بخشی از مقاله
چکیده
هدف تحقیق حاضر شناسائی فرصتها و تهدیدهای استراتژی فناوری اطلاعات سازمان تامین اجتماعی استان آذربایجان شرقی با استفاده از SWOT است. تحقیق حاضر از منظر هدف، پژوهش کاربردی است و از نظر گردآوری داده ها از روش تحقیق کیفی - گروههای کانونی - استفاده شده است . پرسشهایی که در این پژوهش مطرح بودند عبارتند از اینکه : نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدهای سازمان تامین اجتماعی در زمینه فناوری اطلاعات چیست؟ و استراتژیهای مناسب قابل اجرا کدامند؟
برای پاسخ به این پرسش ها ،تحلیلی از محیط داخلی و خارجی انجام گرفته است که در این تحلیل ، نقاط قوت و ضعف محیط داخلی با کسب نظر خبرگان ،مدیران ارشد و کارشناسان ارشد فناوری اطلاعات سازمان و همچنین با بررسی منابع سازمانی شناسائی گردید .در تحلیل محیط خارجی ، روندهای سیاسی ، اقتصادی ، اجتماعی و زیرساختهای ارتباطی حاکم و همچنین بررسی وضعیت سازمانهای مشابه مورد بررسی قرار گرفته است . عوامل داخلی وخارجی شناسائی شده با استفاده از ماتریس های - IFE - و - EFE - ارزیابی گردیده.
.1مقدمه
در زمان کنونی سرعت سرسام آور تغییرات باعث شده که روش ها ی متداول مدیریتی جوابگوی مناسب برای سازمان ها نباشد . هنگامی که تغییرات به صورت جزئی بود می توانستیم از تجربه استفاده کنیم و تجربه، راهنمای خوبی به حساب می آمد .ولی هنگامی که تصمیمات جنبه استراتژیک دارند و به نتایج عمده و غیر قابل برگشت می انجامند، نمی توان از تصمیم گیری ها ی مبتنی بر قضاوتهای شهودی و تجربه استفاده کرد .در دنیای امروزبسیاری از شرکت های کوچک و بزرگ دارای استراتژی سازمانی میباشند .دلیل اصلی رشد و توسعه شرکت های کوچک و تبدیل آنها به شرکت ها ی چندملّیتی و یا افول مؤسسات غول پیکر جهانی و حذف آنها تنها به علت وجود و عدم وجود استراتژی مناسب میباشد.
شناسایی فرصت ها و تهدیدات محیطی در پیشرفت سازمان های امروزی برای اکثر کارشناسان، مدیران و صاحب نظران پوشیده نیست. لذا برای شناسایی فرصت ها و تهدیدات محیطی مناسب لازم است که انواع ماتریس ها و استراتژیها بررسی و با توجه به نتایج به دست آمده ، استراتژی مناسب و اثربخش سازمان را انتخاب نمود - دیلمقانی، . - 1388 سازمانهای نوین ، در بردارنده مقادیر قابل توجهی از منابع اطلاعاتی هستند .دسته های اصلی منابع اطلاعاتی شامل : سخت افزار - تمامی انواع کامپیوترها ، سرورها و دیگر دستگاهها - ، نرم افزار - ابزارهای توسعه ، زبان ها و برنامه های کاربردی - پایگاههای داده ها و شبکه ها - محلی ، جهانی ، اینترنت و اینترانت و دستگاههای پشتیبان - ، رویه ها و ساختمانهای فیزیکی هستند .
این منابع در سرتاسر سازمان پراکنده اند و بعضی از آنها ، بطور متناوب تغییر می کنند .بنابراین شاید تا حدی مدیریت منابع فناوری اطلاعات دشوار باشد - توربان ،افرایم، - 2003 با ورود این فناوری به سازمان ها، کسب و کار و استراتژی های آنها تحت تاثیر قابلیت ها و کاربردهای روز افزون فناوری اطلاعات قرار گرفته است که میزان این تاثیر بر حسب ویژگی های هر سازمان متفاوت است. فناوری اطلاعات و ارتباطات ابزار مناسبی برای انجام ماموریت های سازمان تامین اجتماعی است. اما در شرایط پیچیده و متلاطم امروز دنیا که حرکت به سمت استفاده از فاوا گریز ناپذیر است، بکارگیری صحیح و بهره گیری حداکثر از قابلیت های آن منوط به تدوین استراتژی هایی مختص فاوا در سازمان است.
مهمترین مسئله در یک تحلیل - SWOT - بررسی محیط داخلی سازمان جهت مشخص نمودن نقاط قوت و نقاط ضعف یک سازمان و بررسی روندهای موجود در محیط خارجی آن جهت تعیین فرصت ها وتهدیدهایی که پیش روی آن سازمان قرار دارندمی باشد .در موضوع این تحقیق سازمان تامین اجتماعی استان آذربایجان شرقی به عنوان یک سازمان جهت تدوین استراتژی در نظرگرفته شده و روندهای محیط خارجی و همچنین دروندادها، عملکردها واستراتژی ها ی داخلی آن در ارتباط با موضوع و ارایه پیشنهاد برای استراتژی های قابل اجرا فناوری اطلاعات جهت تحقّّق یک تحلیل - SWOT - مورد بررسی قرار گرفته است.
