بخشی از مقاله
بررسی رابطه بین اثر بخشی ارتباطات سازمانی و منابع قدرت مدیران
1-1) عنوان تحقيق:
بررسي رابطه بين اثر بخشي ارتباطات سازماني و منابع قدرت مديران-ادارات هفتگانه آموزش و پرورش مشهد- سال تحصيلي 85-84.
1-2) مقدمه
دنيايي را تصور كنيد كه در آن «ارتباط» وجود ندارد؛ در اين دنيا انسان،تنها و انفرادي زندگي مي كند و هرگز مشاركتي در تجربه اندوزي و علم ورزي ندارد! هرگز نمي تواند براي فائق آمدن بر مشكلات و محدوديتهاي شخصي،از اتحاد و يكپارچگي برخوردار شود! هرگز سهمي در اختراعات نداشته و از شانس و فرصت زيادي بهره مند نخواهد شد! در چنين جهاني انسان نمي تواند از ديگران تاثير بپذيرد و به گونه اي متقابل بر آنان تاثير بگذارد. در يك كلام:تصور چنين جهاني اگر ناممكن
نباشد،دشوار است.
اين تصور بسيار مشكل است؛ زيرا ارتباط طرح چنين سوالي را درزندگي بشري از ميان برده و غير قابل بحث نموده است. دنيايي كه ما در آن بسر مي بريم بسيار مبهم و پيچيده است. در جهاني بدون وجود ارتباط، تمدن- به مفهومي كه امروز مي شناسيم- امكان وجود و ظهور نداشته است. ما به وسيله ارتباط،موفق شده ايم علوم و آموخته ها و تلاشهايمان راتجزيه و تركيب كنيم. تواناييها و
تلاشها و آموخته هاي علمي ما را قادر ساخته است تا ظرفيت علمي،تكنولوژي و فرهنگي مان توسعه يافته و رو به تكامل و تعالي بروند. بدون وجود يك زمينه مناسب براي ايجاد ارتباط با يكديگر در سطحي قابل قبول انسان هرگز نمي‌توانست موقعيت ما قبل تاريخ را پشت سر گذاشته و به پيشرفتهاي كنوني دست يابد.
ارتباط از اين جهت مهم است كه سازماندهي را امكان پذير مي سازد و سازمانها نيز به نوبه خود افراد را قادر مي سازند تا در روش زندگي به سيستمهاي سازمان يافته موجود، دسترسي پيدا كنند. در هر حال اهميت و مفهوم واقعي يك ارتباط خوب مي تواند از ديدگاه‌ها و جنبه هاي گوناگون مورد توجه قرار گيرد.
منطقي است اگر بگوئيم درك و شناخت بهتري از ارتباط موجب ارتقاي سازمانها مي شود.
از طرف ديگر قدرت به عنوان يك عامل و عنصر بسيار مهم در اداره امور جوامع و سازمانها همواره دلمشغولي دولتمردان و مديران بوده است. مديران،قدرت را به عنوان جزئي بسيار سازنده در ساختار سازمان و وسيله اجراي تــعهــــدات آن مي دانند.
قدرت به عنوان مهمترين و نافذترين پديده اجتماعي جوامع انساني شناخته شده است. نتايج نفوذ قدرت در كليه سطوح سازمانهاي اجتماعي تجربه شده است. چون قدرت بخشي مهم و تاثير گذار در حيات سازماني مي‌باشد،محققين تلاش زيادي براي توضيح مسائل سازماني در اصطلاح «روابط قدرت» مطرح كرده اند، اول اينكه، واحدهاي تابعه سازمان را متاثر مي‌سازد،و دوم، در سطوح سازماني و روابط بين افراد سازمان تاثير قابل توجه مي گذارد. (فخيمي،1379).
1-3) بيان مساله:
فرايند ارتباطات يكي از فرايندهاي مهمي است كه بر روي اثر بخشي سازمانها و موفقيت مدير نقشي اساسي ايفا مي كند. تحقيق وبررسي در محيط سازمانها و حيات كاري نشان مي دهد كه بطور متوسط مديران سطوح مختلف بين 75% تا 95% از اوقات خود را صرف ارتباطات و پيام رساني مي كنند.
