بخشی از مقاله
تجزیه و تحلیل علل تأخیرات در بخش مهندسی (E) پروژههاي EPC پتروشیمی (مطالعه موردي)
واژههاي کلیدي: تأخیر، تأخیرات پروژه، آنالیز تأخیرات ، عوامل تأخیر، تأثیرگذاري عوامل تأخیر، مدیریت پروژه
چکیده:
از عمده مشکلات بارز در اجراي پروژهها، تأخیرات پروژه میباشد، به طور کلی تأخیر هرگونه عدول از توافقات زمانبندي شده متأثر از عوامل درونی و بیرونی سیستم میباشد که بعضاً باعث ایجاد مشکلاتی براي صاحب قرارداد (کارفرما) و مجري (پیمانکار) میگردد. این مقاله براساس اطلاعات دریافتی از وضعیت پیشرفت پروژههاي یکی از شرکتهاي ارائه دهندة خدمات مشاور مهندسی، فعال در پروژههاي EPC ، تهیه گردیده و هدف از تهیه آن تشریح و روشن تر ساختن علل و مشکلات تاخیر در اجراي پروژهها میباشد. با توجه به تعدد پروژههاي فعال در شرکت مورد بررسی، شناسایی عوامل تأخیروکنترل و پیشگیري آنان جهت جلوگیري یا کاهش تأخیرات و هدایت منابع و امکانات موجود به سمت استفاده بهینه و افزایش کارایی، مفید و حایز اهمیت خواهد بود. همچنین با توجه به پیچیدگی، ویژگی، و حساسیت خاص پروژههاي EPC در ابعاد مهندسی، اجرایی و قراردادي، تأخیرات ایجاد شده در این پروژهها حائز اهمیت بوده ونیاز به بررسی و تجزیه و تحلیل علمی دارد. در این راستا، در این مقاله با توجه به اصل اجتنابناپذیر تأخیرات و تأثیرات آن بر پروژه، با تمرکز بر تأخیرات رخ داده در پروژهها، به تجزیه و تحلیل علل ایجاد تأخیرات و منشأ بروز آنها پرداخته شده است، این موارد شامل عواملی چون عدم قطعیت هاي حاکم بر مسایل مهندسی و اجرایی، تغییر در مفروضات اولیه پروژه، تغییر در محدوده و دامنه کاري پروژه، ضعف در مطالعات اولیه، عوامل محیطی و تأثیرات آن، بیتجربگی مجریان پروژهها، نبود امکانات لازم و کافی و غیره میباشد.
.1 مقدمه
از عمده مشکلات بارز در اجراي پروژهها، تأخیرات پروژه میباشد، به طور کلی تأخیر هرگونه عدول از توافقات زمانبندي شده متأثر از عوامل درونی و بیرونی سیستم میباشد که بعضاً باعث ایجاد مشکلاتی براي صاحب قرارداد (کارفرما) و مجري (پیمانکار) میگردد. در این مقاله با توجه به اصل اجتنابناپذیر تغییرات و تأثیرات آن بر پروژه، با تمرکز بر تأخیرات رخ داده در پروژهها، به تجزیه و تحلیل علل ایجاد تأخیرات و منشأ بروز آنها پرداخته شده است، این موارد شامل عواملی چون عدم قطعیتهاي حاکم بر مسایل مهندسی و اجرایی، تغییر در مفروضات اولیه پروژه، تغییر در محدوده و دامنه کاري پروژه، ضعف در مطالعات اولیه، عوامل محیطی و تأثیرات آن، بیتجربگی مجریان پروژهها، نبود امکانات لازم و کافی و غیره میباشد. این مقاله براساس اطلاعات دریافتی از وضعیت پیشرفت پروژههاي یکی از شرکتهاي ارائه دهندة خدمات مشاور مهندسی، فعال در پروژههاي EPC ، تهیه گردیده و هدف از تهیه آن تشریح و روشنتر ساختن علل و مشکلات تاخیر در اجراي پروژهها می باشد. در این مقاله، ابتدا به بحث تأخیرات وجایگاه آن در مدیریت پروژه پرداخته شده است. سپس روش تحقیق بکار رفته در این پژوهش معرفی شده تا ابزارهاي مطالعاتی مورد استفاده در این تحقیق مطرح گردد. در مرحله بعد، به شرح عوامل تأخیر مندرج در پرسشنامه طراحی شده در تحقیق در دو گروه عوامل داخلی و خارجی پرداخته شده است و سپس روش اتخاذي جهت تجزیه و تحلیل پاسخ ها با تمرکز بر میزان تکرار و تأثیرگذاري عوامل تأخیر بیان گردیده است. در انتها یک جمعبندي و نتیجه گیري به لحاظ بیان مزیتها، کاربردها و محدودیتهاي تحقیق انجام گرفته است. با توجه به ضرورت درك یکسان از اصطلاحات بکار رفته در این مقاله تعدادي از اصطلاحات کلیدي مقاله را تعریف می نماییم.
