بخشی از مقاله
پروژه SSADM
مقدمه
در اين پروژه ما سيستم فروشگاه زنجيزه اي رفاه را مورد بحث قرار مي دهيم بطور كلي اين فروشگاه شامل يك سالن بزرگ فروش و يك انبار است و هر روزه خريداران زيادي براي خريد به اين فروشگاه مي آيد و سيستم مورد استفاده در اين فروشگاه سيستم دستي است.
در سالن اين فروشگاه قفسه هاي متعددي وجود دارد كه هر قسمت مربوط به يك نوع محصول مي باشد و تعداد زيادي كارگر و فروشنده در قسمتهاي مختتلف آن مشغول بكار هستند اما با در نظر گرفتن تعداد خريداران و فروش روزانه از شركتها و كارخانجات توليد كننده به مشكلاتي در فروش و خريد و برداشت سود برخورد مي كنيم، كه در ادامه توضيح داده خواهد شد.
با توجه به مشكلات موجود هيأت مديره اين فروشگاه اقدام به مكانيزه نمودن اين سيستم كرده است و اين هيأت شامل 3 نفر از سهام داران همين سيستم موجود مطالعه قرار داديم و متوجه شديم با در نظر گرفتن خريد ماهيانه فروشگاه از شركتهاي مختلف و تعداد خريداراني كه همه روزه به فروشگاه مي آيند و خريدي كه توسط آنان انجام مي پذيرد سيستم بازدهي مورد قبول را ندارد و چون تعداد خريد بصورت روزانه، هفتگي و ماهيانه زياد مي باشد متأسفانه مدير فروشگاه قادر به نگهداري تمام فاكتورهاي خريد نمي باشد چون بايگاني آن جا بسيار زياد جا اشغال مي كند و كمتر مورد استفاده قرار مي گيرد و محاسبة تعداد كالاها از روي آن وقتي بسيار زياد را مي گيرد و بازهم ممكن است در محاسبات اشتباه رخ دهد پس بطور دقيق نمي توان تخمين زد كه سود بدست آمده از فروش كالاها درست استيا خير.
در قسمت صندوق نيز نمي توان بطور واقعي گفت كه در روز چه تعداد از يك كالا فروخته شده است، چون تعداد خريداران زياد است فروشندگان در قسمت صندوق قادر به يادداشت تمام كالاهاي خريداري شده نيست و اگر هم بخواهند اين كار را انجام دهند وقت بسيار زيادي از مشتري گرفته مي شود. راه حل ارائه شده از طرف ما به كارفرما مكانيزه كردنم سيستم دستي موجود است و چون كارفرما تأكيد داشت كه نمي خواهد هزينه زيادي صرف تعويض سيستم دستي موجود شود، تصميم به اين گرفته است كه شايد با استخدام كردن چندين نفر نيروي انساني بيشتر
1-مسئوليت ثبت كالاهاي خريداري شده از شركتها
2-تعداد كالاهاي چيره شده در قفسه هاي فروشگاه
3-ثبت جزء به جزء فروش روزانه هر كالا
بتوان نظارت بيشتري در فروش داشت
كه بازهم در اين روش به مشكلات احتمالي زيادي برخورد مي كنيم و چون بايد نيروي انساني خيلي بيشتري بكار گرفته شود و هزينه زيادي صرف حقوق ماهيانة اين كارمندان مي شود و چون تعدادي از اين كارمندان مرتباً بايد بر قفسه هاي نظارت داشته باشد وضعيت آن را به ثبت برساند، باعث شلوغي قسمت هاي مختلف مي شود و ممكن است موجب اعتراض و كم شدن تعداد خريدارن شود و باز به اطمينان نمي توان گفت كه سود بدست آمده از خريد و فروش در اين فروشگاه درست است و به همين دليل پرسشنامه اي ترتيب داده ايم تا خواسته‌هاي مدير و كارمندان را بصورت كامل بدانيم تا سيستم مورد قبول را ارائه دهيم.
«پرسشنامه كارمندان»
نام: نام خانوادگي: كد كارمندي: تاريخ تولد:
سمت: تاريخ استخدام:
مشكلات در سيستم موجود براي كارمند:
1-
2-
3-
4-
توقعات كارمند از سيستم مكانيزه:
1-
2-
3-
4-
پيشنهادات:
1-
2-
3-
تاريخ امضا
«پرسشنامه مديران»
نام: نام خانوادگي:
مشكلات در سيستم موجود براي مدير:
1-
2-
3
4
توقعات مدير از سيستم مكانيزه:
1-
2-
3-
4-
پيشنهادات
1-
2-
تاريخ، امضاء
تحليل نيازمنديها
اين فروشگاه همه روزه به غير از ايام تعطيل از ساعت 8 صبح شروع بكار مي كند و تا ساعت 9 شب بكار خود خاتمه مي دهد.
1-مشكل:
هر روز صبح كارگران اجناس مورد نياز را از انبار به داخل فروشگاه مي آورند و قفسه هاي خالي را پر مي نمايد و تعداد كالاهاي گذاشته شده در هر قسمت را يادداشت مي نمايند اما متأسفانه كارها به كندي انجام مي پذيرد چون ابتدا كارگران بايد تمام قفسه ها را چك كنند اجناس مورد نياز و تعداد آنها را يادداشت نمايد و سپس آنها را بوسيلة چرخهاي دستي از انياز فروشگاه يباورند و اگر جنسي را از قلم انداخته باشند دوباره بايد اين كار را انجام دهند و اگر تعداد را اشتباه نوشته باشند مجبور مي شوند چند بار براي پرو و خالي كردن چرخها به داخل انبار بروند و همين پديده و سبب صرف وقت و نيروي انساني بيشتري مي شود.
راه حل:هنگامي كه از يك سيستم مكانيزه استفاده مي نماييم براحتي مي توانيم از كامپيوتر تعداد هر كالا را كه صبح روز گذشته از انبار وارد كرده ايم بگيريم و تعداد و فروش رفته از آنرا نيز بفهميم و با كمال اطمينان تعداد جنس لازم را از انبار بياوريم و تمام اين اعمال با سرعت انجام مي پذيرد و بدون گشتن و يادداشت برداشتن از قفسه ها قادر به انجام اين اعمال هستيم و با كمال اطمينان تعداد كالاهاي وارد شده و فروش رفته را محاسبه مي كنيم.
تمام اجناسي كه خريدار برداشته است و در سبدها قرار داده در قسمت صندوق محاسبه مي شود و مبلغ محاسبه شده دريافت مي گردد و مسلماً بعضي از خريداران تعداد زيادي كالا را بر مي دارند و تمام اين اجناس در قسمت صندوق بصورت دستي فاكتور مي شود و چون تعداد اجناس زياد است و محصولات كارخانجات متفاوت در اين فروشگاه بفروش مي رسد مسئول صندوق بايد براي بعضي اجناس كه قيمتهاي آنها را نمي داند به برگة قيمتها نگاه كند و بر همين اساس وقت بسيار
زيادي از هر دو نفر هم خريدار و هم فروشنده گرفته مي شود و فروشنده بايد در همين حين دوبار تمام افرادي فروخته شده و نوع و قيمت آنرا نيز وارد دفتر نمايد و همين امر سبب مي شود كه مثلاً براي محاسبة اجناس شخصي كه 20 قلم جنس دارد وقت زيادي گرفته شود و موجب هرج و مرج در قسمت جلوي صندوق گردد و همين امر موجب شود تا تعداد زيادي از مشتريان ناراضي از فروشگاه خارج شود.
و باز در قسمت خروجي فروشگاه اجناي بايد دوباره، چك شود تا جنسي بي دليل و بدون پرداخت پول از فروشگاه خارج نشود يعني مطابقت فاكتور با اجناس خريداري شده كه باز مشتريان مدت زيادي در اين قسمت معطل مي شوند.
راه حل: اما در سيستم مكانيزه براي تك تك كالاهاي موجود در فروشگاه يك بر چسب كه تهيه مي شود كه شامل چند قسمت است.
و اين برچسب سبب مي شود بوسيلة دستگاه هاي Bare code كد كالاي مورد نياز فقط با گرفتن دستگاه جلوي بر چسب وارد كامپيوتر شود و صورت حساب به راحتي از طريق پرينتر خارج گردد و سبب سرعت عنل و راحتي كار بيشتر مي شود و تمام اجناس فروخته شده در كامپيوتر تثبيت مي شود و به راحتي مي توان سود روزانة فروش را محاسبه نمود.
Text diagram:
دياگرام متن سيستم فروشگاه:
بطور كلي سيستم اين فروشگاه كه تشكيل شده از انبار و ساختمان فروش كه جنس از كارخانه‌هاي توليد كننده خريده مي شود و وارد انبار مي گردد در انبار اجناس وارد شده از كارخانجات ثبت و اجناس خارج شده نيز ثبت مي گردند.
كالاها از انبار به مركز فروش مي روند و آنجا در قفسه هاي فروش قرار مي گيرند و در آن قسمت هر كالا در قفسه هاي مربوط به خود گذاشته مي شود. سپس در بخش صندوق قسمت هر جنس محاسبه مي شود و به فروش مي رسد و مديريت فروشگاه بر همة قسمتها نظارت دارد.
بطور كلي مي توان مشكلات سيستم را در وارد زير خلاصه نمود.
1-كندي ارائه سرويس به مشتري
2- انجام امور تكراري توسط پرسنل
3-كندي پيگيري كسري كالا در فروشگاه به منظور تعيين موجودي لازم
4-عدم آگاهي از رسيدن ميزان يك محصول به مقداريكه بايد خريد مجدد صورت گيرد.
5-ثبت دستي اطلاعات مربوط به سيستم
6-پيگيري امور مالي
بطور كلي مي توان محيط اين سيستم را تشريح كرد:
اين سيستم يك فروشگاه است كه با كارخانه ها مختلف مواد غذايي، پوشاك، آرايشي، بهداشتي و ... در ارتباط است.
وروديهاي اين سيستم، كالاهاي توليد شده بوسيلة اين كارخانه ها است و با مردم و خريداران و كارمندان در اتباط است و خروجيهاي اين سيستم سوددهي و رضايت مشتيران از اين فروشگاه است به دليل پديدة جذب مشتري كه باز براي سود دهي بيشتر صورت مي پذيرد كه مي توان همين خروجيهاي سيستم را اهداف اين فروشگاه نيز نام برد و در نظر گرفت را با سيستم دستي و كند موجود نمي توان به اين اهداف رسيد و سعي در مكانيزه نمودن اين سيستم شود.
شرح نيازمنديها
در مراحل قبل نيازهاي سيستم شناخته شد و ضعفهاي آن نيز تشخيص داده شد حالا در اين مرجله شروع به مكانيزه نمودن اين سيستم مي كنيم براي اين منظور ما احتياج به 1- كامپيوتر در قسمت انبار فروشگاه داريم كه تعداد كالاهاي وارد شده در هر روز به انبار را ثبت و بايگاني نمايد و هزينة پرداخت شده براي هر كالا نيز وارد شود و تعداد و نوع كالاهاي فرستاده شده به بخش فروش نيز در اين كامپيوتر ترتيب مي شود و به راحتي مي توان مقدار و نوع خريد روزانه هفتگي و ساليانه را مشخص نمود.
2-نيازمند 1 كامپيوتر نيز در قسمت مديريت فروشگاه هستيم كه به صورت شبكه به قسمتهاي ديگر مرتبط باشد براي آگاهي از خريد و فروش و روزانه
3-احتياج به 5 كامپيوتر و 5 دستگاه Bare code و 5 پرينتر در قسمت صندوق هستيم كه بوسيلة Bare code، كد جنسها وارد كامپيوتر مي شود تعداد و نوع محصول در سيستم ثبت مي شود و بوسيلة پرينترها صورت حساب چاپ مي شود و در پايان هر روز تعداد كالاي فروخته شده براي برابري با پول بدست آمده بوسيلة هر صندوقدار مشخص مي شود و به اطلاع مدير مي رسد.
با اين روش بطور دقيق تعداد و نوع محصول بفروش رفته مشخص مي گردد و حالا در سيستم جديد به 5 نفر صندوق دار نيازمنديم.
1 نفر براي تطبيق فاكتور با اجناس جلوي در فروشگاه
2 يا سه نفر براي آوردن جنس روزانه از انبار
1 نفر نظافت چي فروشگاه
كه در مقايسه با روش قبل نيروي انساني خيلي كمتر شد و يك نفر حسابدار فروشگاه
شرح منطق سيستم
در مراحل قبل نيازها ضعفها، امكانات، خواسته ها و هدفهاي سيستم را بر شمرديم و سيستم مكانيزه مورد نظر را پيشنهاد كرديم كه سبب مرتب شدن كارها و بازدهي بيشتر اين فروشگاه مي شود در بخشهاي گذشته گزارشات لازم در مورد سيستم و و نحوة عملكرد آن ارائه شد و سيستم مور نياز با در نظر گرفتن همان خواسته هاي كاربر تشخيص داده شد كه با اجراي اين پروژه براي فروشگاه نيز به تمام خواسته‌ها كاربرپاسخ مثبت داده مي شود و بايد اقدام به پياده سازي اين پروژه بگيريم .
فصل اول : مقدمه
1- تقدير و تشكر
ابتدا خدا را تشكر ميكنم كه توفيق سلامت وكسب آموزش را بدست آوردم و سپس از استاد محترم جناي آقاي دانشور كه ضمن آموزش ما را در جهت آماده نمودن اين مجموعه هدايت فرمود تشكر مي نمايم .
2- مقدمه
تهيه مستندات براي هر اقدامي در همه زمينه ها همواره مفيد بوده است . در زمينه تهيه يك سيستم نيز نبايد همه چيز در قلب و ياد تهيه كننده باقيمانده و در نهايت در آنجا به فراموشي سپرده شود .سيستمي كه داراي مستندات صحيح و اصولي باشد همواره نفرات ديگر نيز با مطالعه مختصر مي توانند براحتي ادامه دهنده كار نفر قبل باشند .
و اما در ارتباط با اين مستندات لازم است بيان نمايم كه بر اسا
س اطلاع يكي از دوستان در شركت «لادن» كه كار حسابداري آنان بطور دستي انجام مي شد و مشكلاتي در اين زمينه نيز داشتند تصميم گرفتيم كه به اتفاق موضوع را بررسي و در صورت امكان نسبت به تهيه سيستم مورد نياز آنان اقدام نمائيم . لذا پس از چند تماس تلفني و هماهنگي لازم مراجعات متعددي به شركت مزبور داشته و در نهايت اقدام به تهيه سيستم بشكلي كه در صفحات آتي نوشته و شرح داده شده است نموديم .
فصل دوم : شناخت سيستم موجود
3- شرح و وضعيت سيستم موجود
سيستم موجود شركت همانگونه كه بيان شد يك سيستم دستي بود كه با مشكلات زيادي مواجه بود . تعداد نفرات نسبتاً زياد و اشتباهات متعدد كه بعضاً براي پيدا كردن و رفع يك مشكل روزها وقت صرف مي شد اين مشكلات از ناخوانا بودن اعداد نوشته شده توسط كارمندان گرفته تا گزارشات غلط و نامنظم ادامه داشت .
4- شرح فعاليت افراد و امكانات موجود
بخش مالي شركت سه اتاق داشت و شامل يك نفر رئيس امور مالي يك نفر رئيس حسابداري و 6 نفر كارمند حسابداري بود كه همواره كارهاي آنان عقب افتاده بود و به روايت يكي از همان كارمندان روزهاي آخر تيرماه كه مي بايست حسابهاي سال قبل بسته شود چيزي شبيه روزها و شبهاي خاص سال است كه مرخصي ها لغو و تا ديروقت كارمندان مشغول كار بودند و حتي فرصت حمام رفتن و خواب و استراحت را هم نداشتند .
5- مشكلات و نيازمنديهاي سيستم موجود
فكر مي كنم تنها قسمتي كه راجع به آن هرچه گفته شود كم است اين قسمت مي باشد ولي اگر بخواهيم جمع بندي كنيم مشكلات شامل موارد زير مي باشند :
الف-نامرتب بودن و عدم اطمينان از صحت محاسبات و اسناد و مدارك مالي .
ب-بكارگيري انرژي نيروي كار و هزينه زياد براي پرسنل مالي .
ج-برخوردهاي نامطلوب كه بين مسئولين شركت و كاركنان مالي غالباً پيش مي آمد و همواره روحيه پرسنل بدليل اشكالات متعدد و عقب بودن كارها و فعاليت بيش از حد آنان بد و نامطلوب بود .
د-عقب بودن كارهاي جاري و ملزم نبودن كارمندان به رعايت برخي از اصول و قواعد كاري .
فصل سوم : امكان سنجي
6- راه حل و چگونگي روش پيشنهادي
پيشنهاد كننده تهيه نرم افزار رئيس امور مالي بود كه به تاييد مدير عامل شركت نيز رسيده بود و كار بررسيهاي اوليه از آغاز سال 81 آغاز گرديد و پس از انجام مرحله شناخت سيستم موجود كه حدود يك ماه طول كشيد (و طي 8 جلسه مراجعه به شركت) گزارش به مديريت شركت ارائه
نموديم و در آن راه حل و روش پيشنهادي ما طراحي و تهيه يك نرم افزار و تبعيت شركت از گردش كار مورد نياز سيستم بود . در سيستم پيشنهادي ما كه خيلي ساده نيز در نظر گرفته شده بود موظف بودند اسناد مالي را مرتب و پشت سرهم وارد سيستم نمائيد و گزارشات تفصيلي ، معين و كل را خود سيستم چاپ مي نمود . اشكالات اسناد بايد بموقع برطرف مي گرديد تا بتوانند سند بعدي را وارد كامپيوتر نمايند و همچنين ديگر نياز به نوشتن دفاتر كل و معين نداشتند .
7- معايت و محاسن سيستم جديد
سيستم جديد محاسن متعددي داشت و يا به روايتي ديگر كليه مشكلات مورد نظر آنان را پاسخگو بود ولي معايبي هم داشت كه مثلاً كاركنان موظف مي شدند آموزشهايي در زمينه كاركردن با سيستم جديد پيدا نمايند و از طرفي تعدادي نيز بيكار مي شدند كه در گفتگويي كه با مديريت شركت بعمل آمد هماهنگ شد در پايان يك دوره آموزش كامپيوتر و نحوه كار با سيستم براي پرسنل گذاشته شوند و كساني كه تمايل ندارند در بخش ديگري از شركت كه شديداً با كمبود پرسنل مواجه بودند بكار گرفته شوند . همچنين ضرورت داشت كه كارها قانونمند انجام گردد .
