بخشی از مقاله
اهميت اطلاعات در تجارت
امروزه اطلاعات هم به عنوان يك منبع مهم استراتژيك در سازمان و هم به عنوان يك منبع عمده براي ارزش افزوده مطرح است. اطلاعات همواره به عنوان يك مزيت رقابتي قلمداد شده است. دستيابي به اطلاعات مربوط به فعاليتهاي گوناگون سازمان از جنبه هاي مختلف ميتواند بر عملكرد كلي آن اثرگذار باشد، برخي از مزاياي آن به شرح ذيل است:
داشتن اطلاعات در زمينه نيازها و ديدگاههاي مصرف كنندگان نسبت به كالاها و خدمات فعلي سازمان ميتواند، به بهبود محصولات و ايجاد محصولات جديد منجر شود.
اطلاعات در مورد پيشرفتهايي كه در زمينه مواد و كاربرد فناوري وجود دارد ميتواند به كارايي و بهره وري در فرايند توليد و بهبود طراحي و كيفيت محصول منجر گردد.
ارتباطات پيشرفته ميان كاركناني كه خدماتي را به مشتري ارائه ميدهند و گروه عمليات طراحي و توليد محصول، موجب مشخص شدن نواقص كالا و مشكلات در نصب و اجراي عمليات خواهد شد و لذا موجب افزايش كيفيت شود.
وجود جريان صحيح اطلاعات بين بخشهاي توليد و فروش ميتواند وظايف پيش بيني و برنامه زمان بندي توليد را بهبود بخشيده و زمان تحويل را كاهش دهد.
به علاوه هر سازماني كه داده هاي صحيح، دقيق، بهنگام و جامع در اختيار داشته باشد و بتواند در كمترين زمان، به داده هاي مورد نيازش دسترسي داشته باشد، بهتر ميتواند به اهدافش نايل شود.(7)
ويژگيهاي اطلاعات مناسب :
اطلاعات مفيد داراي چهار ويژگي هستند؛ 1 - بهنگام بودن 2 - كيفيت 3 - كامل بودن 4 - مربوط بودن. بهنگام بودن به اينكه آيا در هنگام تصميم گيري دسترسي به اطلاعات امكان پذير است يا خير، اشاره دارد. كيفيت به معناي صحت اطلاعات است. افراد به سادگي ميتوانند بااطلاعات غلط تصميم هاي اشتباهي را اتخاذ كنند. كامل بودن به مقدار اطلاعات گردآوري شده، دلالت دارد ومربوط بودن به ميزان ارتباط اطلاعات بااهداف تصميم ها اشاره دارد. معيارهاي مناسب به مديران كمك خواهد كرد تا اطلاعات و گزينه هاي صحيح را انتخاب كنند.(3)
مقاصد كلي اطلاعات
در يك ديدگاه كلي، اطلاعات داده هاي مورد نياز براي تصميم گيري را فراهم ميكند. اين امر از طريق توصيف حالات پديده ها، تبيين رخدادها، پيش بيني رويدادها، پيشنهاد راهكارهاي لازم و سرانجام ارزيابي فعاليتهاي ارائه شده، صورت ميپذيرد.
توصيف داده ها:
در اين مرحله هدف از گردآوري داده ها توصيف شرايط موجود است. همچنين در اين مرحله داده هاي مربوط به متغيرهاي تاثيرگذار بر عملكرد سازمان و نيز نتيجه عملكرد سازمان جمع آوري ميشود تا در مراحل بعد با تفسير و تعبير اين داده ها به اطلاعات مورد نياز دست يافت.
- تبيين رخدادها:
تبيين رخدادها عاملي است كه ناآشنايي و غيرمنتظره بودن محيط را كاهش ميدهد. در حوزه علم تبيين شرايطي است كه تحت آن برخي رويدادها تغيير يا از اصول پذيرفته شده تبعيت ميكند.
- پيش بيني :
ظپيش بيني مشخص ميكند كه چه رويدادي به عنوان نتيجه برخي از موقعيتها و يا مجموعه اي از شرايط، اتفاق خواهد افتاد. اطلاعات حاصل از پيش بيني كمك ميكند تا آينده را بهتر بشناسيم و براساس آن به تدوين برنامه ها بپردازيم.
