مقاله ارائه مدل مفهومی حافظه سازمانی در یادگیری سازمان های مجازی پویا

بخشی از مقاله

ارائه مدل مفهومی حافظه سازمانی در یادگیری سازمان های مجازی پویا
چکیده:
سازمان های مجازی پویا، سازمان هایی مبتنی بر پروژه هستند که با ایجاد فرصت در بازار تشکیل گردیده و بعد از اتمام پروژه، منحل می گردند؛ بنابراین اعضاءء شرکت کننده در این سازمان ها، بعد از اتمام فعالیت خود، اطلاعات، دانش و تجربه اکتسابی حاصل از همکاری در پروژه را با خود خواهند برد که در این صورت، نه تنها حافظه شخصی افراد به حافظه سازمانی تبدیل نمی گردد، بلکه عملاً از بین می رود. بنابراین، ایجاد حافظه سازمانی برای این نوع سازمانها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. یکی از مهم ترین دلایل بکارگیری "حافظه سازمانی" در "سازمانهای مجازی پویا" حصول " یادگیری سازمانی" می باشد که آن هم به نوبه خود منجر به بهبود عملکرد سازمانی می گردد. هدف اصلی این مقاله ارائه مدل حافظه سازمانی در سازمانهای مجازی پویا می باشد که موجب یادگیری در این سازمانها می باشد. بدین منظور در بخش اول، مفهوم حافظه سازمانی، پیشینه و اهمیت آن و مدلهای مختلف حافظه سازمانی بررسی خواهد گردید. تمرکز بخش دوم بر تعریف سازمانهای مجازی، انواع و ویژگیهای آنها خواهد بود. در بخش سوم با توجه به مدلهای حافظه سازمانی در سازمانهای فیزیکی، ویژگیهای خاص سازمانهای مجازی پویا و عواملی که بر یادگیری در این سازمانها تاثیر می گذارند، مدلی برای حافظه سازمانی در سازمانهای مجازی پویا ارائه خواهد شد. در پایان، از طریق توزیع پرسشنامه به افراد خبره در این زمینه در سطح بین الملی، مدل پیشنهادی مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت.
واژه های کلیدی: حافظه سازمانی، یادگیری سازمانی، سازمانهای مجازی پویا

مقدمه
در اقتصاد دانایی محور، دانش مهم ترین دارایی سازمان محسوب می شود در این اقتصاد، ایجاد اکتساب و استفاده موثر از دانش از جمله عوامل کلیدی موفقیت یک سازمان به شمار می روند."حافظه سازمانی" با ادغام انواع دانش پراکنده در سازمان از طریق اکتساب، سازماندهی، انتشار و استفاده مجدد، دانش سازمانی را تقویت، بسط و توسعه می دهد [۱]. در واقع وظیفه اصلی حافظه سازمانی فراهم آوردن دانش لازم جهت انجام وظایفا کنونی سازمان است که از طریق آن می تواند با نگاه به گذشته، از رفتار خود درس های بسیاری گرفته و بدین ترتیب یادگیری مستمر مبتنی بر حافظه سازمانی داشته باشد. این امر، سبب افزایش اثر بخشی سازمان و جاوگیری از فراموشی سازمانی می گردد [۲]. از سوی دیگر واقعیت آن است که در جهت توسعه کمی و کیفی "عصر دانش" موج عظیمی ما را به سمت دیدگاه جدیدی به نام موج چهارم یا "عصر مجازی" رهنمود می کند. به گونه ای که تحول مجازی حاصل از این عصر، تمام امور مربوط به انسان متمدن فردا را تحت تاثیر قرار میدهد۲. از جمله آثار این موج، از بین رفتن محدودیت های زمانی و مکانی می باشد که در حوزه سازمانی به صورت سازمانهای مجازی تجلی یافته است. "سازمان مجازی پویا" که یکی از انواع این سازمانها به شمار می رود، در واقع شبکه ای موقتی از سازمانهای مستقل است که با یکپارچه نمودن قابلیتهای کلیدی خود، در صدد پاسخگویی به فرصتهای ایجاد شده در بازار می باشد، این مجموعه همکاری، که از بیرون به صورت یک سازمان واحد به نظر می اید، وظایف خود را بر مبنای پروژه به انجام می رسانند و بعد از برآورده نمودن فرصتهای جدید یا از بین رفتن نیاز و تقاضای بازار، دلایل وجودی نداشته و منحل می گردند [۳]. حضور در یک سازمان مجازی پویا محدودیتی در سایر فعالیتهای شرکتها ایجاد نمی کند، حتی ممکن است یک شرکت با توجه به تواناییهایش به طور همزمان در دو یا چند سازمان مجازی همکاری نماید که در این صورت، اعضاء سازمان مجازی با انحلال آن، متحمل ضرر نشده و مشکل جدی برایشان حاصل نشود. با توجه به اهمیت دو موضوع یاد شده، این مقاله که مجموعه ای از نتایج بدست آمده پایان نامه دوره کارشناسی ارشد مدیریت فناوری اطلاعات می باشد به ارائه مدلی مفهومی از اجزاء حافظه سازمانی در سازمانهای مجازی پویا و نقش آن در یادگیری این نوع از سازمان پرداخته است.
