بخشی از مقاله
متدولوژی مدیریت اقلام در سطح سازمان های هلدینگ
چکیده
امروزه پیادهسازی موفق ERF یکی از اهداف مهم تمامی سازمانهایی است که می خواهند در صحنه رقابت، بخصوص کلاس جهانی حضور داشته باشند. در این میان شناسایی و یکپارچه سازی اطلاعات زیر ساخت سازمان از اهمیت زیادی برخوردار است. یکی از پر استفاده ترین اشیای سازمانی که تاثیر بسزایی در تراکنش های فرآیندی سازمان ها دارد، اقلام (Item) میباشد. اقلام در تمامی سیستمهای تولید، خرید، فروش، لجستیک، دارایی، نت، مهندسی، مالی، حضور بسیار فعالی و تعیین کننده ای دارد. این نقش در ساختار اطلاعاتی سازمان های هلدینگ بسیار پررنگتر و تاثیرگذارتر است، زیرا اقلام مشترک، که در هلدینگها تعداد آنها کم نیست می تواند در هزینه های لجستیک، کارآیی علملیات نگهداری و تعمیرات، و مدیریت دارایی ها، بشدت اثر گذاشته و گزارشات تجمیع سیستمهای خرید، لجستیک، مالی، و فروش را معنی دار یا عدم مدیریت آنها (اقلام مشترک) اثر نامطلوب بر مدیریت هلدینگها بگذارد.در این تحقیقی، با استفاده از نمونه های استاندارد شده بین المللی، و برخی الگوهای تایید شده نظامی در سطح جهانی، سیستمی برای تعریف، طبقه بندی، کدینگ استاندارد، ویژگی گذاری، واحد سنجی، و مستندسازی اقلام در سطح هلدینگ ارایه و در سازمان های هلدینگ واقعی مورد ارزیابی و کارآیی سنجی قرار گرفته است.این سیستم توانایی استانداردسازی، طبقه بندی و کدینگ یکپارچه اقلام را در سطح هلدینگ فراهم آورده و برای شرکتهای زیر مجموعه، قابلیت استفاده یکنواخت در معماری اطلاعات آنها را مهیا ساخته است.این روش معرفی شده مزایای بسیار دیگری فراهم آورده است که در سیستم های ERP هولدینگ نقش مهمی را ایفا می کند.
کلمات کلیدی
ERP طبقه بندی اقلام، کدینگ، سازمان های هلدینگ، یکپارچه سازی
۲. مقدکمه
فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی نقش بسیار مهم و حیاتی را برای پیشرفت و رقابتپذیر بودن سازمان ها ایفا می کنند. نرم افزارهای متنوع و گسترده ای در حوزه فناوری اطلاعات برای سازمان ها در بازار وجود دارد. برخی از این نرم افزارها با دید استقرار در پهنه یک سازمان دیده شده اند و به آنها سیستمهای سازمانی میگویند و تمرکز در بخشی از سازمان ندارند ۱] یکی از این نوع نرم افزارهایی که اخیرا در ایران و در دو دهه گذشته در جهان مورد توجه سازمان های بزرگ قرار گرفته است، ERP میباشد. ERP راهحلی است که با دیدگاه فرآیندی و یکپارچه در تمامی اجزای سازمان، جریان اطلاعات را در حوزههای برنامهریزی تولید و مواد، مالی، لجستیک، خرید، فروش، برقرار و حتی در حوزه های ورود به سازمان تامین کننده و مدیریت امور مشتریان، این جریان را امتداد میبخشد ||۲]مقالات زیادی در ارتباط با توسعه مدل انتخاب ERP منتشر شده است [۷-۳]. ولی تا کنون تحقیق مناسبی در مورد ویژگیهای یک ERP مناسب برای مجوعه سازمان های قرار گرفته در یک هلدینگ ارایه نشده است. نگارندگان این مقاله، در یک تحقیق گسترده در مورد تفاوتها و ویژگیهای ERP ویژه هلدینگها و روش استقرار آنها تا کنون به نتایجی رسیده اند که در حال انتشار می باشند. در این مقاله به اهمیت سامان بخشی به اطلاعات زیرساخت هلدینگها اشاره و از میان آنها روشی برای طبقه بندی و ساماندهی کدینگ و اطلاعات اقلام در مجموعه سازمان های یک هلدینگ ارایه می شود.