بخشی از مقاله
طراحی سیستم اطلاعات مدیریت رویدادهای ورزشی در ادارات ورزش و جوانان
چکیده
سیستم اطلاعات مدیریت میتواند با در اختیار قرار دادن اطلاعات طبقهبندی شده و نیز اطلاعات مورد نیاز برای تصمیمگیری به مدیران جهت اخذ بهترین تصمیمات بر پایه اطلاعات کنونی و پیشین کمک کند. هدف این مقاله، طراحی سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) در بخش رویدادهای ورزشی (حرفهای و قهرمانی) برای سازمانهای ورزش و جوانان میباشد. مطالعه حاضر یک مطالعه کیفی به روش تحلیل محتوا است. فرآیند گردآوری دادهها مشتمل بر 15مصاحبه نیمه ساختار یافته با مدیران و کارکنان اداره کل ورزش و جوانان غرب کشور بود. نمونهگیری به صورت هدفمند میباشد. تحلیل دادهها هم زمان با جمعآوری دادهها و به روش آنالیز محتوای کیفی انجام شد. نتایج حاصل از تحلیل دادهها منجر به استخراج 10 ماژول اصلی به همرا زیر مجموعههایشان شد. بخش رویداد ورزشی به دلیل ماهیت آن که برگزاری مسابقات و رویدادهای ورزشی در سطوح مختلف ملی، بینالمللی و جهانی است، نیازمند هماهنگیها و تصمیمگیریهای زیادی است که به کمک یک سیستم اطلاعات مدیریت رویداد ورزشی میتواند کمک شایانی به برگزاری با کیفیت رقابتها و رویدادهای ورزشی نموده و بدین صورت در هزینه و زمان صرفهجویی کرد.
واژههای کلیدی: MIS، سیستم اطلاعات مدیریت، رویداد ورزشی
مقدمه
بیشک واژههایی همچون فناوری اطلاعات، رایانه و واژههای مشابه آنها، برای همه ما آشنا هستند. ما هر روزه اخبار زیادی را میشنویم، اطلاعات به سادگی بین افراد گوناگون مبادله میشود هرکس براساس نیاز خود، از آنها استفاده میکند و یا آن را به دیگران منتقل میکند. تمامی این موارد به یک چیز ختم میشود آن »عصر اطلاعات« است. عصری که در آن دادهها به شکلهای مختلف جا به جا، منتقل و براساس نیاز افراد، طبقهبندی، تلخیص و ترکیب میشوند و نیاز اطلاعاتی افراد را برطرف میکنند (کریشناوری و میناکوماری1،.(282:2010 فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری حیاتی برای سازمانها در دستیابی به مزیت رقابتی و نوآوری سازمانی میباشد. بحث برنامهریزی فناوری اطلاعات زمانی ایجاد شد که استفاده از فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی در سازمانها به طور فزایندهای افزایش پیدا کرده و مدیران متوجه نقش استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی شدند؛ با توجه به نفوذ روزافزون فناوری اطلاعات در سازمانها، بهرهمندی سازمانها از آن سبب میگردد تاسازمان به مزیتهای ویژه رقابتی و قابلیتهای متمایز کننده کسب وکار دست یابد (قاسمی، (62:2012؛ لذا بقا و رشد در دنیای کنونی میسر نمیگردد مگر با داشتن علم، آگاهی و شناخت که جز از مسیر دستیابی به اطلاعات به دست نمیآیند. این همان ضرورتی است که تمام افراد و سازمانها را ملزم به حرکت در جهت فناوری اطلاعات میسازد (بنائیان، .(147:1387 در این میان نقش سیستمهای اطلاعاتی مدیریت بسیار حائز اهمیت است.
