مقاله حافظة سازمانی : رویکردی برای یادگیری سازمانی و مدیریت دانش

بخشی از مقاله

چکیده

حافظه سازمانی به عنوان ابزاری برای مدیریت دانش عمل می کند. هدف این تحقیق ارائه توصیفی از حافظه سازمانی، مدیریت آن، و چگونگی تأثیر آن در بهبود یادگیری سازمانی است. مطالب موجود در این تحقیق با روش کتابخانهای گردآوری شده است. در آخر بررسیها نشان داد که تأثیر وجود حافظه سازمانی در چرخه یادگیری، موجب می شود تا علاوه بر نوع اولیه یادگیری که یادگیری تکحلقهای نامیده میشود، نوع دیگری از یادگیری، به نام یادگیری دوحلقهای نیز به وجود آید؛ در نتیجه میزان یادگیری بالا میرود. درواقع میتوان نتیجه گرفت که در همه سازمانها -چه سیستم مدیریت حافظه سازمانی وجود داشته باشد، چه وجود نداشته باشد- یادگیری اولیه وجود خواهد داشت؛ در صورتی که نوع دوم یادگیری، فقط در سازمان های بکار برنده سیستم حافظه سازمانی وجود دارد.

مقدمه

دانش سازمانی سرمایه بسیار ارزشمندی برای یک سازمان محسوب میگردد که این دانش نیازمند مدیریت است. در این راستا بکارگیری یک سیستم اطلاعاتی منفعل کافی نبوده و نیاز به یک سیستم پویا احساس میشود. چنین سیستمی که یک سیستم حافظه سازمانی نامیده میشود وظیفه گردآوری دانش سازمانی و توزیع مجدد و فعالانه آن بین کارکنان و عوامل یک سازمان را بر عهده دارد. به بیان سادهتر این سیستم در اختیار یادگیری سازمانی است - ایازی، . - 1385 درواقع وجود چنین سیستمی در سازمانها بخصوص سازمانهای دانشمدار الزامی است. سازمان دانشمدار، سازمانی است که دارایی کلیدی آن، دانش است. مزیت رقابتی این سازمانها از داشتن دانش و استفاده اثربخش از آن سرچشمه میگیرد. حافظه سازمانی این دارایی کلیدی را از طریق گردآوری، ضبط، سازماندهی، توزیع، ترویج و استفاده مجدد از دانشی که توسط کارکنان ایجاد شده، توسعه و تقویت میکند.

حافظه سازمانی چیست؟

سازمانها دارای یک حافظه بخصوص میباشند: دانش مربوط به اینکه چگونه امور به انجام برسد، چگونه مسائل و مشکلات رسیدگی شود، و چگونه یک سازمان با دیگری در ارتباط باشد همگی جزئی از این حافظه است . - Ackerman & Halverson, 2004 - با یک دید ابزاری، میتوان گفت حافظه سازمانی دانشی است که برای انجام موفقیتآمیز فعالیتهای جاری مفید میباشد . - Jackson, 2007 - در واقع حافظه سازمانی ابزاری است که بوسیله آن دانش از گذشته به ارمغان آورده میشود و روی فعالیت های کنونی تأثیر میگذارد؛ در نتیجه به سطوح بالاتر و پایین تر از اثربخشی سازمانی منجر میشود.

به بیان دیگر سیستم حافظه سازمانی تجمیع دانشهای پراکنده در سطح سازمان را برعهده داشته و توزیع و استفاده مجدد از آنها را امکانپذیر مینماید. بنابراین حافظه سازمانی ابزاری است برای انتقال دانشی که در گذشته کسب شده به فعالیتهای جاری . - Stain & Zwass, 1995 - هدف مکانیزمهای حافظه سازمانی کسب و نگهداری دانش در داخل یک سازمان و بطور همزمان قابل بازیافت و استفاده مجدد نمودن آن است.

