بخشی از مقاله
چکیده
تئوری مدیریت کلاسیک، سازمانها را بر اساس ساختار سازمانی آنها، ماهیت محصولاتی که ارائه میشود و یا پروژههای سازمان، طبقهبندی میکند . با توجه به ابهام در دنیای کسب و کار، دشواریها در تقسیم وظایف و بخشبندی زیر سیستمها، در اواخر قرن 20، سازمانها به سمت سازماندهی فعالیتهایشان در قالب پروژه و سازمانهای پروژه محور حرکت میکنند. هرچه سازمان انواع پروژههای متفاوتی را انجام دهد، سازمان متمایزتر می شود و پیچیدگی مدیریتی آن بیشتر میشود. سازمان پروژه محور به ساختار سازمانی خاصی اطلاق میشود که برای دوره موقتی شکل گرفته است تا شرکتها را قادر سازد، وظایف خاص خود را انجام دهند. جهت تحقق اهداف و علایق مشخص شده سازمان، مجموعهای از خدمات، فعالیتها و روشهای همکاری مورد نیاز میباشد. بسیاری از محققین علوم مدیریتی بر این باورند که در سازمانهای پروژه محور به دلیل وجود ویژگیهای خاص این سازمانها و مخصوصا طبیعت موقت فرآیندهای کاری و محیط پویای آنها، چالشهای خاصی برای سازمان، تیم پروژه و کارمندان موجود خواهد بود. در این تحقیق سعی بر آن است تا با بررسی متون مدیریتی و انجام مصاحبه با مدیران برخی از سازمان های پروژه محور به بررسی اجزای سازمانهای پروژه محور پرداخت.
کلمات کلیدی: اجزا، سازمانهای پروژه محور، ساختار سازمانی، مصاحبه.
.1عضو هیئت علمی دانشگاه تهران .2عضو هیئت علمی دانشگاه تهران
.3*کارشناس ارشد مدیریت پروژه و ساخت: Foroozanfar@ut.ac.ir
- 1 مقدمه
یکی از مهمترین عواملی که بر نحوه عملکرد سازمان موثر است و بسیاری از خصوصیات سازمان از آن ناشی میشود، ساختار سازمانی مورد استفاده در آن سازمان میباشد، 3 دسته اصلی از ساختارهای سازمانی عبارتند از: وظیفه ای، پروژهای و ماتریسی.
در یک سازمان پروژه محور، بخش مهمی از وظایف شرکت در قالب واحدهای سازمانی موقتی که برای برآوردن نیاز یک مشتری ایجاد شدهاند، انجام میشود. یکی از ویژگیهای شاخص سازمان پروژه محور، موقتی بودن واحد کسب و کار استراتژیک سازمان است. با تکمیل هدف پروژه، واحد کسب و کار منحل شده و اعضای تیم پروژه به پروژه جدید منتقل شده و یا به واحد وظیفهای، محصولی یا جغرافیایی اصلی خود بر میگردند.
در یک سازمان پروژه محور، اقدامات هماهنگ بین قلمروهای سازمانی، منبع ارزشآفرینی به شمار میروند. یک سازمان پروژه محور سازمانی است که:
• مدیریت بر مبنای هدف را به عنوان یک استراتژی سازمانی تعریف میکند.
• سازمانهای موقتی برای انجام فرآیندهای پیچیده ایجاد میکند.
• یک مجموعه از انواع پروژهها را مدیریت میکند.
• سازمانهای دائمی خاصی برای فراهم آوردن وظایف تلفیق شده، دارد.
• فرهنگ مدیریت پروژه آشکاری دارد.
• پروژه محوری ویژگی اصلی آن است.