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که امکان مدیریت اطلاعات روزمره را برای تصمیمهای روزمره فراهم میسازد (سانتورنیبون و همکاران2،.(1928:2015 هدف نهایی از ایجاد این سیستمها گردآوری، پالایش، تجزیه و تحلیل، پردازش، فشردهسازی، تلخیص کردن و انتقال اطلاعات گذشته و حال سازمان و پدیدههای مرتبط با آنها در یک بانک اطلاعاتی متمرکز با امکان دسترسی سریع برای مدیران آنها است. بهرهگیری از امکانات ناشی از توسعه سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر رایانه، برای تسریع در عملیات اداری و عرضه سریع و مقرون به صرفه خدمات و محصولات تولیدی سازمانها باعث شده است که درکشورهای توسعه یافته، این گونه سیستمها در بیشتر رشتهها و زمینهها بکار گرفته شوند. در حال حاضر بسیاری از کشورهای درحال توسعه نیز به پیامدهای به کارگیری سیستمهای نوین رایانهای آگاه شده و برای تبدیل روشهای سنتی خود به سیستمهای پیشرفته نوین، تمایل بیشتری پیدا کردهاند (عیدی و همکاران، .(44:1393 اما در کشورهای جهان سوم از جمله کشور ایران که دانش و فناوری اطلاعات سابقه طولانی نداشته و سیاستها و استانداردهای رسمی نیز یا وجود ندارند و یا هنوز در مراحل اولیه و در حال شکلگیری هستند، به کارگیری این سیستم چندان رونق نداشته است (قاضی زاده و همکاران، .(1996 جای خالی سیستم اطلاعات مدیریت خصوصاً در سازمانهای ورزشی بشدت احساس میشود.
سیستمهای اطلاعات مدیریت به مثابه یک سیستم رسمی در سازمان، گزارشهای لازم را برای تصمیمگیری مدیران در سطوح مختلف سازمان فراهم میکند. لذا، با توسعه فناوریهای لازم و بهکارگیری آن در سازمانهای ورزشی مانند ادارات ورزش استانها، مدیران این سازمانها با استفاده از این قابلیتها خواهند توانست علاوه بر نظارت بر فعالیتهای بخشهای مختلف سازمان، یکپارچگی لازم را بین دوایر سازمان ایجاد و در نتیجه موجب کارایی بیشتر سازمان خواهد شد (حمیدی و همکاران، .(101:2005 چناچنه بنائیان (1387) نیز در تحقیق خود به این نتیجه رسید که انتقال اطلاعات در سطح سازمان به صورت دستی با مسائلی همچون عدم دسترسی به موقع به اطلاعات، عدم پردازش صحیح و حجم کاری بالا مواجه است. استفاده از سیستم ماشینی شامل فناوری اطلاعات که سختافزار انجام امور است و سیستمهای اطلاعات مدیریت به عنوان نرمافزار و ابزار تحلیل که نقش تبدیل داده به اطلاعات را بر عهده دارد از مزایایی همچون سرعت و دقت بالا، توان پردازش حجم بالای داده و اطلاعات برخوردار است.
حمیدی و همکاران (1385) در پژوهشی به بررسی عوامل مرتبط با استقرار سیستم اطلاعات مدیریت در فدراسیونهای ورزشی جمهوری اسلامی ایران پرداختند. یافتهها نشان داد که مدیران فدراسیونهای ورزشی با فواید استقرار سیستمهای مدیریت اطلاعات آشنایی دارند. همچنین، مدیران فدراسیونهای ورزشی با فواید استقرار سیستمهای مدیریت اطلاعات در سازمانهای موفق آشنایی ندارند. پدیده مقاومت مدیران و کارکنان در مقابل استقرار سیستمهای مدیریت اطلاعات در فدراسیونهای ورزشی وجود دارد. از نظر مدیران استقرار سیستمهای مدیریت اطلاعات در فدراسیونها پرهزینه است، هر چند مشکلات ساختاری در فدراسیونها نیز مانعی بر راه استقرار این سیستم است. اکبری و عاصمی (1390) نیز در تحقیقی با عنوان بررسی وضعیت سیستمهای اطلاعات مدیریت در کتابخانههای مرکزی دانشگاههای شهر تهران از دیدگاه مدیران، نشان دادند که که در هیچ کدام از کتابخانههای مورد بررسی، سیستمهای اطلاعات مدیریت به صورت کامل استقرار پیدا نکرده است. میزان برآورده شدن نیازهای اطلاعاتی مدیران کتابخانهها توسط نرمافزار جامع کتابخانهای بیش از حد متوسط بوده است. عیدی و همکاران (1393) نیز در تحقیق خود نه عامل به مثابه موانع استقرار و بهکارگیری سیستم اطلاعات مدیریت را شناسایی اولویتبندی کردند که شامل موانع مدیریتی، محیطی، فنی، آموزشی، اقتصادی، ساختاری، فردی، فرهنگی و مدیریت تغییر میباشد.
