بخشی از مقاله
چکیده:
جهان کنونی جهانی است پر از تغییرات شتابان. دگرگونیهای بسیاری در ارکان جامعه صورت گرفته و پیشرفتهای سریع علوم و تکنولوژی انسان را با وضعیتی روبرو ساخته که کمتر شباهتی با گذشته دارد. تقریبا در دو دهه گذشته بسیاری از دانشمندان و محققان مدیریت به برر سی نقش فرهنگ و ارتباطات در عملکرد سازمانها پرداخته و تحقیقات و مطالعات فراوانی نیز در این زمینه انجام گرفته است. ارتباطات سازمانی یک موضوع پیچیده و نقش آن در عملکرد سازمان بسیار حائز اهمیت است.
توجه به فرهنگ و ارتباطات سازمانی منحصر به مراکز علمی نیست، بلکه سازمانهای تجاری و تولیدی نیز از آن بعنوان کلید موفقیت یاد نمودهاند . ارتباط برای هماهنگی فعالیتهای گروهی، اجرای وظایف رهبری و انجام وظایف مدیریتی لازم ا ست، بنابراین مدیرانی که مدیریت خود را با توجه به مفاهیم ارتباطات سازمانی اعمال نمایند به وضوح از موفقیت بیشتری برخوردار خواهند گردید. در مدیریت اموری چون ارتباطات انسانی، عوامل موثر بر ارتباطات، گروههای رسمی و غیررسمی، روشهای بهبود ارتباطات و رفع موانع ارتباطی در سازمان حائز اهمیت است.این مقاله در ابتدا به تعاریف و کشف انواع ارتباطات پرداخته سپس راهکارهایی برای یک ارتباط موثر ارایه میدهد.
کلمات کلیدی:ارتباطات- ارتباط سازمانی- بهره وری- مدیریت- ارتباط موثر
-1مقدمه:
ارتباطات سنگ پایه تمدن بشری است. هر قدر جامعه از سوی سادگی به سوی بغرنجی پیش رود ارتباطات انسانی نیز اشکال پیچیده تری به خود می گیرد. مبادله افکار و اطلاعات در میان آحاد انسانی یکی از مبرم ترین نیاز های اجتماعی است. ارتباط اساس تلاش ها، همکاری ها، نفوذ در اشخاص، تغییر اهداف، نیل به رشد سازمانی و انسانی است . اگر یک سازمان شبکه ارتباطی برای تبادل پیام ها نداشته باشد، نمی تواند هماهنگی و انگیزش و همکاری لازم را در بین فعالیت ها و اعضای سازمان ها بوجود آورد. لذا بقای دراز مدت آن با مشکلات روبرو می گردد. بدون ارتباطات موثر مردم احساس وفاداری به یکدیگر و اهداف را ندارند و هر شخص واقعا تنهاست - شیرازی ، . - 210 : 1373
عدم ارتباط و ارتباط ضعیف موجب تنهایی، مشکلات خانوادگی، عدم صلاحیت، نارضایتی شغلی، فشار روانی و حتی مرگ خواهد شد - بولتون ، . - 1380 در برقراری ارتباط قدرت کسی زیاد است که اعتماد به نفس زیاد تری داشته باشد یا منشأ اعمالش در وجود خودش نهفته است . - سرمد ، - 82 : 1378 اگر ارتباطات اثر بخش نباشد تصمیم گیری کلیه افراد دچار اشکال شده، سوء تفاهم مرتبأ زیادتر می شود. از طریق ارتباطات می تواندانش، آگاهی، انگیزش، تحقق اهداف فردی و گروهی، هماهنگی اعمال، اقدامات، بهداشت روانی افراد و محیط کار، بهتر شدن اوضاع آینده دانش آموز و اداره بهتر سازمان توسط مدیر و رضایت شغلی کارمندان را تسهیل کرد .
