بخشی از مقاله
چکیده
در مرحله اجرای استراتژیها به منظور پایش میزان تحقق اهداف و تعیین میزان همسویی واحد های سازمانی با استراتژیهای تدوین شده، نیاز به سیستم جامع نظارتی میباشد که همواره مدیران را از نقاط ضعف و تهدیداتی که اجرای استراتژیها را با مشکل مواجه میسازد مطلع نماید. بدون وجود یک سیستم نظارتی مدیران قادر به تشخیص وضعیت موجود خود نبوده و میزان اثربخشی و کارایی استراتژیهای تدوین شده در مرحله برنامهریزی استراتژیک را نمیتوانند ارزیابی نمایند، لذا ممکن است در عمل استراتژیها با وضعیت حال سازمان تطبیق نداشته باشد یا در صورت تطبیق و صحت استراتژیهای تدوین شده، نحوه اجرای آنها دچار مشکل باشد که در هر دو صورت سازمان را از مسیر خود منحرف و اهداف تعیین شده محقق نخواهد شد.
استفاده از رویکرد سیستمی در اعلام وضعیت موجود سازمان از طریق تعریف فاکتورهای بحرانی موفقیت، شاخصهای مناسب و عوامل تاثیرگذار بر سازمان در EIS و همچنین استفاده از ابزارهای تحلیلی تعریف شده در آن میتواند مدیران ارشد را در زمینه ارزیابی استراتژی های سازمان خود کمک بسزایی نماید. در این مقاله ما سعی در ارائه پارهای از مباحث تحلیلی انجام شده در طراحی یک سیستم EIS را داریم که هم اکنون سیستم موردنظر پیادهسازی شده و در حال استفاده میباشد.
1 مقدمه
با قاطعیت می توان گفت کنترل، پشتوانه تحقق اهداف یک سازمان و پشتیبان اجرای درست تصمیمات بموقع و درست در آن می باشد. بنابراین کنترل و نظارت در مدیریت استراتژیک برای وصول به هدفهای کلان سازمانی دارای اهمیت است چرا که تصمیمات نادرست استراتژیک و غفلت و ناآگاههی از عملکرد استراتژیهای سازمان ضربههای شدید و خسارتهای جبران ناپذیری را به دنبال خواهد داشت.
ارزیابی موفقیتآمیز استراتژیها بر پایه این واقعیت قرار دارد که نتیجه عملیات در زمان مقرر و به صورتی مناسب ارائه گردد. ارزیابی استراتژی نمی تواند به هیچ وجه بهتر از اطلاعاتی باشد که بر آن اساس عمل شده است. در مدیریت استراتژیک موفق، راز و رمز اصلی این است که این واقعیت پذیرفته شود که فرآیند برنامهریزی از برنامه مکتوب بسیار مهمتر است و نیز اینکه مدیر بصورت پیوسته و دائم در حال برنامهریزی باشد و اندازهگیری عملکرد و تجدید نظر احتمالی در فرآیندهای برنامهریزی بصورت دائم انجام میشود. در این خصوص نیز EIS بصورت سریع و آسان وضعیت سازمان را در اختیار کاربر آن قرار میدهد و هرگونه تغییر را اعلام مینماید و لذا مدیر را وادار به تفکر و چاره اندیشی و ملاحظه سازمان میکند.
در فاز طراحی EIS می بایست به ابزارهایی که جهت مقوله ارزبابی استراتژیها مفید میباشند توجه شود و در فاز پیاده سازی آن نیز در مدل کردن سازمان و تعریف شاخصها، فاکتورهای بحرانی موفقیت و عوامل تاثیرگذار بر سازمان دقت لازم و کافی را نمود. عدم توجه کافی در این دو مرحله سبب میشود کاربران از سیستم EIS تعریف شده برای آنها رضایت نداشته و آن را حذف نمایند و یا بعد از پیادهسازی، سیستم با دراختیار گذاشتن وضعینی جدای از وضعیت واقعی سازمان و یا نادیده گرفتن عوامل مهم دیگر در سازمان، سبب انحراف کاربر آن و درنهایت باز هم حذف EIS از سازمان شود. در ادامه، در فصل دوم به اختصار مباحثی پیرامون مدیریت استراتژیک، ارزیابی استراتژیها، سیستم و تفکر سیستمی، سیستم های اطلاعاتی ذکر شده و در نهایت طراحی EIS به منظور ارزیابی استراتژیها ارائه میشود . در فصل سوم نیز بحث و نتیجهگیری آورده شده است
2 مواد و روشها
1-2 مدیریت استراتژیک
مدیریت استراتژیک، هنرعلم تدوین، اجرا و ارزیابی تصمیمات وظیفهای چندگانه است که سازمان را قادر میسازد به اهداف بلند مدت خود دست یابد. همانطور که از این تعریف برمیآید مراحل مدیریت استراتژیک شامل تدوین استراتژی، اجرای استراتژی و ارزیابی استراتژی می باشد. در مرحله تدوین استراتژی بعد از بیان چشم انداز و مأموریت سازمان از طریق بررسی عوامل داخلی و خارجی وضعیت موجود شناسایی می شود.
