بخشی از مقاله
رویکرد کار از راه دور و نقش آن درتوسعه بهره وری نیروی کار و اقتصاد بنگاهها
چکیده
در این مقاله سعی شده ضمن بررسی کلیات، مبانی و تاریخچه کار از راه دور، به الزامات ، موانع و چالش های سازمان های ایرانی و شرکتهای صنعتی در مواجهه با این گونه طرح ها بپردازد. در ادامه نیز، مشاغل مناسب دورکاری، مزایا و معایب اینگونه طرح ها به همراه آمارها و نتایج مرتبط مورد بحث قرار می گیرند و در پایان به رویکرد دورکاری در شرکت ایران خودرو و اقدامات مربوطه در این زمینه اشاره می شود.
مقدمه
دورکاری یکی از مدیریتهای جدید در کشور محسوب می گردد و به ارتباط جدیدی بین کار و کارمند و کارمند با مدیر می پردازد. به اعتقاد کارشناسان، افزایش روزافزون مسافرتهای درون شهری، ترافیکهای سنگین صبحگاهی و عصرگاهی، افزایش هزینه های رفت و آمد افراد از محل کاربه خانه ها، ایجاد آلودگی در شهرهای به ویژه بزرگ، اتلاف زمان افراد برای رسیدن به محل کار، از بین رفتن انرﮊی از جمله موضوعاتی است که طبق آن ایده های دور کاری مطرح شده است. کار از راه دور شیوهای جدید از انجام کار است که هنوز تمام ابعاد آن در جهان شناخته شده نیست.
لذا نباید منتظر تجربه سایر کشورها باشیم بلکه باید نظر به اهمیت موضوع، خود نیز آنرا تجربه نمائیم . در ایران نیز در سال های اخیر به این موضوع پرداخته شده به طوریکه طبق مصوبه دولت به تمام سازمانهای اجرایی ابلاغ گردیده تا در دستور کار قراردهند. در همین راستا مقاله حاضر سعی دارد نگاهی نقادانه به چالشها و رویکردهای اجرای این طرح در سازمانهای ایرانی خصوصا شرکتهای بزرگ صنعتی بیندازد و برخی دستاوردها و نتایج مطالعات را مطرح سازد. امید است با برنامه ریزی و بکارگیری اینگونه طرح های منعطف، شاهد توسعه هر چه بیشتر سازمانها و شرکتهای ایرانی در زمینه بهره وری منابع انسانی و شکوفایی هر چه بیشتر کشورمان باشیم.
تعاریف و مفاهیم
کار از راه دور، روشی جدید از انجام کار است که با توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات از سطح اپراتورهای ساده تا مدیران ارشد در حال انجام است و بزودی به روشی عادی در محیطهای کاری تبدیل خواهد شد. برخی از تعاریف ارائه شده برای دورکاری عبارت است از:
• دورکاری انجام وظایف محول شده بدون حضور فیزیکی کارمند واجد شرایط در محل کار سازمان خود با رعایت ضوابط و برای دوره زمانی مشخص می باشد (خبرگزاری فارس)
• مفهوم اصلی نهفته در ورای دورکـاری این است که کـارکنـان می توانند دور از محل اداره، در زمان دلخواه خود، با استفاده از فناوری های پیشرفته ارتباطات راه دور و رایانه کار کنند و سپس نتایج کار را به صورت الکترونیکی، به اداره یا محل دیگری منتقل کنند . (کمیسیون اروپا).