- پيشنهاد راهكارها :
- اين فرايند شامل مراحل تصميم گيري است. تعيين اهداف، شناسايي گزينه هاي مربوط و نتايج احتمالي آنها، ارزيابي اين نتايج و در پايان انتخاب تصميم بهينه.
- ارزيابي :
- به طور خاص در سازمان ارزيابي فرايند تعيين چگونگي موفقيت برخي برنامه ها يا اقدامات در دستيابي به اهداف تعيين شده است. اطلاعات مورد نياز براي ارزيابي به مديران كمك ميكند تا برنامه هاي اجرايي را ارزيابي كنند و پتانسيـل آتي آن را مشخص كنند. (4)
سيستم هاي اطلاعات فرابخشي
- سيستم هاي اطلاعات اغلب تركيب يكپارچه اي از سيستم هاي اطلاعاتي بخشي هستند. اين قبيل سيستم ها فرايندهاي تجاري را پشتيباني ميكنند.
فرايندهايي نظير:
- توسعه محصول جديد، توليد، توزيع، مديريت سفارشها، پشتيباني از مشتريان و نظاير آن. بسياري از سازمانها به سيستم هاي فرابخشي به عنوان راهي استراتژيك براي استفاده از فناوري اطلاعات در سهيم ساختن منابع اطلاعاتي ميان بخشهاي مختلف مينگرند، كه به موجب آن كارايي و اثربخشي فرايندهاي تجاري خود را در دستيابي به اهداف استراتژيك خود، بهبود بخشند. به عنوان مثال، ميتوان از فرايند توسعه محصول جديد در يك سازمان توليدي ياد كرد. اين فرايند تجاري (محصول جديد) ميبايستي از سيستم هاي اطلاعات فرابخشي استفاده كنند كه چندين بخش را درگير ميكند
.
- سيستم هاي اطلاعات تجاري براساس وظايف و كاركردهاي تجاري كه آنها را پشتيباني ميكنند، مورد تجزيه تجزيه و تحليل قرار ميگيرند.
- همان گونه كه در شكل دو مشاهده ميشود، سيستم هاي اطلاعات تجاري به پنج بخش اصلي گروه بندي شده اند. اين سيستم ها با يكپارچه شدن با يكديگر به صورت فرابخشي سيستم هاي اطلاعات تجاري را شكل ميدهند. (2)
- 1 - سيستم هاي اطلاعات بازاريابي:
- سيستم اطلاعات بازاريابي شامل افراد و تجهيزات و روشهايي است كه اطلاعات مورد نياز براي تصميم گيران بازاريابي را به صورت صحيح و بهنگام، گردآوري، دسته بندي، تحليل، ارزيابي و منتشر ميكند. (5) شركتهاي تجاري به منظور شناسايي و پاسخ به تغييرات پرشتاب محيط امروزي، به گونه اي فزاينده به سمت استفــــاده از فناوري اطلاعات گرايش پيدا ميكنند. به عنوان مثال وب سايت ها و سرويسهاي اينترنتي امكان برقراري فرايند بازاريابي تعاملي را فراهم ساخته است كه به موجب آن مشتريان ميتوانند در ساخت، بازاريابي، خريد و بهبود كالاها و خدمات، به عنـــوان يك شريك براي سازمان تبديل شوند. (2)
بازاريابي دو جانبه (تعاملي):
- رشد انفجاري فناوريهاي اطلاعاتي تاثير عمده اي را بر بخش بازاريابي داشته است. واژه بازاريابي دوجانبه به تشريح نوعي از بازاريابي ميپردازد كه برپايه آن، از اينترنت، اينترانت ها و اكسترانت ها براي ايجاد يك تعامل دو سويه ميان سازمان و مشتريانش و يا مشتريان بالقوه اش بهره گرفته ميشود. هدف بازاريابي دو جانبه توانا ساختن شركت براي استفاده سودآور از اين شبكه ها براي جذب و نگهداري مشترياني است كـــه ميخواهند در ساخت، خريد و بهبود كالاها و خدمات با سازمان شريك باشند.
