مقاله مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک و متوسط

بخشی از مقاله

مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک و متوسط

واژگان کلیدی مدیریت دانش، کسب و کارهای کوچک و متوسط، اکتساب دانش، خلق دانش، کد گذاری و مستندسازی دانش، توزیع دانش، یکارگیری دانش حکيده
]چکیده:
دارایی های نامشهود و دانش از مزایای رقابتی عصر امروزند و در نتیجه باید به صورت نظاممند تری با این دارایی ها رفتار نمود. عمده ترین فعالیت هایی که در چرخه مدیریت دانش شناسایی شده است، عبارتند از: خلق، سازماندهی، اشتراک گذاری و بیکارگیری دانش. از سوی دیگر اقتصاد دنیا تحت سلطه ی شرکتهای کوچک و متوسطی قرار گرفته که مهمترین منبع رشد تولید ناخالص ملی می باشند، اهمیت مدیریت دانش در این موسسات بسیار عمده تر است، این مقاله تلاش می کند با استخراج عمدهترین ویژگیهای کسب و کارهای کوچک در قالب G طبقه ی "مالکیت و مدیریت " ، "ساختار"، "فرهنگ و رفتار"، "سیستمها، فرآیندها و رویهها". "منابع انسانی " و " مشتریان و بازار"، ملاحضات خاص مدیریت دانش در تعامل با این ویژگیها را تشریح نماید. مرتبط ساختن ویژگیهای منحصر بفرد کسب و کارهای کوچک و متوسط با چرخه مدیریت دانش، منجر به ظهور الزاماتی برای این موسسات میگردد که زمینه های اصلی مورد نیاز برای استقرار مدیریت دانش را مطرح میکند و میتوان از این نتایج در تحقیقات میدانی آتی بهره جست. همچنین، این مقاله مقدمهای اساسی برای تحلیلی جامع از وضعیت مدیریت دانش در ایران میباشد،

مقدمه
دارایی های نامشهود از جمله دانش، نقش حیاتی را در موفقیت و مزیت رقابتی در سازمان ها ایفا می کنند [ 1، 2] و مدیریت این دارایی ها به مشابه مهمترین فعالیت مدیریت و نیز حوزه ی پژوهش پدیدار شده است آ3]. سازمان ها " ذهن ها" را بیشتر از "دستها" به استخدام در می آورند | 4، 5] در نتیجه با دانش به صورت نظام مندتری نسبت به سایر دارایی های مشهود و ملموس رفتار می شود و بسیاری از سازمان ها در حال شناسایی رشته مدیریت دانش در جهت حفظ و بهبود رقابت پذیری شان می باشند آ5].
مدیریت دانش یکی از مباحث اساسی در حوزهی آکادمیک و دانشگاهی در 30 سال گذشته شده است آ6]. همدیریت نمودن دانش، مسئله ی جدیدی نیست. تفاوت آن با گذشته در حالت فعلی این است که کارخانجات به طور داوطلبانه و کنترل شده و نیز با رویکردی آگاهانه دانش را مدیریت می کنند [7] این رشته با مدیریت فعالیتهای مربوط به دانش [B] همانند خلق"، سازمان دهی "، اشتراک گذاری" و به کار گیری" دانش در جهت خلق ارزش برای یک سازمان در تعامل است [9]