۲- تعریف مساله
همکاری موقت اعضاء و شرکتها در سازمان مجازی پویا از ماهیت اصلی آن محسوب می شود. در این سازمانها، شرکتها و افرادی که با انها همکاری داشته اند، بعد از اتمام کار، تجربه خود را در انجام ان پروژه با خود می برند. این رویداد سبب خروج دانش و تجربیات از سازمان مجازی شده، بگونه ای که ممکن است با آغاز پروژه ای مشابه اطلاعات لازم در دسترس نباشد، بنابراین حفظ دانش در این سازمانها مهم و ضروری است و آنچه این دانش و تجربیات را در دل خود حفظ می نماید همان حافظه سازمانی است. حال این سوال مطرح است که با توجه به ماهیت خاص سازمانهای مجازی پویا، این حافظه باید مشتمل بر چه اجزایی طراحی شود. با توجه به این مطالب، هدف پژوهش فوق بررسی ادبیات موضوع حافظه سازمانی و سازمانهای مجازی با تمرکز بر ارائه مدلی مفهومی از اجزاء حافظه سازمانی در جهت حصول یادگیری در سازمانهای مجازی پویا می باشد.
۳- بررسی ادبیات موضوع
۱-۳) سازمان های مجازی پویا
عبارت "سازمان مجازی " برای اولین بار توسط موشویتز در سال ۱۹۸۶ به مباحث علمی وارد شد.اعتقاد وی بر این بود که نه تنها واژه "مجازی " ساختار سازمانی خاصی را به سازمانهای مجازی القاء نمی کند، بلکه صرف نظر از نوع سازمان، توانایی هایی را به ساختار سازمان می بخشد که موجب انعطاف پذیری، هزینه های پایین تر و فراهم نمودن خصوصیات و امتیازات دیگر می گردد.گلدمن و همکارانش زیرینای اصلی تغییرات در ساختارهای سازمانی را گرایش یه ایجاد و توسعه نظامهای یکپارچه یارانه ای می دانند که با پیشرفتهای به وجود آمده در فناوری اطلاعات همراه است. آنها همچنین موفقیت این سازمانها را در گرو توانایی سازمانهای واقعی در تشکیل سریع سازمانهای مجازی برای نیل به فرصتهای ظاهر شده در بازار می دانند [۶]
سازمانهای مجازی را به چهار گروه سازمانهای مجازی داخلی، سازمانهای مجازی ثابت یا ایستا، سازمانهای مبتنی بر وب“ و سازمانهای مجازی پویا تقسیم نموده اند . سازمانهای مجازی داخلی، سازمانهایی هستند که هدف آنها انجام عملیات با تیمهای داخلی می باشد. سازمانهای مجازی ایستا، مجموعه ای از شرکای تجاری هستند که به روشی ثابت با یکدیگر پیوند خورده و روابط بین آنها از قبل تعیین شده و مشخص می باشد. سازمانهای مجازی مبتنی بر وب، شبکه موقتی از سازمانهای متخصص مبتنی بر بکارگیری کامپیوتر می باشند که اینترنت آنها را قادر به عرضه محصولات و خدمات در مقیاس جهانی نموده است. بر اساس این تقسیم بندی، سازمانهای مجازی پویا مجموعه