بخشی از مقاله
چکیده:
در این بخش به موضوعاتی از قبیل تعریف گروه،دلایل تشکیل گروه،مراحل رشد گروه،عوامل موثر برعملکرد گروه، تفاوت بین گروه های رسمی و غیر رسمی،پاسخ به این سوال که چرا مطالعه گروه ها برای اداره س ازمان ها مهم است و اقدامات متعددی که مدیران می توانند برای عملکرد گروه به عمل آورند می پردازیم.
مقدمه
گروه، به مجموعه ای از انسانها گفته می شود که از لحاظ تعداد افراد تشکیل دهنده آن، دارای ابعاد مختلف و از لحاظ ساخت و کارکرد نیز متفاوت است و هرگروه دارای اعضایی است که هریک از اعضا، دارای وضع و موقعیت، نقش یا نقش های مخصوص، روابط متقابل و احساس تعلق به گروه و رفتار گروهی است، برای رسیدن به اهداف مشترک با سایر اعضا همکاری و همیاری دارد
از این رو افراد درداخل گروه ضوابط حاکم باشد یا این روابط غیررسمی و فاقد مقررات مدون باشد، گروه به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می شود.
گروه رسمی، گروهی است که روابط افراد در داخل گروه با گروههای خارج برابر دستورالعمل ها و مقرراتی است که از پیش تدوین گردیده وکاملا حساب شده است؛ مثل گروههای اداری در سازمانهای دولتی و یا گروههای فنی و اداری در شرکتهای تجاری و تولیدی و گروههای نظامی.
گروه غیر رسمی ، گروهی است که فاقد هرگونه سازمان رسمی است و روابط افراد درآن براساس صمیمیت و کاملا عاطفی و دوستانه است در این نوع گروه ضوابطی که حاکم بر رفتار افراد باشد و از قبل تدوین یافته باشد، وجود ندارد مثل گروههای دوستانه در داخل سازمانهای بزرگ ،یا گروههای همبازی
یکی از مشخصات اولیه گروه داشتن هدف مشترک است .همه اعضای گروه به درجات مختلف و به شیوه های گوناگو ن هدف مشترکی را که موجب شرکت آنها درفعالیت گروه شده، تعقیب می کنند و می توان گروه را ناشی از روابط متعددی است که اعضا میان هم برقرار میکنند .برای نمونه، اگر عضوی از اعضای گروه حرکتی غیر عادی انجام دهد به احتمال زیاد دیگران به پهلو دستی خود لبخند می زنند یا اگر عضوی با مشکلاتی مواجه شود آن را با دیگران درمیان می گذارد این برخورد عاطفی در پدیده گروه بسیار مهم است و بدون آن گروهی وجود ندارد
همچنین شناسایی طبقه بندی انواع گروهها به منظور پی بردن به پویایی آن ها، اصلی ترین گام در شناخت فرایند های گروهی است با توجه به اهمیت شناخت در این جا سعی شده است آن طبقه بندی ها را مورد بررسی قرار گیرند.
و تعیین مشخصات هریک از آن ها می تواند بر انتظارات مدیران و روابط میان اعضاء گروه تاثیر گذارد و گروه ها را نیز می توان به دسته های دیگر تقسیم کرد.
الف - گروه های حاکم : این گروه ها همانند گروه رسمی به وسیله ساختار سازمانی مشخص می شود دراین گروه افراد گزارش کاری خود را به صورت مستقیم به یک سرپرست ارائه می دهند.
ب - گروه های تخصصی: به گروهی از کارکنان اطلاق می شود که برای وظیفه ای خاص در یک واحد سازمانی مش غول به کار هستند و تابع ساختار سازمانی می باشند حد و مرز این گروه ها توسط ساختار سازمانی و سلسله مراتب اداری تعیین می شود، اما همانند گروه های حاکم وظایفشان محدود نمی باشد و هریک از اعضا دستور العمل های کاری را تدوین می نمایند.
ج - گروه های ذی نفع :گروهی که برای توجه خاص به موضوعی تشکیل می شود و پس از برآورده شدن منظور و دستیابی به هدف از بین می رود، گروه های ذی نفع گویند وظایف این گروه ها همانند گروه های غیر رسمی می باشند.
