بخشی از مقاله
شناخت و ضرورت تغيير
عنوان صفحه
مقدمه
ضرورت تغيير
شناخت علل تغيير
شناسايي منابع تغيير
طبقه بندي انواع تغيير
تمركز بر اهداف
تشخيص تقاضا براي تغيير
انتخاب تغييرات ضروري
ارزيابي پيچيدگي
شيوه هاي مشاركت دادن افراد
انتخاب مقياس زماني
تهيه برنامه عمل
پيش بيني اثرات تغيير
پيش بيني مقاومت در برابر تغيير
آزمايش و كنترل برنامه ها
اطلاع رساني در مورد تغيير
واگذاري مسووليت
ايجاد تعهد
تغيير فرهنگ
كنترل مقاومت
نظارت بر پيشرفت
بازنگري پيش فرض ها
حفظ انگيزه حركت
اعمال تغييرات بيشتر
منابع و ماخذ
مقدمه
امروزه تغيير مهمترين عامل موثر در مديريت كسب و كار موفق محسوب مي شود. سازمان ها (و افراد شاغل در آنها) بايد نگرش مثبتي نسبت به مسئله تغيير داشته باشند تا از اين طريق توان رقابتي خود در بازاهاي تهاجمي امروزي را حفظ كنند. عدم توجه به يك روند در حال تغيير ممكن است بسيار پرهزينه باشد. اين مقاله به مديران مي آموزد كه براي بقاي خود چگونه همواره يك گام از رقبا جلوتر باشند، روند تغييرات را تعيين كنند و رهبري يك پرونده تغيير را بر عهده بگيرند. اين مقاله در قالب 101 نكته كليدي طراحي شده و به مديران توصيه مي شود علاوه بر مطالعه دقيق به آن عمل كنند.
ضرورت تغيير
تغيير كليه جنبه هاي زندگي را تحت تاثير قرار مي دهد. اتخاذ يك رويكرد آينده نگر تنها راهي است كه به كمك آن مي توانيد آينده را، چه به عنوان يك فرد و چه بعنوان يك سازمان، در دست بگيرد.
بنابراين، پذيراي تغيير باشيد و ياد بگيريد كه عناصر مثبت آن را توسعه دهيد.
1- كليه تغييراتي را كه مدنظر داريد يادداشت و براي ايجاد آنها برنامه ريزي كنيد.
2- اگر احساس مي كنيد كه در برابر تغيير مقاوم هستيد، در جستجوي علت آن باشيد.
3- در جستجوي افرادي پذيراي تغيير باشيد و با آنها هم پيمان شويد.
4- قبل از تبعيت از خط مشي ديگران كمي فكر كنيد.
شناخت علل تغيير
براي كنار آمدن با سرع روزافزون تغييرات، در درجه اول بايد علل زيربنايي آنها شناسايي شوند.
برخي از تغييرات مشخص در ساختار داخلي سازمان ها و بازارهاي خارج از آنها زاييده تغييرات گسترده در جامعه، اقتصاد يا تكنولوژي هستند.
5- در برابر شرايط عدم اطمينان واكنش مثبت نشان دهيد و از تغيير اجتناب كنيد.
6- كنجكاوي را در خود پرورش دهيد. تصوير كنيد كه هميشه بايد مطلعترين فرد باشيد.
7- از تكنولوژي اطلاعات جديد نهراسيد و با تسلط بر آن سعي كنيد بهره برداري لازم را بعمل آوريد .
8- به خاطر داشته باشيد كه تكنولوژي به سرعت و روز به روز در حال تغيير است.
شناسايي منابع تغيير
تغيير ممكن است از جهات مختلف نشات بگيرد. از جانب مافوق يا زيردستان درون سازمان، از خارج از سازمان و يا در اثر ابتكار فردي سعي كنيد از كليه منابع احتمالي تغيير آگاه شويد و از هر كجا كه نشات گرفته است، پذيراي آن باشيد.
9- صرف نظر از منبع تغيير، از كليه نوآوري ها در جهت ايجاد آن استقبال كنيد.
10- در برابر تغييرات خارج از سازمان، همواره واكنش مثبت نشان دهيد.
11- زيردستان را به ارائه ايده هاي جديد در جهت ايجاد تغيير تشويق كنيد.
طبقه بندي انواع تغيير
بطور كلي مي توان تغييرات را به دو دسته تدريجي و بنيادي تقسيم كرد. هر يك از اين دو نوع تغيير به انواع مختلف و تركيبات گوناگون تقسيم مي شوند. شناخت نوع تغييري كه با آن سروكار داريد به شما كمك مي كند كه راحت تر و به شيوه اثربخش تر به آن دست پيدا كنيد. علاوه بر اين، با شناخت نوع تغيير بهتر مي توانيد واكنش ديگران نسبت به تغيير مورد نظر را تعبير و تفسير كنيد.