• دورکاری روشی برای سازماندهی کار بر مبنای ایجاد انعطاف زمانی و مکانی در انجام کار، با استفاده از قابلیت های فناوری اطلاعات است. (علی اکبر جلالی)
۱
تاریخچه
از اواخـر دهه ۰۷۹۱، وقـتی که میکروکامپیوترها و مودمها در دسترس عـموم قـرار گرفتند رؤیای کار از راه دور بـه حقیقت پیوست ، به گونهای که بروز آن موجب جهشی چــشمگیر در مــیزان بــهرهوری گـردید . گـسترش روز افـزون اسـتفاده از کامپیوترهای شخصی در منزل و پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات و اتصال کامپیوترها بـوسیله مـودم و از طریـق خـطوط مـعمولی تـلفن مـوجب شـد تا کارکنان و کـار فرمایان بـه اسـتفاده از این دستاورد نوین عصر ارتباطات و اطلاعات روی آورنـد. گزارشات متفاوتی از اجرای طرح های دورکاری در کشورهای بزرگ منتشر شده است. به عنوان مثال در سال ۰۱۰۲موسسه ژپپطک2کً که یکی از مراجع رسمی اخبار حوزه فناوری اطلاعات در دولت فدرال آمریکا می باشد، تحقیق گسترده ای در زمینه دورکاری کارکنان دولتی و کارکنان بخش خصوصی حوزه های مرتبط با 1ع در کشور امریکا انجام داد و نتایج حاصل از اجرای طرح را به این شکل خلاصه نمود:
میزان تغییرات مثبت پس ازاجرای طرح دورکاری
۶۴% افزایش زمان حضور در خانواده
۱۷% کاهش آلودگی هوا
۹۶% افزایش بهره وری
۶۷% افزایش کیفیت زندگی
۰۷% ذخیره پول
۴۸% ذخیره زمان
در کشور ما نیز به دلایل مختلف اقتصادی و اجتماعی ، در سال های اخیر به این مقوله زیاد پرداخته شده است. بر همین اساس، وزرای عضو کمیسیون اموراجتماعی و دولت الکترونیکی در خرداد ماه سال ۹۸۳۱ و بنا به پیشنهاد معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور و به استناد اصل ۸۳۱ قانون اساسی ، با هدف افزایش بهره وری، انعطاف کاری وکاهش حجم رفت وآمد کارمندان دولت و اثرات جانبی آن ، آیین نامه دورکاری را مصوب کردند و متعاقب آن کلیه دستگاههای اجرایی دولتی موظف شدند به منظور توسعه دولت الکترونیکی، فعالیتهای مربوط به مشاغل عمومی و اختصاصی را ازطریق دورکاری انجام دهند.
اگر چه یکی از محورهای ده گانه تحول اداری در قانون اداری خدمات کشوری دورکاری است اما تاکنون به جز وزارت کار و امور اجتماعی که ۰۰۰۱ نفر از کارکنان را دورکار نموده است، هیچ وزارت خانه دیگری به دلیل نداشتن زیرساخت های لازم نتوانسته این طرح را اجرایی کند.
انواع کار از راه دور
دور کاری به طرق مختلف قابلیت اجرا دارد که برخی از معمول ترین روشهای آن عبارتند از:
۱ح کار در خانه (خانهکاری)
شاید مصطلحترین نوع دور کاری باشد که کارمند در این روش می تواند با تفویض اختیار از طرف کارفرما تمام کارهای اداری خود را در خانه انجام دهد و یا می تواند فقط برخی از امور اداری را بر حسب مورد و نیاز کارفرما در خانه انجام دهد.
۲ح کارکنان متحرک یا سیار ( دورکاری چند جایی)
در این روش کارمندان در یکجا استقــرار ندارند وضمن استفاده از تجهیزات 1ع ازمکانهای مختلفی برای کار استفاده میکنند. (مانندنمایندگانفروشو بازرسان).
۳ح دفاتر کار پرداز از راه دور این دسته شامل شرکتها و سازمانهایی است که از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای ساماندهی به وضعیت
محدودیت فضا بهره میبرند . اینسازمانها برخی از کارهای خود را در مکانی با هزینههای کمتر از مکان دفاتر اصلی خود انجام می دهند. (کارهاییاز قبیلورود اطلاعاتو امور بانکیتلفنی) .
٤ح دورکاری تیمی یا گروهی در این روش با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات امکان انجام کارهای گروهی توسط افرادی که از نظر
جغرافیایی پراکنده هستند فراهم میشود . فرض کنید یک مهندس الکترونیک از ایران و مهندسی از ﮊاپن بر روی پروﮊه طراحی مدار الکترونیکی دستگاه خاصی کار می کنند. این دو نفر می توانند با بکارگیری یکی از نرم افزارهای کنفرانس ویدئویی با یکدیگر مکالمه صوتی-تصویری داشته باشند و در همان حال تصویر مانیتور فرد دیگر را داشته را داشته باشند و ببینند که طرف مقابل با نرم افزار تخصصی رشته الکترونیک چه مداری را طراحی کرده و حتی در صورت اجازه طرف مقابل، به نرم افزارها و فایل های موجود روی کامپیوترش دسترسی داشته باشد و جالب تر اینکه نه دو نفر بلکه چندین نفر می توانند به طور همزمان چنین ارتباطی داشته باشند.