.2 ادبیات و مبانی نظری تحقیق
طبق نظریه پیتر دراکر “ برنامه ریزی استراتژیک، فرآیند پیوسته ای از تصمیمات سیستماتیک و ریسک پذیر و با حداکثر دانش و آگاهی از نتایج آینده است که به طور سیستماتیک تلاشها و کوشش هایی را که برای انجام این تصمیم ها مورد نیاز است را سازماندهی می کند و نتایج این تصمیم گیری ها را در مقابل انتظارات ، از طریق بازخورد سیستماتیک و سازمان دهی شده اندازه گیری می کند. - استوارت،1998، . - 41 برنامه ریزی استراتژیک، فرآیندی است که در آن مقاصد، اهداف و برنامه ها تنظیم و اجرا می شوند .البته فرآیندهای تنظیم و اجرا هر دو تدریجی و پیوسته اند.
مقیاس زمانی برای برنامه های استراتژیک حدود سه سال است و بیشتر از پنج سال نخواهد بود، گرچه چشم انداز بلند مدت در سطح کلی تری در نظر گرفته می شود امابایدبه اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند به تغییرات پاسخ دهد - کورال ،7،. - 1380 برنامه ریزی استراتژیک بصورت برنامه ریزی جامع و در شکل ابتدای اش دردهه 1960 آغازشد. هدف اولیه و اصلی از اجرای برنامه ریزی استراتژیک کنترل کل سازمان بود - علی احمدی، . - 1386
برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات:
برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات برای هر سازمان، سندی است که معماری اطلاعات سازمان را در پرتو ملاحظات استراتژیک مانند ماموریت، اهداف و اولویت های سازمان تعیین کرده و برنامه اجرایی لازم برای دستیابی به سیستمها و پایگاههای اطلاعاتی را در سطح سازمان تعیین می کند. به عبارت دیگر، برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات منشور و برنامه کلان سازمان در زمینه سیستم های اطلاعاتی و به طور کلی، فناوری اطلاعات است - دیلمقانی، . - 1388
تدوین استراتژی:
فرایند و گزینش استراتژی هایی است که سازمان را به سمت هدف هایش رهنمون می سازد.
چارچوب جامع تدوین استراتژی :
برای تدوین استراتژی سازمان ها، غالباً از چارچوبی با عنوان چارچوب جامع تدوین استراتژی استفاده می شود. این چارچوب ابزارها و روش هایی را ارائه می کند که برای انواع سازمان ها در اندازه های گوناگون مناسب است و به استراتژیست ها کمک می کند استراتژی ها را شناسایی، ارزیابی و گزینش کنند ؛ این چارچوب دارای چهار مرحله اصلی است که عبارتند از: -1 مرحله شروع؛ -2 مرحله ورودی ؛-3 مرحله تطبیق و مقایسه؛ -4 مرحله تصمیم گیری - فروزنده و همکاران ، 1391 ، . - 223
بیانیه ماموریت:1
بیانیه ماموریت ، هدف درونی سازمان - یعنی چرا سازمان وجود دارد - را مشخص می کند . ماموریت علت وجودی سازمان را بررسی کرده و انگیزه های کارمند برای مشارکت در کار سازمان را منعکس می کند . ماموریتهای موثر و کارآمد ، الهام بخش و دارای ماهیت بلند مدت بوده و به سادگی قابل فهم و انتقال است - نیوین2، - 2003 در تجزیه و تحلیل سوات ، عوامل خارجی و داخلی مورد بررسی قرار می گیرند تا فرصته ها ، تهدیدها ، قوتها و ضعف های سازمان در آینده شناسائی شده و برای رویارویی بهتر با آنها ، استراتژیهای مناسبی تدوین شوند .
برای انجام این تجزیه و تحلیل از ماتریس سوات استفاده میشود این ماتریس که در جدول 2- 9 نشان داده شده است یکی از ابزارهای مهمی است که مدیران بدان وسیله اطلاعات مربوط به عوامل داخلی و خارجی را مقایسه میکنند و میتوانند با استفاده از آن و با توجه به استراتژیهای اصلی ، انواع استراتژیهای ممکن را ارائه کنند - ویهریچ3، 2002، . - 62 استراتزیهای ممکن را می توان در دسته های WT,ST,WO,SO بر شمرد .
· استراتژیهای - SO تهاجمی - : در قالب این استراتژیها ، سازمان با استفاده از نقاط قوت داخلی می کوشد از فرصتهای خارجی بهره برداری کند .