تأخیر: هرگونه عدول از توافقات زمانبندي شده متأثر از عوامل درونی و بیرونی سیستم را تاخیر می تامیم.
تأخیرات پروژه: اختلاف بین زمان پیشبینی شده براي تکمیل پروژه و زمان واقعی تکمیل آنرا تأخیر پروژه گویند. این تأخیر با مجموع تأخیرات فعالیتهاي موجود بر مسیر هاي بحرانی برابر خواهد بود.
آنالیز تأخیرات پروژه: شناسایی، بررسی و تجزیه و تحلیل عوامل ایجاد کننده تاخیرات، منشأ بروز تأخیرات و نقش هر کدام در تأخیر کل پروژه را آنالیز تاخیرات می نامیم.
.2 تاخیرات و جایگاه آن در مدیریت پروژه
حدود یک دهه از واگذاري مدیریت و اجراي بعضی از پروژه هاي پتروشیمی به صورت EP و 1EPC به شرکتهاي ایرانی میگذرد. متجاوز از چهل پروژه متوسط و بزرگ از پروژههاي پتروشیمی در قالب هشتاد قرارداد به صورت EP+C به اجراء درآمده است (قرارداد EP براي طراحی ، مهندسی پروژه و تأمین کالا و قرارداد C براي عملیات ساختمان و نصب و پیش راهاندازي پروژه با مدیریت و کنترل شرکتهاي پتروشیمی اطلاق می گردد). در این قراردادها دستگاه اجرائی (کارفرما) مسئولیت مدیریت، هماهنگی و راهاندازي پروژه را بر عهدهدارد .[1]
در این راستا قابلیتها و امکانات شرکتهاي ایرانی از لحاظ نیروي انسانی، ماشین آلات و سرمایه افزایش چشم گیري یافته است. با افزایش روزافزون پروژههاي عمرانی در کشور و گسترش دامنه رقابت شرکتهاي مجري در ارائه خدمات بهتر و برآورده ساختن رضایت مشتري، شرکتهایی موفقتر خواهند بود که در اجراي تعهدات قراردادي خود بهتر و سریعتر عمل نمایند.
از نظر جایگاه و ارزش علمی، با توجه به شاخصههاي مدیریت پروژه و عوامل مختلف مؤثر بر موفقیت پروژهها، دستیابی به اهداف زمانی یکی از مهمترین شاخصهاي موفقیت پروژهها محسوب میگردد، لذا با در نظر گرفتن این اصل، تحلیل تأخیرات پروژه و نحوة جبران یا تقلیل یا اجتناب از آنها از جایگاه ویژهاي برخوردار میباشد. این موضوع در بحث روابط متقابل کارفرمایان و پیمانکاران و منافع و موقعیت هر کدام از طرفین نیز مطرح و حایز اهمیت میباشد، کارفرمایان به دنبال علتیابی تأخیرات بوده تا بتوانند تسویه خسارتهاي پیمانکاران را محاسبه و تخمین هاي مناسبی از حجم هزینههاي اضافی تحمیل شده به پیمانکاران را برآورده نمایند. پیمانکاران نیز به دنبال یافتن تحلیلها و دلایل کافی براي انجام ادعاي خسارت تأخیر و دیرکرد خود طبق قرارداد میباشند .[2] در این راستا، علم مدیریت پروژه به دلیل توجه به تأخیرات و کاهش اثرات زیانبار حاصل از تأخیرات و ارائه راهکارهایی براي بهبود آن از جایگاه ویژهاي برخوردار است و نتایج حاصل از آن میتواند انعکاس مثبتی در مدیریت اجرایی این پروژهها داشته باشد.
