مقاله بررسی رابطه بین ساختار سازمانی و تحلیل رفتگی شغلی کارکنان

بخشی از مقاله

بررسی رابطه بین ساختار سازمانی و تحلیل رفتگی شغلی کارکنان

چکیده

این پژوهش به دنبال آن است تا رابطه بین ساختار سازمانی و تحلیل رفتگی شغلی کارکنان را تبیین کند . روش تحقیق این پژوهش از نوع همبستگی از شاخه میدانی به شیوه پیمایشی و از لحاظ ماهیت کاربردی می باشد . جامعه آماری این تحقیق مدیران و کارشناسان ستاد اداره کل بهزیستی استان چهارمحال و بختیاری می باشند که جمعا60 نفر می باشند . برای تعیین حجم نمونه از روش کوکران استفاده گردید و برای انتخاب نمونه از روش تصادفی ساده استفاده شده است . داده های مورد نیاز از طریق پرسشنامه استاندارد ساختار سازمانی رابینز ، اندی وود و فرانک بوکاریا و پرسشنامه استاندارد تحلیل رفتگی الکساندر و کوپر جمع آوری گردید . برای تجزیه و تحلیل داده ها از برنامه SPSS استفاده شده است . نتایج این تحقیق حاکی از رابطه معنادار بین ساختار سازمانی وابعاد آن ( تمرکز ، رسمیت ، پیچیدگی ) با تحلیل رفتگی شغلی کارکنان است .

کلمات کلیدی: ساختار سازمانی ، تمرکز ، رسمیت ، پیچیدگی ، تحلیل رفتگی شغلی

مقدمه

موضوع تحلیل رفتگی در سال های اخیر با اقبال بسیاری در پژوهش های شغلی و رفتار سازمانی رو به رو شده است . در پژوهش های گوناگون ، پیامد گسترده ی تحلیل رفتگی شغلی بر زندگی شغلی و خانوادگی افراد بررسی شده است ( . ( Tsigilis, Zournatzi , 2011 تحلیل رفتگی به عنوان پاسخی روان شناختی به استرس شغلی مزمن تعریف شده است . جابجایی میان آنچه که فرد میخواهد و آنچه که فرد بایستی انجام دهد و به عبارت دیگر ناهماهنگی معنا دار میان طبیعت شاغل به تحلیل رفتگی منتهی می شود ( . (Maslach & Leiter , 2005 تحلیل رفتگی شغلی نوعی خطر حرفه ای است که با کاهش میزان انرژی جسمی و روانی در کارکنان همراه است . امروزه تحلیل رفتگی شغلی توجه زیادی از سوی محققان و رهبران سازمانی را به خود جلب کرده است که عمدتا با پیامد های سازمانی و فردی نظیر عملکرد شغلی ، رفتار سازمانی و ... در ارتباط است . تحلیل رفتگی شغلی در بلند مدت موجب فشار روانی برای فرد می شود .

ساختار نحوه ی کارکرد افراد را تعیین می کند ، نحوه ی کارکرد افراد هم تعیین کننده شکل ساختار سازمان است و البته ساختار سازمانی در کنار نیروی انسانی و فن آوری سه رکن اصلی سازمان را تشکیل می دهند . یکی از حوزه های که می تواند منجر به تناسب ضعیف بین فرد و محیط کاریش شود ، ساختار سازمانی است . رسمیت ، قوانین و مقررات سازمانی می توانند کارکنان را در انجام وظایف و رسیدگی به مشکلات راهنمایی کرده و در این مورد به آنها کمک نماید . ولی باید توجه داشت ، رسمیت و قوانین و مقررات سازمانی به گونه ای باشند که خطوط راهنما و جهت هایی را برای کارکنان در انجام وظایفشان فراهم نمایند و انتظارات نا مشخص را کاهش دهند .

