بخشی از مقاله
چکیده
هدف اصلی این پژوهش بررسی یکی از موانع ساختاری مدیریت کیفیت جامع درکتابخانه های مستقر در شهرخرم آباد - تخصصی، دانشگاهی و عمومی - می باشد. روش پژوهش توصیفی وکاربردی و ابزار پژوهش پرسشنامه بوده است، جامعه مورد نظردراین پژوهش شامل115 نفر از مدیران وکارمندان شاغل درکتابخانه های مورد پژوهش - به علت محدودیت نمونه گیری صورت نپذیرفته است - بوده است .
دراین پژوهش یکی از فاکتورهای موانع ساختار سازمانی - رسمیت - ، و نیز مفاهیم TQM ازقبیل توجه به مشتری، وضعیت پاداش و ترفیع، احساس تعلق به کتابخانه و توجه به بهبود مستمردرخدمات مطرح شده است که داده های استخراج شده از پرسشنامه ها ضمن استفاده از آمار توصیفی وبا کمک نرم افزار SPSSو انجام آزمون آنالیز واریانس مورد تجزیه وتحلیل قرار گرفت .
فرضیه این پژوهش که پس از تجزیه و تحلیل نتایج به دست آمده، مورد تائید واقع شد، و پس از تست فرضیه و تائید از نتیجه به دست آمده مشخص شد که در راه استقرار مدیریت کیفیت جامع در کتابخانه های مورد پژوهش رسمیت ازموانع اساسی ساختاری می باشد . با توجه به نتایج فوق نگارنده درخاتمه پیشنهاداتی را جهت بهبود وضعیت ساختاری سازمانی و مدیریت کیفیت جامع در کتابخانه های مورد مطالعه ارائه کرده است.
مقدمه
انسان ها به عنوان کارکنان سازمان می توانند دارای نگرشهای مختلف باشند.وابستگی شغلی و تخصص اشخاص از نگرشهای مهم شاغلین می باشد. شاید اصطلاح مدیریت کیفیت جامع از متداول ترین اصطلاحات تجاری باشد که در سالهای اخیر در مورد تمامی تلاش های انجام شده برای پیشبرد و بهبود کیفیت به کار رفته است . مدیریت کیفیت جامع را می توان مشارکت تمامی افراد و اجزای سازمان از طریق کار گروهی در پیشرفت و اصلاح مستمر دانست. در این تحقیق با تاکید بر یکی از موانع ساختار سازمانی استقرار مدیریت کیفیت جامع در کتابخانه های شهر خرم آباد - رسمیت- ویژگی های کارکنان مسئولان کتابخانه و ساختار اداری کتابخانه های شهر خرم آباد مورد بررسی قرار می گیرد.
بیان مساله
آیا عامل رسمیت در استقرار مدیریت کیفیت جامع - T.Q.M درکتابخانه های شهر خرم آباد موثر است؟ عصری که در آن زندگی می کنیم عصر دانش نام دارد. اطلاعات یکی از عوامل اصلی و زیر بنایی توسعه اجتماعی - اقتصادی در هر کشورمی باشد و نقش و اهمیت آن در روند رشد کشورها بر کسی پوشیده نیست. کتابخانه نقش به سزا یی را در پیشرفت علم و تکنولوژی ایفا می کنند و همواره به عنوان ارائه کنندگان اطلاعات مطرح بوده اند.
اصول مدیریت در کتابخانه ها در بیشتر مواقع با اصول مدیریتی همگام است و تئوریهای مدیریت تاثیر عمیقی بر اجرای مدیریت در کتابخانه ها داشته است. پایه واساس مدیریت کیفیت تئوریهای مدیریت کیفیت است. برای این منظور می بایست به تعریف کیفیت بپردازیم، کیفیت چیست؟
در دهه پنجاه میلادی دمینگ و فیگن باوم مفهوم جدید کیفیت را این گونه بیان نمودند :" کیفیت مفهوم وسیعی است که تمام بخش های سازمان نسبت به آن متعهد هستند و هدف آن افزایش کارایی کل مجموعه است به طوری که مانع پدید آمدن عوامل مخل کیفیت شود و هدف نهایی آن مطابقت کامل با مشخصات مورد نیاز مشتری با هزینه برای سازمان است که منجر به افزایش قابلیت می شود
استقرارمدیریت کیفیت در کتابخانه ها دارای مزایای زیادی است از جمله می تواند به کاهش هزینه ها، جلوگیری از اتلاف منابع، ارتقای کیفیت و کمیت خدمات، کاهش بوروکراسی وافزایش کارایی و بهره وری، ایجاد انگیزه و رضایت شغلی در کارکنان و مراجعین به کتابخانه شود. یکی از عوامل موثر بر کیفیت در کتابخانه ها ساختار سازمانی آن می باشد که تعیین کننده نحوه ارتباطات، جایگاه تصمیم گیری، نحوه گزارش گیری و سلسه مراتب اختیارات است.