12- اثرات تركيبي ناشي از انواع مختلف تغيير را مدنظر قرار دهيد.
13- هنگام تجزيه و تحليل تغيير به بسترهاي كوتاه مدت و بلند مدت توجه كنيد.
14- از بحران ها، تجربه كسب كنيد و مطالب مفيدي بياموزيد تا بتوانيد از بروز مجدد آنها جلوگيري كنيد.
15- هدف خود را بر كسب برابري يا پيشي گرفتن از بهترين الگويي كه مي شناسيد متمركز كنيد.
16- براي برنده شدن سعي كنيد با رقبا متفاوت و از آنها بهتر باشيد.
تمركز بر اهداف
اگر مديران هدف خود را ندانند نمي توانند براي رسيدن به آن تغيير كنند اگر آنها ندانند در حال حاضر كجا هستند، نمي توانند مسير در ست را آغاز كنند. اين نقاط ابتدايي و انتهايي را به عنوان اولين قدم در شناسايي موارد نيازمند تغيير معين كنيد.
17- نقاط قوت و ضعف سازمان خود را به شيوه اي واقع بينانه مورد ارزيابي قرار دهيد.
18- براي بيان دورنماي كاري خود از يك يا دو جمله كوتاه استفاده كنيد.
19- هميشه سعي كنيد فرهنگ سازماني را از طريق افراد تغيير دهيد و نه برعكس.
تشخيص تقاضا براي تغيير
موفقيت شما در گرو راضي كردن مشتر يان است.
مشتريان ناراضي به ساير عرضه كنندگان كالا و خدمات مراجعه مي كنند و كاركنان ناراضي (كه در واقع همان مشتريان داخلي شما هستند) يا درست كار نمي كنند يا سازمان را ترك مي كنند. نيازهاي اين دو گروه از مشتريان را مورد بررسي قرار دهيد و سعي كنيد تغييرات لازم جهت ارضاي اين نيازها را به عمل آوريد
.
20- سعي كنيد هم نياز كاركنان و هم نياز مشتريان را برآورده سازيد.
21- به مشترياني كه شكايت مي كنند احترام بگذاريد. آنها به شما مي گويند كه چه چيزهايي را بايد تغيير دهيد.
22- فراموش نكنيد كه كيفيت يك محصول به كيفيت فرآيند توليد آن بستگي دارد.
23- از مقياس هاي عيني به دست آمده از پاسخ هاي مشتريان بهره برداري كنيد.
انتخاب تغييرات ضروري
برنامه هاي تغيير براي استمرار و دوام بايد جامعيت كامل داشته باشند. با وجود اين مراقب باشيد كه با معرفي تغييرات خاص متعدد باعث پريشان خاطري افراد نشويد. چند اولويت مهم را مشخص كنيد كه تغيير در آنها بيشترين تاثير را به دنبال خواهد داشت و فقط بر روي همان موارد تاكيد كنيد.
24- زمينه هاي اصلي تغيير و اولويت بندي و سپس توجه خود را به طور كامل و گسترده متوجه آنها كنيد.
25- هدف از هرگونه تغييرات برنامه ريزي شده را براي خود كاملاً روشن كنيد.
26- تلاش خود را فقط بر روي چند فرآيند مهم متمركز كنيد.
27- براي ايجاد تغيير، يك برنامه روان و منسجم تدوين كنيد.
ارزيابي پيچيدگي
براي برنامه ريزي و مديريت اثربخش تغيير، لازم است كه برآورد واقع بينانه اي از ميزان پيچيدگي آن داشته باشيد و بدانيد كه اين تغيير بر چه كساني تاثير مستقيم و غيرمستقيم خواهد داشت. سپس بايد مولفه هاي مختلف را به نحوي روشن و كارآمد تقسيم، كمي سازي و سازماندهي كنيد.
28- در مورد هر تغيير از خود بپرسيد كه چه تاثيري بر افراد درگير در آن خواهد داشت.
29- ابتدا تغييرات پيشنهادي را در مقياسي كوچكتر آزمايش كنيد.
30- اگر توجيه كردن تغيير نيازمند استدلال هاي پيچيده است از آن دست بكشيد.
31- از تجزيه و تحليل مسير بحراني براي برنامه ريزي وظايف استفاده كنيد.
شيوه هاي مشاركت دادن افراد
افرادي كه تحت تاثير تغييرات قرار مي گيرند از نظر نوع نگرش و نيازها با يكدگير تفلاوت دارند.