مكالمات تلفني،جلسات،بررسي گزارشها،دادن دستور و تعليمات، نوشتن نامه، بررسي اط
لاعات فاكس و تلكس، و فعاليتهايي از اين قبيل مثالهايي بر فرايند ارتباطات مي باشد. سيستم گردش خون در اعضاي بدن چه نقش مهمي را ايفا مي كند، ارتباطات نيز در سازمانها همان نقش را ايفا مي كند (امير كبيري،1377).
ارتباطات به عنوان يكي از مهمترين عناصر فرايند مديريتي محسوب مي شود. وجود ارتباطات موثر و صحيح در سازمان همواره يكي از اجزاي مهم در توفيق مديريت به شمار آمده است. به تجربه ثابت شده است كه، اگر ارتباطات صحيحي در سازمان بر قرار نباشد،گردش امور مختل شده و كارها آشفته مي شوند. هماهنگي، برنامه ريزي، سازماندهي، كنترل و ساير وظايف بدون وجود سيستم ارتباطي موثر در سازمان قابل تحقق نبوده و امكان اداره سازمان مهيا نخواهد بود. (ميرابي،1380).
طي مطالعاتي كه گري بينسون توسط سوالاتي كه براي 175 نفر از مديران شركتهاي بزرگ ايالتهاي غربي آمريكا فرستاد، روشن ساخت كه مهارتهاي ارتباطي چه شفاهي و چه كتبي نه تنها در احراز شغل بلكه در انجام موثر امور محوله تاثير بسزايي دارد. سوالات مطروحه در زمينه فاكتورها و مهارتهاي مهم و حياتي كه در استخدام دانشجويان فارغ التحصيل موثر بوده، می‌باشد در اين بررسي و تحقيق به عمل آمده، مشخص گرديد كه ارتباطات شفاهي (Oral commuinction ) به عنوان اولين و مهمترين مهارت و ارتباط كتبي (Write communication) دومين مهارت محسوب مي گردند. ( همان منبع).
با توجه به اندازه يا بزرگي سازمان، تكنولوژي پيچيده، ميزان پيچيدگي و رسمي بودن امور، ساختار طرح ريزي مي شود و بر اين اساس سيستم اطلاعاتي به وجود مي آيد. تعيين ساختار سازماني خود نشانه اي از مسير خاصي است كه تعيين كننده نوع ارتباط در سازمان است. قدرت، رهبري و تصميم گيري (علني و يا غير علني) به فرايند ارتباطات وابسته اند، زيرا بدون وجود اطلاعات اين فرايندها بي معني خواهند شد.
تحليلگران سازماني درجات متفاوتي از اهميت براي فرايند ارتباطات قائل شده اند براي مثال بارنارد چنين ابراز ميكند:
«در تئوري فراگير سازمان،ارتباطات در كانون يا مركز قرار مي گيرد، زيرا ساختار،گستره و حدود سازمان تقريبا به وسيله شيوه هاي ارتبـــاطي تعيـــين مي شوند. از اين ديدگاه كه به موضوع نگاه كنيم، ارتباطات در قلب سازمان جاي مي گيرد. دو پژوهشگر ديگر به نامهاي كتزوكان چنين مي‌گويند: ارتباطات- مبادله اطلاعات و انتقال مقصود- روح و اساس سيستم اجتماعي سازمان را تشكيل مي دهد. به تازگي نويسنده اي به نام استينچ‌كامب نيز در بررسي سازمانها،ارتباطات را در كانون يا مركز سازمان قرار داد. به هر حال ســـاير نظريه پردازان به اندازه هاي متفاوت به اين موضوع توجه كرده اند. (پارسائيان واعرابي،1376).
از طرف ديگر، قدرت ويژگي اساسي نقش يك مدير بوده و زمينه اثر بخشي او را در سازمان فراهم مي سازد. در واقع يك پديده اجتناب ناپذير در سازمان است كه البته در سازمانها مديران به آن به عنوان يك پديده منفي مي نگرند. ولي حقيقت اين است كه اين جريان ذاتا يك پديده منفي نيست، بلكه منفي و مثبت بودن آن بستگي به قضاوت و نوع كاربرد آن دارد. يقينا اگر هدف از قدرت، اهداف سازماني باشد مي تواند پديده اي مثبت و كاركردي محسوب گردد و باعث پويايي سيستم و سازمان شود، اما اگر هدف از آن دستيابي به اهداف شخصي و فردي باشد، مطمئنا يك پديده منفي وناپسند خواهد بود.(پارسائيان واعرابي،1375).