شناخت وضعیت موجود سنگ بنای تمامی ارکان و اجرای فرآیند تدوین برنامه های راهبردی محسوب میشود. مشخص کردن سیر آینده هر سازمان بدون اطلاع از وضعیت واقعی که در آن قرار دارد مقدور نیست. این شناخت باید با دیدگاهی کاملاً استراتژیک صورت گیرد. در ادامه مرحله تدوین سپس اهداف بلند مدت و سپس استراتژیها انتخاب میشوند. در مرحله اجرای استراتژی نیز اهداف کوتاه مدت و سالانه و سیاستها تعیین میشوند و منابع لازم تخصیص مییابند. آخرین مرحله نیز ارزیابی استراتژیها می باشد.
2-2 ارزیابی استراتژی
در یک محیط پویا که عوامل داخلیو خارجی دائماً در حال تغییر هستند، ارزیابی استراتژی یک گام ضروری و اساسی می باشد. از طریق ارزیابی میتوان از مشکلات و مسائلی که دامنگیر شرکت خواهد شد آگاهی یافت. از دیدگاه پیرس کنترل استراتژیک با چهار رویکرد روبرو است:
- 1 کنترل فرضیه ها که در این رویکرد فرض بر این است که تعداد عناصر و تأثیر متقابل میان آنها در محیط یک سازمان فهم کامل آنها را مشکل میسازد. بنابراین برنامهریزی با در نظر گرفتن فرضیاتی همراه است.کنترل فرضیهها برای رسیدگی سیستماتیک و مداوم این است که آیا فرضیههای تعیین شده در زمان برنامهریزی و اجرا هنوز اعتبار دارند یا خیر و لذا می توان گفت هدف از این نوع کنترل، کنترل محتوا و مضمون استراتژی است و نه اطمینان از اجرای استراتژی به گونهای که برنامهریزی شده است.
- 2 کنترل اجرا که در این رویکرد کنترل استراتژیک بعنوان وظیفهای مدیریتی که باعث اطمینان از اجرای استراتژیها بگونهای که برنامهریزی شدهاند در نظر گرفته میشود.
- 3 نظارت اسراتژیک که برای زیر نظر گرفتن بخش وسیعی از رخدادهای درون و بیرون سازمان که پیشرفت استراتژیک آن را تهدید می کنند تدوین میشوند. در این منظر میتواند پاسخ سؤالات زیر مد نظر باشد:
آیا نقاط قوت داخلی هنوز نقاط قوت هستند؟ آیا نقاط ضعف داخلی هنوز نقاط ضعف هستند؟
آیا فرصتها هنوز هم فرصتهای سازمان هستند؟
آیا تهدیدات قبلی هنوز نیز تهدیدی برای سازمان هستند؟ آیا نقاط قوت دیگری در درون سازمان داریم؟
آیا نقاط ضعف دیگری در درون سازمان داریم؟
آیا فرصت دیگری برای سازمان میتوان در نظر گرفت؟
آیا تهدید دیگری برای سازمان میتوان در نظر گرفت؟
- 4 کنترل آگاهیهای ویژه - بازنگریهای دورهای - که کنترل آگاهیهای ویژه به ملاحظه مجدد، عمیق و غالباً سریع استراتژی بنیادی سازمان بر اساس یک رویداد اتفاقی و غیر منتظره است. این رویکرد برای کنترل استراتژیک شامل اجرای یک بازنگری کامل استراتژی بطور دورهای در فواصل از قبل تعیین شده است.