-ساختار سازمانی

ساختار سازمانی و عوامل مؤثر بر ساختار سازمانی از دید دکتر رضائیان چنین تعریف شده است : " عبارت است از سیسـتم روابطــی کـه بطــور غیــر رسـمی شـکل گرفتـه و بطـور رسمی تصویب شده ، و حاکم بر فعالیت های افرادی است که برای کسب اهداف مشترک به هم وابسته اند" (رضائیان،.(22 :1393

همچنین رابینز ساختار سازمانی را چنین تعریف کرده است: "یکی از اجزاء سازمان است که از عنصر پیچیدگی، رسمیت و تمرکز تشکیل شده است"(رابینـز: 1392 .(22

ساختار سازمانی چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیتهای اعضای سازمانی آن را ایجاد می کنند(امیرکبیری، .(135 :1384

ساختار سازمانی، راه یا شیوه ای است که به وسیله آن، فعالیت های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می شوند. سازمان ها ساختارهایی را به وجود می آورند، تا فعالیت های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و اعمال اعضا را کنترل نمایند. ساختار سازمانی در نمودار سازمانی نمایان می شود. نمودار سازمانی نیز یـک نمـاد قابل رؤیت از کل فعالیت ها و فرایندهای سازمان است (اعرابی، .(16- 15 : 1385

متغیر های زیادی را به عنوان ابعاد ساختار سازمانی نام برده اند، ازآن جمله می توان به اجزای اداری، استقلال، تمرکز، پیچیدگی، تفویض اختیار، تفکیک، رسمیت، انسجام، حرفه ای شدن، حیطه نظارت، تخصص گرایی، استاندارد سازی و سطوح سلسله مراتب عمودی اشاره کرد. از بین این عوامل، اغلب دانشـمندان بـر سـه بعـد پیچیدگی، رسمیت و تمرکز به عنوان ابعاد اصلی سازمان اتفاق نظر دارند و معتقدند که به نوعی دیگر ابعاد سـاختار سـازمانی را در بـر مـی گیرنـد(قلی پـور، : 1380 .(78

ساختار سازمانی یک پیکر بندی دیرپا و ایستا از کارها و فعالیت هـای سـازمان اسـت (اسـکیوینگتون1 و دفـت ، 1991؛ نقـل از فضـلی و همکـاران، . (80 : 1391 هـر فعالیت انسانی سازمان یافته ، نیازمند دو شرط اساسی و در عین حال متضاد است : یکی تقسیم کار به وظایف متعدد و دیگـری همـاهنگی ایـن فعالیـت هـا . بـه زبـان ساده ساختار یک سازمان به صورت مجموعه روش هایی تعریف می شود که در آن سازمان به وظایف مجزا تقسیم می شود و سپس بـین آن وظـایف همـاهنگی بـه وجود می آید (مینتزبرگ2، 2 :1979؛ نقل از فضلی و همکاران، . (80 : 1391

ژنگ و همکاران (2010) مولفه های ساختار را رسمی سازی ، تمرکز ، کنترل و پذیرش اقتدار می دانند . با توجه به سایر مطالعات انجام شده تاکیـد بیشـتری بـر سـه مؤلفهی نخست صورت گرفته است که در ذیل شرح داده می شوند :

رسمیت وسعتـی را اندازه می گیرد که سـازمان از قوانیـن و رویه ها برای تعیین و تجـویز رفتارهـا اسـتفاده مـی کنـد ( لیـائو و همکـاران ، .(730 :2011 رسـمیت3 در حقیقت همان استاندارد سازی شرح رویه ها ، قوانین ، نقشه هـا و ... اسـت (فـرل4 و اسـکینر5، .(104 :1988 بـلاو1970 6 رسـمیت را درجـه ای معرفـی مـی کنـد کـه کارکنان توسط قوانین و رویه ها از کار کردن به صورت خلاق و مستقل و نیز از یادگیری باز می مانند ( نام7 و همکاران ، (286 : 2003 در سازمان هایی بـا رسـمیت بالا ، قوانین و رویه های صریحی وجود دارد که مانع از خلاقیـت و نـوآوری لازم در سـازمـان مـی شـود و در حقیقـت ایـن امـکان که اعضـای سـازمان در تصـمیم گیری های چندگانه سهیم شوند را حذف می کند (چن8 و هوانگ9 ، .(106 :2007