اهداف
مهمترین اهداف طرح های کار از راه دور، افزایش بهره وری و کاهش هزینه از طرق ذیل می باشد :
• اجرای خدمات الکترونیک و تجارت و کسب
• کار الکترونیک و بدون مراجعه حضوری
• استفاده موثر از نیروهای متخصص با حداقل محدودیت ها(مانند موقعیت مکانی نیرو و یا شرایط خاص فیزیکی فرد و ... )
• استفاده بهینه از منابع (کاهش هزینه های روزمره و فضا اداری، سرمایه گذاری در توسعه زیرساخت ها و ... )
• کاهش تردد
• کاهش هزینه های سربار
۳
دور کاری در شرکتهای صنعتی ایرانی
شواهد موجود در کشور ما نشان می دهد که در سالهای اخیر به دلایل متعدد میل به دور کاری به صورت ناخودآگاه در افراد بالا رفته است. نگاهی اجمالی به برخی از این موارد ، لزوم پرداختن به این مقوله را بیش از بیش روشن می کند:
• آمار بالای میزان مصرف سوخت و سهمیه بندی ونتیجتاً افزایش قیمت سوخت
• آمار بالای تصادفات منجر به فوت یا نقص عضو و یا حتی جراحات سطحی
• بالا رفتن هزینه ایاب و ذهاب (که یا به دولت تحمیل می شود یا مستقیما به مردم)
• به سردی گراییدن کانون خانواده ها با توجه به آمار رو به افزایش طلاق
• غیبت فراوان از کار(چه با مجوز چه بدون مجوز)
• پایین بودن راندمان مفید کاری
از سوی دیگر طبق مطالعات انجام شده در مورد طرح های دور کاری در ایران ، مشاغل زیر به ترتیب دارای بیشترین نسبت استفاده در کار از راه دور بوده اند:
• امور فنی و تخصصی (طراحی- مهندسی- پروﮊه ها و...) ۵,۰۶%
• مدیریت و سرپرستی (شعب- شرکتهای زنجیره ای ...) ۵,۵۳%
• امور اداری (پرسنلی- وام - حقوق و دستمزد و ...) ۸,۰۳%
• فروش و بازرگانی (بازاریابی- تحقیق بازار- امور مشتریان و..) ۲,۷۲%
• آموزش و پرورش (آموزش از راه دور، ....) ۶,۵۲%
• تعمیر و نگهداری (اینترنت- اینترانت- شبکه ‐ نرم افزار) ۵,۰%
همانگونه که در آمار فوق آمده دورکاری در امور فنی و تخصصی بیشترین میزان کاربرد را داشته است. با توجه به ماهیت شرکتهای صنعتی و تلاش آنها برای به روز نمودن مکانیزمهای فنی و مهندسی برای جهانی شدن ، این امور بخش عمده ای از عملکرد آنان را تشکیل می دهد. از سوی دیگر اکثر شرکتهای بزرگ صنعتی دارای حوزه های متنوع کاری هستند که می توانند در مورد اجرای طرح دورکاری برای مشاغل موجود بررسی و امکان سنجی کنند و هر چه سریعتر به سوی این مهم گام بردارند.
الزامات اجرای طرح دورکاری در سازمانهای صنعتی
برای اجرایی کردن این طرح، امکانات و تجهیزات خـاصی مــورد نیـاز است که به نظر می رسد عمده ترین عوامل اجرای طرح عبارتند از:
۱- عوامل فنی :
• رایانه مناسب، شبکه ارتباطی با سرعت مناسب، اتصال به اینترنت ، اینترانت و یا اکسترانت سازمان مربوطه،
• امکان اجرای نرم افزارهای کاربردی:
۴
دورکار بتواند کلیه فعالیتهای مکانیزه شده را از راه دور اجرا و استفاده بنماید. مهمترین آنها عبارتند از: آشنایی با کامپیوتر ، سیستم عامل ویندوز ، برنامهها و نرمافزارهای ارتباطی و ارسال و دریافت فایل ، آشنایی با کلیه برنامههای مرتبط با کططسسق در ویندوز ، ذخیره سازی و فشرده سازی اطلاعات ، ساخت فایلهای ًخب و ..
• تامین ابزار ارتباطی امن:
کلیه اطلاعات تبادل شده بین سیستم کاربر دورکار و سرور ها بصورت امن و با اهراز هویت کاربر صورت پذیرد
• تامین سیستم رایانه مورد نیاز:
خرید و تجهیز سیستم های رایانه ای جهت کاربران
• تامین بستر ارتباطی :
در این طرح بستر ارتباطی با اولویت بستر اینترانت ملی بوده و بستر اینترنت نیز مد نظر می باشد .