- dzbor & paralic, 2000 - یک روش خوب جهت بررسی حافظه سازمانی این است که 6 مجموعه از افراد، فرهنگ، تغییر1، ساختارها، بومشناسی2 و اطلاعات را در نظر بگیریم . - hachbarth and  افراد: افراد دارای خاطرات خودشان درباره آنچه روی داده است، میباشند. این مشاهدات باید به شکلی که افراد بتوانند از آن به عنوان یک حافظه کمکی استفاده کنند، ذخیره میشوند. حافظه سازمانی شامل مشاهدات و تجربیات افراد به شکل مناسبی میباشد که با نظامهای ارزشی و جهتگیریهای شناختی افراد قابل انطباق است. از آنجایی که در این سبد ما با تجربیات افراد سروکار داریم در واقع می توان گفت در اینجا ما با دانش ضمنی در یک سازمان مواجه هستیم که این دانش از تجربیات افراد سرچشمه میگیرد . - Walsh, 1991 -

تمامی سازمانها از شبکههایی جهت برقراری ارتباط افقی و عمودی بین کارکنان سازمان استفاده میکنند. بطور مشابه، کارمندان شبکههایی از منابع اطلاعاتی رسمی و غیررسمی ایجاد می کنند تا حافظههای شخصی خود را بوسیله دسترسی به حافظها و تجارب دیگر کارمندانِ با صلاحیت، توسعه بخشند. چنین شبکهای از افراد این امکان را به افراد دانش پژوه میدهد تا به حقایقِ صحیح، تماس داشته باشند. این افراد مردمانی هستند که به خاطر تخصص، برتری و مهارتهای حل مشکلی که دارند برای سازمان نگهداری میشوند . - hachbarth and grover, 2006 -

اطلاعات: نظام اطلاعاتی رسمی شامل میزان زیادی داده و اطلاعات است که جزئیات تراکنشها، تصمیمات و تغییرات را نشان میدهد؛ این مورد یک شکل محسوستری از حافظه سازمانی است. با توجه به دستهبندی که قبلا از دانش سازمانی ارائه شد میتوان گفت این سبد دارای دانش صریح است. دانشی که در قالب مقالات، کتابها، گزارشات، متن سخنرانی و ... در میآید که درواقع خروجی علمی سازمان به شمار میآید . - hachbarth and grover, 2006 -

فرهنگ: فرهنگ سازمانی روشی یاد گرفته شده برای دریافت، درک، و فکر کردن درباره مشکلات است که توسط افراد سازمان به سازمان انتقال داده میشود . تجارب گذشته روی مسائلی که در آینده ایجاد میشود تاثیر مستقیم دارند. ایجاد دانش در سازمان از فرهنگ سازمانی متأثر است. فرهنگ سازمانی به سختی قابل تغییر است، زیرا عقاید فرهنگی به طور مرتب در حال انتقال می باشد و هم جزئیات و هم مفهوم اطلاعات ممکن است دچار تغییر شود و یا از دست برود؛ اما این وسیله میتواند به میزان زیادی در تبادل اطلاعات واسناد سازمانی منعکس شود . - Walsh, 1991 -
تغییر: اطلاعات در بسیاری از تغییرات ایجاد شده در سازمان ها وجود دارند.

- Walsh, 1991 - در واقع تغییرات، فرایندهای تجاری در یک شرکت هستند که اغلب اتفاق میافتند. در این قسمت همیشه یک منطق قابل پیشبینی وجود دارد که آن جریانهایی از یک ورودی استاندارد به یک خروجی قابل انتظار است. در این سبد این مسأله مورد اهمیت است که چگونه فرایندهای گذشته و حال روی نحوه انجام فرایندهای آینده تأثیر میگذارد یا اینکه چگونه فرایندهای کنونی جایگزین فرایندهای گذشته شدهاند . - hachbarth and grover, 2006 -

ساختار: ساختارهای سازمانی باید در پرتومفاهیم رفتاریِ نقش افراد و روابطی که آنها با محیط پیرامون دارند در نظر گرفته شوند. نقش افراد، مخزنی برای حافظه سازمانی فراهم میکند. مواضع قدرت همگی روی اینکه چگونه اطلاعات ذخیره و یا تفسیر شوند تأثیر می گذارند. این مواضع، قوانین رسمی و غیر رسمی رفتارها را ارائه می دهند که به اطلاعات کمک می کند تا در یک چارچوب موقعیتی خاص قرار بگیرد . - Walsh, 1991 -

