بخشی از مقاله
پویش محیطی به عنوان ابزار آینده پژوهی در مراکز پژوهشی
چکیده
امروز سازمانها اهمیت آینده و ظرفیتهای موجود در آن را دریافته و برای رقمزدن آینده ی مطلوب کمر همت بستهاند. اما پیروی از مسیرهای مرسوم، معمولاً منجر به نتیجهای متمایز و آینده ای متفاوت نمیشود. شکلدادن به آینده ، مستلزم نوآوری است. اما موفقیت نوآوری خود تا حدود زیادی تحت تاثیر آگاهی از شرایط محیط، اطلاع از نیازها و استفاده از فرصتهاست؛ در این راستا، از جمله ابزار تعیین آینده ی ممکن و محتمل و تحقق آینده ی مطلوب، پویش محیط سازمان است. نظر به اهمیت و سرعت تغییرات محیطی در دنیای امروز، سازمان باید نسبت به روندها، علایم و تغییرات آن، در زمینه عوامل مهمی همچون فناوری، اقتصاد، سیاست و ... حساس باشد. در این بین، دو نکتهی مهم وجود دارد. اول اینکه محیط همهی سازمانها بهلحاظ پیچیدگی و عدماطمینان مشابه نبوده و بنابراین سازمانها در پویش محیط با مسایل یکسانی مواجه نیستند. از سوی دیگر، توان و قابلیت های سازمانها از نظر پویش محیطی برابر نیست. این مقاله پس از مرور ابعاد مختلف محیط و پویش محیطی، به معرفی چارچوب و ارایهی شاخصهایی برای تعیین نیاز و توانمندی سازمان در زمینه پویش محیطی میپردازد. تقاطع این دو بعد(نیاز و توانمندی) حالتها یا وضعیتهای چهارگانهای را فراهم میکند که راهبردهایی متناسب را میطلبد. در ادامه با استفاده از این چارچوب، یک مرکز پژوهشی در صنعت هوایی ایران مورد مطالعه قرار گرفته است که فناوری و نوآوری در ماموریت و راهبرد آن نقش مهمی و بارزی دارد. براساس نتایج بهدست آمده، درحالی که این سازمان بنا به ماموریت وشرایط، نیاز بالایی به پویش محیط دارد، بهلحاظ توانمندی، در سطح بهنسبت پایینی قرار میگیرد. تحت این شرایط، تحقق ماموریت این مرکز پژوهشی در زمینه نوآوری و توسعه فناوریها و محصول جدید با چالش روبروست. لذا به توجه به این وضعیت، راهبرد و راهکارهای پیشنهادی برای بهبود عملکرد پویش محیطی این مرکز پیشنهاد شده است.
واژههای کلیدی: محیط پیچیده، پویش محیطی، آینده پژوهی، نوآوری.
-1 مقدمه
در دنیای امروز، در پرتو نظریه سیستمها و نگاه به سازمان بهعنوان یک »سیستم باز«، افزایش وابستگیهای متقابل و تاثیرات عوامل محیطی، بیش از پیش مورد توجه و تحلیل واقع شده است. محیط، بستر بروز و تجلی توانمندیهای سازمان بوده و فرصت ها، منابع، تعاملات و سایر شرایط و زمینههای بقا و نوآوری را برای سازمان فراهم میسازد. برهمین مبنا و بهطور ساده میتوان گفت بقا و رشد سازمان نسبت به گذشته، وابستگی بیشتری به محیط پیرامونی یافته است. بنابراین، سازمانها برای انجام امور روزمره و نیز دست زدن به ابتکارت و نوآوریها، ناگزیر از آگاهی هرچه بیشتر و سریعتر نسبت به ماهیت محیط کنونی و آینده ی پیشروی این محیط هستند(فاهی2 و دیگران، .(32 :1981 از سوی دیگر، ماهیت محیط هم نسبت به گذشته بسیار تغییر کرده است. محیط امروز سازمانها بسیار پیچیده تر از گذشته است به نحوی که درک تغییرات آن به راحتی امکانپذیر نیست. به این ترتیب، در چند دهه ی اخیر صنایع و سازمانها برای موفقیت در عرصه کاری خود و اثربخش ساختن اقدامات و نوآوریهایشان، بهصورت روزافزونی ناچار از گنجاندن متغیرهای محیطی در برنامههای خود شدهاند.