بدون برقراری ارتباطات موثر در هر سازمانی مفهوم بهترین برنامه بی معنی است ، مگر آنکه همه از آن آگاهی داشته باشند و برای رسیدن به اهداف دست به دست هم بدهند - محسنیان راد ، - 72 : 1384 ارتباط به عنوان نیروی حیاتی هر سازمان فرایندی است که گروه ، فرد و سازمان را به هم متصل می سازد. با اطمینان می توان گفت که ارتباط ، مرتبط کننده دروندادها از محیط به سازمان و بروندادها از سازمان به محیط است .دانیل کتز1 و رابرت2 کان می گویند : ارتباط حقیقت هستی سازمان هاست - لاتنبورگ و دیگران، . - 290 : 1383با توجه با این نکات سوال یا سوالاتی طرح میشود اولا ارتباط چیست و چه اشکالی دارد؟ ثانیا بین ارتباطات و بهره وری سازمان چه نسبتی نهفته است؟ثالثا پیامدهای عدم ارتباط در سازمان چیست؟ و سوالاتی از این دست که در ادامه پژوهش مورد تحلیل و بررسی قرار خواهد گرفت
-2ادبیات پژوهش:
-1-2 تعاریف
اثر بخشی: اثر بخشی را می توان محقق ساختن اهداف سازمان و حفظ بقای سازمان تعریف کرد - شجاع زاده ، . - 44 : 1381 میزان رسیدن به اهداف را اثر بخشی می گویند . - کول ، - 21 : 1385 ارتباطات : ارتباطات عبارت است از تمام روش هایی که از طریق آن ممکن ذهنی بر ذهن دیگر تأثیر بگذارد . این عمل نه تنها با نوشتنیا صحبت کردن ، بلکه حتی با موسیقی ، هنرهای تصویری و تمام رفتار انسانی عملی است . - محسنیان راد ، - 44 : 1380 کانال ارتباطی : مسیری که فرستنده برای ارسال پیام استفاده می کند . - شیرازی ، - 212 : 1373
موانع ارتباطات : منظور از موانع ارتباطات شامل عواملی است که به نحوی از ارسال ، درک ، پذیرش ، کاربرد و باز خورد پیام ها ، آن طور که هدف فرستنده پیام است جلوگیری نماید .
اثر بخشی ارتباطات : ارتباط زمانی اثر بخش است که معنی مورد نظر فرستنده پیام با آن چه که در ذهن گیرنده پیام به عنوان مفهوم پیام تبلور می کند ، تفاوتی نداشته باشد . - فرهنگی ، - 43 : 1374 ارتباطات اثر بخش زمانی بوجود می آیدکه پیام دریافت گردد و گیرنده آن را درک کند . - کونتز3 ، - 213 : 1385
-2-2 تاریخچه ارتباطات انسانی
چون ارتباطات همزاد حیات انسان است ، نمی توان برای آن یک نقطه شروع پیدا کرد . همچنین از آنجا که مطالعه به معنی عام کلمه بکار می رود و جنبه پژوهش علمی ندارد ، باز هم نمی توان گفت از چه زمانی شخص - الف - سعی کرده با مطالعه رفتار شخص - ب - به آنچه که در ذهن او می گذشته است پی ببرد تا بتواند با او کنار بیاید ، مبارزه کند ، داد و ستد کند . با این همه اگر مطالعه به مفهوم تحقیق علمی در نظر گرفته شود قدیمی ترین نوع آن به دهه 1800 میلادی باز می گردد که توسط تریپلت4 انجام شد . وی از مطالعه درباره تأثیر حضور دیگران در رفتار رانندگان موتور سیکلت به این نتیجه رسید که هرگاه موتور سواران عده ای تماشا گر داشته باشند 20 بیشتر از زمانی که تماشگر ندارند به سرعت خود می افزایند .
تریپلت این افزایش سرعت را معلول حضور تماشا گر و احساس موتور سواران از نوعی ارتباط خود و تماشاگران می دانست .بدون شک طی دویست سال اخیر آنقدر مطالعه در مورد ارتباطات انسانی انجام شده است که تعیین تعداد آن ها عملا غیر ممکن است - سرمد ، - 67 : 1378 ارتباطات در سال های اخیر به ویژه پس از سالهای 1950 در غرب مورد توجه افراد ، علما و دست اندر کاران رشته های مختلف علمی از روان شناسی ، روان شناسی اجتماعی و جامعه شناسی گرفته تا دانشمندان مدیریت علوم کامپوتر قرار گرفته است و هر یک از پیشتازان این رشته ها خود دیدگاه های متفاوتی از دیگران دارند ، که آن ها را بر آن می دارد که به گونه ای متفاوت به ارتباطات بنگرند.