ديويد مك كللند دو روي سكه قدرت را نشان داده است. يك رويه را روي مثبت و طرف ديگر را روي منفي ناميده است. طرف منفي را معمولا با جملات، كلمات و عبارتهايي كه بيانگر رييس و مرئوسي،فرماندهي و فرمانبري،دستور دادن و تسليم بودن است،بيان ميكند. يعني اگر من ببرم، شما بايد ببازيد. آن نوع رهبري كه بر پايه و اساس جنبه هاي منفي قرار گرفته باشد،افراد را چيزي بيش از بازيچه يا آلت دست خود نمي داند و به هنگامي كه ايجاب كند آنها را استثمار يا فداي مقاصد خود مي نمايد.
روي ديگر سكه يا جنبه مثبت قدرت را مي توان در توجهي كه به هدفهاي گروه مي شود، توجيه كرد. زيرا،با استفاده از قدرت فرد،درصدد تعيين هدف و تامين آن بر مي آيد. چون از اين ديدگاه به قدرت نگاه كنيم،داراي مفهوم متفاوتي مي گردد،يعني اعمال قدرت از جانب ديگران و نه آنان. مديراني كه مي خواهند قدرت خود را به صورت مثبت اعمال كنند، اعضاي گروه را تشويق و تقويت مي نمايند تا بر صلاحيت و شايستگي خود بيفزايند تا در نتيجه بتوانند به عنوان فرد و عضو سازمان، در كارها موفق گردند.(پارسائيان و اعرابي،1375).
دو پژوهشگر به نامهاي مك كللند و ديويد برن هام بر اين باورند،مديران موفق كساني هستند كه به نفع سازمان،(ونه براي فخر فروشي)،بر ديگران اعمال نفوذ نمايند وقدرت خود را در آن راه به كار برند. آنان كه با تسلط كامل بر نفس سركش خويش (تنها جهت تامين منافع سازمان)بر ديگران اعمال قدرت مي نمايند (در مقايسه با آنان كه از قدرت براي تامين منافع شخصي سوء استفاده مي كنند يا مي كوشند تا با تكيه بر آن محبوب القلوب شوند)موثرتر و موفق تر خواهند بود. مك كللند چنين نتيجه گرفت كه مديران قدرتمند و توانا در اوج قدرت خويشتن دار هستند. چنين مديراني روح همكاري را تقويت مي كنند،زير دستان را تاييد مي نمايند و پاداش مي دهند،بدين وسيله باعث بهبود روحيه افراد در سازمان مي گردند. جان كاتر چنين استدلال مي كند كه مديران موفق از روشها و فنون ثابت شده و معيني استفاده ميكنند و قدرت خود را در راه بهبود بهره وري اعمال مي كنند.
رزابت كنتر چنين استدلال كرده است كه قدرت مي تواند به راحتي جنبه نهادي به خود بگيرد كساني كه ديگران به قدرتشان ايمان و اعتقاد دارند و پذيرفته اند كه آنان داراي قدرت هستند راحت تر مي توانند بر مردم اطراف خود اعمال نفوذ نمايند وبدين طريق صاحب قدرت اصيلتري مي گردند. از همين ديدگاه كنتر استدلال مي كند كه «فقدان قدرت،از جمله شرايطي است كه به زحمت مي توان بر آن فائق آمد.(همان منبع).
ما در تحقيق حاضر قصد داريم بر اساس يافته هاي تحقيق،به پاسخ سوال زير دست يابيم:
آيا بين منابع مختلف قدرت مديران بر اساس تقسيم بندي جان فرنچ و برت رام و راون شامل:قدرت مبتني بر پاداش ،قدرت مبتني بر زور ،قدرت قانوني ، قدرت مرجع ،قدرت تخصصي ،با اثر بخشي ارتباطات سازماني رابطه وجود دارد؟
1-4) اهميت و ضرورت پژوهش
اگر تمدن را تسلط بر طبيعت تعريف كنيم،تغييراتي را كه تكنولوژي ارتباطات در شئون مختلف زندگي بشر پديد مي آورد، ميتوان موجد تحولي عظيم در مسير تمدن و انقلابي در «ارتباطات» به شمار آورد.