از سوی دیگر اقتصاد دنیا تحت سلطه ی شرکتهای کوچک و متوسطی قرار گرفته است" که به زعم گزارشات جهانی در اغلب مناطق پیشرفته اقتصادی، سهم این شرکتها در درآمد اقتصاد ملی بیش از 90 درصد است و به شکل گسترده ای به عنوان مهمترین منبع رشد تولید ناخالص ملی در بسیاری از کشورها شتاخته شده اند [6، 10] البته به عقیده ی استوری" (1994) هیچ تعریف منفرد، منحصر به فرد، متحدالشکل و قابل پذیرش از شرکت کوچک و متوسط " وجود ندارد ولی نهادهایی همانند اتحادیه اروپایی و دپارتمان تجارت و صنعت انگلیس، سازمانهایی که کمتر از 250 کارمند داشته باشند را در گروه کسب و کارهای کوچک و متوسط قرار داده اند 9]
2 .ضرورت و اهمیت موضوع
آن گونه که موران" (1999) تصریح می کند: "در کسب و کارهای کوچک و متوسط به مانند سازمان های عظیم جهانی، کارکنان به دانش مناسب و به روز نیاز دارند که بدانند همکارانشان چه می دانند و برای به اشتراک گذاری دانش با آنها ارتباط یابند و مانند سازمان های بزرگ، کسب و کارهای کوچک و متوسط نیز نیاز به روشهایی برای مرور و به خاطر آوردن آن چه می دانند، دارند"
اهمیت موضوع از آن روست که جفکوت و همکاراتش" (2000) اظهار کردند که کسب و کارهای کوچک و متوسط دانش محدودی را در فن 10 m آوری دارند و در تجربه فنی و تکنیکی نیز دارای تقص هستند. همینطور، لیم و کلوباس"(2000) اشاره کردند که کسب و کارهای کوچک، در ادراک و فهم فرایندهای مدیریت دانش کمبود دارند آ5] در حالی که بسیاری از صاحبنظران معتقدند که موفقیت کسب و کارهای کوچک و متوسط می تواند به چگونگی مدیریت دانش آن ها مرتبط باشد [علیرغم نقاط ضعف عمده ی فوق، تقریبا تمام مباحث مربوط به مدیریت دانش و موضوعات مرتبط، بر سازمان های بزرگ تمرکز یافته و توجه اندکی به کسب و کارهای کوچک مبذول داشته اند
از سوی دیگر مفروض پنداشتن اینکه مباحث مدیریت دانش به همین شکل ظهور یافته برای کسب و کارهای کوچک نیز مناسب اسست و بسته راحتی قابل انتقال می باشد، رویکردی بسیار سهل انگارانه است، مانند سایر جنبه های مدیریت، موضوعات مدیریت دانسش که کسب و کارهای کوچک با آن روبرو هستند به سادگی یک سخه ی " کوچک - مقیاس از تجارب کارخانجات بزرگ نیستند آ15]
دلایل اینکه چرا کسب و کارهای کوچک و متوسط به مدیریت دانش نیاز دارند را می توان به رویکردShلاP با الاP رجوع داد. از رویکرد االاP، عده ی زیادی در ادبیات درباره ی اینکه چگونه دانش (که به عنوان یک منبع کلیدی و دارایی استراتژیک نگریسته می شود) می تواند به بهبود عملکرد سازمان ها بینجامد، تذکر داده اند. در زمینه ی کسب و کارهای کوچک و متوسط این موضوع حیاتی است چرا که آن ها اغلب تحت شرایط دشوار فعالیت می کنند و تحت فشار کارخانجات بزرگ و مشتریان قرار می گیرند. و از دیدگاه Sf۹لاP کسب و کارهای کوچک به واسطه ی کمبود منابع محدود می شوند و هیچ راهی وجود ندارد که بتوانند با توجه به منابع مشهود مانند سرمایه، نیروی انسانی و تجهیزات باکارخانجات عظیم رقابت نمایند. رقابت پذیری کسب و کارهای کوچک و متوسط به طور فزاینده ای به کیفیت دانشی وابسته است که در فرآیندهای تجاری به کار می برند و میزانی که این دانش را در ستاده هایشان جای می دهند.