- در محيط جديد اينترنتي بازاريابي، مشتريان تنها نقش يك شركت كننده منفعل را كه پيش از خريد تبليغات رسانه اي را دريافت ميكند، ايفا نمي كنند، بلكه به صورت فعالانه در يك محيط شبكه اي درگير شده اند. بازاريابي دوجانبه مشتريان را تشويق ميكند تا در توسعه محصول جديد، تحويل دادن و موضوعهاي مربوط به خدمات (هنگام فروش و پس از فروش) دخالت كنند. اين امر با استفاده از فناوريهاي گوناگون اينترنتي نظير گروههاي مباحثه خبري، پرسشنامه ها و فرمهاي نظرسنجي روي شبكه و نامه نگاريهاي از طريق پست الكترونيك ميسر شده است
.
اتوماسيون نيروي فروش:
- رايانه ها و شبكه ها بسترهايي را براي اتوماسيون نيروهاي فروش فراهم آورده اند. نيروهاي فروش ميتوانند از طريق شبكه ها از آخرين خدمات و اطلاعات شركت آگاه شوند. اين امر نه تنها باعث افزايش بهره وري شخصي فروشنـدگان ميشود بلكه به طور چشمگيري سرعت دريافت و تحليل داده هاي فروش را از بازار فروش براي مديران بازاريابي در دفتر مركزي شركت، افـــزايش ميدهد و اين امكان را براي مديران فروش فراهم ميآورد كه باارائه اطلاعات بهنگام از فروشندگان خود پشتيباني كنند.
مديريت محصول و فروش:
- مديران فروش بايد عملكرد فروشندگان شركتهايشـــــان را برنامه ريزي، نظارت و پشتيباني كنند. بنابراين، در بسياري از شركتها سيستم هاي رايانه اي گزارشهاي تحليلي فروش را ارائه ميكنند كه فروش هريك از محصولات، خطوط محصول، مشتريان، انواع مشتريان، فروشندگان و مناطق فروش را تجزيه و تحليل ميكنند. اين گزارشها در پايش عملكرد فروش محصولات و فروشندگان و نيز در تهيه برنامه هاي پشتيباني از فروش براي بهبود نتايج فروش به مديران بازاريابي كمك ميرسانند. مديران محصول نيز به اطلاعاتي براي برنامه ريزي و كنترل عملكرد هريك از محصولات نياز دارند. سيستم هاي اطلاعاتي ميتواند در ارائه داده هاي مربوط به قيمت، درآمد، هزينه ها و رشد هريك از محصولات موجود و توسعه محصولات جديد ياري رسان باشند.
ترويج فروش و تبليغات:
- مديران بازاريابي در تلاش هستند تا در حداقل هزينه هاي تبليغات و ترويج، فروش را حداكثر سازند. سيستم هاي اطلاعات بازاريابي از اطلاعات تحقيقات بازار و مدلهاي ترويج براي كمك در موارد ذيل بهره ميگيرند: 1 - انتخاب رسانه و روشهاي ترويجي 2 - تخصيص منابع مالي 3 - كنترل و ارزيابي نتايج حاصل برنامه هاي متنوع تبليغاتي و ترويجي.
- قيمت گذاري كالاها و خدمات: قيمت گذاري، تصميمي بسيار مشكل است و قيمتها به طور مستمر تغيير پيدا ميكند. براي مثال، شركت بايد در پاسخ به تغييرات قيمتي رقبا، قيمتهاي خود را با قيمتهاي آنها منطبق سازد.
- بسياري از شركتها از پردازشگر تحليلي آن لاين براي قيمت گذاري و ديگر تصميمهاي بازاريابي استفاده ميكنند. موتورهاي جستجو مشتريان را قادر ساخته است تا با مقايسه قيمتهاي مختلف، كالا يــــــا خدمت را در قيمتي كه ميخواهند، انتخاب كنند. شركتها نيز اين امكان را دارند تا قيمتهـاي خود را با رقبا مقايســـه كنند. (3)
توزيع :
- وجود پروفايل مشتريان در پايگاههاي داده شركت، اين امكان را فراهم ميسازد تا با تقسيم بندي جغرافيايي بتوان به يك شبكه توزيع بهينه دست يافت. خريدهاي اينترنتي نحوه توزيع را تغيير داده است، به طوري كه شركتها بايد نيروي بيشتري را براي تحويل كالاها و خدماتشان در سريعترين زمان و بالاترين كيفيت به كار گيرند. (3)
بازاريابي هدفمند:
بازاريابي هدفمند به ابزاري مهم در تدوين استراتژي هاي تبليغي و ترويجي وب سايت هاي تجارت الكترونيك شركتها تبديل شده است. بازاريابي هدفمند شامل پنج جزء است: جامعه هاي ويژه، محتوا براي مخاطبان اصلي، زمينه مورد نظر، عوامل جمعيت شناختي و روانشناختي و رفتار مجازي،
تلاشهاي تبليغات و ترويج ميتواند به تناسب بازديد هر فرد از سايت تغيير كند. اين استراتژي براساس فايلهاي كوكي كه در بازديدهاي قبلي فرد بازديدكننده روي ديسك سخت رايانه او قرار گرفته است، امكان پذير گردد. اين فايلهاي كوكي شركت را قــــادر ميسازد تا به رفتار آن لاين يك فرد در وب سايت پي ببرد و آنگاه تلاشهاي بازاريابي خود را متناسب با آن ارائه كند.
