بخشی از پاورپوینت
--- پاورپوینت شامل تصاویر میباشد ----
اسلاید 1 :
گزارش نويسي
دربارهء گزارش، تعريف هاي گوناگون شده است که شايد کوتاه ترين آنها اين تعريف باشد که: گزارش انتقال پاره اي از اطلاعات است به کسي که از آن بي اطلاع است و يا آگاهي کافي ندارد. با اين تعريف، هر کس در هر مقامي که باشد، نياز به کسب اطلاع در مورد کار خود دارد، به عبارت ديگر، نيازمند گزارش است. اما بدون توجه، به گزارش مي پردازد. براي مثال مي گوييم که اگر کسي وقت را از شما بپرسد و شما ساعت را به او اعلام داريد، در حقيقت به او گزارش داده ايد. شرح وقايع روزانه براي دوستان و همکاران نيز از نوع گزارش است.
در وهلهء اول، گزارش را به شفاهي و کتبي تقسيم مي کنند: گزارش شفاهي به آساني داده مي شود و در آن جاي بحث نيست اما تهيهء گزارش کتبي کار ساده اي نيست و احتياج به قابليت هاي ويژه دارد که در تمام افراد نيست و مستلزم آگاهي هاي مقدماتي است، که موضوع اين مبحث است. براي تهيه گزارش، لازم است به اين چهار مورد توجه شود:
1) انتخاب موضوع 2) گردآوري اطلاعات 3) طرح ريزي مطالب 4) عرضه کردن اطلاعات جمع آوري شده.
اسلاید 2 :
. انتخاب موضوع
اولين گام اساسي در تهيهء يک گزارش موضوع است. موضوع گزارش با توجه به رشته وهدف فرق مي کند. برگزيدن موضوع گزارش بايد با کمال دقت صورت گيرد، تا پس از صرف وقت و کار، ناتمام و نيمه کاره رها نشود و نويسنده اش مجبور نباشد آن را عوض کند. براي اين که به چنين مشکلي دچار نگردد لازم است که ابتدا وقت و فرصت خود را طوري تنظيم کند که وقت هاي فراغتش با موضوع گزارش تناسب داشته باشد؛ به عبارت ديگر، تا فرصت مناسب براي گزارش نداشته باشد، به آن نپردازد. فرصت، به شغل و موقعيت افراد بستگي دارد. براي مثال مي گوييم که کارمند يک اداره براي تهيه يک گزارش به يک ساعت وقت بيشتر نياز ندارد. در صورتي که کارمند ديگري، بايد گزارشي را طي يک هفته حاضر کند و سرانجام در گزارش هاي تحصيلي اين فرصت تا نيم سال مي شود.
بعد از مسئلهء وقت، توجه به اطلاعات و مطالعات قبلي، امري ضروري است. اين مرحله نيز بستگي به وضع تهيه کننده دارد. در مراحل تحصيلي، انتخاب موضوع گزارش تقريباً آزاد است و با توافق استاد و دانشجو انجام مي گيرد. در حالي که در اداره با نظر فرد مافوق و خواست او، گزارش آماده مي شود. بنابراين، موضوع «توجه به اطلاعات قبلي» بيشتر در مورد دانشجو، مصداق دارد و لازم است که پيش از هر کاري به موارد زير هم توجه داشته باشد:
- دربارهء موضوع انتخابي خود، تا چه اندازه امکان بررسي و تحقيق دارد؟
- آيا اندوختهء علمي او بسنده است؟
- آيا به منابع، به قدر کافي دسترسي دارد؟
- حافظهء او تا چه حد، اطلاعات لازم را حفظ کرده است؟
اسلاید 3 :
علاوه بر موارد ياد شده، علاقه به موضوع انتخابي نيز از شرايط عمدهء گزارش نويسي است زيرا اگر تهيهء يک گزارش، با اکراه و اجبار همراه باشد، هيچ وقت به کمال خود نزديک نمي شود؛ بلکه بهترين گزارش آن است که نويسنده با علاقه مندي آن را تهيه کرده باشد. در غير اين صورت، معلوم است که کار انجام يافته در حد يک رفع تکليف و انجام وظيفه خواهد بود. پس خوب است که به دانشجو فرصت داده شود تا از ميان موضوع هاي پيشنهاد شده از طرف استاد، يک يا دو موضوع را برگزيند و با تکيه به ميل باطني خود به تهيهء گزارش بپردازد. دسترسي به منابع تحقيق نيز يکي از ارکان اصلي گزارش نويسي است که کار نويسنده را آسان مي کند و اگر اين امکان وجود نداشته باشد اميدي به کامل بودن گزارش نخواهد بود. نويسندهء گزارش بايد منابع خود را بر اساس درجهء اهميت و ارتباط طبقه بندي کند و از آنها بهره بگيرد.
