بخشی از مقاله
چکیده
ارزیابی عملکرد و به طور کلی تر مدیریت عملکرد فرایندی است که از طریق آن میتوان اطلاعات مفید و سودمندی در خصوص چگونگی انجام موثر کارها برای تقویت رفتارهای مثبت و حذف رفتارهای نامناسب و غیر ضروری به دست آورد.
امروزه پیچیدگی محیط عرصه رقابتی کسب و کار و افزایش انتظارات مشتریان، ضرورت آگاهی از نقاط قوت و ضعف سازمان و بهبود مستمر بهره وری را پیش از پیش آشکار نموده است .از این رو مدیران امروز درجستجوی دستیابی به یک راه حل جامع، قابل اعتماد و انعطاف پذیر جهت ارزیابی عملکرد سازمان خود بوده تا ضمن حصول اطمینان از اجرای استراتژی های خود، بتوانند اطلاعات دقیق و کافی از جایگاه امروز خویش را به دست آورده و با نگاه به آینده، موجبات ارتقاء، اثر بخشی و بهبود سازمان خود را فراهم نمایند
. یک متد ارزیابی، بایستی قادر باشد که وضعیت کلی سازمان را نسبت به اهداف سازمانی - به لحاظ فاصله تا هدف - در هر لحظه ارائه نماید . همچنین جایگاه سازمان را در ارتباط با محیط پیرامون - بازار ، رقبا و سازما نهای دیگر - مشخص کند ، علاوه بر اینها نشانگر میزان اثر بخشی کلیه فعالیت های صورت گرفته در سازمان نیز باشد.
-1 مقدمه
بدون شک انسان در تمام مراحل زندگی خود می بایستی پس از انجام هر گونه عمل و یا عکس العمل نسبت به ارزشیابی آنچه انجام داده و یا اتفاق افتاده اقدام نماید. ارزشیابی مروری است مستمر و مداوم که همواره باید در کلیه فعالیتهای انسانی اعم از فردی و یا جمعی معمول و رایج گردد. بعضی از نگرشهای ارزشی به صورت ناخود آگاه در نظر ایشان انجام می پذیرد و بعضی از اعمال به صورت خود آگاه و از پیش دانسته شده و از روی قصد و غرض انجام می شود.
بدین وسیله است که در مورد انجام و یا عدم انجام فعالیتی انسان برای ارزشیابی و سنجش تصمیمات لازم را اتخاذ می نماید. از زمانی که دانش مدیریت به صورت آکادمیک و منظم در آمده ارزشیابی علمی به صورتی نو در نظام اداری سازمانهای مختلف بکار گرفته شده است مدیران سازمان می بایستی برای کار آمدی سازمان و کار آئی افراد از اصول و مفاهیم ارزشیابی که بر مبنا و اساس فلسفی و عملی خاص خود الهام گرفته اند، توسل جویند.
ارزیابی عملکرد به معنای اطمینان از مطابقت عمکرد با برنامه و مقایسه عملکرد واقعی با اهداف از قبل تعیین شده می باشد. اگر تفاوت قابل ملاحظه ای بین اهداف مورد انتظار و عملکرد واقعی وجود داشته باشد، مدیر باید اقدامات اصلاحی را انجام دهد. اهداف سازمان بدون مدیریت و پایش شاخصهای عملکردی تحقق نخواهند یافت. به کمک ارزیابی عملکرد است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام فرایندها به شیوه مورد انتظار آگاهی یافته و قدرت پیگیری و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می کند.
ارزیابی و پایش عملکرد ابزار کار مدیران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن در سطوح مختلف سازمان به وضوح قابل مشاهده است. سازمان بدون وجود یک سیستم مؤثر کنترل عملکرد درتحقق مأموریتهای خود موفق نبوده و نمی تواند از منابع خود به درستی استفاده کند.
