است كه در مورد اجزاي فيزيكي يك سيستم رايانه‌اي به كار مي‌رود. از ديدگاه كلي يك دستگاه رايانه شامل سه بخش اصلي واحد پردازنده مركزي وسايل ورودي ـ خروجي و حافظه اصلي است. واحد پردازنده مركزي را مي‌توان مغز رايانه ناميد، زيرا هم تمام محاسبات و عمليات را انجام مي‌دهد و هم كنترل قسمتهاي مختلف ديگر بر عهده آن است. وسايل ورودي و هر وسيله‌اي كه بتواند اطلاعات و يا علائمي را به واحد پردازنده مركزي ارسال يا مستقيماً به داخل حافظه منتقل كند همچنين هر وسيله‌اي كه بتواند اطلاعات يا علائمي كه واحد پردازنده مركزي توليد كرده يا به نمايش در آورد، وسيله، خروجي گويند. از جمله وسايل خروجي و ورودي مي‌توان به كارت‌خوان، چشم الكترونيكي، صفحه انگشتي حساس، صفحه‌كليد، چاپگر و … اشاره كرد. حافظه اصلي در واقع انباره رايانه است در كنار حافظه اصلي رايانه‌ها از حافظه كمكي كه معمولترين آنها ديسكت رايانه‌اي است، نيز استفاده مي‌نمايد.
(فتح‌آبادي و علاقه‌بند، پيشين، ص 20 ـ 14)
نرم‌افزار: سخت‌افزار يا مجموعه اجزاي فيزيكي رايانه به تنهايي قادر به انجام دادن هيچ عملي نيستند و لازم است با اجراي فرمانهايي اين مجموعه فعال شود و دستورهاي كاربر را اجرا كند. دو گروه نرم‌افزار كاملاً مشخص وجود دارد: نرم‌افزار سيستم و نرافزار كاربردي. نرافزار سيستم عمليات رايانه را هماهنگ مي‌سازد و نرم‌افزار كاربردي براي حل مسائل خاص تجاري طراحي مي‌شود. (بهان، هولمز، پيشين، ص 34)
پايگاه اطلاعاتي: به به مجموعه‌اي از كليه داده‌هاي مورد استفاده در يك برنامه كاربردي بانك اطلاعاتي اطلاق مي‌شود. (سعادت، 1374، ص 21)
پايگاه اطلاعاتي يا بانك اطلاعات مجموعه‌اي از فايلهاي مربوط به هم است. منظور از مربوط به هم اين است كه تغيير يك فايل از پايگاه اطلاعاتي ممكن است باعث يك سلسله تغيير در ديگر فايلهاي اين پايگاه شود. مزيت يك پايگاه اطلاعاتي ايجاد مجموعه‌اي از اطلاعات همسان مربوط به يك سازمان و حذف افزونگي اطلاعات و عدم يكدستي است.(سعادت، 1374، ص 21)
معرفي چند نمونه از فنآوريهاي اطلاعاتي:
پست صدا:
يكي از زمينه‌هاي تحقيقي جالب و در حال توسعه، پست صداست، در حال حاضر نظامهاي پست صدا سه عمل را انجام مي‌دهند: ضبط و ارسال صدا: در اين نوع فن‌آوري شخص تلفن كننده بجاي شماره مخاطب شماره نظام و شماره پست الكترونيكي را مي‌گيرد و پيامهاي خود را به صندوق پستي گيرنده ارسال مي‌دارد دريافت كننده هم با سيستم ارتباطات تلفني تماس برقرار مي‌كند و پيامهاي خود را با صداي ارسال كننده دريافت مي‌كند.
ـ پاسخگويي تلفني: نظامهاي پست صدا به تنهايي قادر به جوابگويي به پيامهاي تلفني نيستند. اين نظامها فقط از يك طرف پيام را گرفته ضبط و سپس براي طرف ديگر ارسال مي‌كنند. اما هم اكنون در بعضي از انواع PABX امكانات پاسخگويي تلفني فراهم شده است در صورت اشغال بودن خط تلفن، پيام‌ها به پست صدا هدايت و متعاقباً از گيرنده درخواست مي‌شود كه پاسخ خود را آماده كند.