براي تهيهء گزارش هاي تحصيلي، به ويژه پايان نامه ها، ارشاد استاد امري الزامي است و بدون اين کمک و راهنمايي، آماده ساختن گزارش کاري دشوار خواهد بود. در اين زمينه دانشجو بايد:
- موضوع گزارش را با مشورت استاد راهنما انتخاب کند؛
- اوقات فراغت خود را با استاد راهنما هماهنگ سازد؛
- قبل از اتمام گزارش، يادداشت هاي خود را به نظر او برساند؛
- پس از اصلاح مطالب توسط استاد راهنما، به تنظيم آنها بپردازد.
اسلاید 4 :
گردآوري اطلاعات
هر گزارشگري براي تهيهء گزارش خود، نيازمند گردآوري اطلاعات است. اين اطلاعات از طرق گوناگون به دست مي آيد. مهم ترين راه هاي گردآوري اطلاعات عبارت است از:
الف) تحقيق مشاهده اي
ب) تحقيق عمومي، که خود به دو شکل مصاحبه و پرسش نامه صورت مي گيرد
ج) تحقيق کتاب خانه اي يا پژوهش از راه مطالعه
طرح ريزي مطالب
در اين مرحله، وظيفهء نويسندهء گزارش بسيار حساس است.
گزارشگر مانند مهندسي است که مي خواهد بنايي را بسازد. او ابتدا وضع زمين و تناسب ساختمان را در ذهن خود مجسم مي کند، سپس به طرح ريزي آنچه ديده و به نظرش رسيده است مي پردازد و نقشهء ساختمان را ترسيم مي نمايد و بعد از انتخاب مواد لازم، برحسب تقدم و تأخر به درجه بندي آنها مي پردازد.
اسلاید 5 :
. عرضه کردن اطلاعات جمع آوري شده
پس از آن که به شيوه هاي سه گانهء ياد شده، اطلاعات جمع آوري شد، بايد به تنظيم آنها پرداخت. تنظيم اطلاعات کاري آسان است؛ زيرا بعد از جمع آوري مطالب، گزارشگر عناوين کلي گزارش را يادداشت مي کند، سپس با توجه به اهميت موضوع هر يک را در جاي مناسب خود قرار مي دهد.
هنر گزارش نويسي، در اين موقع تجلي مي کند. او مي تواند با تيزبيني و هوشياري مخصوص، به ربط منطقي مطالب خود دقت و توجه داشته باشد و آنها را با ظرافت و شيوهء مطلوب، عرضه دارد، تا نتيجهء کار او سودمند واقع شود.
کساني که با فکر دقيق و ومنطقي به نوشتن گزارش مي پردازند، به يقين، بهتر از ديگران مي توانند انديشه ها و خواسته هاي خود را عرضه دارند و برعکس نويسنده اي که از اين موهبت برخوردار نباشد، به نتيجهء دلخواه نمي رسد. از اين رو، نويسندهء گزارش بايد پيش از آغاز نگارش فکر کند که: چه مي خواهد بنويسد، براي چه کسي مي نويسد، چه مقدار و چگونه بايد بنويسد تا نوشتهء او مورد قبول واقع شود.