يكي از مسائل مهم اداري،ارتباطات و چگونگي تاثيرآن در روند پيشرفت و توسعه و ترقي سازمان مي باشد وبه اين دليل است كه دانشمندان و محققان علوم اداري،ارتباطات را به منزله سلسله اعصاب سازمان و از اركان مهم و اساسي آن شمرده اند. به عقيده ايشان،همانگونه كه انسان بدون صحبت كردن و به كار گرفتن حركات و اشارات چشم،دست ويا ساير اندام ها نمي تواند با
محيط خارج و افراد ارتباط بر قرار نموده و به عبارتي ديگر پيامي را منتقل كند و يا دريافت نمايد،سازمان نيز بدون استقرار ارتباط درون و برون سازماني نمي تواند ماموريت و تكاليف محول را به انجام برساند. در واقع تعامل انسان و سازمان با محيط پيرامون خود از طريق اعمال و حركاتي كه آن را ارتباطات مي‌نامند، شكل مي‌گيرد. به بياني ديگر ارتباطات مبين نحوه و چگونگي توزيع وتباد
ل عقايد،افكار و اطلاعات از طريق كتبي،شفاهي،علامات و حركات به منظور راهنمايي و هدايت رفتار كاركنان سازمان در مبادله پيام مي‌باشد.
ارتباطات در سازمان موجد قدرت و وسيله اي براي به كار گرفتن بهينه اختيارات قانوني و اداري و اعمال آن در طول سلسله مراتب سازماني مي‌باشد.ارتباطات اغلب به صورت موازي در كنار مجاري اختيارات رسمي قرار دارد و عامل تسهيل جريان كار در سازمان مي باشد وادامه فعاليتها به گونه اي مثبت ومفيد،بدون وجود شبكه هاي ارتباطي كارآمد امكان چنداني ندارد. همچنين به عنوان ضروري ترين نياز جريان امور اداري،بدون داشتن سيستم ارتباطات كارآمد،چرخ هاي اجرايي سازمان به گردش در نمي آيند و فعاليتها راكد و در صورت حركت به گونه اي ناقص اجرا شده، و فاقد كيفيت و بازدهي لازم خواهند بود. (فخيمي،1379).
ارتباطات در سازمان به عنوان «وسيله» اعمال قدرت ومجاري شبكه هاي سازماني و قوانين مربوط، مسيري براي جريان آن مي باشند.قدرت در سازمان از مجاري ارتباطي حركت كرده و از طريق موقعيتهاي فراهم شده ناشي از جريانات ارتباطي، بدوا اعمال شده،سپس گسترش يافته و نهايتا به متن سازمان اضافه و حفظ مي شود. ارتباطات موجب پيوستگي واحدهاي مختلف سازمان و همبستگي مثبت1 افراد آن شده عامل تقويت روحيه و مسئوليت‌پذيري و وفاداري آنها به سازمان مي باشد كه كليه شبكه هاي سازماني را پوشش مي‌دهد. (همان منبع)
از سوي ديگر،قدرت به عنوان يك عامل و عنصر بسيار مهم در اداره امور جوامع و سازمانها همواره دلمشغولي دولتمردان ومديران بوده است. قدرت به عنوان مهم ترين و نافذترين پديده اجتماعي جوامع انساني شناخته شده است. نتايج نفوذ قدرت در كليه سطوح سازمان هاي اجتماعي تجربه شده ولي بيشتر و در وسعت گسترده تر در نوع سازمان رسمي و سلسله مراتب سازماني تجربه شده است. چون قدرت بخشي مهم وتاثير گذار در حيات سازماني مي باشد،محققين تلاش زيادي براي توضيح مسائل سازماني در اصطلاح «روابط قدرت» مطرح كرده اند، اول اينكه،واحدهاي تابعه سازمان را متاثر مي سازد،و دوم؛در سطوح سازماني و روابط بين افراد سازمان تاثير قابل توجه مي گذارد.
قدرت تنها در رابطه بين دو نفر يا تعداد بيشتري از افراد وجود دارد و مي‌تواند در جهت هاي عمودي يا افقي اعمال شود. اغلب منبع قدرت در آن پست سازماني وجود دارد كه صاحب منابع كمياب يا ارزشمند است، و ساير دواير سازماني، از اين جهت،به آن وابسته اند. هنگامي كه يك نفر به شخص ديگري وابسته باشد قدرت در رابطه اي پايدار مي گردد كه شخص صاحب، آن را داراست و از اين رو داراي قدرت بيشتري خواهد بود. هنگامي كه قدرت وجود داشته باشد (يعني چنين رابطه اي بين دو نفر بوجود آيد)،صاحب قدرت مي‌تواند خواسته هاي خود را بر ديگري تحميل كند.