• خط تلفن ، پست الکترونیک و سامانه پیام کوتاه وسیله ارتباطی با کارمند دورکار می باشد
• تامین سرورهای مورد نیاز برای توسعه صغکطئط غطلا)1رایانه شخصی) در شبکه داخلی و خارجی با توجه به رویکرد اتصال کارمند دورکار بعنوان یک عضو از شبکه محلی سرورهایی با ماهیت سرویس دهنده سیستم های صغکطئط غطلا1 در نظر گرفته می شوند.
• تامین امنیت شبکه و مرکز داده
• تیم امنیت شبکه و مجموعه مرکز داده توسط فایروال و نظیمات امنیتی سوئیچ ها.
• انجام مکانیزاسیون روش های مورد عمل دستگاه با رویکرد دورکاری
۲- عوامل روانی و اجتماعی :
• عادت به استقلال داشتن و انجام کار به تنهایی
• عادت به کار پر فشار و فشرده در یک بازه زمانی
• عادت به کار نتیجهدار
• عادت به تنظیم وقت دلخواه و دقت در کار
• پذیرش مدیر راه دور
• عادت به مشورت از راه دور
• عادت به ساعات کار آزاد(شناور) بجای ثابت
• توانائی تنظیم زمان تخصیصی به کار و خانواده
• غلبه بر ترس از دست رفتن حرفه تخصصی (امنیت شغلی)
• مبارزه با انزوا و استرس شغلی
۳-عوامل دولتی و سازمانی:
تنظیم آئین نامه ها و مقررات شفاف و منسجم در خصوص وضعیت حقوقی، سیستم مالیات، ارزیابی کار افراد دور کار حائز اهمیت است.
۴-عوامل آموزشی :
قبل از شروع به دورکاری لازم است تا مدیران و کارکنان هریک تحت آموزش های خاص با اصول کاری آشنا گردند و مسئولیت های جدید خود را بشناسند. این آموزش ها شامل دو دسته اطلاعات فنی و اطلاعات اجرایی می باشد. به نقل از انجمن آموزش و توسعه آمریکا (۸۹۹۱) : لمدیران باید از این پس از مغز خود استفاده کنند،
۵
نه از چشمهایشان. آنها باید بدانند که نظارت بر کسی که او را نمی بینند دشوار است. آنها باید با مکانیزم های جدید مدیــریتی آشنا شوند تا دریابند که می توان بی هیچ مشاهده ای مدیریتی کامل داشتل.
رابرت گوردن، نایب رئیس مؤسسه ژأپطن کأ؟کل که این موسسه کار از راه دور را در چندین کشور جهان دنبال می کند می گوید: ” مدیران باید فرا بگیرند که دیگر لزومی به دیدن مشکلات و موانع نیست، آنها باید موانع و چالش ها را بشنوند.ل
مشکلات و موانع دورکاری در شرکتهای صنعتی
یکی از موانع دورکاری در شرکتهای صنعتی ، نگرانی مدیران و کارکنان در مورد مسایل مختلف است. مدیران از این نگرانند که:
• کارمند کار را شخصا انجام ندهد.
• کارمند همیشه در دسترس نباشد.
• کارمند با پیدا کردن کار جدید به آن مشغول شود.
• کاری را که انجام میدهد در اختیار دیگران قرار دهد یا بفروشد.
• کنترل کارمند از دست برود.
• مسائل حقوقی، مالیات و قوانین شفاف در دسترس نباشد
عمده ترین نگرانی های دورکاران نیز عبارت است از:
• عدم پذیرش کار در منزل به عنوان یک کار رسمی
• نگرانی از امنیت شغل، تامین اجتماعی، قوانین حمایتی دولت و ساعات اضافهکاری
• بی ثباتی و نامطمئن بودن خطوط ارتباطی
• عدم آشنایی مدیران با مزایا و کاربردهای کار از راه دور
• کمبود ضوابط و مقررات برای کار از راه دور و قطع ارتباطات انسانی و ...
از میان سایر موانع و مشکلات پیش رو نیز می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
• عدم آشنایی مدیران با مزایا و کاربردهای کار از راه دور
• بی ثباتی و نامطمئن بودن خطوط ارتباطی
• هزینه نسبتا بالای نصب تجهیزات سخت افزاری
• هزینه بالای ارتباطات
• ناکارایی و دانش اندک کارکنان بخش دولتی
• ضعف زبان خارجی اکثر افراد
• کمبود ضوابط و مقررات برای کار از راه دور