عصری که در آن هستیم عصر اطلاعات است و جامعه کنونی جامعه دانشی است لذا برای رسیدن به اهداف علمی خود نیاز به کتابخانه های فنی و کارآمد دارد و یکی از مولفه های کتابخانه کارآمد، داشتن ساختار متناسب با اهداف موسسه مادر است. لذا بررسی ساختار سازمانی کتابخانه ها از جهات متفاوتی بازکاوی می شود درواقع ساختار سازمانی به عنوان آیینه تمام نمای قواعد، مقررات، رویه ها، استانداردها، جایگاه تصمیم گیری، نحوه ارتباطات به تفکیک بخش ها به مشاغل و تلفیق آنها به سلسله مراتب اختیارات مورد نظر است.
با توجه به اینکه در زمینه کتابخانه هاخصوصاً کتابخانه های عمومی، تخصصی و دانشگاهی مطالب زیادی گفته شده است و از جهات متفاوتی به آنها پرداخته شده است، اما در زمینه ساختار و موانع ساختاری کتابخانه ها هنوز آنچنان که شاید، شناسانیده نشده است. ضرورت پرداختن آنها به عنوان مراکز تولید علم و اطلاع رسانی در جامعه معرفی کرد و در حال خدمت به تمامی انسانها هستند و از سردمداران تولید دانش می باشد.
ساختار نقش مهمی ایفا می کند لذا، به بررسی رسمیت یکی مهمترین موانع ساختاری کتابخانه از لحاظ استقرار مدیریت جامع پرداخته و آن را از جهات متعددی بازکاوی می نمائیم. هدف این تحقیق بررسی عامل رسمیت در استقرار مدیریت کیفیت جامع - T.Q.M - درکتابخانه های شهر خرم آباد می باشد. بر اساس وضعیت مشاهده شده در کتابخانه های شهر خرم آباد و عدم رضایت مراجعین و کارکنان از شرایط موجود و نگرانی های موجود مسئولین نگارنده در صدد برآمده تا یکی موانعی که از استقرار مدیریت کیفیت جامع در کتابخانه های شهر جلوگیری می کند به عنوان رسمیت، را مورد مطالعه قراردهد.
پرسش های اساسی پژوهش
آیا عامل رسمیت، در استقرار مدیریت کیفیت جامع - T.Q.M - درکتابخانه های شهر خرم آباد موثر است؟
تعاریف نظری و عملیاتی متغیرها تعاریف عملیاتی
کیفیت: منظور از کیفیت در این پژوهش بهبود سطح خدمات کتابخانه و رضایت مراجعین وکارکنان از خدمات کتابخانه است . مدیریت کیفیت جامع : سیستم مدیریت کیفیت فراگیر - - T.Q.M یک پیکره متحرک معنی دار، هدفمند و زنده است که همه اجزایش از یک قلب تغذیه می شوند و با یک روح زنده اند
ساختار سازمانی : سیستم روابطی که به طور غیر رسمی شکل گرفته و به طور رسمی تصویب شده و حاکم بر فعالیت های افراد است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند، ساختار به عنوان یکی از اجزاء سازمان می باشد که از سه عنصر رسمیت، پیچیدگی و تمرکز تشکیل شده است
رسمیت :مقصود میزان اتکا سازمان به رویه ها برای هدایت رفتار کارکنان است تعهدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکنانش به قوانین مقررات و رویه ها متکی استطبیعتاً. سازمان ها از جهت درجه رسمیت با یکدیگر متفاوت هستند. رسمیت وقتی زیاد است که رویه های رسمی زیاد باشد و شیوه های انجام کار بطور دقیق مشخص شده باشد به میزان یا حدی که مشاغل سازمانی استاندارد شده اند اشاره می کند.
اگر شغلی از میزان رسمیت بالایی برخوردارباشد، متصدی آن برای انجام دادن فعالیت های مربوط به آن شغل و اینکه چه موقع و چگونه انجام گیرد از حداقل آزادی عمل برخوردار است. در چنین حالتی از کارکنان انتظار می رود رسمیت یکسان را با روش معینی به کار ببرند. که منجر به نتایج از پیش تعیین شده ای می گردد. حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکناش به قوانین، مقررات و رویه ها متکی است رسمیت نام دارد و یا به میزان اسناد و مدارکی اطلاق می شود که در سازمان وجود دارد .