-3-2 مفهوم ارتباطات1
ارسطو فیلسوف یویانی شاید اولین دانشمندی بود که دو هزار و سیصد سال پیش نخستین بار در زمینه ارتباط سخن گفت. او در کتاب معانی بیان که معمولأ آنرا مترادف ارتباط می دانند در تعریف ارتباط می نویسد : » ارتباط عبارت است از جستجو برای دست یافتن به کلیه وسایل و امکانات موجود برای ترغیب و امتناع دیگران - « عاقل ، - 133 : 1383 ارتباط یک فرایند است . وقتی به یک چیزی بر چسب فرایند زده می شود ، یعنی این که آن یک شروع و یک ترتیب ثابت ندارد و بدون تغییر نمی باشد بلکه در حال حرکت است . اجزای درون یک فرایند با یکدیگر ارتباط دارند و هر یک دیگر اجزا را تحت تأثیر قرار می دهند . - برلو2 ، - 1992
ارتباطات را به سلسه اعصاب سازمان تشبیه کرده اند . بعد از انگیزش ، ارتباطات موضوع بیشترین بررسی ها را در عرصه سازمان و زندگیدارد . ارتباطات در لحظه لحظه زندگی شخصی و اداری نقش دارد .آنگاه که اندیشه ای را به دیگران منتقل می کنید و یا از اندیشه دیگران آگاه می شوید ، هنگامی که گزارش را می خوانید ، به دستور العمل هایی گوش می کنید ، فرم در خواست شغلی را تکمیل می کنید و یا درباره علایق خود گفت و گو می کنید ، درگیر ارتباطات هستید - اورعی یزدانی ، - 39 : 1389 ارتباط فرایندی خطی است که در طی آن منبع پیام را فرمول بندی کرده و به گیرنده پیام منتقل می کند - برگون و رافز3 ، . - 1978ارتباطات انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده است ، بطوری که اطلاعات توسط گیرنده قابل فهم باشد - هارولد ، . - 1993
ارتباطات عبارت است از انتقال اطلاعات بهم پیوسته و قابل استفاده از شخصی به شخص یا گروه دیگر - احمدی ، . - 127 : 1382ارتباط از یک سو روشن و واضح و از سوی دیگر پیچیده و غامض است . در استفاده معمول از این لغت مفهوم آن روشن است . ولی وقتی به جست و جوی حدود و کاربرد آن می پردازیم ، مسأله پیچیده و دشوار می شود . - احمدی ، - 37 : 1382 ارتباطات عبارت است از تبادل اطلاعات و انتقال معنی ، ارتباطات عبارت است از شلیک اطلاعات و اصابت آن به هدف - مشبکی ، 1377 - در یک عبارت ساده ، ارتباطات را می توان تبادل اطلاعات و انتقال معنی دانست .ارتباطات انتقال اطلاعات از فرستنده به دریافت کننده به طوری اطلاعات برای فرستنده و گیرنده قابل درک باشد . فقدان هر یک از عناصر فرستنده ، پیام و دریافت کننده موجب عدم بر قراری ارتباط است . - سینگر، - 1990 ارتباطات یک فرایند است و به همین دلیل چند مفهوم ذهنی را در بر دارد :
ارتباطات در طول زمان رخ می دهد و در طول این زمان دگرگونی اتفاق می افتد ، فرستنده تغییر می کند ، گیرنده عوض می شود و نوع روابط بین آنها دگرگون می شود .
ارتباطات پویا می باشد نه ایستا . ارتباطات ، یک عمل ساده خطی نیست که پیام را از فرستنده به گیرنده منتقل کند ، بلکه عملی پویا است و در آن پیامد های گوناگونی با هم در می آمیزند ، فرستنده جریان را شروع می کند ، گیرنده پاسخ می دهد ، فرستنده تعدیل و اصلاح می کند . گیرنده آگاهی خود را از طریق این امر ابراز می دارد . تمام این پیام ها در یک فعالیت پیچیده ، پویا و جاری به هم ربط می یابند .
ارتباطات را می توان رشته ای از حوادث به هم پیوسته دانست که هیچ نقطه شروع و پایان مشخص ندارد . - سرمد ، - 124 : 1378 وسیله ای که مردم در یکدیگر تأثیر می گذارند ، ارتباطات نامیده می شود .هنگامی که شخص در رفتار شخصی دیگری تأثیر می گذارد ، آنها با یکدیگر ارتباط بر قرار نموده اند ، این ارتباط حتی اگر آنان سخنی بر زبان نیاورند ، بر قرار شده است . بنابراین ارتباطات مفهومی به مراتب گسترده تر از آنچه معمولأ مورد توجه است به خود می گیرد . - بوستون ، - 180 : 1380 بوسیله ارتباط بر قرار کردن ما با دیگران در نگرش ها ، ارزش ها ، احساسات، بلند پردازی ها ، خواسته هاو نیاز هاTسهیم می شویم . - احمدی ، 1382 - 137 :