گزارش هاي مفصل، اغلب از بخش هاي متمايز تشکيل مي شود و به ترتيب ذيل مرتب مي گردد:
الف) عنوان، که در آن، موضوع گزارش، نام گزارشگر، نام دريافت کنندهء گزارش، تاريخ و نام شهر درج مي شود
ب) پيشگفتار يا سرآغاز
ج) فهرست مطالب
د) فهرست پيوستها (جدول ها، نمودارها، تصاوير)
هـ) متن گزارش
و) فهرست اعلام
ز) فهرست موضوعي (اندکس)
ح) فهرست مآخذ (کتاب نامه)
اسلاید 6 :
انواع گزارش
گزارش را از نظر نوع، هدف، اندازه و ساير نکات مي توان به انواع زير تقسيم کرد:
از لحاظ کاربرد
الف) گزارش تحصيلي و تحقيقي: اين نوع گزارش اغلب بر ميناي تحقيق خالص آماده مي شود؛ يعني انگيزهء دانشجو يا محقق در تهيهء اين گونه گزارش ها صرفاً ذوق و علاقه به مطالعه و حل مشکل مورد نظر است. منظور و هدف از اين گزارش، بالا بردن سطح اطلاعات و معلومات دانشجو يا محقق در زمينهء موضوع مورد تحقيق و مطالعه و ارائهء نتيجهء اقدامات تحقيقي و اظهار نظرها و پيشنهادها به نحو صحيح است.
ب) گزارش اداري: اين نوع گزارش، معمولاً در سازمان هاي مختلف مانند بانک ها، شرکت ها، وزارت خانه ها و مؤسسات و نهادها تهيه مي گردد و گزارش هاي مالي و سالانهء شرکت ها و بانک ها و گزارش هاي ادواري، همه از نوع گزارش اداري محسوب مي شوند. مورد مصرف اين گونه گزارش ها، استفاده در جهت برنامه ريزي و اتخاذ تصميمات اداري است.
اسلاید 7 :
از لحاظ منابع و اندازه
الف) گزارش ساده: منبع و مأخذ چنين گزارشي صرفاً اطلاعات دست اول است؛ چون تهيهء خلاصهء يک کتاب يا تهيهء گزارش مصاحبه با يک فرد معروف در يک مورد خاص يا اظهار عقيدهء شخصي دربارهء يک مطلب.
ب) گزارش تفصيلي: اطلاعات مورد لزوم اين گونه گزارش، علاوه بر منابع دست اول، از منابع و مآخذ دست دوم و سوم نيز تدارک مي شود و لازم است با بهترين طريق ممکن و با رعايت اصول جمع آوري اطلاعات، آماده گردد. نتيجهء منعکس شده در اين گزارش، حقيقي تر است و به اطلاعات آن بيشتر مي توان اعتماد کرد. در گزارش تفصيلي و طولاني، لازم است از تطويل کلام خودداري شود و در عين حال چندان هم خلاصه و فشرده نباشد که به اصل مطلب لطمه بزند و از رسايي و تأثير آن بکاهد.
گزارش از لحاظ ارزش و رسميت
الف) گزارش غيررسمي: گزارشي است که براي دادن اطلاعات فوري تهيه مي شود و براي نوشتن آن از طرح خاصي پيروي نمي گردد؛ مانند گزارش ساده و اداري، مقالات روزنامه ها و مجلات.
ب) گزارش رسمي: در اين گزارش، مخصوصاً گزارش تحقيقي و رساله هاي دانشگاهي که بر اساس تحقيق دقيق، طولاني و مستقل تهيه مي شود، دريافت کنندگان آن افراد مطلع و تحصيل کرده اند و بايد با رعايت اصول خاص و روش علمي آماده گردد تا مورد قبول و پذيرش يک مرکز و مجمع علمي واقع شود.