تعاریف متفاوتی برای سازمان های پروژه محور وجود دارد. در این سازمان ها، ساختار پروژه ساختار غالب است .[1] به عنوان مثال، هابدی [2] این سازمان ها را اینگونه تعریف می کند که در آن ها، پروژه واحد اصلی برای تولید، نوآوری و رقابت است که در آن هیچ هماهنگی عملکردی رسمی در سراسر خطوط پروژه وجود ندارد. نسخه چهارم [3]PMBOK، ساختار سازمانی را از لحاظ سطح اختیارات مدیر پروژه بصورت زیر تعریف می کند: وظیفه ای، پروژه ای و ماتریسی است. ساختار وظیفه ای، رایج ترین شکل از سازمان است. این ساختار شامل حوزه های تخصصی در زمینه های مختلف عملکردی اعم از: حسابداری، بازاریابی و تولید می باشد و پروژه ها به طور کلی در درون یک بخش واحد اتفاق می افتند و اگر اطلاعات و یا کار پروژه ای از سایر بخش ها مورد نیاز باشد، درخواست مورد نیاز به رئیس بخش اطلاع داده می شود تا به رئیس بخش دیگر منتقل شود. در غیر این صورت، ارتباطات در حد درون پروژه می باشد، اعضای تیم، کار پروژه را علاوه بر کارهای معمول دپارتمان تکمیل میکنند. از سوی دیگر در ساختار پروژه ای، کل شرکت بر اساس پروژه ها سازمان یافته است. مدیر پروژه، پروژه ها را کنترل می کند، پرسنل به پروژه اختصاص داده شده و گزارشات را به مدیر پروژه می دهند. اعضای تیم تنها کار پروژه را انجام می دهند و زمانی که پروژه مورد نظر پایان می یابد، کارمندان به بخش مشخصی باز نمی گردند، آن ها باید در یک پروژه دیگر مشغول به کار شوند و یا کار دیگری را با یک کارفرمای دیگر آغاز کنند، به طور کلی، ارتباطات تنها در درون پروژه رخ می دهد. در سازمان ماتریسی، تلاش برای به حداکثر رساندن نقاط قوت موجود در هر دو ساختار وظیفه ای و پروژه ای می باشد . اعضای تیم به مدیر پروژه و مدیر وظیفه ای گزارش می دهند و با هر دو رئیس خود ارتباط دارند و اعضای تیم کار پروژه را در کنار کارهای معمول دپارتمان انجام می دهند.
اجزای اصلی مورد نیاز یک سازمان پروژه محور به منظور توسعه یک سیستم جامع، در شکل 1 نشان داده شدهاند [4] که در زیر به طور خلاصه توضیح داده می شوند.
شکل: 1 ارکان اصلی سازمان های پروژه محور
1. فرهنگ سازمانی: افراد تشویق می شوند تا هر چیز جدیدی را تجربه کنند و تحمل شکست را داشته باشند، تا از خطرات نترسند و به نوآوری ترغیب شوند. هر فرهنگ سازمانی در جهت عملیات و مدیریت آن استفاده می شود، بنابراین سازمان های پروژه محور باید فرهنگ سازمانی نوآورانه ای داشته باشند تا عملکرد و مدیریت آن ها خلاقانه شود و باعث ایجاد انگیزه و ابتکار در کارکنان شود.
2. توانایی در نوآوری: این گونه سازمان ها باید قدرت نوآوری و قابلیت مدیریت نوآوری بسیار خوبی داشته باشد، زیرا آن ها برای بقا و توسعه نیاز به نوآوری دارند و چراکه ابتکار کارآمدترین و موثر ترین راه برای بقا و توسعه می باشد.
3. مکانیزم مدیریت: اگر بخواهیم افراد را به داشتن ابتکار و خلاقیت تشویق کنیم، مکانیزم مدیریت و سبک این سازمان ها یا شرکت ها باید بر اساس مدیریت بر مبنای پروژه ها باشد. آن ها باید بر اساس کار گروهی، خود مدیریتی و پویایی در کارهای پروژه ای و عملیاتی عمل کنند، بنابراین، اساس سیستم مدیریت و سبک این سازمان ها باید بر اساس مدیریت خودمختار باشد تا افراد این سازمان ها یا شرکت ها را به نوآوری ترغیب کند.