تمرکز اشاره به سطحی دارد که در آن تصمیم گیری صورت می گیرد . اگر تصمیمات به سطوح پایین تر محول شود، سـازمان غیـر متمرکـز و اگـر قـدرت تصـمیم گیری در سطوح بالایی حفظ شود، سازمان متمرکز خواهد بود (فرل و اسکینر ، (104 : 1988 تمرکز10 هم چنین یک محیط غیر مشارکتی را به وجـود مـی آورد کـه ارتباطات ، تعهدات و مشارکت در انجام امور را کاهش می دهد (چن و هوانـگ ،. (106 :2007 کنتـرل سـازمانی ، چرخـه ای اسـت کـه شـامل سـه مرحلـه : تعیـین شاخص ها ، اندازه گیری و بازخورد می شود . کنترل در بوروکراسی می تواند شامل ، قوانین ، استانداردها و رویه های داخلـی باشـد(فرل و اسـکینر ، . (105 :1988 ایـن فرآینـد تصمیمـات را بهبـود می بخشـد و قابلیت پیش گویی عملکرد را بالا می برد . این عامل تضمین می کند که یک سیسـتم مشـخص و واضـح از قـوانین و سازو کارها وجود دارد تا عملکرد را کنترل کند (جرمن11 و همکاران ، . (558 :2008

-ابعاد ساختار سازمانی

ابعاد ساختار سازمانی مبنایی هستند که می توان بدان وسیله ویژگی هایی از سازمان را سنجید و تجزیه و تحلیل نمـود، زیـرا از طریـق مشـاهده تصـادفی امکـان پـذیر نیست، و این ابعاد اطلاعات مهمی را درباره سازمان ارائه می کند. اندیشمندان مدیریت برای طبقه بندی این ابعاد تلاش مفیدی را انجام داده اند. از جمله اسکات این عوامل سازمانی را برای سازمان قائل شده است: ساختار اجتماعی، شرکاء، اهداف، فناوری، و محیط(رضائیان، .(1393

از دیگر نظریه پردازان معروف در این زمینه دفت و رابینز می باشند که نظرات آنها در ذیل آورده شده است:

-دیدگاه دفت:

ابعاد ساختار سازمانی به دو گروه طبقه بندی می شوند: ساختاری و محتوایی.

الف ) ابعاد ساختاری :

ابعاد ساختاری بیان کننده ویژگی های درونی یک سازمان هستند؛ و ابعاد محتوایی معـرف کـل سـازمان هسـتند. بـرای ارزیـابی و درک سـازمان، هـر دو بعـد ضروری می باشند:

.1رسمی بودن: به اسناد و مدارکی اطلاق می شود که در سازمان وجود دارد. در این اسناد روش ها، شرح وظایف، مقررات و سیاست هایی را کـه سـازمان باید رعایت و اجرا نماید نوشته شده است. این اسناد نشان دهنـده نوع رفتـار و فعـالیت هاست. اغلب میـزان رسمــی بــودن یـک سـازمان را از طریـق شـمارش تعداد صفحه های اسناد موجود در سازمان تعیین می کنند(دفت، .(32 :1393

.2تخصصی بودن: تخصصی بودن یک سازمان یعنی این که سازمان مزبور تا چه اندازه یا تا چه درجه ای کار ها و فعالیت های خود را به وظایف جداگانه و تخصصی تقسیم کرده باشد. تقسیم کار، موجب تخصصی بودن می شود.