ای از شرکای کسب و کار می باشند که محدود به یک بخش یا صنعت خاص نبوده و بر اساس تقاضا و نیاز مشتریان با یکدیگر همکاری می نمایند. از آنجا که حوزه های کسب و کار در سازمانهای مجازی پویا از ارتباطات ثابت برخوردار نمی باشند، بنابراین در طول زمان بر مبنای معیارهای بازار تغییر می نمایند. این سازمانها شکلی توسعه یافته سازمانهای مجازی ایستا می باشند و از تمام مزایا و فرصتهای باز جهانی که توسط اینترنت و اقتصاد جهانی ایجاد گردیده است، استفاده می نمایند. بنابراین به طور خلاصه می توان گفت، فرصست گرایی و موقتی بودن، پایه و اساس روابط بین اعضاء ی این سازمانها می باشد همکاری در این سازمانها وابسته به محرکهای بازار بوده و قابلیت انعطاف پذیری بالایی به سازمان می دهد ۱]
۲-۱-۳) عناصر سازمانی سازمان های مجازی پویا 4
سازمانهای مجازی پویا متشکل از سه عنصر سازمانی پایگاه وب مجازی، سازمان مدیریت وب مجازی (واسط شبکه) و شبکه های پویا می باشند ۸، پایگاه وب مجازی، به منزله جایگاهی است که در آن شرکتهای عضو در مورد استانداردها، قوانین و آئین نامه های لازم جهت تسهیل فرایند شریک گزینی و همکاری در شرکتهای مجازی با هم توافق کرده، به یکدیگر اعتماد می کنند. دومین و مهمترین عنصر، سازمان مدیریت عمومی مجازی یا واسط شیکه است که اولین نقطه تماس برای مشتری می باشد و وظیفه مدیریت پایگاه وب مجازی و مراحل شکل گیری سازمان مجازی را بر عهده دارد. این واسط به سازمانهای موجود کمک کرده تا مشارکتی استراتژیک را شکل داده، فعالیتهای شبکه را سازماندهی نموده و فرصتهای جدید بازار را شناسایی نمایند توسعه مفاهیم شبکه، ارتقا همکاری، سازماندهی سازمانهای شرکت کننده، اتصال آنها به طراحان محصول، متخصصان بازار، ارائه دهندگان آموزشی برنامه های خدماتی صنعتی به منظور رقابت موفقیت آمیز سازمانهای شرکت کننده نیز از دیگر وظایف واسط می باشد{۴]. سومین عنصر سازمانی، شبکه های پویایی هستند که توسط واسط شبکه جهت مشارکت در پروژه ای خاص میان شرکتهای موجود در پایگاه وكب مجازی دور یکدیگر جمع گردیده اند (شکل1 )
سازمانهای وب مجازی می توانند به صورت همزمان در ایجاد چندین سازمانی مجازی شرکت نموده و بعد از اتمام پروژه سازمان مجازی پویا منحل و سازمانهای شرکت کننده به جمع سازمانهایی که در پایگاه وب مجازی قرار دارند بر می گردند. سازمانهای مجازی پویا بر مبنای مشارکت برای ایجاد ارزش افزوده فعالیت می نمایند و می توانند زنجیره ارزش عمودی یا افقی داشته باشند ۹].