در تحقیقی که سانتورنیبون و همکاران (2015) انجام دادند مشخص شد که برای طراحی سیستم اطلاعات مدیریت در کشور تایلند به اطلاعات هشت ماژول1 مدیریت بودجه، مسابقات بینالمللی و ملی، شرکت کنندگان در مسابقات بینالمللی و ملی رقابتی، منابع انسانی، نامه و اسناد، سیستم آکادمیک (علمی)، رفاه نظارت و ارزیابی نیاز میباشد.
با مرور پیشینه تحقیق میتوان پی برد هیچ تحقیق داخلی به طراحی سیستم اطلاعات مدیریت در بخش ورزش نپرداخته است
و تحقیقات در این زمینه محدود به بررسی موانع استقرار سیستم اطلاعات مدیریت بوده است، تنها یک تحقیق در کشور تایلند به ارائه ماژولهای مورد نیاز در طراحی سیستم اطلاعات مدیریت ورزشی پرداخته است که آن نیز تنها محدود به معرفی هشت ماژول کلی بوده است و بحثی در رابطه با ماهیت این ماژولها و ارتباط آنها با یکدیگر نشده است.
لذا با استناد به پیشینه و نبود تحقیق جامع در این زمینه که به طراحی یک سیستم اطلاعات مدیریت در بخش رویدادهای ورزشی کشور بپردازد و نیز با توجه به هزینههای بالای روال اداری درون و بیرون سازمانی و نیز به جهت مدیریت دقیق و کارآمد که این امر به ویژه در بخش رویدادهای ورزشی (حرفهای قهرمانی) سازمانهای ورزشی احساس میشود، این تحقیق قصد دارد به طراحی سیستم اطلاعات مدیریت رویدادهای ورزشی در سازمان ورزش و جوانان بپردازد، زیرا ماهیت رویدادهای ورزشی به گونهای است که نیازمند اطلاعات به روز و هماهنگی میان دهها یا صدها نفر میباشد؛ اطلاعاتی در رابطه با تعداد ورزشکاران، مربیان، داوران، محل اسکان ورزشکاران در رقابتها، گردشگری در خلال برگزاری مسابقات وظایف تک تک افراد در برگزاری رقابتها و نیز هماهنگی میان آنها، کادر پزشکی و.....
همه مواردی هستند که خود شامل دریایی از اطلاعات میباشند، اما اینکه چگونه این اطلاعات به گونهای نظاممند در تصمیمگیری به مدیران کمک کند، نیازمند یک سیسم اطلاعات مدیریت در سازمان است. لذا با توجه به اهمیت اطلاعات در تصمیمگیری و نبود سیستم اطلاعات مدیریت در ورزش کشور و نیز با توجه به تراکم بالای اطلاعات در بخش رویدادهای ورزشی و نیاز به هماهنگیها و اطلاعات زیاد در برگزاری یک مسابقه یا رویداد ورزشی، محققین این تحقیق برآن شدند تا به طراحی سیستم اطلاعات مدیریت رویدادهای ورزشی در سازمان ورزش و جوانان بپردازند، امید است نتایج این تحقیق گامی جهت طراحی این سیستم در عمل باشد.