ـ اعلام پيام: در گذشته، استفاده كنندگان از پست صدا يا شخصاً با سيستم تلفن تماس مي‌گرفتند يا منتظر برقراري ارتباط با سيستم تلفن مي‌شدند و كسي كه پاسخ مي‌داد و پيام را دريافت مي‌كرد. اما با پيشرفت فن‌آوري هرگاه متقاضي پيامي داشته باشد سيستم را مطلع مي‌سازد.
ـ پست الكترونيك: خدمات مربوط به متن و پيام به نوار اين امكان را مي‌دهد تا پيامهايي را كه بصورت متون كوتاه نوشته شده‌اند بصورت يك به يك يا يك به چند معادله كنند. اصطلاح پست الكترونيكي كه براي اين كار استفاده مي‌كنند. معمولاً طيف وسيعتري مانند فاكس مايل (نمابر) تلكس و خدمات ديگري از اين قبيل را نيز شامل مي‌شود. ويژگي مهم خدمات پيام اينست كه فرستنده و گيرنده در زمان و مكان مناسب نسبت به ارسال پيام عمل مي‌كند.
ـ نظامهاي كنفرانس رايانه‌اي:
اين نوع نظامها امكان مكاتبات چند نفره را فراهم مي‌كنند. كاربرد اصلي اين نظامها در تبادل نظر افراد با يكديگر و در حقيقت تشكيل كنفرانس الكترونيكي است.
ـ تابلو اعلانات الكترونيكي:
يكي از انواع نظامهاي كنفرانس، تابلوي اعلانات الكترونيكي يا «بولتن برد» است. اين نوع نظامها امكانات ارسال پيام را به همه اعضاي شبكه يا اعضاي شبكه‌هاي متصل به شبكه را ارسال كننده فراهم مي‌آورد.
ـ كنفرانس از راه دور به صورت سمعي و بصري: اين خدمات امكان تبادل اطلاعات بين مردم نقاط مختلف را بصورت سمعي و بصري راديوئي و تلويزيوني فراهم مي‌آورد چهار نوع نظام كنفرانس از راه دور وجود دارد كه به ترتيب عبارتند از، ويدئو تمام حركت با حركت كند، گرافيكي، سمعي و بصري.
ـ شبكه‌هاي مجتمع: شبكه مجتمع به شبكه‌اي گفته مي‌شود كه شكلهاي متنوع اطلاعات را با يك نظام انتقال الكترونيكي مبادله كند. يك شبكه مجتمع مي‌تواند وظايف تمامي شبكه‌هاي اختصاصي را كه در ظرف ده سال اخير ايجاد شده‌اند و همچنين شبكه‌هاي مربوط به تلفن، تلكس، انتقال اطلاعات و شبكه‌هاي جديد محلي را بر عهده گيرد. (مؤمني، 1380، ص 130 ـ 120)
ـ اينترانت:
اينترانت شبكه كامپيوتري داخل سازمان است كه متبني بر فن‌آوري اينترنت و وب است تحت شبكه اينترنت، تصاوير و اسناد اطلاعاتي سازمان در شكل ابر متني و ابر رسانه‌اي خود متشكل از اطلاعات فردي، جمعي و كاري است و از يك ساختار درختي كه از يك تكه صفحه منشعب مي‌شود برخوردار است. ( Turban, 1996, P. 193)
منابع حاصل از اينترانت:
اينترانت نه تنها براي تهيه و آماده‌سازي اطلاعات در لحظه مفيد است بلكه بر روي باز مهندسي فرايند ايفاي فعاليتها نيز اثر مي‌گذارد مانند:
1 ـ خودكار سازي و خودكفايي در اطلاعات و فراهم كردن اطلاعات گسترده براي استفاده كنندگان كه شامل امكانات مالي مؤسسات عالي و غيره است.
2 ـ مديريت نظام انبارداري و استفاده بهينه از آن درنظام مكان نما و نظامهاي همراه با تعيين وضعيت موجودي، امكان نگهداري و فراهم كردن اطلاعات مربوط به قيمتها.
3 ـ خريد و تامين بودجه مالي، شامل نرخهاي تغيير و تسعير ارز، نقدينگي و غيره.
ـ معمولاً به دلايل ذيل اقدام به ساخت اينترانت مي‌شود:
1 ـ بهبود ارتباطات داخل سازمان
2 ـ توزيع اطلاعات عمومي
3 ـ توانمند ساختن كاركنان در استفاده از سوابق اقدامات انجام شده و پرونده‌ها.