-2 تعاریف ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد عبارت است از سنجش سیستماتیک و منظم کار افراد فرایند ها و واحد های سازمانی در رابطه با نحوه انجام وظیفه آنها در وظایف محوله و تعیین پتانسیل موجود در آنها جهت رشد و بهبود.
فرآیند ارزیابی عبارت است از یک سلسله اقدامات رسمی است که به منظور بررسی عملکرد کارمند در فاصله زمانی معین و شامل تمامی رفتارهای فردی در ارتباط با کار کرد او در آن دوره ی زمانی می شو
ارزیابی عبارت است از سنجش نسبی عملکرد انسانی در رابطه با نحوه ی انجام کار مشخص در دوره ی زمانی معین، در مقایسه با استاندارد انجام کار و همچنین تعیین استعداد و ظرفیتهای بالقوه ی فرد به منظور برنامه ریزی در جهت به فعالیت در آوردن آنها می باشد
ارزیابی عملکرد دربُعد نحوه استفاده از منابع و امکانات در قالب شاخص های کارآیی بیان می شود .اگر در ساده ترین تعریف، نسبت داده به ستاده را کارآیی بدانیم، نظام ارزیابی عملکرد در واقع میزان کارآیی تصمیمات مدیریت در خصوص استفاده بهینه از منابع و امکانات را مورد سنجش قرار می دهد.
ارزیابی عملکرد در بعد سازمانیمعمولاً مترادف با اثربخشی فعالیتها است . منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارآ بودن فعالیت ها و عملیات است
به طور کلی ارزیابی به فرآیند سنجش و اندازه گیری عملکرد دستگاه ها در دوره های مشخص به گونه ای که انتظارات و شاخصهای مورد قضاوت برای دستگاه ارزیابی شونده شفاف و از قبل به آن ابلاغ شده باشد، اطلاق می گردد
-3 ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد
بهبود مستمر عملکرد سازمان ها، نیروی عظیم هم افزایی ایجاد می کند که این نیروها می تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و ایجاد فرصت های تعالی سازمانی شود. دولت ها و سازمان ها و مؤسسات تلاش جلو برنده ای را در این مورد اعمال می کنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالش های پیش روی سازمان و کسب بازخور و اطلاع از میزان اجرا سیاست های تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازه گیری و ارزیابی امکان پذیر نیست . لرد کلوین فیزیکدان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه گیری می گوید: هرگاه توانستیم آن چه درباره آن صحبت می کنیم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم می توانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی می دانیم. در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسی
ارزیابی و اندازهگیری عملکرد بازخورد لازم را در موارد زیر ارائه میکند:
- با پیگیری میزان پیشرفت در جهت اهداف تعیین شده مشخص میشود که آیا سیاست های تدوین شده به صورت موفقیتآمیزی به اجرا در آمدهاند یا خیر.
- با اندازهگیری نتایج مورد انتظار سازمانی و همچنین ارزیابی و اندازهگیری و رضایت کارکنان و مشتری ها مشخص میشود آیا سیاستها به طور صحیح تدوین شدهاند یا خیر.
- ارزیابی و اندازهگیری عملکرد امکان شناسایی زمینههایی که مدیریت باید توجه بیشتری به آنها بنماید را میسر میسازد و به شناسایی فرصت ها و محدودیت ها کمک میکند.
- ارزیابی عملکرد باعث ایجاد اطلاعات برای مدیران در تصمیمگیری های مدیریتی خواهد بود. چرا که بخش زیادی از اطلاعات لازم برای تصمیمگیری های مدیریتی از طریق اندازهگیری و ارزیابی سیستم عملکرد و ارزیابی سیستم عملکرد فراهم میآید.
هر تلاشی که به منظور دستیابی به موفقیت صورت میگیرد باید دارای چارچوبی باشد و بهبود عملکرد سازمانی باید بر آگاهی فرآیندی باشد که »چرخه عملکرد« نامیده میشود. هر برنامه بهبود عملکرد سازمانی باید از اندازهگیری عملکرد و بعدارزیابی عملکرد شروع نماید
