بخشی از مقاله
عنوان: نقش فن آوری اطالعات در مدیریت و رهبری سازمان
چكيده
مديران ارشد سازمان تأثير قابل توجهي را که فناوري اطالعات مي تواند روي موفقيت سازمان داشته باشد، درک کردهاند. مديران اميدوارند که درک و شناخت خود را از روشهاي مبتني بر فناوري اطالعات که به کار برده شده است و نيز احتمال به کار بردن موفقيت آميز آن را براي کسب مزيت رقابتي افزايش دهند.
بنابراين هيئت مديره و مديران اجرايي نياز دارند که مديريت و نظارت روي ITرا افزايش دهند، براي اينکه اطمينان يابند که ITسازمان، استراتژيها و هدفهاي سازمان را دنبال ميکند و برآورده ميسازد. از اينرو راهبري فناوري اطالعات
(IT Governance = ITG)به عنوان بخش جدايي ناپذير مديريت سازمان در نظر گرفته مي شود. اين مقاله با هدف معرفي راهبري فناوري اطالعات و داليل اهميت آن و آشنايي با چگونگي پيادهسازي آن تهيه شده است تا مديران را در جهت به کارگيري راهبري فناوري اطالعات در سازمانها ياري كند.
راهبري فناوري اطالعات عبارتي است که براي توصيف اينکه چطور افراد براي مديريت يک نهاد، فناوري اطالعات را درسرپرستي، نظارت،کنترل و رهبري مورد توجه قرار ميدهند، به کار برده ميشود.
کلمات کلیدی: فناوري اطالعات، کنترل و رهبري، کنترل و نظارت
مقدمه
در اين مقاله سعي بر آن شده است كه رهبري فناوري اطالعات معرفي شود و داليل نياز به آن در سازمانها براي نظارت و سرپرستي فعاليتهاي مرتبط با فناوري اطالعات شرح داده شود.
سازمانها نياز دارند که به سمت فرايندگرايي حرکت کنند و آنچه که به سازمانها در اين راه کمک كرده، آنها را پشتيباني ميكند فناوري اطالعات است. فناوري اطالعات ستون فقرات مهمي براي فرايندها است. براي اينکه فناوري اطالعات در سازمانها وارد شود و همينطور براي ايجاد يکپارچگي و بهبود در سازمانها الزم است براي کنترل و نظارت روي آن
2
، راهبري فناوري اطالعات پيادهسازي شود.
وضعيت ساختار ITدر سازمانهاي سده بيست و يکم
در سده بيست و يکم، سازمانها به سمت فرايندگرايي حرکت ميکنند و توجه مديران روي فرايندهاي شرکت متمرکز شده است، در نتيجه فناوري اطالعات، يک عامل توانمند براي اين اطالعات است. سازمانها براي افزايش يکپارچگي و استاندارد کردن فرايندها، افزايش سرعت روند جهاني شدن، بازسازي و تغييرات مکرر تجارت به فناوري اطالعات نيازمندند. فناوري اطالعات به فرايندگرا بودن سازمان کمک مي کند. در اين مسير چهار فرايند و شش اصل مربوط به فناوري اطالعات ، سازمان را پشتيباني ميكنند. چندين سال پيش، مديران اجرايي ITروي سه فرايند اصلي IT، شامل برنامه ريزي، انتقال و عمليات، براي دستيابي به هماهنگي ITبا تجارت متمرکز شدند اما تحليل و آناليز امروزه، چهار فرايند اصلي را براي سازمانهاي ITمشخص کرده است که عبارتند از:
-توانايي ايجاد تغييرات سازماني: قابليتهاي متداول فناوري اطالعات، تکنولوژيهاي وب، بسته هاي نرمافزاري و ... ، -ارائه راهحل براي الزامات استراتژيک: سفارشي کردن، درون سپاري، برون سپاري و ...، -اطمينان يافتن از خدمات زير ساختي که از نظر هزينه اي کارآمد مي باشند: وجود پايگاههاي دادهاي متمرکزو ...، -مديريت سرمايههاي فکري: به کارگيري دانشهاي تخصصي.
شش اصل فناوري اطالعات که براي عملکرد مؤثر چهار فرايند ياد شده مهم هستند عبارتند از: -طراحي معماري: معماري ITمشخص مي کند که زير ساخت چگونه ايجاد و نگهداري خواهد شد.
-مديريت برنامه: شامل مديريت راهحلهاي کاربردي پويا و راهحلهايي که باعث افزايش هم افزايي مي شود. -مديريت قراردادها و منابع: واحدهاي فناوري اطالعات مسئول مذاکره و مديريت قراردادهاي بسته شده با واحدهاي تجاري داخلي و قراردادهاي خارجي هستند.
-تحليل و طراحي فرايند: شرکتها براي فرايندگرا شدن به مکانيزمهايي براي شناسايي، تحليل، ذخيره و ارتباط برقرار
3
کردن فرايندهاي تجاري نياز دارند.
-مديريت تغيير: براي بهبود مستمر فرايندها و پيادهسازي راه حلهاي نرمافزاري جديد.
-توسعه منابع انساني ماهر در فناوري اطالعات: اطمينان يافتن از وجود متخصصين فناوري اطالعات با مهارتهاي مورد نياز.
با توجه به ساختارهاي پيچيدهاي که سازمانهاي ITدر به کارگيري فناوري اطالعات داشتند و نيز با توجه به نياز آنها براي به کارگيري استانداردهاي جديد يعني استفاده از استانداردهايي جامع و پيوسته براي فرايندگراتر بودن سازمانها و همچنين براي ايجاد هماهنگي و يکپارچگي بين فرايندها و هم با توجه به نياز به تخصصهاي سيستمهاي اطالعاتي و آموزش کارکنان، نياز به کنترل و نظارت اقدامات مربوط به فناوري اطالعات در سازمــان احساس مي شد که به اين منــظور راهبري فناوري اطالعات معرفي شد.
راهبري فناوري اطالعات چيست؟
4
راهبري فناوري اطالعات )ITG( مسئوليت هيئت مديره اجرايي است. راهبري فناوري اطالعات يک بخش جداييناپذير مديريت سازمان، شامل راهبري و سازماندهي ساختارها و فرايندها است؛ تا اطمينان حاصل شود که فناوري اطالعات سازمان، هدفها و استراتژي سازمان را پشتيباني ميکند و توسعه ميدهد يا نه؟
تجربههاي منفي مديران از به کارگيري اين فناوري، شامل از بين رفتن اعتبار، تأخير در ارائه خدمات، عدم کارايي فرايندهاي اصلي فناوري اطالعات سازمان و شکست اوليه آن، سازمان را برآن داشت که راهبري فناوري اطالعات را به کار گيرند و بنا به اين داليل بود که راهبري فناوري اطالعات اهميت پيدا کرد و در سازمانها به کار گرفته شد. راهبري فناوري اطالعات براي اطمينان يافتن از دستيابي عملکرد فناوري اطالعات به هدفهاي زير به کار گرفته ميشود:
- هماهنگي فناوري اطالعات با سازمان و تحقق مزاياي وعده داده شده.
- به کارگيري فناوري اطالعات براي توانمند کردن سازمان براي استفاده از فرصتها و حداکثر کردن مزايا.
- به کارگيري منابع مربوط به فناوري اطالعات به گونهاي مؤثر.
- مديريت مناسب ريسکهاي مرتبط با فناوري اطالعات.
راهبري فناوري اطالعات معموال در اليههاي مختلف، با گزارشدهي سرپرستان به مديران و مديران به مديران اجرايي و آنها نيز به هيئت مديره، انحراف از هدفها را مشخص مي کنند و در جهت رفع آنها اقدامات و دستوركارهاي الزم با تأييد مديريت انجام ميشود. تعامالت هدفها و فعاليتهاي مرتبط با فناوري اطالعات از ديد راهبري آنها در شكل 1 نمايش داده شده است و ميتوانند در اليههاي مختلف در سراسر سازمان به کار برده شوند.
5
چرا راهبري فناوري اطالعات اهميت دارد؟
علت اينکه راهبري فناوري اطالعات بسيار اهميت دارد اين است که اغلب، انتظارات با آنچه که در واقعيت رخ ميدهد،
منطبق نيستند، در نتيجه مديريت روي موارد زير بايد انجام شود:
- به کارگيري امكانات فناوري اطالعات با کيفيت مناسب و به موقع و با بودجه مناسب.
- کنترل و استفاده از فناوري اطالعات براي بازگشت ارزشهاي تجاري.
- به کارگيري فناوري اطالعات براي افزايش بهرهوري و کارايي در حالي که ريسکهاي فناوري اطالعات هم کنترل ميشوند.
چه کساني در سازمان درگير راهبري فناوري اطالعات هستند؟
مسئوليت راهبري فناوري اطالعات در سازمانها در درجه اول به عهده مديران اجرايي و هيأت مديره است و سپس مديران عامل بايد ساختارهاي سازماني را براي پشتيباني از اجرا و پيادهسازي استراتژي فناوري اطالعات، تهيه كنند و
6
مديران اطالعات براي ايجاد پلي بين فناوري اطالعات و تجارت و نيز کميتههاي راهبري فناوري اطالعات و ساير کميتههاي مشابه نيز درگير هستند.
راهبري فناوري اطالعات چه فعاليتهايي را پوشش ميدهد؟
راهبري روي پنج سطح اصلي در سازمان تمرکز دارد که در شکل 2 نشان داده شده است. دو مورد از پنج سطح اصلي خروجي هستند که عبارتند از:
- انتقال ارزش: تمرکز روي بهينهسازي مخارج و ايجاد ارزش فناوري اطالعات. منظور از انتقال ارزش اعتباري است که سازمان از به کارگيري فناوري اطالعات کسب ميکند.
- مديريت ريسک: حفاظت از دارايي هاي مربوط به فناوري اطالعات، بهبود اشتباهها و عدم انطباقها و پيوستگي و دوام عمليات و استمرار آنها.
سه مورد از پنج سطح اصلي، محرکهايي هستند که براي دستيابي به خروجيها الزمندکه عبارتند از:
- تعيين و تنظيم استراتژي: با تمرکز روي هماهنگي استراتژي فناوري اطالعات با راهحلهاي تجاري.
- مديريت منابع: بهبود دانش و زيرساختهاي فناوري.
- ارزيابي و سنجش عملکرد: پيگيري خروجي پروژه )آنچه که تحويل داده مي شود( و نظارت بر خدمات فناوري اطالعات.
هيچ يک از چهار عامل اول، بدون وجود عامل ارزيابي و سنجش عملکرد نميتواند به خوبي مديريت شود.
پس از معرفي راهبري فناوري اطالعات به سازمان، براي شروع اجرا و پياده سازي راهبري فناوري اطالعات، براي اينکه مشخص شود که سازمان در چه وضعيتي قرار دارد، استفاده از چک ليستهاي مربوطه که پنج عامل ياد شده را در نظر ميگيرد، روش مؤثري است.
براي اجراي کامل راهبري فناوري اطالعات، استانداردهاي مختلفي مثل: ) COBIT= Control Objective For
7
Cadbury, )Related Technology)i & Information وTurnbull وجود دارد که از ميان آنها، COBIT که توسط مؤسسه IT Governance تهيه شده است و به گونه بين المللي به عنوان يک مدل خوب براي کنترل اطالعات،
IT و ريسکهاي مرتبط پذيرفته شده و براي پيادهسازي و مميزي راهبري فناوري اطالعات انتخاب شده است.
چارچوب COBIT
در سالهاي اخير بديهي است که به يک چارچوب مرجع براي کنترل و امنيت در خبرهاي فناوري اطالعات نياز است، همچنين نياز بيشتري وجود دارد براي اينکه کاربران از ارائه خدمات فناوري اطالعات، از راه مميزي خدمات ارائه شده توسط گروههاي داخلي و شخص ثالث، اطمينان حاصل كنند. همچنين براي دستيابي به مزيت رقابتي و کارآمد بودن از نظر هزينه با تکيه بر تکنولوژي، براي دستيابي به موفقيت در مديريت سازمان و مديريت فناوري اطالعات و نظارت و ارزيابي بر عملکرد سازمان، براي برآورده کردن هدفها و الزامات تجاري در جهت پاسخگويي به نيازها، از چارچوب مرجع به نام COBIT استفاده ميشود.
تعاريفي که در چارچوب COBIT بايد در نظر گرفته شود، عبارتند از:
- کنترل: خط مشيها، روشهاي اجرايي، فعاليتها و ساختارهاي سازماني که طراحي شدهاند، براي ايجاد اطمينان از اينکه هدفهاي تجاري برآورده خواهند شد و از حوادث نامطلوب جلوگيري كرده، يا کاهش و يا اصالح خواهند شد.
- هدفهاي کنترل فناوري اطالعات: بيان نتايج يا طرح مطلوبي که از راه پيادهسازي روشهاي اجرايي، کنترل يک فعاليت خاص، به دست خواهد آمد.
- راهبري فناوري اطالعات: ايجاد ارتباطات و فرايندها براي هدايت و کنترل سازمان براي دستيابي به هدفهاي سازمان براي ايجاد ارزش افزوده يا ايجاد تعادل و توازن ريسکهاي حاصل از به كارگيري