· استراتژیهای - WO محافظه کارانه - : هدف از این استراتژیها این است که سازمان با بهره برداری از فرصتهای موجود در محیط خارج بکوشد نقاط ضعف داخلی را بهبود بخشد .
· استراتژیهای - ST رقابتی - : شرکتها در اجرای این استراتژیها ، می کوشند با استفاده از نقاط قوت خود اثرات ناشی از تهدیدات موجود در محیط خارج را کاهش دهند یا آنها را از بین ببرند .
· استراتژیهای - WT تدافعی - : سازمانهایی که این استراتژیها را به اجرا در می آورند ، حالت تدافعی به خود می گیرند و هدف، کم کردن نقاط ضعف داخلی و پرهیز از تهدیدات ناشی از محیط خارجی است - فروزنده و همکاران ، 1391 ، . - 223
.3 سوال تحقیق
-2 فرصت ها وتهدیدهای فناوری اطلاعات در سازمان تامین اجتماعی کدامند ؟
-3 قوتها و ضعف های فناوری اطلاعات در سازمان تامین اجتماعی کدامند؟
روش شناسی تحقیق
تحقیق حاضر از منظر هدف، پژوهش کاربردی است و از نظر گردآوری داده ها از روش تحقیق کیفی - گروه های کانونی - استفاده می شود. با توجه به هدف تحقیق که شناسایی فرصت ها و تهدیدها و همچنین قوتها و ضعف های فناوری اطلاعات در سازمان تامین اجتماعی در سازمان تامین اجتماعی است، محقق جهت شناخت و آگاهی از این موارد ضمن بررسی متون و ادبیات مرتبط با موضوع برنامه ریزی استراتژیک از نظر مدیران، متخصصین و کارشناسان ارشد سازمان در فرآیند گروه های کانونی استفاده می کند.
فرآیند تحقیق
با توجه به هدف تحقیق که شناسائی استراتژیهای فناوری اطلاعات در سازمان تامین اجتماعی می باشد، وچون از مدل چارچوب جامع تدوین استراتژی استفاده شده، فرآیند به صورت زیر می باشد:
-1 تعیین ماموریت و چشم انداز
-2 شناسائی فرصت ها و تهدید های خارجی
-3 شناسائی نقاط ضعف و قوت داخلی سازمان
روش های تجزیه و تحلیل داده ها:
روش تجزیه و تحلیل داده ها به صورت زیر می باشد:
•آماده سازی و تحلیل محتوای پاسخ های حاصل از جلسات گروه های کانونی
•کد گذاری داده های حاصل از جلسات
•طبقه بندی داده ها در تحلیل داده های کیفی از روش کد گذاری استفاده می شود
بدین ترتیب که ابتدا کل نوشتارها بررسی شده و در مورد نحوه دسته بندی تصمیم گیری می شود سپس بخش بندی ها کد گذاری میشود و پس از آن با ادغام کدها دسته های اطلاعاتی اصلی تهیه می گردد و سپس سعی می شود تا دسته های بی اهمیت و احیانا تکراری حذف و مقوله های اصلی تعیین گردد و در مرحله آخر نیز از این مقوله ها را با موضوعات اصلی تحقیق مرتبط خواهیم ساخت ، دسته بندی داده های این مرحله به صورت دستی انجام می پذیرد ابزار گردآوری اطلاعات ، حاصل از پرسشنامه ها و مصاحبه ها در جلسات کانونی می باشد .سوالهایی که بوسیله مصاحبه گر مطرح می شوند باید سوالهایی باز - پاسخ باشند بطوریکه شرکت کنندگان فقط به پاسخ بله یا نه اکتفا نکنند بلکه موضوع مورد مطالعه را بوسیله شرکت کنندگان ترغیب نمایند علاوه برآن سوالها نباید چنان باشد که پاسخ معینی را در ذهن افراد القا کند.
شناسایی نقاط قوت و ضعف و تهدیدات و فرصتهای پیش روی در زمینه فناوری اطلاعات :
در این بخش محقق بر اساس مطالعات اسناد و مدارک سازمان و مصاحبه با مدیران و کارشناسان ارشد سازمان اقدام به تهیه پرسشنامه باز شماره - - 1 می نماید و این پرسشنامه را در اختیار جامعه آماری خود قرار میدهد و از آنها میخواهد که در زمان مشخص نتایج را به محقق ارسال کنند .محقق پس از تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات پرسشنامه باز شماره - - 1و با همگرایی میان پاسخها به طوری که پاسخ ها خلاصه و به هم نزدیک شده باشد ، نقاط ضعف، قوت، تهدید و فرصت را استخراج و در اختیار جامعه آماری قرار میدهد و از آنها میخواهد که به این پرسشنامه پاسخ داده و در مهلت تعیین شده پرسشنامه را به محقق ارسال کنند .