3. مدیریت دانش
مدیریت دانش فرآیند اجتماعی یکپارچه و پیچیده ای است که فرهنگ، افراد، مسائل مالی، فن آوری، و ساختارهای سازمانی را در بر می گیرد [G 1]، در نتیجه در اجرای مدیریت دانش باید به این متغیرها توجه کرد که در کسب و کارهای کوچک و متوسط، دارای ویژگی های خاص و منحصر به فرد می باشند و در ادامه مورد تحلیل قرار خواهند گرفتد
(12)
چرخه حیات دانش" در رابطه با اکتساب و خلق دانش، توزیع دانش، به کارگیری و استفاده مجدد دانش است آ17 . این فرآیند به صورت
کامل تری در ذیل تشریح شده است

همان گونه که مشاهده می شود در فرآیند عملیاتی کسب و کار از خلال تجربه ها، دانش خلق می شود که از مسیر تبدیل دانش ضمنی به عینی اتفاق می افتد و در قالب بیرونی سازی دانش نشان داده شده است. سپس دانش خلق شده، ارزشیابی و ارزش گذاری می شود در مرحله بعد، دانش ارزیابی شده، طبقه بندی، ساختار دهی و تدوین می گردد که در بسیاری از مطالعات از این مرحله به کدگذاری تعییر می شود. دانش طبقه بندی و کدگذاری شده، ذخیره می شود. در مرحله بعد دانش در میان افراد توزیع می گردد و دانش توزیع شده در گستره سازمان در فرآیند عملیات به کار گرفته می شود. اطلاعات به کار گرفته شده در فرآیند عملیاتی از طریق بازخوردهای منظم منجر به بهبود و توسعه دانش سازمان می شود. مرحله مهم دیگری که علاوه بر این فرآیند باید مورد توجه قرار گیرد اکتساب دانش است که در کسب و کارهای کوچک و متوسط دارای اهمیت بیشتری می شود. با توجه به مدل تشریح شده و نیز آن چه در سایر متون در مورد مراحل مدیریت دانش آمده است در این مطالعه مراحل مدیریت دانش به صورت ذیل در نظر گرفته شده است (1) اکتساب، (2) خلق، (3) کدگذاری و مستندسازی، (4) توزیع، (گ) بکارگیری.
4. ویژگی های کسب و کارهای کوچک و متوسط
همانگونه که پیشتر ذکر شد، استوری (1994) معتقد است که هیچ تعریف مشخصی، متحدالشکل و قابل پذیرشی از شرکت کوچک و متوسط وجود ندارد. نیو بولدو ویلسون " مطرح می کنند که انتخاب معیار در تعریف کسب و کار کوچک و متوسط منعطف است و در عمل چندان مهم نیست؛ چرا که اغلب معیارها تا حد زیادی با یکدیگر مرتبط اند آ16 ا. آنچه در این بررسی مهم است، ویژگی های خاصی کسب و کارهای کوچک و متوسط می باشد که آن ها را از سازمان های بزرگ مجزا می کند و در نتیجه اقدامات مدیریتی از جمله مدیریت دانش تحت تأثیر این ویژگی ها شرایط خاصی پیدا می کند. قبادیان و گالیار(۹) (1997) برخی از ویژگی های اصلی کسب و کارهای کوچک و متوسط را بر مبنای جنبه هایی همانند ساختار، رفتار، فرایندها و رویه هالیست کردند که می تواند در طراحی و اجرای مدیریت دانش به طور مستقیم دخیل باشند ا9} آ- مالکیت و مدیریت: ا-1) تمرکز تصمیم گیری و محدودیت تصمیم گیرندگان؛ 1-2) نزدیک بودن بسیار زیاد مدیریت عالی به نقطه ی تحویل محصولا 1-3) مهارت ها و شایستگی های مدیریتی در حد متوسط

2- ساختار: 2-1) ساختار ساده با کمترین پیچیدگی؛ 2-2) ساختار مسطح با لایه های اندک مدیریتی و سلسله مراتبی؛ 2-3) درجه پائینی از تخصص گرایی 3- فرهنگ و رفتار: 3-1) فرهنگ سیال و زیستی 3-2) علایق و منافع گروهی بسیار اندک ! 3-3) عملیات و رفتار کارکنان متأثر از نگاه مدیران 4- سیستم ها، فرآیندها و رویه ها: 4-1) برنامه ریزی ساده و عدم حاکمیت قوانین و رویه های رسمی بر فعالیت ها و عملیات؛ 24) تأکید بر فرآیندهای عملیاتی و حداقل تمرکز بر فرآیندهای اسراتژیک ؛ 34) حداقل درجه استاندارد سازی و رسمیت گرایی و انسان مداری 5- منابع انسانی: 5- ا) اطلاعات فنی متوسط با متخصصان حرفه ای اندک؛ 5-2) آموزش و توسعه کارکنان به صورت موقتی در مقیاس کوچک؛ 5-3) ارتباطات کاری نزدیک و غیررسمی || 5-4) حداقل مقاومت در مقابل تفییر 6- مشتریان و بازار: 6-1) به طور معمول اتکا به مشتریان مبنای اندک "؛ 26) ارتباط نزدیک تر و متناوب تر با مشتریان، 63) اطلاعات شخصیتی و اجتماعی فراوان از مشتریان با استفاده از ویژگی های منحصر به فرد در کسب و کارهای کوچک و متوسط، مدیریت دانش دارای ملاحضات خاصی خواهد بود که در ادامه با تأکید بر تمام ویژگی های فوق چگونگی اجرا و مراحل مدیریت دانش (که پیشتر تشریح گردید) را مورد بررسی قرار می دهیم.
5. مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک و متوسط
در بخش ذیل براساس ویژگی هایی که در مورد کسب و کارهای کوچک و متوسط مطرح شد، فرصست ها، تهدیدها، ضعف ها و قوت های مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک و هتوسط بررسی شده اند.
5. آ. مدیریت مالکان - مدیران کسب و کارهای کوچک و متوسط عموماً به طور متمرکز تصمیم گیری می کنند وقدرت کنترل نهایی در دستان آنان است. هم چنین لایه های کمتری از مدیریت و تصمیم گیرندگان در شرکت های کوچک هستند به این معنی که زنجیره تصمیم گیری اغلب کوتاه تر است [19] با چنین ویژگی هایی، کسب و کارهای کوچک و متوسط فرصت مناسبی برای اجرای مدیریت دانش دارند زیرا مالکان - مدیران با تمرکز قدرت در سازمان می توانند موتور اصلی تغییر در سازمان باشند و زمینه مدیریت دانش را فراهم نمایند اما کسب و کارهای کوچک و متوسط با چندین چالش منحصر به فرد در اجرای مدیریت دانش روبرو هستند که به طور اخص ناشی از مالکان - مدیران می باشد چرا که فاقد چشم انداز توسعه مدیریت دانش می باشند. اساساً، آن ها تنها بر حسب جریان نقدی فکر می کنند و به فرآیندهای شناسایی، نقشه پردازی"، توزیع و خلق دانش به صورت مناسب و یا در درون اقدامات روزانه توجه نمی کنند [16] و بر زمینه ی اصلی تجاری سازمان هایشان تمرکز می کنند [20 . مالکان - مدیران به طور جدی و از نزدیک با عملیات روزانه سازمان درگیرند که این ویژگی به طور همزمان یک تهدید - فرصت محسوب می شود. از یک سو درگیری روزانه، آن ها را از برنامه ریزی و تفکرات استراتژیک و پرداختن به مباحث راهبردی همانند مدیریت دانش باز می دارد و از دیگرسو می توانند به مدل های نقشی بدل شوند که ارزش و رفتارهای مطلوب در جهت خلق، اشتراک گذاری و یه کارگیری دانش را به کارکنان نشان دهند || 21] که در تکمیل ویژگی اول یعنی موتور تغییر بسیار کمک رسان است. ولی علی رغم چنین فرصت هایی اغلب مالکان - مدیران در کسب و کارهای کوچک ومتوسط در مهارت ها و شایستگی های مدیریتی دچار ضعف اند || l22؛ چنین خصیصه ای باعث می شود که مفاهیم پایه در مدیریت دانش و یا ضرورت مدیریت دانش از سوی آن ها به خوبی درک تشود و در نتیجه انتظار تمایل به سمت بکارگیری و اجرای مناسب مدیریت دانش بیهوده است.