با توجه به هزینه بالای راه اندازی ERP در یک سازمان، برخورداری از مراحل کارآمد که ریسک شکست پروژه را کاهش دهد، ضروری است. در این ارتباط، داونپورت Al مراحل آمادگی یک سازمان برای پیادهسازی ERP را به پنج مرحله تقسیم کرده است: )( پیکربندی ، y( توسعه واسطهای کاربری ، ۳) استانداردسازی دادهها ، ۴) تست و ۵) مدیریت عملکرد . از طرف دیگر مقالات متعددی برای آماده بودن سازمان برای پیادهسازی ERP در سازمان، توسط محققان در سال های اخیر ذکر شده است که در این تحقیق، برخی از آنها مورد استفاده قرار می گیرد.موتوانی و همکاران || ۹ || یک پروژه ERP را به سه مرحله تقسیم کردهاند: ۱) مرحله پیش استقرار، ۲) مرحله استقرار و ۳) مرحله پس استقرار. این سه مرحله را میتوان بصورت جدول ۱ نمایش داد. همانگونه که در تحقیقات داونپورت و تحقیقات موتوانی و همکاران بخوبی دیده می شود، برخورداری از ساختار دادههای مناسب و منطبق با نیاز سازمان بسیار ضروری و استاندارد بودن آن تاثیر قابل توجهی بر موفقیت پروژههای سیستم های اطلاعاتی و بخصوص ERP در سازمان می گذارد. کازرونی [ ۱۰] دادههای زیر ساخت اصلی یک سازمان را بصورت هفت شیء اصلی یک سازمان تعریف و مشخص نمود که کنترل دقت این دادهها در ساخت دانش و جریان اطلاعات در سازمان بسیار با اهمیت و تاثیرگذار است. در این مقاله به نقش ساختار اطلاعاتی اقلام یکی از هفت عنصر اصلی دادههای زیر ساخت، و چگونگی تاثیر آن در ساختار اطلاعاتی ROuting BOM، برنامهریزی تولید، برنامهریزی سفارشات، تدارکات، ارزش گذاری اقلام در کنترل موجودی، مدیریت دارای ها و سایر سیستم های مرتبط اشاره شده است.همانگونه که قبلا بیان شد، دقت دادههای زیر ساخت سیستم ها، تطبیق ساختاری آنها، اعتبار سنجی رابطه ها، تبدیل دادهها و انتقال به سیستمهای ERP در فازهای پیش استقرار و استقرار، از اهمیت زیادی برخوردار است. این اهمیت برای سازمانهای قرار گرفته در یک هلدینگ که با یکدیگر تعامل تجاری و جریان مستمر فرآیندی و اطلاعاتی دارند دو چندان می شود زیرا مدیران هلدینگ نیاز به دریافت گزارشات مدیریتی در قالب سازمان های هلدینگ دارند نه در هر سازمان بصورت مجزا. بنابراین ضروری است تا برای کارآمدی ERP در کل هلدینگ و اطمینان از سازگاری ساختار اطلاعات برای پشتیبانی از یکپارچگی فرآیندها در حوزه هلدینگ، اقلام دارای ساختار واحد و استانداردی در تمامی سازمان های هلدینگ باشند. شناسایی روش مند و سیستماتیک اقلام، بطوریکه برای تمام کاربران در سطح هولدینگ قابل بهره برداری باشد، میتواند عامل بهرهوری بیشتر و تعامل یکپارچه تر در هلدینگ شود.