اسلاید 8 :
گزارش از لحاظ نحوهء انعکاس اطلاعات و مطالب
الف) گزارش انشايي: اطلاعات و مطالب منعکس شده در اين نوع گزارش در کل به صورت متن سادهء ادبي يا انشايي است؛ مانند گزارش تحقيقي يک دانشجوي رشتهء ادبيات فارسي دربارهء سرگذشت و آثار يک شاعر و نويسنده.
ب) گزارش مختلط: در اين گزارش، براي انعکاس اطلاعات، علاوه بر متن ساده از ارقام،
فرمول ها، جداول، منحني ها و تصاوير نيز استفاده مي شود. گزارش مطالب رياضي، مالي، و حسابداري، شيمي، فيزيک، فرهنگي و آموزشي و اجتماعي از اين گونه است.
مشخصات يک گزارش خوب
اگر چه گزارش ها از نظر منظور و هدف، کاربرد، نحوهء تهيه و ارائه با يکديگر متفاوت هستند، در برخي از مشخصات و خصوصيات با هم مشترکند. از اين رو براي يک گزارش خوب مي توان نکاتي را يادآوري کرد که شامل همهء انواع گزارش ها باشد:
- گزارش بايد صرفاً منعکس کنندهء حقايق باشد و در هيچ موردي اطمينان بي جا و غير مستند ندهد و عقايد و احساس و سليقه در آن مداخله نکرده باشد.
- گزارش بايد سرشار از اطلاعات لازم و کافي باشد و از هرگونه مطلب غيرضروري و يا غير مفيد دور باشد و به طور صحيح و منظم تقسيم بندي شده باشد.
اسلاید 9 :
- گزارش بايد نه خيلي طولاني و مفصل، و نه خيلي کوتاه و مختصر باشد يعني به اندازه اي مفصل باشد که همهء نکات قابل ذکر را در بر گيرد و از طرفي در خواننده ايجاد ملال و خستگي نکند، بلکه رغبت و علاقهء او را به خواندن و مطالعه برانگيزد تا خواننده مطالب آن را به طور دقيق و جز به جز درک نمايد.
- گزارش بايد از صفت تازگي و ابتکار برخوردار باشد و به حل مسائل و مشکلات و ازدياد معلومات کمک کند.
- گزارش بايد از اظهارنظر صريح و قطعي دربارهء مسائل مشکوک و اظهارات مبهم دور باشد.
- نقل قول ها بايد بدون تحريف و بادقت تمام آورده شود.
- قواعد درست نويسي و سجاوندي در آن رعايت گردد.
نکات ضعف يک گزارش حقيقي
از نقايص يک گزارش مي توان موارد زير را ياد کرد:
- ضعف انشا و جمله بندي و سبک که موجب نارسايي گزارش مي شود.
- ترکيب غلط از نظر فصل بندي و پاراگراف بندي موضوعات که گزارش را مبهم و گمراه کننده مي سازد.
اسلاید 10 :
- روش تحقيق غلط و غيراصولي که نتيجه اش ارائهء گزارش اشتباه آميز يا مشکوک و غير کافي است.
- عدم دقت در ارائهء مطالب درست به گزارش خلل وارد مي کند و اي بسا حقيقتي را وارونه جلوه مي دهد و سرنوشت فرد يا افرادي را دگرگون مي سازد.
- اظهار نظر کمّي بدون ارائهء آمار و ارقام و جداول، ارزش گزارش را در نظر خواننده پايين مي آورد؛ زيرا اظهار نظر قطعي از جمعيت و توليد و مصرف و يا افراد، مانند وضعيت کارخانه و يا تعداد دانشجويان و استادان و کارمندان يک مؤسسهء آموزش عالي وقتي ارزش واقعي دارد که مبتني بر آمار و ارقام و جداول دقيق و درست باشد.
- وجود تناقض در قسمت هاي مختلف يک گزارش نيز از نقاط ضعف آن محسوب مي شود و موجب کاهش اعتماد خواننده مي گردد.