روششناسی پژوهش
مطالعه حاضر یک مطالعه کیفی به روش تحلیل محتوا است که به ارائه مدلی جهت طراحی سیستم اطلاعات مدیریت رویدادهای ورزشی در سازمان ورزش و جوانان پرداخته است . جامعه تحقیق شامل مدیران سطح بالا، سطح میانی و سطح عملیاتی و نیز کارکنان بخش ورزش نخبه در سازمان ورزش و جوانان غرب کشور بود. نمونه نیز شامل دو گروه مدیران و کارکنان بود، نه تن از مدیران سازمان ورزش و جوانان در شهرهای کرمانشاه، سنندج ایلام و شش تن از کارکنان بخش ورزش نخبه، نمونههای این تحقیق بودند. نمونهگیری بصورت هدفمند صورت پذیرفت؛ بدین صورت که با مدیران بخش ورزش نخبه به صورت فردی مصاحبه انجام شد و تا زمان اشباع دادهها و عدم دستیابی به دادههای جدید ادامه یافت. قبل از مصاحبه، با مدیران و کارکنان در رابطه با اهداف تحقیق صحبت گردید. گردآوری دادهها با استفاده از پرسشهای نیمه ساختارمند مطرح شده توسط پژوهشگر انجام شد. صحبتهای افراد بر روی فایل صوتی ضبط و از توضیحات افراد روی تخته وایتبورد عکسبرداری شد و سپس روی کاغذ پیاده سازی شد. جهت تجزیه و تحلیل این اطلاعات از تحلیل محتوا استفاده گردید. تحلیل دادهها از زمان همان مصاحبه اول به موازات انجام مصاحبهها شروع شد (تحلیل همزمان) بدین صورت که یادداشتها چندین بار مطالعه شدند تا درک کلی از متن به دست آید و سپس متن، خط به خط خوانده میشد. ابتدا کدگذاری سطح اول انجام شد، به این صورت که جملاتی که پاسخ سؤالات مطرح شده در مصاحبه بودند مشخص گردید. سپس به مفاهیم اصلی در این جملات، یک مضمون ارائه میشد. با مقایسه مضامین با یکدیگر، فهرستی از مضامین اصلی و زیر مضمونها به دست آمد. در کدگذاری سطح دوم، مضامین اصلی زیر مضمونها بازخوانی و سپس مضامین اصلی با معنای مشابه با یکدیگر دستهبندی میشدند و طبقات تشکیل میشد. کدبندی تعیین طبقات توسط محققین انجام و سپس مضامین تعیین شده توسط محققین دیگر با یکدیگر مقایسه شد. جهت اعتباربخشی به نتایج، مصاحبهها مکرر خوانده میشد و از نظرات همکاران بهطور مرتب استفاده میشد. همچنین جهت افزایش پاپایی آن از نظرات اساتید مدیریت ورزشی استفاده شد. بدینصورت که بخشی از دادهها به این اساتید داده شد تا مشخص شود آیا آنها نیز درک مشابهی از دادهها دارند یا خیر؟ محیط مصاحبه سازمان مرکزی ورزش و جوانان در سه شهر کرمانشاه، سنندج و ایلام (غرب کشور) بود. طول هر مصاحبه از 40 دقیقه تا 120 دقیقه متغیر بود.