برنامه هاي اثربخش تغيير بايد به اندازه كافي انعطاف پذير باشند تا بتوانند با اين تفاوت ها هماهنگي پيدا كنند. براي انتخاب افرادي كه بايد در ايجاد تغييرات مشاركت داشته باشند و در مورد نحوه مشاركت آنها به دقت برنامه ريزي كنيد.
32- هنگام برنامه ريزي براي ايجاد تغيير، سياست هاي خود را در مورد نحوه برخورد با افراد تعيين كنيد.
33- آموزش را وسيله اي براي مشاركت دادن افراد در پروژه هاي تغيير قرار دهيد.
34- اگر براي افراد سوء تفاهم پيش آمده از آنها عذرخواهي كنيد و توضيحات لازم را به آنهاغ بدهيد.
35- همه افراد را در برنامه ريزي حداقل يك پروژه تغيير مشاركت دهيد.
36- به كليه گروه ها آنقدر استقلال بدهيد تا بتوانند در تعيين اهدافشان راساً اقدام كنند.
37- مشاوران را به ارائه توضيحات روشن و برنامه زماني كوتاه و مختصر ملزم كنيد.
38- اگر در مورد تغيير قولي مي دهيد حتماً به آن عمل كنيد.
39- مربيان ورزشي موفق را سرمش خود قرار دهيد و مانند آنها افر اد را به پيشروي تشويق كنيد.
انتخاب مقياس زماني
مقياس زماني مورد نياز براي انواع مختلف تغيير بسيار متفاوت است. مديران به عنوان عوامل تغيير ناچارند اهداف بلند مدت را مدنظر قرار دهند. در عين حال (به ويژه به هنگام بحران ها) ساير تغييرات كوچك تري كه فقط چند روز يا چند هفته به طول مي انجامد را برنامه ر يزي كنند.
40- خود را در چارچوب سال هاي مالي محصور نكيند. اين مرزها كاملاً قراردادي هستند.
41- تصميم بگيريد كه هر هفته يك ايده تازه معرفي كنيد.
42- افراد را تشويق كنيد كه براي تغييرات آني، ايده تازه بدهند.
43- برنامه ريزي شما براي ايجاد تغيير بايد مرحله به مرحله باشد تا افراد راحت تر آن را بپذيرند.
تهيه برنامه عمل
براساس اطلاعات جمع آوري شده يك برنامه عمل دقيق تهيه كنيد. اين برنامه عمل بايد روش، مختصر و با استفاده از شيوه هاي تصويري طراحي و برنامه ريزي تهيه شود. نظرات افرادي كه از برنامه مذكور تاثير مي پذيرند را مدنظر قرار دهيد و آن را به طور منظم بازنگري كنيد.
44- به نقطه نظرات افراد به طول كامل توجه كنيد.
45- همراه با تغييرات شرايط، برنامه ها را (حتي به صورت بنيادي) تعديل كنيد.
46- حتماً برنامه عمل خود را به شيوه هاي صحيح معرفي و ارائه كنيد.
47- حتماً مهارت هاي لازم جهت استفاده از تكنيك هاي برنامه ريزي را كسب كنيد.
48- حداقل هفته اي يك بار برگ كنترل خود را مرور و آن را به روز كنيد.
49- همواره برنامه هاي زماني را با افرادي كه در كار مشاركت دارند چك كنيد تا از عملي بودن آنها مطمئن شويد.
پيش بيني اثرات تغييرات
پس از تهيه برنامه تغيير اوليه به دقت در مورد پيامدهاي آن فكر كنيد. مزيت هاي حاصل از اين برنامه بايد به مراتب بيشتر از مضرات آن باشند. كليه پيش نيازها و شرايط لازم براي اجراي برنامه را ارزيابي و يك برنامه احتياطي، به عنوان پشتيبان تهيه كنيد.
50- از پروژه هاي تغيير انتظار اصلاحات بزرگ داشته باشيد.
51- در آغاز يك برنامه تغيير به افراد وعده قدرداني و پاداش هاي فردي و گروهي بدهيد.
52- هرگز حمايت افراد از برنامه عمل خود را قطعي و مسلم فرض نكنيد.
53- هرگز براي متقاعد كرد افراد نسبت به تغيير، به آنها رشوه ندهيد.
54- روحيه افراد را به دقت زير نظر داشته باشيد و با پديدار شدن نشانه هاي تضعيف روحيه فوراً اقدام كنيد.
55- با مساله بي كار شدن تعدادي از كاركنان در اثر ايجاد تغييرات برخورد احساسي نكنيد.