در این اسناد روشها، شرح وظایف، مقررات و سیاست هایی را که سازمان باید رعایت و اجرا نماید نوشته شده ازاین رو وقتی رسمیت بالاست، شرح شغلهای مشخص، قوانین و مقررات زیاد و دستور العمل های روشنی در خصوص فرایند کار در سازمان وجود دارد. وقتی رسمیت کم است، رفتار کارکنان به طور نسبی می تواند برنامه ریزی نشده باشد. در چنین موقعیتی افراد از مشاغل خود در بکارگیری نقطه نظرات خود از آزادی عمل بیشتری برخوردارند و همچنین رسمیت نوعی معیار استاندارد کردن است. چون آزادی عمل فرد با رفتار برنامه ریزی شده به وسیله سازمان رابطه معکوس دارد لذا استاندارد کردن موجب می شود شقوق رفتاری را که کارکنان از خود نشان می دهند حذف گردد. بلکه ضرورت در نظرگرفتن شقوق رفتاری به وسیله آنان در مشاغل شان را از میان بر می دارد .
1-6-اهداف پژوهش اهداف علمی
تعیین میزان آمادگی برای استقرار مدیریت کیفیت جامع از بعد رسمیت در کتابخانه های شهر خرم آباد شناخت یکی از موانع ساختاری، شناسائی و معرفی مدیریت کیفیت جامع کتابخانه های شهر خرم آباد می باشد.
اهداف کاربردی
آشنایی مدیران کتابخانه با اصول کیفیت جامع، فراهم نمودن شرایط مناسب برای مشارکت کارکنان فراهم نمودن زمینه افزایش بهره وری در کتابخانه است. استقرار مدیریت کیفیت جامع منجر به روان سازی انجام وظایف مدیریت و کارکنان از یک طرف و امکان وصول نتایج دقیق و مناسب از عملکرد به واسطه استقرار سیستم کنترل و ارزشیابی مناسب خواهد شد. بیان نارسائی های فعلی در امور اداری سازمان به منظور کاهش رسمیت و تعدیل برخی مقررات داخلی و نامتناسب با وضعیت فعلی کتابخانه.
فایده پژوهش
با توجه به اینکه در سازمان کتابخانه های شهر خرم آباد تاکنون
تحقیق جامعی در خصوص رسمیت که یکی از موانع ساختاری مدیریت کیفیت جامع است صورت نگرفته است و با توجه به مشکلات ناشی از عامل رسمیت در کتابخانه های شهر خرم آباد، پیشنهادمی شود ازنتایج این تحقیق در طراحی ساختار سازمانی بر اساس مدیریت کیفیت جامع در کتابخانه های مختلف در شهر خرم آباد استفاده شود. اگر این مساله مورد تحقیق قرار گرفته و فواید آن مورد استفاده مدیران و مسئولان کتابخانه های شهر خرم آباد قرار گیرد می توان در پیشرفت هدف های سازمانی خود موفقیت حاصل کرده و کارکنان و مسئولان کتابخانه را به نحو موثری درگیر مسائل و مشکلات سازمان و برطرف کردن آنها نمایند.
متغیرهای پژوهش
در این تحقیق متغیرهای مستقل رسمیت مدیریت کیفیت جامع می باشد. و متغیرهای وابسته کتابخانه های - عمومی، تخصصی ودانشگاهی - شهر خرم آباد می باشد.
ادبیات و پیشینه پژوهش
رسمیت بخشی:
رسمیت بخشی به میزان یکدست - استاندارد - کردن مشاغل سازمان ها بستگی دارد. اگربه شغلی رسمیت بسیار داده باشند، آن وقت متصدی شغل درمورد کار مورد نظر، چگونگی و زمان انجام دادن آن، از حداقل اختیار برخوردار خواهد بود. آنچه از این کارمندان می خواهند آن است که نحوه برخوردش با داده های به خصوص،دقیقاً به یک نحو باشد و نتیجه کارش بازدهی یکسانی داشته باشد.
برای هر شغل، شرح وظیفه ای صریح، قوانین سازمانی بی شمار و روندهای مشخصی وجود دارد و خود نمونه ای است از روند معمول کار در سازمان های بسیار رسمی. هر جا رسمیت پایین باشد، رفتارهای کارنسبتاً بدون برنامه ریزی است و کارمندان در کارها آزادی عمل و اختیار بسیاری دارند. چون اختیار فرد در شغل، با میزان رفتار برنامه ریزی شده به وسیله سازمان رابطه ای معکوس دارد، هر چه میزان یک دست کردن امور بالاتر رود، میزان داده های کارمندان در مورد چگونگی انجام یافتن کار، سیری نزولی تر خواهد داشت.