.3داشتن استاندارد: داشتن استاندارد به موردی اطلاق می شود که بسیاری از کارهای مشابه به روشی یکسان و همانند انجام شوند. سازمانی که کارهایش را در سطح بالایی استاندارد کرده باشد، شیوه انجام دادن کار ها به صورتی مفصل تشریح می گردد و در همه واحدها، کار ها مشابه، و همانند انجام می شوند.

.4سلسله مراتب اختیار: مقصود از سلسله مراتب اختیار، مشخص کردن این موضوع است که هر یک از افراد باید گزارش کار خود را به چـه کسـی بدهنـد، همچنین حیطه کنترل (نظارت) هر یک از مدیران مشخـص باشد. این سلسله مراتب اختیار از طریق کشیدن خط های عمودی(در نمودار سازمانی) مشخص مـی شود. سلسله مراتب اختیار، حیطه کنترل هر مدیر را مشخص می کند.

.5پیچیدگی: مقصود از پیچیدگی تعداد کار ها یا سیستم های فرعی است که در درون یک سازمان انجام می شود یا وجـود دارد. پیچیـدگی را مـی تـوان از مجرای سهبُعد سنجید: عمودی، افقی و فضایی. مقصود از عمودی تعداد سطحی است که در سلسـله مراتـب اختیـارات وجـود دارد. پیچیـدگی سـازمان از نظـر

افقی، مربوط به تعداد عنوان شغلی یا دوایری است که به صورت افقی در سراسر سازمان وجود دارد. پیچیدگی سـازمان از نظـر فضـایی بـه محـل هـا و منـاطق جغرافیایی اطلاق می شود(دفت، .(32 :1393

.6متمرکز بودن: در سلسله مراتب اختیارات، متمرکز بودن به آن سطح از اختیارات گفته می شود که قدرت تصمیم گیری دارد. هنگامی که تصمیم در سطح بالای سازمانی گرفته شود، آن سازمان را متمرکز می نامند. هنگامی که تصمیم گیری ها به سطوح پایین تـر سـازمان تفـویض گـردد، مـی گوینـد کـه سـازمان غیرمتمرکز است.

.7حرفه ای بودن: حرفه ای بودن به سطح تحصیلات رسمی و آموزشی کارکنان اطلاق می شود. میزان حرفه ای بودن سازمان را میانگین سال های آمـوزش و تحصیلات کارکنان تعیین می کند.

.8 نسبتهای پرسنلی ( نیروی انسانی): بیان کننده به کارگیری افرادی در وظایف مختلف و دوایر گوناگون می باشد. بـرای محاسـبه نسـبت پرسـنلی، تعـداد کارکنان یک گروه یا یک طبقه را بر کل تعداد کارکنان سازمان تقسیم می کنند.

ب ) ابعاد محتوایی:

.1اندازه: اندازه سازمان عبارت است از بزرگی سازمان که بر اساس تعداد افراد یا کارکنان مشخص می گردد. بزرگی را مـی تـوان بـا توجـه بـه یـک واحـد خاص، یک دایره، یک بخش یا کل سازمان مشخص کرد(دفت، .(34 :1393

.2تکنولوژی سازمان: تکنولوژی سازمان عبارت است از ماهیت زیرسیستم تولید، و شامل عملیات و روش های فرایند ( تبدیل اقلام مصرفی به اقلام تولیـدی) می باشد.

.3محیط: محیط شامل عواملی می شود که در خارج از مرز سازمان وجود دارند. برخی از این عوامل عبارتند از: صنعت، دولت و مشتری. سازمان های دیگـر نیز از جمله مهم ترین عوامل محیطی هستند که بر یک سازمان اثر می گذارند.

.4اهداف و راهبرد سازمان: در این مقوله هدف و شیوه های رقابتی شرکت که آن را از سایر سازمان ها متمایز می کند، مشخـص می شـود. هــدف هـا و راهبرد های سازمان مشخص کننده دامنه فعالیت ها و رابطه ای است که سازمان با کارکنان، مشتریان و رقبای خود دارد.