(Turban, 1994.P.P:193 - 201)
ـ كاربرد فن‌آوري اطلاعات در سازمانها:
فن‌آوري اطلاعات در سازمانها داراي كاربردهاي متفاوتي است، بيشتر صاحب نظران اين گونه كاربردها را به دو گونه طبقه‌بندي نموده‌اند:
الف ـ كاربرد عملياتي : استفاده از فن‌آوري اطلاعات در يك وظيفه تخصصي را كاربرد عملياتي فن‌آوري اطلاعات مي‌نامند. تهيه ليست حقوق، صدور احكام كارگزيني، پيش‌بيني موجودي، برنامه ريز توليد و توزيع و تخصيص نيروي كار، هزينه يابي صنعتي، تهيه صورتهاي مالي و سود و زيان و ديگر وظايف تخصصي از جمله زمينه‌هاي كاربرد عملياتي فن‌آوري اطلاعاتي هستند. در اين سطح فن‌آوري اطلاعات و رايانه موجب گسترش خودكار شدن كارها و امور اداري گشته و در نتيجه به انجام اقتصادي‌تر كارها و سرعت در انجام آنها مي‌انجامد.
كاربرد عملياتي فن‌آوري اطلاعات در سازمانها چهار پيامد عمده را در پي داشته است:
1 ـ افزايش بهره‌وري
2 ـ افزايش اثر بخشي از طريق كاهش هزينه‌هاي عملياتي كه اين كاهش از چند جهت امكان پذير مي‌گردد. با ورود فن‌آوري اطلاعات به سازمان نياز به نيروي انساني كاهش مي‌يابد. فن‌آوري اطلاعات با ايجاد امكان دسترسي به اطلاعات دقيق راجع به مواردي مانند سطح موجودي سبب كاهش هزينه‌هاي عملياتي مي‌گردد، و نيز موجب كاهش سطح ضايعات و زمان لازم براي توليد مي‌گردد.
3 ـ ارائه روشهاي كنترل فعاليتهاي منابع انساني
4 ـ افزايش قدرت رقابت سازمان در اثر پيشرفتهاي حاصله در كنترل كيفي و نوآوري
ب) كاربرد اطلاعاتي:
كاربرد اطلاعاتي فن‌آوري اطلاعات سبب تسهيل در جمع‌آوري و ذخيره و انتشار اطلاعات مي‌گردد. به عبارت ديگر اگر رايانه و ديگر فنآوريهاي عملياتي در نقش كاربرد عملياتي بعنوان يك عنصر و عامل اصلي در جمع‌آوري، انتقال و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و استانداردهاي سازمان كمك مي‌نمايد. برنامه ريزي آموزشي، تحقيقات بازار، تحقيق در عمليات، پيش بيني فروش و … از جمله زمينه‌هاي كاربرد اطلاعاتي فن‌آوري اطلاعات مي‌باشند. كاربرد اطلاعاتي فن‌آوري اطلاعات نيز چهار نتيجه در پي دارد:
1 ـ كمك به انتشار اطلاعات رسمي در سازمان
2 ـ افزايش هماهنگي بيشتر بين واحدهاي اصلي و فرعي سازمان
3 ـ دستيابي به سيستمهاي اطلاعات مديريت استاندارد و پيشرفته.
4 ـ تامين اطلاعات لازم براي تصميم‌گيري سريع و دقيق.
(غفاري مؤيد، 1379، ص 47)
ناخشنودي از فن‌آوري اطلاعات در سازمان:
از آنجايي كه فن‌آوري اطلاعات ستون فقرات پردازش اطلاعات در سازمانهاي امروزي بحساب مي‌آيد. احتمال و ريسك ناشي از كاربرد اين فن‌آوريها در سازمان را نيز هميشه بايد مد نظر قرار داد. اگر چه طبق قانون مورفي هيچ سيستمي را نمي‌توان طراحي نمود كه كاملاً عاري از خطا و اشتباه باشد اما با وجود اين سازمانهايي كه مبادرت به خريد تجهيزات در زمينه فن‌آوري اطلاعاتي مي‌كنند بايد قبل از رسيدن به مرحله اجرا و اقدام براي عمل كاملاً نقاط و مواردي را كه امكان خطا در آن وجود دارد شناسايي و روي آنها دقيقاً برنامه‌ريزي كنند.