نکته قابل توجه این است که هرچه به پیش میرویم و پروژههاي بیشتري انجام میدهیم و تجربیات بیشتري کسب مینمائیم باید به طور منطقی مدت تأخیرات و به دنبال آن مدت اجراي پروژهها کاهش یابد، ولی متأسفانه این طور نیست. با نگاهی به آمارهاي سازمان مدیریت و برنامهریزي کشور در مورد میانگین مدت اجراي پروژههاي خاتمه یافته متوجه میشویم که نه تنها مدت اجراء پروژهها ثابت نبوده، بلکه گاهی افزایش هم داشته است. متاسفانه عامل زمان در پروسههاي صنعتی ایران عامل فراموش شده و دست دوم محسوب میگردد و شاید اگر سازمانی متولی محاسبه زیانهاي حاصل از دست دادن زمان و نرخ بازگشت سرمایه در پروژههاي صنعتی ایران در 20 سال گذشته گردد به ارقامی خواهیم رسید که چندین برابر قیمت کل پروژهها خواهد بود. براساس بررسی هاي بعمل آمده ، عمدهترین دلایل طولانی شدن پروژهها در ایران عبارتند از : ضعف در مطالعات اولیه، بکارگیري ارکان اجرایی ضعیف در پروژه ها بدلیل برگزاري مناقصات بر مبناي قیمت پایین تر و تحتتأثیر قرار گرفتن پیشنهاد فنی از پیشنهاد مالی، ضعف نظارت کارگاهی عالیه مهندسین مشاور بر پروژهها، اثربخشی پایین کنترل پروژه در فرایند کنترل پروژه هاي صنعتی، ضعف در فرایند پرداختهاي مالی و بوروکراسی چرخشی صورت وضعیتهاي پیمانکار و مشاور، عدم نظارت و بازرسی علمی کارفرما بر عوامل اجرائی و مدیریت سنتی توسط عوامل کارفرما، مشکلات مربوط به سفارشات خریدهاي داخلی و خارجی و ترخیص و تشریفات گمرکی و غیره میباشد.[3]
می دانیم که پیشگیري بهتر از درمان است اما باید این واقعیت را در نظر داشت که علیرغم تمامی تمهیدات و پیشبینیها میبایست همواره انتظار بروز مشکلات را داشت و براي مقابله موردي با آنها چاره اندیشی نمود.به راستی چگونه میتوان علل اصلی تأخیرات پروژه را شناسایی نمود؟ به طور کلی براي کنترل فرایند ها سه رویکرد را میتوان متصور بود: رویکر گذشتهنگر (Feedback)، رویکرد آیندهنگر (Feedforward)، رویکرد زمان وقوع .(Realtime) در رویکرد زمان وقوع هر تأخیر بعنوان یک مشکل و خطر جدي در راه حصول نتیجه پروژه به حساب میآید. با این فرض براي مقابله با این مشکل یک رویکرد فرآیندگرا منطبق بر متدولوژي حل مسئله (Problem Solving)، استاندارد ISO 9000:2000 و ISO 10006 و PMBOK® Guide پیشنهاد میگردد. این مدل شامل هشت فرآیند بررسی گزارشات عملکرد، شناخت عوامل تأخیر ، جمعآوري اطلاعات مرتبط ، اولویتبندي عوامل ، شناخت علل اصلی تأخیر ، یافتن پیشنهادات مختلف ، انتخاب بهترین راه حل و ممیزي نتایج حاصله می باشد. هر کدام از این فرآیندها داراي وروديها، تکنیک ها و ابزار و خروجیهاي مشخص و متعددي می باشد و براي مدیریت تأخیرات لازم است که کلیه فرآیندهاي هشتگانه بالا اجرا گردد. .[4]
.3 تبیین روش تحقیق
در این بخش به تبیین روش تحقیق بکار رفته در این پژوهش ، روش مطالعه موردي و میدانی، می پردازیم. در این مطالعه ابتداء موقعیت پروژههاي شرکت ارائه دهندة خدمات مشاور مهندسی براساس مستندات موجود مورد مطالعه قرار گرفت .[5] سپس روابط گروههاي ذینفع در پروژه و سطح عملکرد داخلی بخشهاي مهندسی و ارتباطات بینبخشی و برونبخشی مورد تحقیق و بررسی قرار گرفته است. براي جمعآوري اطلاعات در مطالعه موردي- میدانی با تمرکز بر نحوة عملکرد و علل تأخیرات در بخشهاي مهندسی (E)، از ابزارهاي مطالعاتی زیر استفاده شده است:
الف: اسناد و مدارك پروژهها (مطالعه و تجزیه و تحلیل ورودیها و خروجیها):
با توجه به موضوع تحقیق،ا سناد و مدارك بخشهاي ذینفع شامل گزارشات پیشرفت ماهانه پروژهها، مکاتبات پروژهها، رویه برنامهریزي و کنترل پروژه، گزارشات بخش هاي مهندسی و دستورالعملهاي کنترل و پیگیري روند پیشرفت پروژههاي مهندسی مورد بررسی و مطالعه قرار گرفت.