.5فرهنگ: فرهنگ سازمان نشان دهنده مجموعه ای از ارزش ها، باورها، هنجار ها و تفاهم هـایی اسـت کـه سـازمان در آن هـا بـا کارکنـان وجـوه مشـترک دارد. فرهنگ سازمان چیز نانوشته ای است ولی با توجه به شعارها، جشن ها، نوع لباس و نمای سازمان قابل مشاهده می باشد (دفت، .(28-33 :1393

-دیدگاه رابینز

رابینز اجزاء سه گانه رسمیت، تمرکز و پیچیدگی را به عنوان ابعاد ساختار سازمانی معرفی می کند وی معتقد است که اگرچه پذیرفتن این اجزاء سـه گانـه بـه عنـوان ابعاد اصلی و مهم ساختار سازمانی معمول است ولی جهان شمول نیست. وی البته فهرستی از دوازده متغیر مشهور مورد قبول اکثر نظریه پـردازان را نیـز اشـاره کـرده است: اجزاء اداری، استقلال(خودگردانی)، تمرکز، پیچیدگی، تفویض اختیار، تفکیک، رسمیت، ترکیب، حرفه گرایی، حیطه کنتـرل، تخصـص گرایـی، اسـتاندارد کردن و حیطه عمودی.

در زیر به شرح مختصری از اجزاء سه گانه ساختار از دیدگاه رابینز می پردازیم:

پیچیدگی: پیچیدگی به میزان تفکیکی که درون سازمان وجود دارد، دلالت می کند و بر سه نوع افقی، عمـودی و جغرافیایــی مـی باشــد. تفکیـک افقــی میـزان جدا بودن واحدهای سازمان بصورت افقی را نشان می دهد. تفکیک افقی به وسیله محاسبه تعداد متخصصان حرفه ای و میانگین طول دوره آموزشی مورد نیاز آنهـا، اندازه گیری می شود. تفکیک عمودی به ارتفاع سازمان بر می گردد و به وسیله محاسبه تعداد سـطوح سلسلــه مراتـب ســازمان کـه مـدیر اجرایــی را از کارکنــان سطـح پاییـن سازمان جدا می کند، اندازه گیری می شود. تفکیک بر اساس مناطق جغرافیایی به میزان پراکندگی مشـاغل سـازمانی از لحـاظ جغرافیـایی اشـاره دارد.

این نوع تفکیک از طریق محاسبه تعداد محل ها یا مکان های از هم مجزا، متوسط مسافت بین آنها و مرکز سازمان و نسبت پرسنلی که در هر کدام متمرکز اند مورد سنجش واقع می شود.

رسمیت: به میزان استاندارد بودن مشاغل درون سازمان اشاره دارد. رسمیت بیشتر موجب می شود که رفتار کارکنان منظم تر شود. رسـمیت مـی توانـد درون شـغل تحقق یابد. در چنین مواردی سازمان می تواند برای به نظم درآوردن آنچه که کارکنان انجام می دهند به قوانین و مقررات متوسل شـود. امـا یـک فراینـد شـبه رسمی هم می تواند خارج از شغل در هنگام آموزش کارکنان و قبل از پیوستن به ساز مان شکل گیرد، که این امر در مـورد کارکنـان حرفـه ای صـادق اسـت. حرفه ای شدن کارکنان یعنی این که آن ها طوری تربیت شده اند که مطابق با هنجارهای حرفه خود فکر کرده و رفتار می کنند.