بومشناسی: محیط ساختار فیزیکی سازمان است. محیط فیزیکی موقعیت سلسلهمراتبی سازمان را نشان میدهد . همچنین نشان می دهد چگونه اعضای سازمان درباره سازمان فکر میکنند و اینکه افراد خارج از سازمان چه دیدی نسبت به یک شرکت خاص دارند . - hachbarth and grover, 2006 - محتوای حافظه سازمانی با این 6 مجموعه آشکار میشود که میتواند شامل حافظه بلند مدت و حافظه کوتاه مدت باشد. نشانههای فرهنگی و ساختاری در یک سازمان جزء حافظه بلند مدت سازمان هستند و تغییر آنها دشوار است؛ در صورتی که بخش مربوط به اشخاص و اطلاعات از اجزای حافظه کوتاه مدت هستند . - hachbarth and grover, 2006 -

بنابراین چالشی که در اینجا وجود دارد، رسمی کردن نظام حافظه سازمانی است که این به وسیله گرفتن تمامی داده ها و اطلاعات در این مجموعهها انجام میشود؛ به روشی که بتواند انتقال مؤثر بین اعضای سازمان را تسهیل نماید. مشکل در اینجا مدیریت مجموعههای پیچیده منابع اطلاعات است، به گونهای که موجب ارتقاء عملکرد افراد و عملکرد کلی سازمان، از طریق گسترش حافظه انسانی شود.

فرایندهای حافظه سازمانی

حافظه سازمانی شامل فرایندهای فراهمآوری، ضبط3، نگهداری و بازیابی می باشد. این فرایندها ابزاری را فراهم میکنند که به وسیله آن دانش از گذشته آورده میشود تا روی آینده تأثیر بگذارد.

فراهمآوری: گردآوری داده ها، اطلاعات و دانش از هر منبع قابل دسترس. این مرحله باید به عنوان مرحله گردآوری اطلاعاتِ جدید در نظر گرفته شود نه اطلاعاتی که در حال حاضر نگهداری میشوند. جستجو باید برای اطلاعاتی باشد که روزآمد، درست و اطلاعاتی که قابلیت اضافه شدن به پایگاه حافظه سازمانی را دارند، باشد. فرایند گردآوری شامل هم توانایی جذب دانش از محیط خارج، و هم توانایی ایجاد دانش جدید از طریق تفسیر و فرمولبندی اطلاعات جدید بدست آمده، میشود.

ضبط:4 شاید مهمترین جزء حافظه سازمانی باشد. مکانیسمهای متعددی به عنوان یک وسیله برای ضبط اطلاعات پیشنهاد میشود. سه گروه اصلی از این مکانیسمها عبارتاند از: طرحوارهها5، دست نوشتهها6 و نظامها. طرحواره یک ساختار شناختی فردی است که به افراد کمک میکند به طور مؤثر اطلاعات را پردازش و سازماندهی کنند. طرحواره ها را می توان به عنوان گروهبندی آشکاری از افراد، مکانها، و اشیاء در نظر گرفت؛ مثلاً سبد اطلاعات می تواند به وسیله طرحوارهها نظمدهی شود تا برای کاربر قابل فهمتر باشد.

دست نوشتهها توالی مناسبی از رخدادها را در موقعیتهای آشنا یا مرسوم شرح می دهند.  کارهای روزمره یا روش کار افراد شامل دست نوشتهها میشود . اسکریپت های سازمانی همان اسکریپتهای فردی هستند که به وسیله ارتباطات سازماندهی میشوند. نظام ها میتوانند این طرحوارهها و اسکریپتها را بوسیله خودکارسازی و اتصال آنها به یکدیگر، به روشی که اهداف متداول تسهیل شود، مدیریت کنند.

نگهداری: یکی دیگر از فرایندهای مهم حافظه سازمانی، نگهداری میباشد. اگر سازمان بخواهد به دانش و مهارت خود دسترسی داشته باشد، حافظهها باید نگهداری شوند.

بازیابی: چهارمین فرایند اصلی حافظه سازمانی می باشد. حافظههای سازمانی می توانند برای حمایت از حل مسائل و تصمیمگیری کاربرد داشته باشند؛ که حل مسائل به اطلاعات و داده های مناسب نیاز دارد که اینها باید به روش مناسبی بازیابی شوند.