بخشی از مقاله
چکیده
سازمانها و موسسات آموزش عالی از فناوری اطلاعات و سیستمهای رایانه ای به عنوان منبعی برای پردازش و دستیابی به اطلاعات برای جمع آوری، نگهداری، بازیافت و بکارگیری آن استفاده میکنند. سیستم برنامهریزی منابع سازمانیٌ یا - ERP - یکی از آخرین فناوریهای اطلاعاتی است، که زمینه ساز یکپارچگی در سازمانها میباشد. هدف اصلی، نفوذ فناوری اطلاعات در تمامی مراحل فعالیتهای یک سازمان است تا منابع مختلف بتوانند با یکدیگر و رعایت تبادلات منطقی بین هم، خروجی یکپارچهای را ارائه کنند. پیادهسازی ERP در آموزش عالی ایران دارای چالشهایی مانند هزینه زیاد، وقتگیر بودن، ایجاد تغییرات بنیادین در فرآیندها میباشد که باعث ایجاد تنشهایی در اکثر بخشهای سازمان میگردد. بنابراین اقدام به پیادهسازی و اجرا بدون اطلاع و توجه به این چالشها قطعا منجر به شکست خواهد شد. در این تحقیق تلاش شده تا چالشهای مدیریت پروژههای برنامهریزی منابع سازمانی در آموزش عالی مورد بررسی قرار گرفته و راهکارهایی به منظور مقابله با این چالشها پیشنهاد گردد.
کلمات کلیدی: نظام آموزش عالی ایران، سیستمهای اطلاعاتی، برنامهریزی منابع سازمانی، چالشهای ERP
.1 مقدمه
سازمانها بر اساس ماموریتهای تعیین شده در سند راهبردی خود به طراحی فرآیندها و ایجاد ساختار اقدام مینمایند که معمولاً به علت ناآشنایی مدیران و کارشناسان سازمان با فنون طراحی و تصحیح فرآیندهای سازمانی و تطبیق دادن فرآیندهای سازمانی با سسیتمهای مدیریتی و فناوریها ندرتا مورد تجدیدنظر و اصلاح قرار میگیرند . - Dezdar et al, 2011 - تحولات جدید خصوصا ظهور اقتصاد دانش بنیان موجب شده تا ارتقای کیفیت همچون میزان دستیابی عموم جامعه به آموزش عالی، به عنوان یک مساله در اولویت سیاستگذاری آموزش عالی قرار گیرد - سهرابی و دیگران، . - 1390 در این راستا ابزارهای بهبود کیفیت و ارتقای کارایی برای حفظ و ارتقای کیفیت نظام آموزش عالی ارایه شده است. به دنبال تغییرات محیطی به ویژه دگرگونی در نظامهای اقتصادی و توسعه علم و فناوری، آموزش عالی با افزایش تقاضای اجتماعی برای حضور در دانشگاهها مواجه بوده است - صارمی و دیگران، . - 1386
طی بیست سال گذشته و به علت افزایش تقاضا برای آموزش عالی، تلاشهای فراونی برای بهبود میزان دسترسی و تضمین برابری صورت گرفته است - سهرابی و دیگران، . - 1390 باسیاست توسعه کمی، تعداد مراکز آموزش عالی وتعداد جمعیت دانشجویی بارشدی سریع افزایش یافته است، اما سایر عوامل نظام آموزش عالی ازجمله کیفیت از رشدی هماهنگ بارشدکمی بهره مند نبوده است. سیاستگذاری کیفیت آموزش عالی درایجادیک جامعه دانش بنیاد ونیز پیشبرد پژوهش، نوآوری و خلاقیت از اهمیت برخورداراست. درک اهمیت آموزش عالی از سوی کشورهای جهان باعث شده تا توسعه نظام آموزش عالی در اولویت سیاستگذاری آموزش عالی قرار گیرد. در ایران نیز تعداد دانشجویان کشور از 180 هزار نفر در سال 1357 به 000،250،3 نفر درسال 1387 افزایش یافت وتوسعه کمی آموزش عالی غیردولتی در مدتی حدود بیست سال، با توسعه کمی آموزش عالی دولتی که در مدت نیم قرن رخ داده بود، برابر شد - صارمی و دیگران، . - 1386
دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی ایران نیز مانند سایر مراکز آموزش عالی دنیا، دارای رسالت و وظیفه سنگینی برای تربیت اصولی دانشجویان بر اساس نیازهای کشور هستند. لازمه عهده دار شدن چنین مسئولیت خطیری، تلاش، کوشش و پیگیری در زمینه شناخت مشکلات، برنامه ریزی، تدوین برنامههای اجرائی، ارزیابی و نهایتاً اصلاح آنها متناسب با شرایط و چالشهای پیش روی آینده می باشد. جهانیشدن باعث پیشی گرفتن عرضه بر تقاضا و افزایش رقابت در بازارهای جهانی، گشته است و سازمانها مجبور به بکارگیری راهکارهایی در جهت بهبود عملکرد و ارتقای کارایی خود میباشند - صارمی و دیگران، . - 1386 از مهمترین ابزارهای مورد نیاز برای بدست آوردن این آمادگی فناوری اطلاعات و ارتباطات میباشد - موسی خانی، . - 1390 یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات موجود در موسسات و سازمانها دارد، سیستمهای برنامهریزی منابع سازماناند که به عنوان یکی از آخرین ابزارهای برنامهریزی و مدیریت در جهان مطرح میباشند . - Soja, 2006 -