یافتههای پژوهش
سیستمهای اطلاعات مدیریت، منبع سرشاری از اطلاعات هستند که دادههای مرتبط با کار را در قالب پایگاه داده، سازماندهی، یکپارچه و بهم مرتبط میسازند و مدیران هنگام تصمیمگیری تنها با چند کلیک میتوانند با استفاده از این سیستم، اطلاعات مرتبط با تصمیمگیری خود را دریافت نموده و بهتر تصمیمگیری کنند. به منظور طراحی یک سیستم اطلاعات مدیریت در بخش برگزاری رویدادهای ورزشی ابتدا ما نیازمند به لیست کردن تمامی سمتهای شغلی و وظایفشان در برگزاری رویداد هستیم. پس از این کار مدیریت برگزار کننده رویداد موظف است به کمک یک برنامهنویس رایانه طرحی اولیه از نحوه ارتباط این سمتهای شغلی و وظایفشان باهم، در برگزاری رویداد را ترسیم نماید. در واقع همین طرح اولیه پس از تکمیل، مبنای کار برنامهنویس برای ساخت نرمافزار سیستم اطلاعات مدیریت خواهد بود، زیرا چیزی در خلاء رخ نمیدهد و سیستم اطلاعات مدیریت، اطلاعاتی را به ما میدهد که خودمان طراحی نمودیم و اگر بخواهیم سیستم اطلاعات مدیریت چندین متغیر را برای تصمیمگیری با هم ترکیب نموده و مانند انسان هوشمندانه تصمیمگیری نماید، باید بین بخشهای مختلف یا پایگاههای داده ارتباط برقرار کنیم که تمامی این موارد ابتدا باید در طرح اولیه نمایش داده شود تا برنامهنویس آنها را به کدهای نرمافزاری تبدیل نماید. شیوههای مختلفی برای سازماندهی و مدلسازی دادهها در سیستم اطلاعات مدیریت وجود دارد، انتخاب یک مدل بستگی به شرایط و متغیرهای زیادی دارد که مدیر پایگاه دادهها با در نظر گرفتن تمامی شرایط و ویژگیهای سازمان، یک مدل یا تلفیقی از مدلها را بکار میگیرد و پس از طراحی در اختیار برنامهنویسان جهت طراحی نرمافزار سیستم اطلاعات مدیریت قرار میدهد. مدلهایی همچون مدل سلسله مراتبی، مدل شبکهای، مدل بچمن در طراحی مدل پیشنهادی اولیه جهت طراحی نرمافزار سیستم اطلاعات مدیریت وجود دارد (صرافیزاده،.(1390
در این تحقیق به منظور طراحی سیستم اطلاعات مدیریت رویداد ورزشی بنا بر آنچه از مصاحبه با مدیران این امر برآمد از مدل بچمن برای نمایش بانک اطلاعات مدیریت استفاده گردید. در روش مدلسازی بچمن سه قائده به شرح زیر رعایت میگردد:
- هر موجودیت (پایگاه داده) با یک مستطیل به صورت افقی نمایش داده میشود.
- رابطه بین موجودیتها با خطوط و پیکان نمایش داده میشود.
- برای این که تعیین نماییم هر موجودیت با یک یا چند بخش از موجودیت بعدی ارتباط دارد از نمایش یک به یک،
یک به چند یا چند به چند استفاده میکنیم.
برای تفهیم این تعریف در زیر مثالهایی آورده میشود (صرافیزاده،.(1390
رابطه یک به یک
رابطه یک به یک نشاندهنده شرایطی است که هر واقعه از یک موجودیت تنها به یک واقعه از موجودیت دیگر مرتبط است.
رابطه یک به چند (1-N)
این رابطه نشاندهنده وضعیتی است که یک موجودیت میتواند با هیچ، یک یا چند واقعه از موجودیتهای دیگری مرتبط شود.
رابطه چند به چند (N-N)
این رابطه نشاندهنده این است که هریک از دو موجودیت میتوانند با بیش از یک مورد از موجودیت دیگر ارتباط داشته باشند مثلا هر کارمند میتواند چند وظیفه شغلی داشته باشد و هر یک از این وظایف میتواند در کارمندان مختلف یک سازمان وجود داشته باشد .
پس از طراحی مدل اولیه مدیر باید کاربران این سیستم اطلاعات را تعیین نماید، مثلاً کدام بخش از سیستم اطلاعات مدیریت برای دسترسی مشتریان یا عموم و کدام قسمت برای کارمندان سازمان و کدام بخش مختص مدیر است (صرافیزاده،(1390 و این موارد را به برنامهنویس انتقال دهد. به هرقسمت از مدل که حاوی اطلاعات خاص خود است،
ماژول گویند. لذا مدیر علاوه بر طراحی مدل ابتدایی سیستم اطلاعات مدیریت باید لیستی از ویژگیها و قسمتهای هر ماژول با جزئیات و نیز نحوه ارتباط ماژولها با یکدیگر طراحی کرده و برای برنامهنویسی نهایی در اختیار برنامهنویس قرار دهد.