ب: مصاحبه با مدیران وکار شناسان شرکت مهندسی مشاور نفت و گاز و پتروشیمی:
به منظور بررسی عمیق موضوع و دست یافتن به علل زیر بنایی و ساختاري تاخیرات ، با تعدادي از مدیران و کارشناسان شرکت در بخشهاي مهندسی و مدیریت اسناد و مدیریت پروژه مصاحبه هاي ساختارمند و نیمه ساختارمندي بعمل آمد. در مسیر مطالعه این امکان فراهم آمد تا از نقطهنظرات آگاهان پروژه در راستاي جهتدهی هاي لازم براي گامهاي بعدي استفاده گردد.
ج: تهیه پرسشنامه با هدف ارزیابی تکرار و تأثیرگذاري عوامل تأخیر پروژهها:
پس از تهیه و جمعآوري اطلاعات از دو مرحله قبل، لیستی از تأخیرات بخشهاي مهندسی به دست آمد. سپس به منظور ایجاد امکان بررسی و نتیجهگیري ضرورت داشت عواملی که بیشترین اثرگذاري را دارند تدوین گردیده و اطلاعات لازم در ارتباط با تکرار و تأثیرگذاري آنها جمعآوري گردد، لذا پرسشنامه اي مشتمل بر 9 عنوان عامل تأخیر و 44 سؤال مرتبط با عوامل تاخیر و میزان و شدت تاثیر آنها تهیه و تدوین گردید. در تهیه و تدوین پرسشنامه ، ابتدا فهرستی تشریحی از عوامل تأخیر در پروژه ها تهیه شد، سپس با محدود نمودن این فهرست، به طبقهبندي عوامل تأخیر بر مبناي ماهیت تأخیرات (با استناد به استانداردهاي مدیریت پروژه) و عوامل و ارکان اجراي پروژه پرداخته شد. در مرحله بعد، محتواي سؤالات پرسشنامه به نحوي که بتواند ارتباط لازم بین محقق و پاسخدهندگان را در راستاي بررسی مورد نظر برقرار سازند طراحی گردید. مبناي پاسخگویی به سؤالات مطرح شده در پرسشنامه تکرار و تأثیر عوامل تأخیر در پروژهها بر مبناي مقیاس لیکرت (کم، متوسط، زیاد، خیلی زیاد) بوده است. این پرسشنامه در اختیار گروههاي شغلی (مدیران پروژه، سرپرستان بخش، کارشناسان ارشد) قرارگرفت. انتخاب گروهها براساس نوع ارتباطات و درگیري آنان با پروژهها و وجود دیدگاههاي متفاوت هر کدام نسبت به عناوین تأخیر انجام گرفت. لازم به ذکر است که افراد منتخب در گروهها داراي حداقل 10 سال سابقه کار و حداقل مدرك لیسانس میباشند.
شایان ذکر است، از آنجایی که رسالت شرکتهاي مهندسین مشاور در درجه اول شامل بررسیهاي امکانسنجی و توجیه فنی- اقتصادي پروژهها، طراحی مقدماتی بنیادي و تفصیلی، تهیه نقشه هاي اجرائی در کلیه تخصصهاي مهندسی میباشد، محوریت تحقیق را طراحی پایه و تفصیلی قرار داده و عوامل تأخیر مرتبط با آنها مطرح گردیده است.
.4 عوامل تأخیر در پروژه ها
در این بخش به تشریح عوامل تأخیر در دو گروه عوامل داخلی و خارجی میپردازیم.
الف: عوامل تأخیر داخلی
عوامل تأخیر مرتبط با برآوردهاي نیروي انسانی و زمان:
این عوامل شامل مواردي چون عدم تناسب نفرساعت برآورد شده با مجموعه فعالیتهاي تخصیص داده شده به آنها، تخصیص ناکافی نیروي انسانی براي فعالیتها ، عدم تطابق کیفیت نیروي کار با آنچه در برآوردها پیشبینی شده، بررسی میزان حجم کاري در نفرات کلیدي بخشهاي مهندسی ، بررسی اولویت در تخصیص منابع کمیاب و محدود میان عناصر ساختار کارهاي پروژه و ارزیابی ضوابط،