هلدینگها عمدتا به سه دسته تقسیم می شوند، ۱) هلدینگهای سرمایه ای که با اقدام به سرمایه گذاری یا خرید سهام شرکت ها، سهامدار اصلی شرکتها می شوند و از نقطه نظر تجاری اقدام به اجرای برنامه های خاص هر شرکت برای افزایش سودآوری آن شرکت می کنند. گاهی این اقدامات منجر به تجمیع فرآیندهای مشترک و کاهش هزینه های تکراری یا کاهش سازمان های تکراری در هر شرکت است. برای مثال، ممکن است که یک شرکت، به صورت متمرکز فرآیند خرید تمام شرکتهای یک هلدینگ را برعهده گیرد (Centralized PrOcurement). در این وضعیت مزایای یکسان سازی سفارشات، کاهش هزینه سفارش سازی، قابلیت کنترل و برنامهریزی در سطح هلدینگ را میتوان بدست آورد [۱۱]نوع دیگر، هلدینگهای تخصصی هستند که در یک حوزه خاص از صنعت یا خدمات فعالیت می کنند، مانند هلدینگهای فولاد، مخابرات و ... . اینگونه هلدینگها، معمولا با اقلام مشترک زیادی سر و کار دارند و برای آنها مهم است که بتوانند از این اشتراک در فرآیند خرید و کنترل موجودی بهره جویند • هلدینگهای دسته سوم، هلدینگهای زنجیره تامین هستند که در آن، محصولات یک شرکت به عنوان ورودی مواد و قطعات شرکت دیگر مورد استفاده قرار می گیرند. فرآیندهای زنجیره تامین متعددی میان شرکتها به یکدیگر مرتبط میشوند و در این میان، اطلاعات متنوعی بین شرکت هاردو بدل می شود. برای اینگونه شرکتها و برای هلدینگ بسیار مهم است که قادر به ساخت گزارشات تجمیعی و مدیریتی یکپارچه از فرآیندها در سطح هلدینگ باشد. یکی از اهدافی که هلدینگ ها همیشه در مد نظر دارند، استفاده بهینه از منابع و به اشتراک گذاشتن آنها در فرآیندهای کسب و کار کل هلدینگ است تا بتوان هزینه های کل را کاهش داد. به این منظور، ضروری است تا اشیای اطلاعاتی دارای ساختار واحدی در تمامی این شرکتها باشند تا بتوان گزارشات مدیریتی واحدی در مسیر جریان آنها در اختیار مدیران ارشد هلدینگها قرار داد.برای تحقق این هدف، این تحقیق، ساختار واحد واستانداردی را برای اقلام هلدینگ با مطالعه استانداردهای موجود و توسعه آنها معرفی و نحوه استفاده و کاربری آن را توضیح داده و نتایج انجام آن را ارایه می دهد.
۵. متدولوژی ارایه ساختار استاندارد طبقه بندی اقلام هلدینگ ها
بیشتر فعالیتها در یک صنعت، مربوط به فعالیتهایی است که در زمینه ی ساخت، تجارت، بازاریابی، فروش، توزیع، خرید، تدارکات، انبارداری، حمل و نقل و تعمیرات صورت میپذیرد. فعالیتهای فوق بر مبنای یکی از موجودیتهای اساسی سازمان، به نام اقلام صورت میگیرد. به عبارت دیگر نقطه مشترک فعالیتهای فوق، اقلام می باشند. توجه به اقلام و اطلاعات آن، باعث دستیابی به مبنایی می شود که می تواند پایه و اساس نظام اطلاعاتی یک صنعت باشد؛ لذا اطلاعات اقلام مبنای تعریف، طراحی فعالیتها، عملیات تولید، توزیع و... خواهد بود. اقلام و به خصوص آن دسته از کالاهایی که جزء «اموال منقول» محسوب میشوند، بخش عمده ای از سرمایه های یک سازمان یا یک صنعت را تشکیل داده و از اهمیت خاصی در سازمانها برخوردار است؛ چرا که عمدهی فعالیتهای لجستیکی یک سازمان (تولید، توزیع، انبار، حمل و نقل، نگهداری و تعمیرات و...) بی ارتباط با کالا و اطلاعات آن نیست. به همین منظور مدیران همواره در پی آن هستند تا با تحت کنترل در آوردن اطلاعات کالا و گردش آن، سبب بهینه سازی عملیات سازمانی خود شوند.سیستم طبقه بندی اقلام قدرتمندترین ابزاریست که اطلاعات اقلام سازمان را تحت کنترل درآورده و بستری مناسب برای سایر سیستمها فرآهم میکند.طبقهبندی اقلام تنها یک روش نیست بلکه یک نگرش بر مبنای فلسفه Group Technology است. سیستم طبقهبندی اقلام ابزاریست که اطلاعات اقلام سازمان را تحت کنترل درآورده و بستری مناسب برای سایر سیستمها که از اقلام استفاده می کند فرآهم می آورد. این سیستم باید به نحوی طراحی شود که بتواند برای استفاده چند شرکت در مجموعه یک هلدینگ، با برآورده نمودن اهداف زیر، بصورت کارآمد مورد بهره برداری قرار گیرد.