در تحقیق حاضر نتایج تجزیه و تحلیل دادههای حاصل از بحثهای گروهی (دادههای کیفی) نشان داد جهت طراحی یک سیستم مدیریت اطلاعات رویدادهای ورزشی، 10ماژول اصلی یا پایگاه داده مورد نیاز است که هریک به زیرمجموعهها یا ماژولهای فرعی تقسیم میگردد. طرح پیشنهادی برای سیستم مدیریت اطلاعات رویدادهای ورزشی در این تحقیق طرحی چند کاربره، شامل مدیر، کارکنان و شرکت کنندگان در رویداد ورزشی میباشد. در واقع ماژولهای پیشنهادی در طراحی سیستم اطلاعات مدیریت رویداد ورزشی به گونهای است که هرسه این کاربران را شامل میشود.
شکل یک، طرح اولیه سیستم اطلاعات مدیریت رویدادهای ورزشی که حاصل مصاحبه با مدیران و کارکنان ادارات ورزش و جوانان میباشد را نشان میدهد که از 10 ماژول اصلی به همراه زیر مجموعههای آن تشکیل شده است. هر کدام از این ماژولها در خود اطلاعات جامعی دارند که در تصمیمگیری و برگزاری رویداد ورزشی به مدیر و کارکنان کمک میکنند. همانگونه که در شکل یک مشخص است رابطه بین اکثر ماژولها از نوع چند به چند میباشد؛ به عبارت دیگر در برگزاری یک رویداد ورزشی لازم است تمامی بخشها در ارتباط با یکدیگر باشند. این طرح مبنای طراحی نرمافزار سیستم اطلاعات مدیریت در بخش رویدادهای ورزشی قرار میگیرد. در ادامه این 10 ماژول اصلی به همراه زیر مجموعههای آن توضیح داده میشود:
.1 ماژول اسناد بالا دستی
ابلاغیهها و دستورات در رابطه با برگزاری رویدادها و مسابقات ورزشی از سوی وزارت ورزش.
.2 ماژول آییننامهها
شامل کلیه آییننامه کشوری، بینالمللی و جهانی در رابطه با نحوه صحیح برگزاری رقابتها و رویدادهای ورزشی
. 3ماژول بخش ویژه ورزشکاران نخبه
در این بخش اطلاعاتی در مورد بیمه و درمان ورزشکاران، حقالزحمه ورزشکاران، پاداشها و بورسیه تحصیلی ورزشکاران جای میگیرد.
.4ماژول هدف گذاری
این ماژول در برگیرنده اطلاعات زیر میباشد:
الف- سطح مسابقات: تعیین کننده ماهیت رویداد است و سطح مسابقاتی که قصد برگزاری آن را داریم شامل مسابقات کشوری، بینالمللی، قارهای، جهانی و المپیک را مشخص میکند.
ب- گروههای سنی: تعیین گروههای سنی برای هر سطح از مسابقات و برای هر رشته ورزشی، در نظر گرفتن سن قانونی افراد برای شرکت در رقابتها (بجز رقابتهای المپیک که محدودیت سنی ندارد).
ج- جنسیت: تعیین جنسیت افراد شرکت کننده در مسابقات ورزشی ( به عنوان مثال در رویدادهای بینالمللی، قارهای و جهانی و المپیک، کشور ایران نمیتواند میزبان مسابقات شنا بانوان باشد)، در این بخش جنسیت هر رشته ورزشی و محدودیت برخی رشتههای ورزشی برای بانوان تعیین میگردد.
.5 ماژول برنامه مدون
در این ماژول کلیه فعالیتهایی که در رابطه با عملیات برگزاری مسابقات ورزشی است، ثبت میگردد که در آن برنامهها از یک سیستم زمانبندی برخوردارند و از تداخل زمانی برنامهها جلوگیری میشود؛ هم چنین در این بخش بودجه پیشنهادی هر برنامهدقیقاً مشخص میگردد.
.6 ماژول ستاد
شامل اطلاعاتی در رابطه با تعیین سمت افراد و وظایف آنها در برگزاری مسابقات و رویدادهای ورزشی است.
.7 ماژول کمیتهها
الف- طراحی ساختار: تعیین کمیتههای مورد نیاز در برگزاری مسابقات و رویدادهای ورزشی شامل:
