مقاله توسعه مدیریت دانش با رویکرد استفاده موثر از فناوری اطلاعات و ارتباطات

بخشی از مقاله

چکیده

دانش یکی از مهمترین دارایی های سازمان محسوب می شود که باید مدیریت شود و از آن بهره برداری لازم به عمل آید، بنابراین سازمان ها باید دانش ارزشمند را شناسایی، جذب و راهبری نمایند و با استفاده از ساز و کارهای مناسب آن را ذخیره سازند و با به اشتراک گذاردن دانش، در موقع لزوم بتوانند از آن بهره برداری مناسب و منتج به تصمیم گیری بهینه داشته باشند.تغییرات سریع در دنیای امروز، سازمانها را با چالشهای مختلفی روبرو کرده است. اما در این میان سازمانهایی موفق هستند که به کمک ابزارهای مدیریتی و فناوری های نوین ، از فرصت های ایجاد شده به نفع خود استفاده کنند. مدیریت دانش یکی از این ابزارهاست.

با توجه به این مطلب عامل موفقیت سازمانهای هزاره سوم در صحنه های رقابتی حرکت به سوی مدیریت دانش و دانش محوری است. آنچه موجب تسهیل فرایند مدیریت دانش و تبدیل آن به مزیت رقابتی شده است ، نقش پشتیبانی کننده فناوری اطلاعات است .شرط بقای هر سازمانی عکس العمل سریع در برابر تغییرات است که آن جز با داشتن دانش و خلاقیت امکان پذیر نمی باشد. مقاله حاضر به توضیح و تبیین مدیریت دانش و ارتباط آن با فناوری اطلاعات می پردازد.

.1مقدمه

امروزه دانش به عنوان منبعی ارزشمند و استراتژیک و نیز یک دارایی مطرح است و ارائه محصولات و خدمات با کیفیت مناسب و اقتصادی، بدون مدیریت و استفاده صحیح از این منبع ارزشمند، امری سختو بعضاً ناممکن است. در عصر دانایی که در آن دانش بسان مهم ترین سرمایه محسوب می شود، سازمان ها نیازمند رویکرد مدیریتی متفاوت نسبت به مسائل سازمان و کارکنان هستند. حفظ و نگهداری کارکنان سازمان ها و پرورش ظرفیت یادگیری آنان نقش تعیین کننده ای در موفقیت و کسب مزیت رقابتی برای سازمان دارد. لذا همانند مدیریت منابع فیزیکی مانند پول، مدیریت دانش نیز باید بخشی از سیاست های استاندارد سازمان باشد.

در سال 1979 حسابدار سوئدی به نام کارل اریک سیوبی که بعدها به عنوان یکی از بنیانگذاران علم مدیریت دانش معرفی شد، با پرسشی بزرگ روبرو گردید .دفاتر حسابداری - ارزش دفتری - یکی از شعبه های معروف سازمانی که او در آنجا کار می کرد، تنها یک کرون ارزش نشان می داد، در حالی که ارزش واقعی سازمان، به مراتب بیش از از اینها بود .در این هنگام، وی متوجه شد که ترازنامه مالی شرکت او، تنها ارزش دارایی فیزیکی آن را -که شامل چند میز و ماشین تحریر بود- نمایش می دهد و ارزش واقعی سازمان وابسته به شایستگی کارکنان سازمان و چیزی را که جمع کارمندان سازمان به عنوان یک فکر و مغز جمعی تشکیل می دادند، وابسته است.

سیوبی و دیگران این یافته را با نام دارایی فکری و دارایی ناملموس معرفی کردند و آنرا در کنار دارایی های ملموس قرار دادند. به این ترتیب، تعداد نوشته ها، سمینارها و نظایر آن در این زمینه رشد کرد و موضوع به طور جدی در دستور کار دانشمندان علم مدیریت و مدیران سازمان های بزرگ قرار گرفت. پیش از آنکه به بررسی مدیریت دانش پرداخته شود، لازم است تا تفاوت های بین داده، اطلاعات و دانش مشخص شود. به زعم صاحب نظران تفاوت های بین داده، اطلاعات و دانش به اختصار به شرح زیرند.

داده: داده ها که اولین سطح مدیریت دانش را تشکیل می دهند، عبارتند از ارقام، اعداد، نمودارها و نظایر این ها که به خودی خود تولید معنی ندارند. در واقع می توان گفت که داده ها، رشته واقعیت های عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند.

اطلاعات: دومین سطح مدیریت دانش را اطلاعات تشکیل می دهد. این سطح، داده های کمی خلاصه شده را در بر می گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش و سازماندهی شده اند تا بتوانند معنی دار شوند. این سطح از داده ها نیز بیانگر دانش نیستند .آنها نشانگر آغاز مدیریت اطلاعات هستند. اطلاعاتغالباً تشکیل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره های انباشته شده را به خود گرفته و معنایی را ارائه می کند که بزرگتر از آن چیزی است که از داده های خام مکشوف می گردد.

دانش: دانش را به سادگی نمی توان تعریف کرد و رابطه اش با اطلاعات بسیار پیچیده است. برخی معتقدند دانش پیوندی است که افراد بین اطلاعات و کاربردهای نیروی بالقوه آن می سازند، در ضمن دانش به عمل، نزدیکتر از اطلاعات و داده هاست. در ادامه چند تعریف از دانش، ارائه می شود:

·    دانش، درک، آگاهی یا شناختی است که در خلال مطالعه، تحقیق، مشاهده یا تجربه نسبت به جهان بیرونی در فرد ایجاد می شود. - یمین فیروز، - 1382

·    دانش در سازمان ها، نه تنها در مدارک و ذخایر دانش، بلکه در رویه های کاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجسم می شود - جعفری مقدم،. - 1382 این تعریف از اول مشخص می کند که دانش، ساده و روشن نیست، بلکه مخلوطی از چند عامل متفاوت است.

·    سرمایهی دانش را نمیتوان به راحتی تعریف کرد. درست مشابه ذره اتمی که میتواند موج یا ذره باشد، بسته به اینکه دانشمندان چگونه وجود آن را دنبال کنند. دانش به شکل های پویا و نیز انباشته و ایستا قابل تصور است - رحمان سرشت، . - 1379 دانش از اطلاعات و اطلاعات از دادهها ریشه میگیرند.  تبدیل اطلاعات به دانش در عمل بر عهده خود بشر است. با نگرش فراتری به این موضوع، آشکار میشود که معمولاً »دانش پایه« عامل تمایز بین داده، اطلاعات و دانش است.

این یکی از دلایلی است که در محیط و فضای متکی به دانش، برخی موسسات یا شرکتها میتوانند همچنان برتری های اقتصادی و رقابتی خود را حفظ کنند. »کوهن« و »لونیتال« در مباحث خود، این حقیقت را تشریح میکنند که گسترش دانش منوط به شور و هیجان یادگیری و دانش پیشین است. به عبارت دیگر، دانش اندوخته شده عامل موثری در افزایش واکنش و فراگیری سهلتر مفاهیم است. بنابراین، دانش ترکیب سازمان یافتهای است از »دادهها« که از طریق قوانین، فرایندها و عملکردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت دیگر، »دانش« معنا ومفهومی است که از فکر پدید آمده است و بدون آن اطلاعات و داده تلقی میشود. تنها از طریق این مفهوم است که »اطلاعات« حیات یافته و به دانش تبدیل میشوند . - Leviathan, 1990 Cohen -

.2روابط داده، اطلاعات و دانش

صاحب نظرانی نظیر داونپورت و پروساک، استیوهالس و کارل ویگ متفق القول اند که سطح تکامل دانش از اطلاعات و داده ها بیشتر بوده و در بر گیرنده هر دوی آنهاست. همچنین سطح تکامل اطلاعات از داده بیشتر بوده و در بر گیرنده آن نیز می باشد. وجود داده برای شکل گیری اطلاعات و وجود اطلاعات برای ایجاد دانش ضروری است.

.3تعریف مدیریت دانش

مدیریت دانش، شامل همهی روش هایی است که سازمان، دارایی های دانش خود را اداره می کند که شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال، بکار گیری، به روز سازی و ایجاد دانش است . - Rubitz, 2007 Wickramasinghe - چند تعریف دیگر از مدیریت دانش در زیر آمده است: مدیریت دانش، مدیریت صریح و سیستماتیک دانش حیاتی و فرایندهای مربوط به ایجاد، سازماندهی، انتشار و استفاده و اکتشاف دانش است . - 1998 ,Grover Madhavm -

·    داونپورت - 1998 - مدیریت دانش را بعنوان جمع آوری، توزیع و استفاده کارا از منابع دانش تعریف کرده است.

·    گری سون - 1998 - مدیریت دانش را به عنوان یک استراتژی که باید در یک سازمان ایجاد شود تا اطمینان حاصل شود که دانش به افراد مناسب در زمان مناسب می رسد و آن افراد آن دانش را تسهیم کرده و از اطلاعات برای اصلاح عملکرد سازمان استفاده می کنند، تعریف می کند.

·    مدیریت دانش، فرایند مدیریت سرمایه فکری سازمان می باشد . - Siliv,Richard.2006 - استمپز - 1999 - 1 مدیریت دانش را فراهم آوری دانش مورد نیاز در زمان و مکان مورد نیاز و برای شخص نیازمند تعریف می کند. دانش برخلاف دیگر منابع، نامتناهی است و با استفاده بیشتر، حجم آن افزایش می یابد و در ذهن افراد جای دارد. تمرکز مدیریت دانش بر روی افراد است و بر افراد به عنوان منابع دانش تأکید دارد.

تلاش مدیریت دانش در آشکار کردن سرمایه های ضمنی و ناملموس و به کاربردن آنها برای بقای سازمان و مزیتی در عرصه رقابت سازمانی است. مدیریت دانش کاربرد و استفاده فراوان دارد. کاربردها و موقعیت های مختلف مدیریت دانش همیشه مورد توجه متخصصین بوده است. چنانچه در توسعه فرایندها و برنامه های مختلف از آن استفاده نموده اند. بخشی از کاربردهای مدیریت دانش به شرح زیر است:

·    پروژه مدیریت دانش بر پایه فن آوری اطلاعات

·    استفاده مجدد از دانش

·    جستجوی اسناد

·    موانع اشتراک دانش

·    یکپارچگی دانش

·    اشتراک دانش مابین افراد

·    یکپارچگی دانش، عملکرد و نظام های یادگیری

·    اثرات مدیریت دانش روی تجارت الکترونیکی

·    روایت گویی و روای تهای سازمانی

·    انتقال دانش در شبکه های بین سازمانی

.4ویژگیهای مدیریت دانش

.    مدیریت دانش با بکارگیری دانش روز به دانش و اطلاعات بشر اعتبار میبخشد.

.    هوش سازماندهی را تقویت میکند.

.    سازمان را در جهت انطباق با محیط و شرایط موجود توانمند میسازد.

.    زمینه نوآوری پایدار خلاّقیتو بخشی به سازمان را فراهم مینماید.

.    سازمان را به شناخت مسائل روز و پاسخگوئی آنها با راه حلهای جدید قادر میسازد.

.    با استفاده از روشهای سیستمی به رفع اشتباهات و اصلاح انحرافات میپردازد.