در واقع، سازمانها در وهله اول با وارسی محیط، میکوشند نیروهای خارجی تاثیرگذار بر فعالیت خود را شناسایی کرده و در ادامه برای ارایه ی واکنش مناسب نسبت به این نیروها چاره ای بیاندیشند تا به این ترتیب موقعیت رقابتی خود را استحکام بخشند. در عین حال، پویش محیطی به شناسایی فرصتها و تهدیدها نیز کمک کرده و به این ترتیب می تواند مزیتی رقابتی برای شرکت فراهم سازد. اما در وهله بعدی، سازمانها به کمک شناسایی علایم و درک زودهنگام تغییرات، تلاش میکنند رویکرد فعال و پیشدستانه ای را نسبت به آینده اتخاذ نمایند.
در واقع میتوان گفت، هرچند موفقیت سازمان اتفاقی نبوده و نوعاً مرهون تلاش مجدانهی مسئولان است، این موفقیتها رد محیط دایماً درحال تغییر اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و فناورانه اتفاق میافتد(آدما و روهل1، .(199 : 2010 در گذشته تصور میشد که مولفه اساسی محیط، بازار است، ولی تغییر شرایط باعث شده که عناصر و مولفه هایی غیر از بازار هم تاثیر مهمی بر کسب و کار سازمانها داشته باشند. بهعنوان مثال، با توجه به روند افزایش نقش دانش در سازمانها، اهمیت فناوری به شکل فزآینده رشد داشته است.
پویش محیطی، که بهعنوان ابزار شناخت و درک این گونه تغییرات مطرح است، در مفهوم سادهی خود شامل جمعآوری و تحلیل اطلاعات محیطی میشود. استوفلز2 پویش محیطی را بهعنوان نوعی روششناسی برای مقابله با آن دسته از مسایل بیرونی تعریف میکند که به سختی قابل مشاهده یا شناسایی، اما غیرقابل اغماض هستند. پویش محیطی به سازمان امکان جستوجوی سرنخهای مهم در رابطه با چگونگی تغییر در دنیا، نحوهی تاثیر این تغییرات بر سازمان و توان اجتناب از اشتباهات غیرقابل جبران را میدهد. در ضمن پویش محیطی ابزار ضروری برای کشف فرصتهای آتی است(استوفلز، .(1994 درحالی که دانش و فناوری نقش روزافزونی در بقا و خلق ارزش توسط سازمانها دارد، در بنگاههایی که فناوری نقش اساسی در کسب و کار دارد، تمرکز زیادی بر ابعاد فناوری بهوجود میآید، بهنحوی که گاه در برخی سازمانهای فناوریمحور و یا پژوهشی، پویش محیطی، معادل دیدهبانی مولفه های فناوری درنظر گرفته میشود.
دی و شومیکر3 معتقدند که بزرگترین چالشهای پیشروی یک سازمان، مواردی است که به چشم نمیآید و از همینرو، درک این تهدیدات و برآورد فرصتها، مستلزم نگاه دقیقی به محیط پیرامونی است(دی و شومیکر، .(135 : 2005 همانطور که در شکل بعد نشان داده شده است، با توجه به افق زمانی و آرایش راهبردی سازمان، میتوان چهار سطح را در مواجه با مسالهای به نام محیط و آینده ی سازمانی متصور شد(لینگرن و بندهولد4، .( 15 :2003 در سطح اول، در رویکردی کاملاً منفعلانه، سازمان تنها سرگرم حل مسایل حاد و بغرنجی میشود که هر روز بر سر راهش سبز میشود. در سطح دوم، سازمان میکوشد تا ریشه و دلایل مشکلات را پیدا کند و در سطحی سوم با پویش محیط اطراف و پویش دقیق محیط میکوشد تا پیشدستانه تغییرات پیرامونی را پیشبینی کرده و مانع از غافلگیری شود. بالاخره در بالاترین سطح، سازمان آنچنان هوشمندانه با محیط برخورد میکند که خود را به عنوان عاملی در شکلدادن آینده ی آن میبیند.