4. ساختار سازمانی: اگرچه این سازمان ها دارای کارهای عملیاتی یا روزمره و پروژه ها یا وظایف منحصر به فرد می باشند، آن ها عملیات روزمره خود را نیز به عنوان یک پروژه انجام می دهد و روش مدیریتی پروژه های خود را با تمامی کارهای لازم جهت بقاء و توسعه در رقابت منطبق می کنند و قابلیت های نوآوری و شایستگی های خود را افزایش می دهند.
5. استراتژی های نوآوری: فرهنگ سازمانی این سازمان ها و یا شرکت ها باید دارای ارزش های مشترک در نوآوری باشند و باید بر اهمیت نوآوری تاکید داشته باشند. هسته اصلی فرهنگ این سازمان ها باید افراد را به کسب تجارب جدید با انگیزه افزایش نوآوری تشویق کنند.
تورنر و هومان [5] (2000) سه هدف سازمانهای پروژه محور را شناسایی کردند:
• عدم تمرکز مدیریت از مدیران ارشد به مدیران پروژهها
• انتقال دانش بین پروژهها و سازمانهای پروژه محور
• تاکید بر هدفگرایی و توسعه کارکنان
زمان، وظیفه، تیم وتعامل چهار مفهومی هستند که تفاوت یک پروژه با سایر شکلهای سازمان را نشان می دهند. علاوه بر کمیاب بودن منابع، اهمیت زمان در این حقیقت نهفته است که هر پروژه موقتی است و بسیاری از پروژههای عالی، با تاخیر انجام شدهاند. طبق گفته لوندین و سودرهولم [5] (1995)، وظیفه چه مختصر باشد چه قابل تکرار، حرکت سازمان به سمت اهداف را تسهیل میکند، افراد را با به اشتراک گذاشتن و تغییر انتظارات و تجربیات، به تیم پیوند می زند، مبنایی را برای تعهد، انگیزش، ارتباطات و رهبری ایجاد میکند و تیمهای پروژهای را به محیط ارتباط می دهد . سرانجام تعامل، هم فرآیند انتقال به سمت ایجاد هدف سازمانی خاص یا انتقال از طریق مشارکتهای پروژههای افراد است و هم چگونگی پیشرفت از تعریف پروژه تا خاتمه آن را تعیین میکند .[5]
بر این اساس سازمانهای پروژه محور، رویکرد یک سازمان را تغییر میدهد. در این سازمانها، سلسله مراتب و بوروکراسی بسیار ضعیفتر میشود و موفقیت کار راه شغلی هر فرد بستگی به نتایج پروژههایی دارد که در آن کار می کند، نه مدت زمانی که یک فرد در یک پست قرار دارد و و نه سیاستهای سازمان. سازمان مدیران اجرایی را پرورش میدهد که پروژهها را مدیریت کنند، آنها لزوماً متخصصان فنی نیستند. آنها متخصص در اداره پروژههای بسیاری هستند. در نتیجه سازمان بسیار منعطف شده و قادر به
پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر مشتریان خواهد بود.
در اقتصاد مبتنی بر دانش، بسیاری از سازمانها با در اختیار نگهداشتن نوآوریهایی که در گذشته (عصر تولید انبوه) و از طریق سازمانهای سلسله مراتبی و بسته کسب کردهاند، با مشکلات زیادی روبرو هستند .[5]
از آنجایی که پروژهها اغلب تک منظوره بوده و شامل وظایف موقتی و پیچیده هستند، نمیتوان آنها را به سادگی در قالب
فرآیندهای سازمانی معمول قرار داد و اغلب نیازمند بکارگیری مدلهای جدید سازمانی بوده و اقدامات و تکنیکهای مدیریتی خاصی را طلب میکنند.