د - گروه های دوستی : این گروه ها از ان جهت تشکیل می شوند که دارای تفاهم مشترک هستند و از نظر فکری و عاطفی نیز خود را به یکدیگر بسیار نزدیک حس می کنند و برای رسیدن به هدف و آرمان مشترکی که گروه برای رسیدن به آن به وجود آمده با یکدیگر همکاری می نمایند ماهیت این گروه ها تابع شرایط گروه غیر رسمی می باشد
به عقیده پالوس، افرادی که گرد هم جمع می شوند باید دارای پنج ویژگی باشند تا گروه تشکیل شود این ویژگی ها عبارتند از : کنش متقابل بین اعضا - ثبات ودوام - هدف های مشترک - وابستگی متقابل - عضویت در گروه .
از این رو گروه دارای کنش های متفاوتی است ،یک گروه می تواند هم پاسخگوی کنش ها و نیاز های شخصی اعضا و هم پاسخگوی کنش های سازمانی باشد . منظور از این کنشها آن جنبه از فعالیت گروه است که با اهداف اساسی سازمان همراه ویکسان می باشد
بنابراین گروه، به منظوردوام ؛بقا و استمرار بخشیدن به ارضای نیازهای اعضای خویش، کارخود را با تعدا دی از خصوصیات نمونه وفق میدهد .آگاهی از این که اعضای یک گروه تحت تاثیر چه ویژگی های رفتاری قرار می گیرند درک رفتار گروهی را آسان می نماید در گذشته اعتقاد مدیران براین بود که سازمان غیررسمی، برای سازمان رسمی زیان آور است به بیان دقیق تر ، آنان گروه های غی ررسمی را مانعی مداخله گر در رسیدن به اهداف سازمان رسمی می پنداشتند اما در اغلب موارد ،این نقطه نظر درست نیست ، زیرا گروه غیررسمی با روش ها وراه های گوناگونی ، سازمان رسمی را همراهی می کند و بدون حضور گروه غیررسمی ، سازمان رسمی دچار مشکلات شدیدی خواهد شد در این جا به بررسی هردو آثار مثبت و منفی پرداخته شده است
پنج عامل اصلی موثر بر عملکرد گروه عبارتند از نقش، ترکیب گروه، اندازه گروه، هنجارها و همبستگی گروه
نقش :عبارت است از مجموعه ای از الگوهای رفتاری مشخص که افراد در رابطه با شغل یا پست خود دارند پروژه های مختلف نقش های متفاوتی را به اعضای خود تحمیل می کنند برای مدیریت آگاهی ازنقش بسیار سودمند است، چون این آگاهی کمک می کند تا بتواند به صورتی دقیق تر، رفتار کارکنان را پیش بینی نماید و در رابطه با شیوه رفتار با آنان در شرایط مختلف تصمیمات لازم را بگیرد.
ترکیب گروه :نقش مهمی در تعیین بهره وری گروه ایفا می کند منظور از ترکیب گر وه متجانس1 یا نامتجانس بودن گروه است گروه متجانس گروهی است که اعضای آن در یک و یا چند مورد از زمینه های مرتبط باکار مانند سن، تجربه کاری، تحصیلات، سوابق فرهنگی و تخصص فنی باهم شباهت داشته باشند انتصاب پرستاران در گروه های کاری بیمارستان ها مثال خوبی از تجانس گروه است
اندازه یا بزرگی گروه: اندازه گروه می تواند اثرهای مهمی بر عملکرد داشته باشد اگر گروه درگیر مساله ای پیچیده باشد گروه بزرگتر در مقایسه با گروه کوچکتر منابع بیشتری در اختیار دارد و به نتایج بهتری می رسد ، ولی برای انجام کارهای کوچک گروه های کوچکتر موثر تر واقع می شوند . معمولا گروهی با اعضای هفت نفر را اثر بخش و گروهی بیش ازدوازده نفر را گروه بزرگ می دانند.
هنجار: هنجارهای گروه به حفظ عقاید مشترک اعضای گروه درباره رفتار متناسب و مقتضی اشاره دارد هنجارها ممکن است بعنوان قوانین غیررسمی توافق شده ای که رفتار اعضای گروه را هدایت می کند تعریف شوند هنجارها مشخص می سازد که تحت شرایط معین چه کاری انجام شود یا اینکه چه کاری انجام نشود و به شخص گفته می شود در شرایط حاضر چه انتظاری از او وجود دارد .