هرچند محیط عنصر بسیار مهم در برنامهریزی و طراحی آینده ی سازمانی است، اما آیا تمام سازمانها به یک اندازه به پویش محیطی احتیاج دارند؟ از طرف دیگر آیا سازمان ها توانمندی لازم برای پویش را دارند و سطح توانمندی همه با یکدیگر مساوی است؟ آیا در تقابل بین نیاز و توانمندی برای پویش، سازمانها از شرایط متوازنی برخوردار هستند؟ این مقاله تلاش دارد پویش محیطی را بهعنوان ابزاری شناخته شده و موثر در دست آینده پژوهان، معرفی کرده و مهمترین روشهای پویش محیطی را بررسی نماید. در ادامه با معرفی یک مدل، دو موضوع مهم درخصوص پویش محیطی مورد بررسی قرار میگیرد: نیاز سازمان به پویش محیطی و توانمندی سازمان برای انجام پویش محیطی. سپس بهعنوان نمونه، یک سازمان پژوهشی از دو جنبه نیاز و توانمندی پویش محیطی مورد مطالعه قرار میگیرد.
-2 پویش محیطی
بهزعم برخی صاحبنظران، از جمله نینوس(39 :1982)1، مساله اصلی مدیران ارشد بسیاری از سازمانهای امروزی، مدیریت تغییر و پیچیدگی ناشی از تعامل با محیط بیش از پیش متلاطم است. شاهد مدعا، افزایش میزان زمانی است که مدیران صرف مسایل مرتبط با محیط پیرامونی می کنند. اما برای مدیریت روابط سازمان با محیط، پیش از هر چیز باید دریافت که این محیط، چه زمان و چگونه تغییر میکند و این تغییرات چه تبعاتی برای سازمان به دنبال دارد.
بررسیهای عالم واقع نشان میدهد در چند دههی اخیر، سازمانها بهصورت روزافزون ناچار از گنجاندن متغیرهای محیطی در برنامههای خود بوده اند. تا پیش از این، بازار مهم ترین بخش محیطی موردتوجه در برنامهریزی بود. اما اکنون سایر بخشها تأثیری همسنگ یا حتا بیشتر از بازار بر عملکرد سازمانها دارند و از اینرو در برنامهها باید لحاظ شوند. از سوی دیگر، عدم اطمینان و شدت تغییرات در محیط به سرعت در حال افزایش است و در مقابل، سازمانها خود مختاری خود را از کف دادهاند. به این ترتیب، محیط بیشتر شرکتها و سازمانها، نامطمئن و پیچیده شدهاست. در پاسخ به این دغدغه، و با تلاش در جهت شناخت محیط بهعنوان فرایندی مستمر، مفهوم پویش محیطی مطرح شدهاست.
پویش محیطی را می توان یک فعالیت وسیع و گسترده جمعآوری اطلاعات و کسب آگاهی نسبت به طیف وسیعی از موضوعات مطرح در محیط دانست که بر سازمان تاثیرگذراند. در این معنا، پویش محیطی جنبه اکتشافی نیز مییابد؛ یعنی سازمان میتواند عامل یا عوامل جدید را که در محیط بروز نموده وسازمان را تحت تاثیر قرار میدهند شناسایی و تعقیب نماید.