سیستمهای مدیریت منابع سازمانی از آخرین ابزارهای مدیریتی است که میتواند اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از فناوری اطلاعات در تمامی حوزههای فعالیت سازمان به صورت یکپارچه و منسجم جمع آوری نموده و این اطلاعات و نتایج حاصل از آن را در اختیار استفاده کنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد . - Bozarth, 2006 - سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی را میتوان به عنوان نرمافزار یکپارچهای که دارای اجزا و یا ماژولهای مختلفی در حوزههای عملیاتی سازمانها مانند برنامهریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و تجارت الکترونیک هستند، تعریف نمود - امامی، . - 1391
باوجود مزایای این سیستم ها پیادهسازی محصولات آنها همیشه با ریسک روبرو میباشد. آمارها نشان میدهند 60 درصد پیادهسازی این سیستمها با مشکل روبرو شده است . - Samimi & Mohammadi, 2011 - دلیل اصلی که سازمانها از اجرای پروژههای گرانقیمت سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان اجتناب میکنند این است که خرید یک سیستم برنامهریزی منابع سازمان به تنهایی نمیتواند پاسخگوی کلیه نیازهای سازمانی آنها باشد . - Chien & Shu-ming, 2007 - در این موارد سازمانها دو راه حل بیشتر دارند. اول اینکه فرآیندهای خود را به صورت گسترده تغییر دهند تا با نرم افزار هماهنگ گردند - Kraft, . - 2001 در این موارد حتی ممکن است سازمان مجبور شود فرآیندهایی که سازمان سالهاست بواسطه آن برای خود مزیت رقابتی ایجاد کرده است را تغییر دهد . - Tabibi et al, 2011 - و ممکن است نقشها و مسئولیتهای سازمانی برای تطبیق با معماری نرم افزار مورد بازنگری قرار گیرد و دوم اینکه نرم افزار را به گونه ای تغییر دهد که بتواند با فرآیندهای سازمان هماهنگ شود که این هماهنگی در سازمانهای آموزشی باتوجه به رویه های تعریف شده آنها ممکن است که با مشکلاتی زیادی همراه شود - Mousavi . - & Badrabady, 2008
باتوجه به وجود حجم بسیار بالای داده و منابع زیاد صرف شده برای پشتیبانی از آنها در سازمانها و موسسات آموزش عالی اهمیت وجود سیستمهایی که قادر به مدیریت منابع سازمانی باشند، بسیار ضروری بوده و لزوم توجه و پشتیبانی مدیریتی و سازمانی از پیادهسازی این سیستمها ضرورت دارد - . - Ful-hoon & Delgado, 2006 به همین منظور مدیران سازمانهای آموزشی ناگزیرند تا با برنامهریزی صحیح برای آینده بستر توسعه در سازمان خود را بصورت یکپارچه، جامع و مستمر و به دور از اجراهای مقطعی، جزیرهای و یا به اصطلاح حضور دایم در مدیریت بحران برای آینده فراهم نمایند که سیستمهای یکپارچه مدیریت منابع سازمانی ERP یکی از شاخص ترین راه حل های راهبردی در جهت رسیدن به این اهداف می باشد - . - Kraft, 2001 به طور کلی شش دلیل عمده این سازمانها را بر آن می دارد تا در پی افزایش توان سازمان خود از طریق یکپارچهسازی فرایندهای سازمان با استفاده از ERP باشند عبارتند از:
· تسریع و استاندارد نمودن فرآیندها
· یکپارچهسازی اطلاعات عملیات
· یکپارچهسازی اطلاعات مالی
· یکپارچهسازی اطلاعات سفارش مشتری
· استاندارد کردن و یکپارچهسازی اطلاعات منابع انسانی
· ایجاد فرصت برای سازمان - Soja, 2006 -
باتوجه به مطالب عنوان شده میتوان عنوان نمود که بکارگیری سیستمهای برنامهریزی همچون ERP در بهبود عملکرد و اثربخشی سازمانهای آموزشی بسیار تاثیرگذار بوده و منافع بسیاری عاید آنها میگردد - . - Kraft, 2001 باتوجه به اهمیت این موضوع در این تحقیق ابتدا مهمترین عوامل موثر بر موفقیت پیادهسازی سیستم برنامهریزی منابع سازمانی شناسایی شده سپس چالشها و راهکارهای پیادهسازی این سیستمها در آموزش عالی مورد بررسی قرار میگیرد.