2.5 ساختار ساختارهای مسطح و غیر پیچیده در کسب و کارهای کوچک به آن ها اجازه می دهد که بسیار آسان تر هر گونه تغییری را در سازمان عملی
سازند که این موضوع اجرای مدیریت دانش را تسهیل می سازد.هم چنین لایه های اندک در سلسله مراتب سازمانی و خطوط ارتباطی کوتاه باعث می شود که مدیران به آسانی و سرعت فراوان اجرای مدیریت دانش را در کل سازمان مطرح نمایند و از این منظر نسبت به سازمان های بزرگ مجبور به فائق آمدن بر ساختارهای سلسله مراتبی
نس ستنل.با توجه به منابع محدود و پائین بودن سطح تخصصی سازی و حرفه گرایی در مشاغل، کسب و کارهای کوچک دانش درونی بسیار کمتری نسبت به رقبای بزرگترشان دارند. بنابراین، منابع نادر، از ایجاد و خلق دانش مورد نیاز در درون سازمان ممانعت به عمل می آورد. در نتیجه اکتساب دانش بیرونی از مشتریان، تامین کنندگان مواد و موسسات تحقیقاتی از بیشترین اهمیت برخوردار است آ6]
3.5. فرهنگ
به زعم قبادیان و گالیار(1997) کارکنان کسب و کارهای کوچک، کارخانه را به عنوان یک مجموعه ی واحد و منحصر به فرد می دانند و چندان به ارزش ها یا رفتارهای عملیاتی و بخشی اقدام نمی کنند و دارای فرهنگی کاملاً ارگانیک، زیستی و سیال هستند و به ارزش ها و باورهای مشترکی در سطح سازمان تعلق دارند [19] چنین فرهنگی به دلیل سیالیت، امکان اجرای طرح های جدید را تسهیل می کند و نیز به دلیل عدم وجود گروه های متنوع از نظر فرهنگی امکان رسیدن به اجماع در مورد اجرای مدیریت دانش برای مالکان- مدیران تسهیل می شود.
ولیکن به دلیل تأثیر گذاری عمیق مالکان- مدیران بر فرهنگ سازمانی و نیز ترسی که آن ها نسبت به از دست دادن دانش و پی آمد آن خارج شدن کنترل از اختیارشان دارند، بزرگترین معضل در اجرای مدیریت دانش هستند و اجرای مدیریت دانش به طور کامل به شحصیت محافظه کار یا ریسک پذیر مالکان - مدیران وابسته است.
اگر مانعی در رسیدن به مدیریت دانش موثر در کسب و کارهای کوچک وجود دارد، به احتمال زیاد به کمبود منابع بر می گردد. کسب و کارهای کوچک شبیه به " کسب و کارهای بزرگی کوچک شده" نیستند ا7] که این عدم رسمیت و کمبود منابع، موضوعات خاصی را در مدیریت این سازمان ها ایجاد می کند و به همین دلیل بسیاری معتقدند فعالیت های مدیریت دانش در کارخانجات کوچک انجام می شوند اما اندکی از مدیران کسب و کارهای کوچک این فعالیت ها را "مدیریت دانش" می نامند || 24]. اغلب فعالیت های کسب و کارهای کوچک تحت قوانین و رویه های غیر رسمی قرار دارند و کمترین استاندارد سازی و رسمی گرایی در کار آنان وجود دارد آ19]. چنین شرایطی منجر به بیزاری و رویگردانی کارکنان از سیستم ها و رویه های نظام مند و رسمی هم چون مدیریت دانش می شود و احتمال اجرای موفق آن ها را به حداقل می رساند. تعداد زیادی از محققان بر نقش تکنولوژی اطلاعاتی و ارتباطی" به عنوان وسیله ای جهت اجرای مدیریت دانش تاکید می کنند آ18] اما به دلیل ساختارها و سیستم های غیر رسمی که بر کسب و کارهای کوچک حاکم است و تسلط ارتباطات غیر رسمی و رو در رو، حضور ICT در کسب و کارهای کوچک در حداقل سطح ممکن است که چنین ویژگی تا حدود زیادی ذخیره و توزیع دانش را دشوار می سازد. البته برخی از اندیشمندان معتقدند که: "تکنولوژی هرگز جزء مهمی از معادله ی مدیریت دانش نیست. دانش از طریق افراد و بر مبنای مکانیسم ها خلق، اشتراک گذاری، منتقل و به کار گرفته می شود" اک2 او در مقابل آن برخی دیگر معتقدند که: " کلید مدیریت دانش موثر حفظ تعادل و توازن میان عوامل فردی، سازمانی، اجتماعی، و تکنولوژیکی است" 26]