مفاهیم نزدیک به این مفهوم را میتوان شامل پایش1، رصد و یا دیدهبانی2 دانست. پایش، نسبت به پویش، بر موضوعات مشخص و از پیش معینی متمرکز بوده و از عمق اطلاعاتی بیشتری برخوردار است. رصد یا دیدهبانی نیز اصطلاحی است که اغلب بهطور ویژه در زمینه فناوری بهکار میرود و مفهومی مشابه پویش و پایش دارد. البته بسیاری از محققان، چنین تفکیک بالایی را در نوشتجات خود قایل نشده و گاه این عبارات را در معانی مشابه، مترادف و یا بهجای هم به کار بردهاند. در هر صورت خوب است از باب تنویر و تبیین موضوع، نگاهی به تعاریف بیشتری از پویش محیطی بیاندازیم:
کورتلی(407 :2000)3 به نقل از آگویلار4 پویش محیطی را بهعنوان فرایند جستوجوی اطلاعاتی دربارهی روابط و اتفاقات پیرامونی محیطی و دانش و آگاهی از مواردی تعریف می کند که به مدیریت عالی سازمان در تنظیم اقدامات آتی کمک میکند. نیستورسکو5 به نقل از برون6 و وینر7 پویش محیطی را بهعنوان »نوعی رادار برای پایش دنیا بهصورت نظاممند و دریافت علایم کوچک و بزرگ، جدید و غیرمنتظره« تعریف کرده و در ادامه میافزاید که آگویلار ضمن مطالعه بر روی تجربیات مدیران در کسب اطلاعات، پویش را »جمعآوری منظم اطلاعات خارجی« بهمنظور موارد زیر تعبیر مینماید(نیستورسکو ،:(57 :2006
1.
2. کاهش بینظمی در جریان اطلاعات و
3. اعلام هشدار به موقع در صورت وقوع تغییر در شرایط پیرامونی.
اسلاتر8، آینده پژوه معروف، پویش محیطی را نوعی روششناسی مبتنی بر فصل مشترک آینده نگاری و راهبرد برمیشمرد که بهطور نظاممند معیارهایی مرتبط را ارایه داده و به این ترتیب ذهن انسان را برای تمیز اطلاعات، دانش و بصیرت از مجموعهی وسیعی از »علایم« آماده میسازد که روزانه اتفاق میافتند. به این ترتیب میتوان گفت که پویش محیطی یکی از روشهای متعارف آینده پژوهی است(اسلاتر، .(442 :1999
پویش محیطی با عمری بالغ بر چند دهه، ابزاری برای رهگیری روندهای اجتماعی و پیشرفتهای فناورانهای است که میتوانند به شکل اساسی، آینده را شکل دهند(یسایی اردکانی و نیستروم9، .(190 :1996 بهزعم بسیاری از صاحبنظران، حتا شرکت های در حال تأسیس نیز باید پویش محیطی را انجام دهند( اسمیت10، .( 860 : 1998 هدف از پویش محیطی، اعلام هشدار بهموقع به تصمیمگیران در خصوص تغییرات بالقوه مهم، قبل از آن است که کار از کار گذشته باشد، تا به این ترتیب تصمیمگیران فرصت کافی برای واکنش مناسب داشته باشند. بنابراین، دامنهی پویش محیطی گسترده است(نیستورسکو،.(57 :2006 به زعم همبریک11 پویش محیطی فعالیت مدیریتی یادگیری از اتفاقات و روندهای محیط سازمانی است(همبریک .(300 :1981 نیستورسکو از جمعبندی پژوهشهای کوتز12 در سال 1985 به این نتیجه میرسد که با نگاهی تخصصیتر به موضوع، میتوان اهداف زیر را برای سیستم پویش محیطی برشمرد(نیستورسکو،:(57 :2006
· پیگیری اتفاقات و روندهای علمی، فنی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی مهم برای سازمان
· تعیین فرصتها و تهدیداتی که هریک از این روندها برای سازمان به ارمغان میآورند
· ترویج تفکر آینده نگر در بین مدیران و کارکنان
· اعلام هشدار در صورت تغییر جهت، واگرایی، شتاب گرفتن یا کند شدن روندها.