۲-۳) حافظه سازمانی
حافظه سازمانی، مفهوم جدیدی است که بر فرایند و ابزارهای ذخیره و بازیابی دانش سازمان تاکید دارد و امکان یادگیری سازمانی و بهبود مستمر آن را نیز فراهم می سازد.به عقیده آتوود، حافظه سازمانی، ترکیبی از تجربه ها و مهارتهای ناشی از انجام پروژه ها و تولید محصولات و همچنین تصمیماتی می باشد، که بر اساس دانش ضمنی نهفته در توانایی اشخاص اتخاذ می گردد ۱۱]. در تعبیری دیگر، حافظه سازمانی را مشتمل بر محتویات ذهنی (اطلاعات، داده) و ساختاری (نقشها، معماری ها و رویه های عملیاتی) در یک سازمان دانسته اند، که اطلاعات مفید ذخیره شده در تاریخچه یک سازمان را نیز شامل می شود. این حافظه می تواند در ذهن اشخاص، فرهنگ سازمانی، تغییرات سازمانی، ساختارهای سازمانی، اکولوژی سازمانی و آرشیوهای خارجی (به معنای داده های خارج از سازمان نه آرشیوهای خود سازمان) واقع شود. باید توجه داشت که اعضاء ی سازمان، اولین مکان حفظ و نگهداری دانش سازمانی به شمار می روندا .
یکی از دلایل حیاتی بودن حافظه سازمانی، ایجاد مزیت رقابتی می باشد. توانایی یک سازمان در جمع آوری، انتقال و بکارگیری دانش تولید شده حاصل از تجربه و بررسی فعالیتهای سازمانهای دیگر می تواند نتایج مهمی داشته باشد.
نتایج گروهی از محققان چنین نشان می دهد که هزینه مبادلات در سازمانهایی که از حافظه سازمانی استفاده می نمایند، کمتر بوده و زمان، تلاش و سرمایه لازم برای اجتماعی سازی نیروهای جدید و توجیه نمودن و هماهنگ کردن افرادی که موقعیت خود را تغییر می دهند و یا از یک پروژه به پروژه دیگر انتقال داده شده اند، با سهولت بیشتری انجام می گردد] ۱۲]، [۱۲]، [۱۴]. از سوی دیگر بنابر دیگر تحقیقات صورت گرفته، سازمانهایی که به طور موثری می توانند دانش موجود در حافظه سازمانی را مدیریت نمایند، در اوج تغییرات و موج های آشفته محیطی، از ثبات بیشتری برخوردار هستند و قادرند به فرایند یادگیری و ایجاد خلاقیت و نوآوری ارتقا و سرعت ببخشند.[۱۳] [۱۵] با چنین دیدگاهی، در قسمت بعد جایگاه حافظه سازمانی در یادگیری سازمانهای مجازی مورد بررسی قرار می گیرد.
۳-۳) یادگیری سازمانی در سازمانهای مجازی
امروزه یادگیری سازمانی برای بقاء سازمانها ضروری و مهم می باشد. به گونه ای که بهبود فرایندهای یادگیری به عنوان یکی از معیارهای اصلی اثربخشی سازمانی و مزیت رقابتی پایدار مطرح می باشد [۱۶]. به بدین منظور، سازمانها باید به صورت کارا و اثربخش، دانش و خبرگی را در سازمان خود ایجاد، مکان یابی، اکتساب و به اشتراک بگذارند تا توانایی مواجهه با مشکلات و فرصتهای ایجاد شده در محیط را داشته باشند، با چنین دیدگاهی گاستون و هالوران ، بر مبنای مدل های سیبورا، هویر و گاروین ، مدل چرخه یادگیری سازمانهای مجازی را در چهار گام معرفی نمودند [۱۷](شکل ۲). در این مدل شناخت مکان دانش در سازمان اولین گام چرخه یادگیری به حساب می آید. پس از شناخت مکان دانش، نوبت به اکتساب، توزیع، تفسیر و ایجاد حافظه سازمانی می رسد که در سال ۱۹۹۱ در مدل چهار سازه یادگیری سازمانی هوبر ارایه شده است ( شکل ۳).