- 2 تعریف سازمان پروژه محور
سازمان پروژه محور به تعریف گاریس (1990)، سازمانی است که افراد در آن:
1. مدیریت پروژهها را، بعنوان استراتژی سازمان خود معرفی میکنند.
2. از پروژهها و برنامهها درجهت اجرای فرایندها استفاده میکنند.
3. در آنها، یک سبد پروژه، شامل پروژههای مختلف داخلی و خارجی، مدیریت میشود.
4. دارای سازمانهای خاص دائمی مانند یک دفتر مدیریت پروژه برای ارائه عملکردهای یکپارچه میباشند.
معمولا سازمانهای پروژه محور ایده آل، با خصوصیت یک سازمان مسطح و فرهنگ مدیریت پروژه قوی شرح داده میشود. در واقع، آن خصوصیتی که سازمانهای پروژه محور را از سایر سازمانها متمایز میکند، این است که محوریت این سازمانها بر پروژهها می باشد و مدیران، دستورالعملها و سیاستهای کاری و فرهنگ سازمانی و استراتژیهای سازمان خود را براساس چالشهای مدیرتی پروژهها شکل میدهند. ممکن است که سازمانهای پروژه محور در بسیاری از صنایع مختلف با پروژههایی با ابعاد و انواع متفاوت دیده شوند. پروژه محور بودن در حقیقت یک ساختار است و یک سازمان ممکن است تصمیم بگیرد که محوریت پروژه در تمامی سازمان (مانند سازمانهای عمرانی) یا تنها برای برخی از واحد های سازمانی (مانند توسعه محصولات بخش تولیدی یک شرکت) حاکم باشد.
- 3 انواع سازمان های پروژه محور
زمانی که ساختار برمبنای پروژه، در یک کسب و کار واقعی استفاده میشود، میتوان به انواع زیر اشاره کرد:
• سازمان پروژهای ماتریسی
• سازمان پروژهای خالص
• سازمان پروژهای خطی
• سازمان پروژهای خطی کارکنان
- 4 تیم پروژه
تیم پروژه تیمی است که اعضای آن معمولا به گروهها و توابع وظیفهای متفاوتی متعلق هستند که گرد هم جمع شدهاند و به برخی از فعالیتهای یک پروژه واحد تخصیص یافتهاند .[6]
در یک پروژه کوچک، تیم پروژه ممکن است تنها شامل یک عضو تمام وقت باشد که همان مدیر پروژه است. سایز پروژه، سایز تیم پروژه را مشخص میکند و اگر پروژه در آینده گسترش یابد، تیم کامل پروژه ایجاد میشود، با این حال تیم پس از اتمام پروژه منحل خواهد شد. معمولا یک تیم شامل 2 تا 20 نفر میباشد در حالی که برخی معتقدند که در کار گروهی موثر، تعداد کارمندان برای کنترل باید زیر 10 نفر باشد .[7] ساختار تیم پروژه نیز بر اساس نوع سازمان پروژه انتخاب میشود، معمولا سازمان پروژهای ماتریسی، نسبت به سازمان پروژهای خالص، دارای تیم پروژه تمام وقت میباشد.
شکل:2 ساختار تیم پروژهای کامل
تیم پروژه شامل اعضای متفاوتی زیر نظر مدیر پروژه میباشد که برخی از آنها پاره وقت کار میکنند و یا دارای مسئولیتهای عملکردی میباشند برای مثال در سطح 3 شکل ساختار تیم پروژهای کامل (شکل(2، متخصصان عملکردی تا زمانی که در خدمت مدیر پروژه هستند 2 مسئول دارند که ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی در گزارشدهی و تعارض بین شرکت مادر و تیم پروژه شود و درنتیجه باعث تضعیف در وفاداری گردد، به ویژه هنگامی که کارمندان در مرحله دوم برای کمک به پروژه از بخش عملکردی به پروژه منتقل میشود. بنابراین، جدایی فیزیکی متخصصان از دفتر مشکلات زیادی را در برقراری ارتباطات ایجاد میکند، اگر این فاصله زیاد باشد، تلاش زیادی در برقراری ارتباط مورد نیاز است، در زمانی که مشکلاتی ایجاد میشود ، متخصصان در درخواست کمک و یا ارائه گزارش گیج میشوند، درنتیجه سیستم گزارش دهی دوگانه آزاد دهنده به نظر میرسد .[8]
-4-1 خصوصیات تیم پروژه [7]
▪ خروجی کارگروهی نسبتا موثرتر از مجموع خروجیهای فردی است.