يك نمونه: در سال 1993 يك موسسه مطالعاتي دولتي همراه موسسه I.C.L و مركز مطالعات ملي كامپيوتر در رابطه با فن‌آوري اطلاعاتي، 850 شركت را مورد مطالعه و بررسي قرار دادند. براساس نتايج و يافته‌هاي مطالعاتي اين گروه مشخص شد كه حدود 80 درصد شركتهاي مورد بررسي از اختلالات ناگهاني كه در سيستمهاي كامپيوتري آنها بوجود مي‌آيد. در رنج هستند، هزينه اين قبيل اختلالات كامپيوتري سالانه حدود 15 ميليارد پوند برآورد شده بود. مهمترين درس اين مطالعات و بررسيها اين نكته است كه با عرضه امكانات تكنولوژيك در زمينه سيستمهاي اطلاعاتي، پردازش و سيستمهاي شركت نيز بايد مورد بازنگري قرار گيرد و براي محافظت سازمانها در قبال اختلالات و خرابيهاي پيش‌بيني نشدة سيستمي اقدامات پيشگيرانه صورت بگيرد.
معمولاً خطرهاي مختلفي سيستمهاي اطلاعاتي سازمانها را تهديد مي‌كنند:
ـ قطع برق
ـ آتش‌سوزي و حريق
ـ ويروس‌هاي كامپيوتري
ـ سرقت و سوء استفاده اطلاعاتي
ـ اختلالات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري
ـ اختلالات ارتباطات خطوط شبكه
خشنودي از فن‌آوري اطلاعات در سازمان:
معرفي چند نمونه از بكارگيري موفق فن‌آوري اطلاعاتي در سازمانها:
1 ـ شركت گروه بيمه‌هاي مهندسي نشنال ولكان (با مسئوليت محدود) انگلستان:
سيستمهاي اطلاعاتي جديد براي پشتيباني از سه فعاليت اصلي شركت بطور كامل و جامع در يك سال طراحي شده رويكرد عادي طراحي و توسعه سيستمهاي اطلاعاتي كه نياز به هزاران «نفر / روز» كار طراحي و توسعه داشت، كنار گذاشته شدند. و در عوض، تيم كوچكي متشكل از متخصصان سيستمهاي اطلاعاتي به موازات و در ارتباط با تيم‌هاي دگرگوني به طراحي و توسعه سيستمهاي اطلاعاتي مورد نياز براي پشتيباني از پردازشهاي جديد پرداخت. در طراحي‌هاي جديد بانك اطلاعاتي روشن جمع‌آوري داده‌هاي همه سايتها در يك محل و پردازش دسته‌اي از آنها كنار گذاشته شده بود. طراحي و توسعه سيستم جديد در 9 ماه انجام شد، پردازشهاي سيستم جديد به نحوي طراحي شده بود
كه ديگر نياز به ورود و كنترل حجم عمده‌اي از اسناد و مدارك كه با گذشت زمان جنبه تكراري پيدا كردند نداشت. فرايند عمليات بازرسي مهندسي به گونه‌اي طراحي شده بود كه مهندسان رشته‌هاي مختلف با استفاده از كامپيوترهاي كم حجم قابل حمل و همچنين نرم‌افزارهاي هوشمند قادر به تهيه 200 نوع گزارشهاي مختلف مورد نياز اين فعاليت بودند. در حال حاضر با راه اندازي سيستمهاي اطلاعاتي جديد، روزانه و طي 24 ساعت حدود 2000 گزارش توسط يك تيم مركزي 12 نفره مديريت و راهبري مي‌شود. ( بجاي 140نفر كارمند در سيستم قبلي). پردازشهاي جديد مرتبط با عمليات بيمه، با استفاده از يك ايستگاه كامپيوتري SUN با امكانات گرافيكي بسيار ساده و نرم‌افزارهاي رابط طراحي شد.
فعاليتهايي كه پيش از برنامه مهندسي مجدد توسط 10 دايره مختلف انجام مي‌شد حالا در يك دايره متمركز شده است و پردازشهايي كه سه ماه طول مي‌كشيد. اكنون ظرف 24 ساعت انجام مي‌شود. تكنولوژي جديد اطلاعاتي براي كاركنان شركت اين امكان را فراهم كرده است كه به جاي كاغذ بازي و تشريفات اداري، همه وقت خود را صرف رسيدگي به نيازهاي مشتريان كنند.