به زعم فاهی و همکارانش، پویش محیطی را درصورتی می توان اثربخش قلمداد کـرد کـه بـه تصـمیمگیـران امکـان درک تغییرات فعلی و بالقوهی محیط پیرامونی سازمان را بدهد. به این ترتیب، از جمله نتایج پویش محیطـی مـی تـوان بـه »تقویـت درک تبعات تغییر بر سازمان و کمک به پیش بینی و لحاظ کردن تغییرات در تصمیم گیری « اشاره کرد(فـاهی و دیگـران،:1981 .(38 در مجموع، از میان منافع متعدد حاصل از پویش محیطی، آینده پژوهان معتقدند که این ابزار به آنـان کمـک مـیکنـد تـا اهدافی متعادل برگزینند، از نیروهای مؤثر بر حوزهی مورد علاقه آگاهی یابند، نسبت به بسیاری از موضوعات اطلاع کسب کنند و نگاهی گذرا به آینده ی در حال ظهور داشته باشند(میرشاهولایتی و نظریزاده، .(72 :1390
-3 محیط
همانطور که در تعاریف اشاره شد و از عنوان »پویش محیطی« هم پیداست، موضوع کلیدی بحث، محیط و بـهخصـوص محیط خارجی سازمان است. به اعتقاد دونکان1، محیط خارجی شامل آن دسته از عوامل مرتبط اجتماعی و فیزیکی در خارج از از مرزهای سازمان است ... که به طور مستقیم در تصمیمات سازمانی، مورد توجه قرار می گیرند(دونکان .(314 :1972 دربارهی محیط نیز طبقهبندیهای مختلفی وجود دارد، یکی از سادهترین و متعارفترین تقسیمبندیها از انواع محیط برحسـب دو بعـد تعداد متغیرها و سرعت تغییرات در شکل 2 آمده است.
محیط شامل اجزایی است که در خارج از سازمان قرار دارند اما در ارتباط با سازمان هستند. محیط دربرگیرندهی عناصری است که بر سازمان تأثیرگذار بوده و یا سازمان می کوشد تا آنها را تحت تأثیر خود قرار دهد. سازمانها، مانند موجودات زنده، از محیط پیرامونی خود اقلامی را به عنوان ورودی دریافت می کند. این اقلام شامل مواد خام، دانش، افراد و ایدهها بوده و بنابراین محیط بر نحوه ی رفتار سازمان تأثیر بسزایی دارد. حال اگر بخواهیم محیط را مورد بررسی قرار دهیم، به اصول، چارچوب یا نقشههایی برای تحلیل یا پویش آن نیاز داریم(میرشاهولایتی و نظریزاده، .(28 :1390 طبقهبندیهای مختلفی برای محیط وجود دارد. نارچال2 و همکارانش محیط سازمان را به سه قسمت تقسیم میکنند(نارچال و دیگران، :(98 :1987
· محیط صنعتی: بخشی از صنعت که سازمان در آن فعالیت میکند. مطالعهی محیط صنعتی، فرصـتهـا و تهدیـدهای ممکن آتی در صورت تداوم فعالیت در این بخش صنعت را نشان می دهد. درک درست از محیط، راه را برای اسـتفاده از فرصتهای مناسب هموار میکند.
· محیط رقابتی: مطالعهی این محیط در تدوین راهبردهای مناسب برای تقویت موقعیت رقابتی کمک میکند.
· محیط عمومی: این محیط شامل عوامل سیاسی، اقتصادی، قانونی و دیگر عواملی است که در آینده میتوانـد سـازمان را تحت تاثیر قرار دهد. مطالعه ی محیط عمـومی بـه تـدوین سیاسـت هـایی کمـک مـی کنـد کـه بـرای مواجهـه بـا محدودیتهای قانونی و دیگر روندهای محیطی لازم است لحاظ شوند.
بههمین ترتیب میتوان محیط را به چهار بخش بازار(مشتری، رقبا و...)، فنی(مواد خام، فرآینده ا، دانش و...)، اجتماعی(ارزشها، محدودیتها، نگرشها و...) و قوانین و سیاست ها(دولت، استان و...) تقسیم کرد. حسن این روش، امکان درک برای افراد با پیشزمینههای مختلف است، اما در برنامهریزی، به بسط بیشتر نیاز دارد.
-4 پویش محیطی و تاثیرات سازمانی مرتبط با نوآوری
بهطور کلی هرچه کیفیت آینده پردازی یک سازمان بهتر باشد، فرصت های بیشتری برای نوآوری خواهـد داشـت. در ایـن زمینه مطالعات نشان می دهد که سطح آینده پژوهی رابطه مستقیمی با کم و کیف نوآوری دارد. بهعنوان مثـال برخـی محققـان رابطه میان آینده پژوهی و نوآوری به صورت شکل بعد نشان دادهاند.