مقام : عبارتست از یک رده بندی یا یک موقعیت آفرینی قراردادی که دریک گروه پذیرفته می شود برای درک رفتار فرد مقام فرد را بعنوان یک عامل مهم به شمار می آورند زیرا آن بعنوان یک عامل انگیزش مهم عمل می کند و بر نتایج رفتاری اثر شدیدی می گذارد.
همبستگی : آخرین مفهوم از مفاهیم ساختار گروه همبستگی می باشد که زمانی بوجود می آید که صمیمیت بین افراد زیاد شده باشد .روح همبستگی احساس تعلق افراد را به گروه افزیش میدهد و افراد ممکن است به اثر بخشی بیشتری در عملکرد نائل شوند
بنابراین در مورد تصمیم گیری گروهی هم افراد در داخل سازمان ها عضویت گروه های متعددی مانند گروه های رسمی و غیررسمی را به عهده دارند .امروزه بسیاری از تصمیمات سازمانها در سطح گروه، تیم یا کمیته گرفته می شود .اگر بخواهیم تمایز بین تصمیم گیری گروهی و تصمیم گیری فردی را بررسی کنیم می توانیم به موارد ذیل اشاره کنیم . یکی از مزایای عمده تصمیم گیری های فردی، سرعت آن است چون به تشکیل جلسه نیست و از نظرمسئولیت و پاسخگویی مساله بسیار روشن است، چه کسی تصمیم گرفته است ولی درتصمیم گیری گروهی مساله تا اندازه ای مبهم است و تصمیمات دستخوش کشمکشها و برخورد قدرتهای بین گروه قرار میگیرد ولی تصمیم گیری گروه نقاط قوتی نیز دارد نظیر اینکه در گروه اطلاعات و دانش بیشتر و کاملتری وجود دارد که به گروه این امکان را می دهد که بار اطلاعاتی تصمیمات را سنگین تر کند .دیدگاههای مختلف ارائه می گردد و درنتیج ه راه حلها و رهیافتهای بیشتری مورد توجه قرار می گیرد بنابراین کیفیت تصمیماتی که گروه می گیرد درسطح بالاتری است
بنابراین هرچند گروههای که دارای انسجام بالایی هستند بیشتر در تحقق اهدافشان موفق هستند ولی اینگونه گروه ها با مشکلات جدی نیز روبرو می باشند یک ی از این مشکلات تفکر گروهی3 است. بنابراین هنگامی که تفکر گروهی به وقوع می پیوندد ، گروه بجای دستیابی به بهترین تصمیم اتفاق آرا را هدف خود قرار می دهند - اصغری،ٌََّ - . یکی از روشهای متداول در تصمیم گیری گروهی تحرک یا طوفان مغزی است منظور از طوفان مغزی این است که بتوان از فشارهایی که بر اعضای گروه جهت سازش وارد می آید کاهش داده و اجازه نداد عواملی مانع از ارائه راه حلهای ابتکاری و خلاق گردند .در فن طوفان مغزی گروه صرفا برای ایجاد راه کارها تشکیل جلسه می دهد .هریک از اعضا نظرهای خود راارائه می دهد و آن را به اختصار تشریح می کند . نظرها برروی تابلویی که در معرض دید کامل همه اعضا قراردارد نوشته و ثبت می شود
.در این شیوه از اعضا خواسته می شود که هرگونه نظری را که به ذهنشان می رسد حتی اگر مخاطره آمیز باشد یا اجرای آن غیر ممکن باشد بیان کنند و در جلسه بعد راهکارها مورد ارزیابی و راهکارها بدون هیچ انتقادی ثبت و مورد تجزیه وتحلیل قرار می گیرد .
طوفان مغزی یکی از شیوه های ایجاد انگیزش در افراد است و بعنوان فرایندی جهت ابراز و ارائه دیدگاه های جدید قلمداد میشود
روش مبتنی بر ایجاد گروه اسمی
فن گروه اسمی یکی دیگر از فنون بهبود بخشیدن به تصمیم گیری گروهی است . به هنگام تصمیم گیری حق بحث ندارند و به صورت مستقل عمل نموده و پس از گذشت یک دوره زمانی هر عضو نظر خود را به گروه می دهد . تا اینکه همه نظرها ابراز گردد