پيش بيني مقاومت در برابر تغيير
تغيير معمولاً با قدري مقاومت همراه است. با وجود اين، شما مي توانيد از طريق پيش بيني مقاومت ودرك خويشتن داري افراد از بروز تغيير، پيش دستي كنيد و از مقاومت تا حد زيادي به نفع خود بهره برداري كنيد. در برنامه هاي خود جايي براي اعتراضات افراد در نظر بگيريد و براي پاسخگويي به آنها شواهد و مدارك كافي جمع آوري كنيد.
56- اگر هيچ مقاومتي در برابر تغيير مشاهده نكرديد، كاملاً مراقب باشيد ممكن است مقاومت افراد به صورت پنهاني باشد.
57- براي مقابله با منتقدان و افراد محافظه كار تعدادي دوست و هم پيمان براي خود پيدا كنيد.
58- همواره در مورد اثرات نامطلوب احتمالي كه ممكن است در پي تغييرات حاصل شوند، بي پرده صحبت كنيد.
آزمايش و كنترل برنامه ها
بدون آزمايش و كنترل دقيق و مكرر، ميزان ريسك برنامه ها بسيار بالا، و تقريباً در تمامي موارد نتايج آنها نامطلوب خواهد بود. استفاده از طرح هاي آزمايشي خوب به همراه يك نظارت روشمند مي تواند موجب تقويت و بهتر شدن برنامه ريزي كلي شما شود.
59- با اجراي آزمايشي برنامه هاي خود در بسترهاي مختلف، آنها را امتحان كنيد.
60- هنگام بازنگري نتايج طرح آزمايشي؛ عوامل متغير را مدنظر داشته باشيد.
61- كاستي هاي موجود در عملكرد را تجزيه و تحليل و علل آنها را مشخص كنيد.
62- از افراد به خاطر انتقادات و اعتراضات مفيدشان تشكر كنيد.
اطلاع رساني در مورد تغيير
براي يك شروع خوب، اطلاع رساني بسيار حائز اهميت است. اما در عين حال نمي توانيد در اين كار زياده روي كنيد. خواه افراد در برنامه ريزي مشاركت داشته و خواه نداشته باشند، در هر صورت تا مي توانيد با استفاده از يك سري روش هاي برقراري ارتباط آنها را هرچه سريعتر به هم نزديك كنيد.
63- به خاطر داشته باشيد كه صداقت بهترين سياست نيست، بلكه تنها سياست است.
64- براي تقويت پيام تغيير، بيانيه هاي مربوط به دورنماي كاري را بطور خلاصه به نمايش بگذاريد.
65- در هر برنامه تغيير حتماً آموزش هاي لازم براي مهره هاي اصلي برنامه را تدارك ببينيد.
66- تا آنجا كه ممكن است با كليه افراد به صورت انفرادي در مورد برنامه هاي تغيير صحبت كنيد.
67- هنگامي كه در مورد مزاياي تغيير قولي به افراد مي دهد نسبت به اجراي آن اميدوار و در عين حال، كاملاً واقع بين باشيد.
68- اشكال از خودا خيراست! گوينده را بخاطر دادن خبر بد و شنونده را به خاطر عكس العمل ناخوشايند در مقابل شنيدن خبر بد سرزنش نكنيد.
واگذاري مسووليت
برنامه هاي تغيير ماهيتاً نيازمند رهبري هستند. در عين حال، اين برنامه ها بايد پيرواني با انگيزه، متعهد و پرتحرك نيز داشته باشند. ‹عوامل تغيير› كه در موقعيت هاي كليدي قرار دارند، چه بعنوان رهبر و چه به عنوان پيرو، نقش بسيار مهمي را درفرآيند تغيير ايفاد مي كنند.
69- قبل از آغاز برنامه تغيير، عوامل تغيير را در موقعيت هاي كليدي قرار دهيد.
70- افرادي كه براي رهبري تغيير انتخاب مي كنيد بايد از برنامه تغيير حمايت همه جانبه به عمل آورند.
71- با پنهان كاري مبارزه كنيد. جز در موارد ضروري از مخفي كردن اطلاعات خودداري كنيد.
ايجاد تعهد
برخورداري از حمايت افراد براي موفقيت پروژه هاي تغيير امري ضروري است. از مهارت هاي رهبري براي ايجاد و افزايش تعهد در آنها استفاده كنيد. با نشان دادن رفتار متعهدانه الگوي ديگران شويد. از طريق تشكيل جلسات مستمر و ايجاد سيستم هاي ارتقاي انگيزه و مشاركت، افراد را به حمايت از پروژه تغيير تر غيب كنيد.
72- به افراد يادآوري كنيد كه تغيير براي همه است، نه فقط براي عده خاص
73- با نشان دادن تعهد خود نسبت به پروژه تغيير؛ الگوي ديگران شويد.