▪ تصمیم گیری توسط تیم جامع و دقیق میباشد.
▪ ایجاد انگیزه در سطح بالا نسبت به دیگران، یک مسئولیت ذاتی در تیم میباشد.
▪ اعضای تیم میتوانند کمک زیادی را در انجام وظایف خود از دیگران دریافت کنند.
-4-2 کار گروهی
کار گروهی به عنوان موردی که کارمندان با یکدیگر کار میکنند، معرفی شده است، که شامل گروه هایی از افراد است که با اشتراک مهارتها و دانش خود کار میکنند. کار گروهی یک رویکرد مدیریتی است که شامل گروهی از کارمندان با چند قابلیت است که به سازماندهی و تخصیص وظایف می پردازد و مسئول تمامی جوانب تولید و کنترل کیفیت است.
مهارتها و نگرش کاری مورد نیاز در مدیریت:
بر اساس نظریهای [7]، موفقیت مدیر پروژه به دو جنبه نگرش و مهارت ها بستگی دارد. نگرش، نحوه تفکر مدیر پروژه نسبت به یک موضوع خاص را نشان میدهد و بر میزان نفوذ او موثر خواهد بود.
نگرشهای پیشنهادی برای یک مدیر خوب:
• تلاش برای خرسندی مشتریان و سهامداران به یک میزان.
• پذیرش چالشها و مسئولیتها (چالشها فرصت مناسبی برای کشف استعدادها و حفظ آمادگی برای هماهنگی با محیط متغیر میباشد).
• تمرکز بر انجام فعالیتها بجای به تاخیر انداختن آنها
• استفاده بهینه از منابع (مدیر پروژه باید بودجه را به خوبی کنترل کند، این کار، کار آسانی نیست، او باید اتلاف ها را در همه فعالیت ها حداقل کند).
• مدیر باید نتیجه گرا باشد و در شرایط پیچیده بر هدف تمرکز کند.
• دارای اعتماد به نفس باشد (افراد به شخصی احترام میگذارند و پیروی میکنند که اعتماد به نفس دارد، بنابراین این خصوصیت را حفظ کرده و به زیردستان خود نشان دهید).
• اهداف شخصی او با سازمان پروژه سازگار باشد، تا تیم پروژه درک کنند که مسیر مدیر پروژه و سازمان هماهنگ است.
- 5 مدیریت منابع انسانی
-1-5 ویژگیهای موثر
برخی از نویسندگان ویژگیهایی را در مورد مدیریت منابع انسانی در شرکتهایی که پروژهها را انجام میدهند، معرفی کردهاند، این خصوصیات نشان میدهند که سازمانهای پروژه محور ویژگیهای خاصی دارند که باعث ایجاد الزامات خاصی درمورد سیاستهای
مدیریت منابع انسانی میگردد. برخی از ویژگیهای مربوط به مدیریت منابع انسانی در سازمانهای پروژه محور در زیر ذکر شدهاند:
▪ مدیریت بر مبنای پروژهها، به عنوان استراتژی سازمانهای پروژه محور.
▪ طبیعت موقت پروژهها.
▪ پویایی.
▪ منابع سبد پروژه و نقشهای مورد نیاز.
▪ پارادایمهای مدیریتی خاص.