تمرکز: بحث انگیزترین جزء از اجزای سه گانه ساختار سازمانی، تمرکز است. تمرکز میزان تراکم اختیار رسمی برای اتخاذ تصـمیم در فـرد، واحـد یـا سـطح سازمانی است و به کارکنان حداقل اجازه مشارکت در تصمیمات را می دهـد. عـدم تمرکـز ، احتمـال انباشـتگی اطلاعـاتی را کـاهش داده، واکـنش سـریع بـه اطلاعات جدید را تسهیل می نماید، داده های تفصیلی بیشتری را در تصمیم گیری به کار برده، باعث تقویت انگیزش و ابزاری بالقـوه برای آمــوزش مــدیران محسـوب می شـود کـه بـه کمک آن قدرت قضاوت خود را بهبود می بخشند. از طرف دیگر تمرکز، دیدگاه جامعی نسبت به تصمیمات بوجود آورده و مـی تواند کارآئی معناداری را موجب شود(رابینز، .(1392

-دیدگاه مینتزبرگ

با وجود تلاش های زیادی که در راستای طبقه بندی سازمان ها صورت گرفته، هنوز اتفاق نظر همگانی در این مورد حاصل نشده است. در این میان طبقه بندی مینتزبرگ را می توان تلاشی موفق در این راستا قلمداد کرد. در این طبقه بندی پـنج بخـش اساسـی در هـر سـازمان تشـخیص داده شـده اسـت کـه عبارتنـد از: (الوانی، :(115: 1392

-1 بدنه اصلی عملیاتی: این بخش متشکل از کارکنانی است که وظایف اصلی مربوط به تولید یا خدمات را در سازمان انجام می دهند.

-2 بخش عالی سازمان: مدیران عالی رتبه ا ی که در قسمت فوقانی هرم سازمانی قرار داشته و مسئولیت تعیین خط مشی مؤسسه را بر عهده دارند. -3 بخش میانی: مـدیران و مسئـولانی هستند که مدیران بخش عالی را به کارکنان بدنه عملیاتی مرتبط می سازند.

-4 بخش ستاد فنی: تحلیل گران و متخصصانی که مسئولیت تعیین استانداردهای سازمان را بر عهده دارند، تشکیل دهنده این بخش هستند. -5 بخش ستـاد پشتیبـانی: شامل افرادی است که وظایف پشتیبانی و خدمات کمکی را در سازمان انجام می دهند.

هر یک از این پنج بخش ممکن است در سازمان نقش غالب را ایفاء کنند و با توجه به این غلبه نقش ، نوعی ترکیب و ساختار به وجود می آیـد کـه بـه ترتیـب پـنج بخشی که در فوق آمده است عبارتند از: دیوانسالاری حرفه ای، ساختار ساده، بخشی یا شعبه ای، دیوانسالاری ماشینی، و ادهوکراسی.

به طور کلی می توان انواع ساختارهای سازمانی را به دو دسته تقسیم نمود:

ساختارهای نظری و ساختارهای عملی. طرح های ساختاری نظری، کلی و انتزاعی بوده و به دو صورت مکانیکی (ماشینی) و ارگـانیکی (پویـا) تقسـیم مـی شـود. از ویژگیهای ساختار ماشینی، عدم انعطاف پذیری، ارتباطات عمودی، رسمیت زیاد، نفوذ مبتنی بر اختیار و قدرت سازمانی و کنترل متمرکز می باشد و از ویژگی هـای ساختار ارگانیک، انعطاف پذیری، ارتباطات افقی، رسمیت کم، نفوذ بر اساس دانش و تخصص و کنترل متنوع می باشد (اعرابی، .(1389

تحلیل رفتگی

واژه تحلیل رفتگی نخستین بار توسط فرودنبرگر در سال 1974 میلادی برای توصیف نوع ویژه ای از فرسودگی شغلی بکار گرفته شد ( Freudenberger, . (1974 وی از این اصلاح برای شرح حالات تخلیه شدن احساسی تدریجی ، از دست دادن انگیزه و تعهد کاهش یافته در کارکنان داوطلب جوان که با تعهد بالا در یک کلینیک درمانی کار میکردند ، استفاده کرد .