اهداف اجرای سیستم طبقه بندی اقلام هلدینگ:
ممانعت از شناسایی آیتمهای متفاوتی از یک آیتم واحد.
• شناسایی آیتمهای قابل جایگزین در سطح شرکتها در کل هلدینگ
• بالا بردن درجه استانداردسازی.
• تسهیل پشتیبانی تدارکات میان سازمان های مرتبط.
• وجود زیرساختی مطمئن و کارا برای سیستم های عملیاتی سازمان همچون سیستم BOM، سیستم های نگهداری و تعمیرات، تامین و تدارک، مهندسی و ...
• کنترل موثر موجودی ها با توانایی شناسایی اقلام قابل جابجایی در سطح شرکتها در کل هلدینگ
اهداف ویژه طبقه بندی:
منطق حاکم بر طبقهبندی پیشنهادی علاوه بر پیروی از اصول اساسی طبقهبندی با نگاهی ویژه به ذات کالا به دنبال ایجاد استاندارد طبقه بندی کالا با نگاه ماهیتی یا هدفمندی طراحی است تا بتواند مسیری امن برای استقرار ERP در سازمان های هلدینگ را مهیا سازد. به عبارت دیگرمیتوان گفت، برای استقرار ERP مؤثر، نیاز به روشی برای طبقه بندی کالا است که یکتایی اقلام در بین سازمان و شرکای تجاریش تضمین شود. و قابلیت شناسایی سریع آن در تمام شرکتها فراهم شود.
انواع طبقه بندی و سیستمهای کدگذاری:
طبقه بندیهای معتبر و پرکاربردی در سطح جهانی بر اساس نیازهای متفاوت سازمان ها ایجاد شدهاند، برخی با هدف تسهیل تأمین و تدارک، برخی برای تعرفه گذاری بر نوع کالا، برخی نیز اساس علمی برای شناسایی و نام گذاری دارند. از نقطه نظر ساختار طبقهبندی سه نوع طبقه بندی وجود دارد که عبارتند از:
طبقه بندی ماهیتی (ذاتی)
طبقه بندی کاربردی
طبقه بندی ماهیتی - کاربردی
طبقه بندی اقلام پیشنهاد شده با هدف تهیه زیرساختی مناسب برای استقرار ERP در هلدینگها شکل گرفته است، در این روش طبقه بندی، تلاش بر آن است تا ماهیتی ترین وضعیت طبقهبندی محقق شود. از مهمترین و پرکاربردترین سیستمهای طبقه بندی و کدگذاری درسطح بینالمللی و ملی در زیر اشاره میگردد.
NATO Codification System (NCSسیستم کد گزاری ناتو
سیستم بین المللی طبقه بندی استاندارد صنایع،
• طبقه بندی بر مبنای محصول • سیستم کدینگ و توصیف هماهنگ کالا
• سیستم انجمن مدیریت کد تجارت الکترونیکی • نظام کدگذاری استاندارد کالا و خدمات سازمان ملل متحد
• نظام استاندارد بین المللی طبقه بندی و توصیف محصولات و خدمات GS1 sk:S O
• سیستم طبقه بندی و کدگذاری کشور آلمان • سیستم طبقه بندی و کدگذاری کشور چین O بیستم طبقه بندی و