در سازمانهای مجازی پویا دانش لازم، بین سازمان های شبکه پویای مجازی پراکنده است. در چنین وضعیتی، اکتساب دانش، نیازمند جمع آوری دانش از تمام سازمانهای شرکت کننده در فرایند تولید می باشد. این امر نیز بستگی به میزان همکاری و ماهیت ارتباطات بین اعضاء در شبکه پویای مجازی دارد، چرا که این سازمانها نیازمند تبادل اطلاعات و دانش به منظور دستیابی به اهداف مشترک و پشتیبانی از عملیات روزمره سازمان می باشند یادگیری سازمانی زمانی موفقیت آمیز خواهد بود که دانش تولید شده، بین شرکای سازمان مجازی توزیع گردد ۱۸]. در سازمان مجازی، دانش تولید شده باید بدون توجه به مکان جغرافیایی سازمان تولید کننده، در اختیار تمام افرادی که نیازمند آن دانش می باشند، قرار داده شود[۱۹]. از سوی دیگر در یک سازمان پروژه محور همچون سازمان مجازی پویا، در اختیار داشتن دانش بیشتر، منجر به عملکرد بالاتر پروژه خواهد شد؛ بنابراین باید بر ایجاد دانش در این سازمانها تمرکز نمود. به منظور پشتیبانی از ایجاد دانش، سازمان باید بر فرایند یادگیری درون و بین پروژهای تأکید نماید [۲۰]. یادگیری درون پروژه ای شامل ایجاد و به اشتراک گذاری دانش در یک پروژه خاص می باشد که از طریق شناسایی مشکلات و حل آنها بر تحویل موفق پروژه تاکید دارد و یادگیری بین پروژه ای به معنای چگونگی انتقال دانش از یک پروژه به پروژه دیگر است. در کنار این دو نوع از یادگیری، آموخته ها" که از تجارب پروژه ها بدست می آیند نیز مطرح می باشد . نکته بسیار مهم دیگر، در این سازمانهای مبتنی بر پروژه این است که تیم های پروژه را اغلب افراد بسیاری تشکیل داده اند که در سازمانهای مختلفی در شبکه پویای مجازی مشغول به فعالیتند، لذا در شرایط مختلف لازم است به منظور پاسخ به فرصتهای متفاوت موجود در بازار، افراد مختلف با دانش و مهارت های مختلف و در زمانهای مختلف وارد سازمان گردند. در این صورت، افراد از یک پروژه به پروژه دیگر جابجا می شوند. این گردش باعث کاهش پتانسیل یادگیری افراد شرکت کننده در انجام پروژه ها می گردد. بنابراین دانش و مهارت شخصی و جمعی یا در فایلهای بایگانی قرار گرفته و عملاً به فراموشی سپرده می شود و یا در وضعیتی خوشبینانه در ذهن افرادی که پروژه ها را انجام داده اند، خواهد ماند [20] در این گام، یادگیری سازمانی از طریق اکتساب دانش صریح، حقایق، دانش ضمنی و تجربه صورت می پذیرد، که بدون استفاده از حافظه سازمانی امکان پذیر نخواهد بود[۲۱] گام سوم، شامل مدل یادگیری سازمانی گاروین می باشد که با تاکید بر چرخه یادگیری فردی - یادگیری شناختی، رفتاری و بهبود- سبب درونی نمودن تغییر رفتارها در مواجهه با یک عقیده جدید و بهبود عملکرد شخص می شود. این چرخه نهایتاً در گام چهارم با در نظر گرفتن زیر ساختها، دور جدیدی از یادگیری را در سازمان مجازی آغازمی نماید۔
4- مدل مفهومی پیشنهادی