5.5. منابع انسانی مدیریت منابع انسانی می تواند در شناسایی مبنا و پایه ی دانش حیاتی کمک کند و نیز در شناسایی موانع و شکاف های دانشی که در تدوین استراتژی مدیریت دانش کمک می کند [27] در کسب و کارهای کوچک، اقدامات مدیریت منابع انسانی همانند گزینش، استخدام، آموزش، و توسعه فردی به صورت غیر نظام مند و غیررسمی انجام می شود و در نتیجه مراحل اولیه در تدوین استرتژی مدیریت دانش (شناسایی دانش پایه حیاتی و شکاف های دانشی) به سختی قابل تحقق می باشند 18 او در نتیجه اقدامات منابع انسانی در بسیاری از کسب و کارهای کوچک به خلق و مبادله دانش منتج نمی شود 28 | کارمند یابی موثر کارکنان حیاتی است چرا که از طریق این فرآیندهاست که دانش و شایستگی ها به سازمان آورده می شود. کارکنانی که با دانش مورد نیاز و مهارت های مطلوب شکاف های دانش را پر می کنند، باید گزینش و به کار گرفته شوند آ5] کمبود مسایع مالی یکی دیگر از مهمترین موانعی است که امکان آموزش رسمی به منظور یادگیری و نیز اجرای مدیریت دانسش را با مشکل مواجه می کند و آموزش ها و یادگیری غیر رسمی را جایگزین برنامه های رسمی می کند.استفاده محدود از فن آوری اطلاعات تا حدودی به ضعف مهارت ها و آموزش برمی گردد. آموزش بیشتر و بهبود آگاهی از مزایای فن آوری اطلاعات ممکن است روشی برای افزایش استفاده از IT در نظر آید.لیز و لیز"(1987) بیان می کنند که شرکت های کوچک برنامه ریزی کافی برای استفاده و عملیات IT انجام نمی دهند. برجیون و رایموند"(1992) مدعی اند که IT می تواند به عنوان ابزاری راهبردی به وسیله شرکت های کوچک و متوسط استفاده شود، تا رقابت پذیری شان را حفظ نمایند. بدون حمایت مدیریت، آموزش کافی، رهبری و تلاش متعهدانه در تبدیل دانش ضمنی به عینی، به نظر می و سد که JIT برای مدیریت دانش موثر به طور کامل مورد بهره برداری قرار نگیرد آ16].کسب و کارهای کوچک از کارکنان بسیار کمتری نسبت به سازمان های بزرگ برخوردارند که یک فرصت - تهدید به حساب می اید چرا که از یک سو ارتباطات رو در رو و میزان اشنایی با ادراکات دیگران را بهبود می بخشد و در نتیجه احتمال موفقیت و سهولت اجرای مدیریت دانش افزایش می یابد.
ولی از سوی دیگر فقدان نیروی انسانی کافی امکان پذیرش نفش های جدید مورد نیار برای مدیریت دانش را با مشکل مواجه می کند و نیز عدم حضور کارکنان حرفه ای و تحصیل کرده نیز یکی از موانع عمده در اجرای موفق کار کردهای تخصصی همدیریت دانش خواهد بود زیرا یکی از ضرورت های اجرای موفق مدیریت دانش آگاهی بالای تخصصی و فنی کارکنان از فرآیندهای کاری می باشد.به نظر می رسد که تمرکز تصمیم گیری و اختیارات در راس سازمان مانع از غنی سازی شغلی شود که این امر به نوبه خود فرصت آزمون و خطا و نیز خلق دانش در سازمان را از کارکنان سلب می کند که پی آمد آن عدم یادگیری در کارکنان است و در نهایت از یادگیری سازمانی و خلق دانش در تمام سطوح نیز ممانعت می کند.وجود مشتریان مبنای اندک به کسب و کارهای کوچک و متوسط کمک می کند که با طیف محدودی از نیاز ها