یکدست کردن کارها نه تنها امکان دست یابی به رفتارهای ممکن دیگر را از بین می برد، بلکه نیاز توجه به راه های ممکن دیگر را نیز در کارمندان می خشکاند.میزان رسمیت داشتن ممکن است از سازمانی به سازمان دیگر و درمیان خود سازمان ها فرق کندمثلاً. مشاغل بخصوصی را می شناسیم که رسمیت کمتری دارند.
ویزیتورهای کتابهای دانشگاهی و نمایندگان ناشرانی که به سراغ استادان می روند تا آنها را در جریان انتشارات تازه خود قرار دهند، در کارشان آزادی عمل بسیاری دارند. آنها چرب زبانی ویزیتورهای حرفه ای را ندارند و میزان قوانین و روندهای حاکم بررفتارشاناحتمالاً از تصمیم یک گزارش هفتگی و توجه به توصیه های لازم در مورد جنبه های مثبت کتاب های منتشره تجاوز نمی کند. در آن سوی افراط و ویراستاران و کارمندان دفتری قرار دارد
که اگر ساعت 8 صبح در محل کارشان حاضر نباشند، از حقوقشان کسر می شود. آنها بایددقیقاً از مجموعه روندهایی که به وسیله مدیریت دیکته می شود پیروی کنند. واقعیت قضیه آن است که جزئی ترین مشاغلی که نیازی به مهارت ندارند - آنهایی کهطبعاً ساده ترین و تکراری ترین مشاغل به حساب می آیند - همان هایی هستند که بیشتر تابع رسمیت سطوح بالا هستند.
هر چه حرفه ای کردن مشاغل بیشترشود، این احتمال که رسمیت شغل در سطح بالاقراربگیرد کمتر است . البته استثنائات واضحی هم وجود دارد. رسمیت بخشی نه تنها با غیر حرفه ای بودن و یا حرفه ای بودن مشاغل بلکه نسبت به سطح سازمان و دایره موظف فرق می کند. کارمندان رده بالاتر سازمان ها به گونه ای فزاینده درگیر فعالیتهایی هستند که جنبه تکراری بودنشان کمتر است و به راه حل های منحصر به فردتری نیاز دارند.
هر چه مدیران به سطوح بالاتر سلسله مراتب نزدیک می شوند، قدرت اختیارشان نیز بیشتر می شود تا جایی که در بالاترین سطوح سازمان ها، میزان رعایت رسمیت به حداقل خود می رسد. نوع کاری که بر عهده افراد است، بر میزان رسمیت بخشی اثر می گذارد. مشاغل تولیدی از مشاغل فروشندگی یا تحقیقی رسمی ترند. زیرا تولید با فعالیت های ثابت و تکراری سروکار دارد و از جمله مشاغلی است که با موضوع کار یکدست تناسب دارد. اما دایره فروش به خاطر جواب گویی به نیازهای در حال تغییر مشتریان، یا کار تحقیق برای رعایت اصل نو آوری باید انعطاف پذیر باشد.
دامنه رسمیت:
میزان رسمیت بین سازمان ها با هم متفاوت است. در برخی مشاغل که آزادی عمل است از میزان رسمیت کاسته می شود و در برخی مشاغل که باید برای هر عمل و اقدامی یک روش استاندارد شده و خاص وجود داشته باشد رسمیت افزایش می یابد و از سوی دیگر در مشاغلی که نیاز به مهارت های چندانی ندارند و غالبا ساده و تکراری هستند و امکان رسمیت بیشتری است و در مشاغل حرفه ای این امکان زیاد وجود ندارد.
رسمیت نه تنها بر حسب اینکه مشاغل غیر تخصصی یا حرفه ای هستند تفاوت پیدا می کنند بلکه بر حسب مراتب سازمانی و واحدهای وظیفه ای سازمان نیز قابل تفسیر هستند. کارکنانی که در سطوح بالای سازمان قرار دارند و فعالیت هایی که کمتر تکراری بوده و مستلزم راه حل های برنامه ریزی شده اند، اشتغال دارند آزادی عمل مدیران با حرکت در طول سلسله مراتب سازمانی به طرف بالا افزایش می یابد. بنابراین رابطه رسمیت با سطوح سازمانی معکوس استمضافاً. اینکه نوع کاری را که افراد به آن اشتغال دارند، میزان رسمیت شغلی آنها را تحت تأثیر قرار می دهد
پیشینه پژوهش
مرغوزار - 1385 - پژوهشی با عنوان "بررسی ابعاد ساختارسازمانی