با توجه به ویژگی های سازمانهای مجازی پویا، می توان گفت مواردی همچون دانش و تجارب اعضاء این سازمانها، پروژه های انجام گرفته و آموخته های مرتبط با آنها، فرهنگ مجازی و تاریخچه مدیریتی و بازاریابی آنها از جمله مواردی هستند که با مرور زمان به دست فراموشی سپرده می شوند. لذا با توجه به این خصوصیات ویژه، استفاده از یک حافظه سازمانی یکپارچه و منسجم، می تواند راه حل مناسبی جهت جلوگیری از این رویداد باشد. در ادامه با توجه به ادبیات موضوع بررسی شده اجزاء لازم جهت حافظه سازمانی این سازمانها پیشنهاد می گردد. هسته اولیه سازمانهای مجازی پویا را افراد تشکیل می دهد که با خود دانش و تجربیات گرانبهایی را حمل می کنند. بسته به جایگاه فیزیکی دانش، می توان آنرا به دو نوع دانش صریح و ضمنی تقسیم بندی نمود ۲۲]، [۲۳]. دانش صریح، دانشی قابل رمزگذاری و کدگذاری است که می توان آنرا به سادگی مخابره، پردازش و منتقل نموده و در پایگاه دادهها ذخیره کرد. در مقابل، دانش ضمنی، شخصی است و به راحتی فرموله نمی شود. این نوع دانش که از طریق به اشتراک گذاری آموخته ها با مشاهده و تقلید اکتساب می شود، ریشه در اعمال، رویه ها، تعهدات، ارزشها و احساسات افراد داشته و از طریق زبان قابل مخایره نیست [۲۴]. تجریه به همراه این دو نوع دانش، سبب یادگیری شخصی می شود که لازم است به یادگیری سازمانی بدل گردد. نتایج یادگیری سازمانی در حافظه اشخاص قرار می گیرد، بنابراین زمانی در یک سازمان مجازی پویای پروژه محور که بر اساس ماهیت آن بعد از انجام هر پروژه، افراد، سازمان را ترک نموده و دانش و تجربیات خود را به همراه می برند، یادگیری صورت می پذیرد که "حافظه شخصی" متشکل از دانش ضمنی و صریح تک تک افراد شرکت کننده در سازمان، به عنوان جزئی از حافظه سازمانی در نظر گرفته شود. از طرفی همانطور که گفته شد، این سازمانها متکی بر شبکه ای موقتی از چندین تیم پروژه هستند که از نظر تعداد اعضاع، زمان انجام پروژه و سایر ویژگیها متنوع اند، بنابراین استمراری در جریان پرسنل، مواد و اطلاعات وجود ندارد]۲۸[ این عامل سبب ضروری شدن تحصیل و ذخیره دانش چگونگی " حاصل از پروژه های مختلف انجام شده یا در حال انجام، چه درون پروژه ها و چه ما بین آنها می شود [۲۹]، [۳۰]. با ایجاد " حافظه پروژه که دامنه ای محدودتر نسبت به حافظه سازمانی دارد و پیاده سازی و سنجش مزایای حاصل از آن آسان تر است می توان جوابگوی این التزام بود. در این حالت با وجود یک "حافظه پروژه" در سازمان مجازی پویا، افراد جدید می توانند با بررسی و مطالعه ذخایر دانش پروژهای قبلی و کنونی سریع تر با پروژه ها آشنا شده و وظایف خود را به انجام دهند. علاوه بر این زمانی که یکی از اعضاء ی تیم پروژه، سازمان را ترک می کند، حداقل قسمتی از دانش غیررسمی وی در حافظه سازمانی باقی خواهد ماند که در صورت لزوم سازمان می تواند از آن استفاده کند [۱۴]. بدین منظور حافظه پروژه به عنوان یکی دیگر از اجزای حافظه سازمانی، مشتمل بر دانش درون پروژه ای، دانش بین پروژه ای، آموخته ها، دانش رسمی و غیررسمی پیشنهاد می گردد.
حافظه سازمانی فرایندی پویاست که به منظور هماهنگ شدن با نیازمندیها و شرایط کنونی، فرهنگ سازمانی یا به تعبیر شوارتز حافظه پنهان" سازمان را در بازبینی، اصلاح و پذیرش گذشته، درگیر می کند. در سازمانهای مجازی پویا بدلیل ویژگیهای خاصی چون: مبتنی بودن بر پایه تیم و کارکنان دانش مداره برخورداری از مالکیت تسهیم شده، رهبری تسهیم شده، وفاداری تسهیم شده، متکی بودن به فناوری اطلاعات، فاقد سلسله مراتب بودن، فعالیت مبتنی بر اعتماد و در نهایت انعطاف پذیرکی، مساله فرهنگی متفاوت تحت نام، فرهنگ مجازی مطرح است. فرهنگی که به تعبیر اش و برن ، از احساس مالکیت اشتراکی با توجه به