تحقيقات بازار و پيش بيني ها:
سيستم هاي اطلاعات تحقيقات بازار براي كمك به مديران در برآورد پيش بيني هاي بهتر بازاريابي و تدوين استراتژي هاي كارآمدتر بازاريابي، اطلاعات و آگاهي هاي موردنظــــر را ارائه ميكند. سيستم هاي اطلاعات بازاريابي به بازارپژوهان كمك ميكند تا تعداد بي شماري از اطلاعات را باتوجه به طيف گسترده اي از متغيرها، جمع آوري، تحليل و نگهداري كنند.
اين اطلاعات شامل مشتريان، خريداران احتمالي، مصرف كنندگان و رقبا ميشود. روندهاي بازار، اقتصاد و جمعيت شناختي نيز مورد تحليل قرار ميگيرند. اين داده هـــــا ميتوانند از منابع مختلفي نظير پايگاههاي داده شركت، انبار داده ها، سايت هاي اينترنت، بازاريابي از راه دور و شركتهاي خدماتي اطلاعاتي جمع آوري شوند. پس از آن نرم افزارهاي گوناگون آماري ميتوانند در تحليل داده هاي تحقيقات بازار و پيش بيني فروش و ديگر روندهاي مهم بازار به مديران كمك كنند.
2 - سيستم هاي اطلاعات توليد:
سيستم هاي اطلاعات توليد از بخشهاي عمليات و توليد پشتيباني ميكنند كه اين بخشها تمامي فعاليتهاي مرتبط با برنامه ريزي و كنترل فــــــــرايندهاي توليد كالاها يا خدمات را در بر ميگيرد. در اين بخش كاربردهاي توليد مبتني بر رايانه را براي تشريح نحوه پشتيبانــــي سيستـم هاي اطلاعات از بخشهاي توليد و عمليات، مورد بررسي قرار ميدهيم. (2)
توليد يكپارچه رايانه اي:
طيف گسترده اي از سيستم هاي اطلاعات براي پشتيباني از توليد يكپارچه رايانه اي (CIM) به كار ميرود. مفهوم كلي توليد يكپارچه رايانه اي بر موارد ذيل تاكيد دارد:
ساده سازي:
ساده ساختن و مهندسي مجدد فرايندهاي توليد، طراحي محصول و سازمان كارخانه به عنوان پايه اي براي يكپارچه كردن فرايندها و وظايف؛
خودكار كردن:
خودكاركردن فرايندهاي توليد و وظايف تجاري كه بااستفاده از رايانه ها، ماشيـن ها و روبات ها پشتيباني ميشود.
يكپارچه كردن:
همه فرايندهاي توليد و پشتيباني بااستفاده از رايانه ها، شبكه هاي ارتباطات از راه دور و ديگر فناوريهاي اطلاعاتي منسجم ميشوند.
هدف كلي توليد يكپارچه رايانه اي و ديگر سيستم هاي اطلاعاتي توليد ايجاد فرايندهاي توليدي انعطاف پذير و چابك است كه از آن طريق بتوانند محصولات را در بالاترين سطح كيفيت توليد كنند. بنابراين تـوليد يكپارچه رايانه اي از مفاهيمي نظير سيستم هاي توليدي انعطاف پذير، توليد چابك و مديريت كيفيت فراگير پشتيباني ميكند. اجراي چنين سيستمي شركت را قادر ميسازد تا به نيازمنديها و درخواستهاي مشتريان به سرعت پاسخ دهد و به برآورده ساختن آن خواسته ها با كالاها و خدمات با كيفيت بالا، اهتمام ورزد
